Omstilling prosjektplan for fase 1 (forprosjektet)

Transkript

1 Omstilling prosjektplan for fase 1 (forprosjektet) 1

2 Skisse overordnet plan for gjennomføring

3 Analyseområde 1 Analyse av økonomi, statistikk og måloppnåelse/tjenestekvalitet Analyse av KOSTRA- tall og annen relevant statistikk Dokumentstudier Intervjuer Spørreundersøkelse Workshops «Det er viktig at denne analysen ikke blir en ren økonomianalyse, men at vi også evner å få fram et kunnskapsgrunnlag om tjenestekvalitet og måloppnåelse. I analysen vil derfor Agenda Kaupang bruke tilgjengelige data fra kvalitetsmeldinger, årsrapporter, kvalitetssystem m.v. som gir informasjon om resultatindikatorer og måloppnåelse i våre plansystem som grunnlag for å vurdere tjenestekvalitet. Vi ber med bakgrunn i overnevnte om at alle avdelingslederne går igjennom sine ansvarsområder for å finne fram relevant analysegrunnlag ved å gjøre tilgjengelig: oversikt over sine nåværende hovedoppgaver ressurser som kan understøtte/gi et reelt analysegrunnlag med utgangspunkt i plan- og kvalitetssystem der informasjon om resultatindikatorer og måloppnåelse framgår (bruk gjerne lenker til nettressurser der dette finnes) omtaler av relevante endrings- og organisasjonsutviklingsprosesser senere år «3

4 Intern brukarunderundersøking - vurdering av tjenestekvalitet i stab Formålet med en slik intern brukerundersøkelse vil være å få frem vurderinger av stabsnivåets kompetanse og kapasitet som grunnlag for videre utvikling og organisering av stabsfunksjoner

5 Netto driftsutgifter Kostra-analyse netto driftsutgifter 5

6 6

7 Administrative stillinger knyttet til videregående opplæring både skoleeiernivå og ute på skolene som normalt er ført på tjenesteområde og ikke funksjon

8 Analyseområde 2 Identifisere og vurdere omfang av nye oppgaver og ansvarsområder, samt kompetansekrav som følge av kommune- og regionreformen og prosjektet Møre og Romsdal mot 2025 Agenda Kaupang: Intervjuer og spørreundersøkelse Vurderinger av omfanget av nye oppgaver og kompetanse- og kapasitetsmessige utfordringer knyttet til dette MRFK: Kartlegging av omfanget og ressursbehovet for å ivareta nye oppgaver som innebærer en vurdering av: De oppgavene/områdene som er omtalt i st.melding 6 Hva som kan løses med eksisterende ressurser/bemanning (muligheter for omfordeling-/prioritering) Hva som krever tilføring av «friske ressurser» - økt bemanning og ny kompetanse? Hva vil være utfordrende å løse innenfor gjeldende organisatoriske strukturer? Resultatene fra intervjuer, spørreundersøkelse og kartlegging inngår i de avsluttende workshopene Egen workshop for fylkesutvalget som referansegruppe i etterkant av fylkesutvalgsmøte

9 Analyseområde 3 Arbeidsmiljø Data og resultater fra gjennomført medarbeiderundersøkelse (MTM) i fylkeskommunen vil bli benyttet 9

10 Analyseområde 4 Kartlegging av digital modenhet Kartleggingen av modenhet gjennomføres ved at et utvalg enhetsledere, IT-ansvarlige, ansattrepresentant/tillitsvalgt og merkantilt ansatt/superbruker i utvalgte enheter besvarer modenhetsundersøkelsen (verktøy utarbeidet av Difi) som et enhetsspesifikt gruppearbeid Svarene bearbeides av Agenda Kaupang og danner grunnlag for en 3 4 timers workshop Deltakere i workshopen bør være representanter for IKT i fylkeskommunen supplert med representanter fra sektorene som har innsikt i fylkeskommunens digitaliseringsarbeid. 10

11 Nye underprosjekter som en del av omstilling 2020 Vi ser for oss underprosjekter blant annet på disse områdene: Helhetlig virksomhetsstyring og plansystem Samferdsel omfanget og kompleksiteten ved overføring av veiadministrasjon fra Statens Vegvesen og hvordan dette kan påvirke resten av organisasjonen nødvendiggjør ekstra omstillingskapasitet på dette området Videregående opplæring endringer i elevgrunnlag og desentralisert skolestruktur gjør det nødvendig å vurdere tilbuds- og skolestrukturen og organisering av utdanningssektoren Gevinstrealisering hvordan hente ut potensialet og gevinstene gjennom digitalisering/ digital transformasjon og/eller nye arbeidsformer (fokus på nye helhetlige løsninger for organisasjonen) Kultur- og identitetsbygging - på tvers og mellom nivå i organisasjonen forankret i Møre og Romsdal fylkeskommunes arbeidsgiver- og organisasjonspolitikk 11

12 Kva er ein gevinst? Eit estimert potensielt utfall av ei investering i tid og/eller pengar Ein effekt av ei endring og som grunngir verdien av endringa og for kven Er målbar. Måleindikatorar må definerast og gi meining (relevans) Ikkje-målbare effekter må undersøkast på andre måtar gjennom evaluering. Dette skal også definerast

13 Kva er gevinstrealisering? («gevinstomsetjing») Gevinstrealisering er sjølve arbeidet med å sjå til at potensiell gevinst faktisk hentast ut/omsetjast i ny verdiskaping og at det gir varig endring Arbeidet krev leiing! Prosjektet identifiserer, estimerer og planlegg gevinstar. Nokre gevinstar kan haustas tidleg og innafor prosjektperioden, men skjer i hovudsak etterpå gjennom systematisk oppfølging og kontinuerlig forbetring

14 Innspel til mandat for underprosjekt «Gevinstrealisering og digitalisering» Utarbeide ein gevinstrealiseringsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune som beskriv eit heilskapleg system for arbeidet med gevinst i organisasjonen Etablere eit porteføljestyre for digitale initiativ og digitaliseringsprosjekt Vurdere eksisterande og nye arena for digitalisering Utvikle og implementere ein veiledar for korleis ein arbeider med gevinstarbeid både i drift og prosjektarbeid Implementere eigna metodikk for korleis forbetre eksisterande og skape nye arbeidsmåtar/-prosessar. Lage ein plan for leiar- og medarbeidarutvikling for å bygge nødvendig kompetanse og kultur om gevinstrealisering i heile organisasjonen? Analysere og gi ei tilråding for kva som krevst av sentrale stabsressursar for å følgje opp og lykkast med gevinstrealiseringsarbeidet i MRfk

15 Mandat for samferdselsområdet Prosjektet skal innanfor samferdselsområdet m.a.: kartlegge oppgåver, kompetanse og kapasitet brukt på fylkesveg foreslå organisering av den samla regionale samferdselsadministrasjonen utarbeide bemannings- og kompetanseplanar, basert på m.a. avklart ambisjonsnivå med eigar skissere og tilrå prosessar for å rekruttere / overføre til ny organisasjon tilrå lokalisering av arbeidsplassar vurdere rolle og grensesnitt i høve andre vegeigarar og statlege myndigheitsorgan

16 Leveranse Hovudaktivitetar Fase Fasar og innhald Mål, krav og strategiske føringar for prosessen Fase 1 (t.o.m nov 18) Oppstart og kartlegging Fase 2 (t.o.m. apr -19) Utgreiing og tilråding Fase 3 (t.o.m. jan -20) Vedtak og implementering Avklare føringar for prosjektet Etablere prosjektorganisasjonen Utarbeide prosjektplan Kartlegge oppgåver og ressursbruk Organisasjonsplan, bemanningsplan og kompetanseplan Prosessar for rekruttering/overføring Lokalisering av arbeidsplassar Rolle og grensesnitt Vedtak for samferdselsområdet Rekruttering av leiarar og medarebidarar Klargjering av lokalar mm Overføring/testing av system, rutiner mm Prosjektplan, faseplan, kartleggingsrapport, faserapport Div + faseplan og -rapport Prosjektstyring, kommunikasjon og involvering

17 Bemannings- og kompetanseplan Organisasjonsplan Organisasjonskart for samferdselsområdet i fylkeskommunen Bemanningsplan Skal vise korleis vi skal bemanne opp den organiseringa som er fastsett Kompetanseplan Kva kompetanse den nye organisasjonen har behov for, som ein integrert del av stillingsbeskrivelsane i bemanningsplanen Bemanningsplanen for den nye samferdselsorganiseringa skal oversendast SVV seinast innan 1 april 2019, jfr mønsteravtalen.

18 Tre modeller lansert Tilpasninger i dagens modell Stor enighet om at dagens modell for organisering av samferdselsavdelingen i Møre og Romsdal ikke er en aktuell modell for organisering av det nye samferdselsområdet Funksjonsmodell Oppgavemodell (Kollektiv transport og vei side om side) 18

19 Modell 2: Funksjoner Samferdselssjef Strategi, styring og støtte Planlegging, utbygging og fornying. Vei Kollektiv og ferge. Kontraktsoppfølging FRAM Markedsføring og kundesenter. Forvaltning. Vei og kollektiv. Løyver Drift og vedlikehold. Veier og kaier 20

20 Modell 3: Veg, kollektiv og? side om side Samferdselssjef Strateg og styring Kollektivtransport Vei Planlegging Planlegging Drift Drift Forvaltning Forvaltning Marked/salg 21

21 Tillitsvalgte Fellesmøte mellom fylkeskommunale og statlege tillitsvalgte den 7 desember for å avklare vidare samhandlingsform mellom tillitsvalgte og prosjekta. Forslag frå prosjektgruppa omstilling MRFK 2020: SVV sine tillitsvalgte inviterast inn i SAMU møta framover der temaet fylkesvegadministrasjon er oppe til behandling. SVV tillitsvalgte er ikkje å sjå som formell drøftingspart i fylkeskommunens samarbeidsmøte, men vert gitt høve til å stille spørsmål og kome med innspel i forkant av dei formelle drøftingane Tillitsvalgte frå SVV inviterast som observatørar i prosjektgruppe MRFK 2020 knytt til saker som vedkjem overføring av fylkesvegadministrasjon Regelmessige kontaktmøte med prosjektleiinga/prosjektstab og tillitsvalgte i MRFK/SVV. Kontaktmøta vert lagt rett i forkant av prosjektgruppemøta for underprosjekt samferdsel og elles ved behov. Delta i enkelte andre møter som workshop mm. Gi tilbakemelding på bearbeidde dokument frå prosjektgruppa.

22 26

23 Omstilling 2020 dialog om korleis vi kommuniserer og samhandlar i lys av fylkestingets vedtak om budsjett/økonomiplan Oppfølging av vedtakene i forhold til budsjettet for 2019 og økonomiplanen, vil bli gjennomført ved ordinære prosessar Prosjektplan for omstilling 2020 blir følgt som tidlegare fastsett: 1. Forprosjekt med ferdigstilling av sluttrapport innan Sak til fylkestinget basert på sluttrapport fra forprosjektet - mandat for og innretning av hovudprosjektet (april 2019) 3. Hovudprosjekt fra : a) Organisering av virksomheten og tjenestetilbudet, ventelig fra , både på overordnet og sektor-/avdelingsnivå b) Skissere nye arbeidsformer og digitalisering/digital transformasjon som gir gevinstrealisering for hele organisasjonen/brukerne med hensyn til tid, penger og kvalitet c) Hvordan nye offentlige/statlige arbeidsplasser, som følge av regionreformen, kan benyttes til å skape utvikling i hele fylket, jf. fylkesutvalgets vedtak i sak U-7/18. 27

24 Sentrale prinsipp i prosessarbeidet Alle endringer i organisasjonen vil bli grundig vurdert og drøftet slik at dette er fundert på et best mulig kunnskapsgrunnlag. Viktig å belyse konsekvenser av endringer. Formelle organisasjonsmessige endringer vil bli drøftet med tillitsvalgte på ordinær måte. Ansatte som blir berørt av endringer skal involveres i dialog med sine ledere forut for drøftinger med tillitsvalgte. Arbeidsgiverpolitikken og verdigrunnlaget i denne vil bli lagt til grunn både internt og overfor det politiske nivået i vårt videre arbeid. Jobbsikkerheit. Eventuelle reduksjon i bemanning vil så langt som mulig skje gjennom naturlig avgang. Turnover vil gje rom for å kunne vurdere interne omplasseringar. Ein del tilsette må likevel pårekne skifte av innhold i sine stillinger. 28

25 Sentrale prinsipp i prosessarbeidet Behalde det gode samspelet og klimaet som vi har opparbeidd mellom arbeidsgivar og tillitsvalte (jf Arbeidsmiljøprisen og AGP-satsingen). I ei overgangsperiode må vi sjå på korleis vi skal handtere rekrutteringsprosessar. Bruke stillingsbankordningen som tidlegare, men kan bli aktuelt med sentralisering/sterkare styring for godkjenning av utlysningar, «vakansegrep», midlertidig tilsettingsstopp i delar av verksemda, stillingsgrupper m.v. 29

26 Regionreforma Vi vil få nye oppgåver gjennom regionreforma. Vil vokse som organisasjon, og det er forventningar til oss som samfunnsutviklar. Samtidig som driftsnivået skal tilpassast dei økonomiske rammeføresetnadane må vi også ruste oss for ein regionreform med ansvar for nye oppgåver med dels nye kompetansekrav. Endra rammeføresetnader og omstilling handlar mykje om å skape innovasjon og å finne nye løysingar. Dette gir oss moglegheiter og bør vere faglig attraktivt å vere med på for våre tilsette. No, nokon gong meir enn før, treng vi tung kompetanse og «framoverlente» medarbeidarar i alle delar av organisasjonen. Vi har behov for alle på laget til å utforme organisasjonen ei fylkeskommune for framtida. 30