OU prosess utdanningsavdelinga Delprosjekt K: Vurdering av organisasjonsstruktur

Transkript

1 -Ein tydeleg medspelar OU prosess utdanningsavdelinga Delprosjekt K: Vurdering av organisasjonsstruktur 15.juni

2 Formål OU-prosessen ved utdanningsavdelinga er sett i gang for å sikre ein god samhandling med skolar, kommunar, opplæringskontor, arbeidsliv og andre interessentar i utdanningssektoren. Vi skal utvikle ein kultur slik at vi blir opplevd som tydelege medspelarar på vegne av fellesskapet og vere profesjonelle i alt vi gjer. Det skal komme til syne ved at Utdanningsavdelinga: løyser sine tenester effektivt med god standard og kvalitet er ein profesjonell part og medspelar framstår tydeleg og med mål om å skape resultat utgjer eit fagleg fellesskap

3 Mål Til hausten 2015 skal Utdanningsavdelinga ha ein organisasjon som framstår robust både når det gjeld kompetanse, er tydelege medspelarar og rådgjevarar og med eit forsvarleg system som gjer at avdelinga sine oppgåver blir løyst på ein god måte og med høg kvalitet. Organisasjonen skal bli i stand til å utvikle seg i takt med dei krav og forventningar som samfunnet og utdanningsaktørane rundt oss set til utdanningssektoren i fylkeskommunen. Føringar for prosjektgruppa sitt arbeid: Arbeidsprosessar, arbeidsoppgåver og standardar for kvalitet er definert. Utvikle ein produktiv utviklingskultur på tvers og mellom nivåa i organisasjonen. Formidlingsprosessen er gjennomgått og kvalitetssikra. Arbeidet understøtter prosessar i utdanningsavdelinga, skolane og aktørane i fagopplæringssystemet. Leiarane i utdanningsavdelinga si arbeidsform er gjennomgått og kvalitetssikra Informasjon- og kommunikasjonsarbeidet internt og eksternt er gjennomgått og kvalitetssikra. Dei tilsette er involvert

4 11 + Delprosjekter A Heilskapeleg oversikt over tilsette B Heilskapeleg årshjul for utdanningssektoren C Heilskapeleg oppgåve- og ansvarsmatrise D Kvalitetssikring av formidlingsprosessen E Gjennomgang av system for oppfølging av ungdom som fell utanfor den ordinære opplæringa F - Rolleavklaringar og arenaer for samhandling G 1 Etablering av forsvarleg system G 2 Fullelektronisk saksbehandling og arkiv i utdanningssektoren

5 H Utvikle utdanning si heimeside I Utvikle økonomisystemet J Intern organisasjonskultur (Kulturgruppa) Arbeidet med A-J danner grunnlaget for: K Vurdering av organisasjonsstrukturen

6 Kva løyser vi med kva? Kultur Arkitektur Organisering

7 Vurdering av organisasjonsmodell - Arbeidsmåte 19/5 15/6 20/6 31/8 30/9 20/6-16 Fase 1 Utrede prinsipper Fase 2 Vurdere alternativer Fase 3 Konkretisere løsning Fase 4 Iverksette og Implementere Evaluere Kartlegge dagens organisering. Fastsette kriterier og prinsipper for den fremtidige organiseringen Utvikle alternative modeller Vurdere de ulike alternativene. Vurdere effekten organiseringen vil få for underliggende nivå og skoler/ bedrifter. Beslutte modell Utarbeide detaljene; prosesser, oppgaver, omfang, kompetanse. Utrede behovet for tilpasninger/ endringer i kontorlokalene Innplassere/overføre og eventuelt lære opp. Informere utad. Konkretisere og gjennomføre endringer i lokalene Vurdere effekten av endringene, med utgangspunkt i prinsippene (ref. fase 1) Workshop i Ledersamling 19-20/5. Materialet bearbeides av et arbeidsutvalg. 2-3 alternativer utarbeides. Presenteres i prosjektgruppa. Ny gjennomgang i ledergruppa Presentere alternativene for prosjektgruppa 2/6. Ny gjennomgang i ledergruppa etterpå. Vurdere alternativene i forhold til kriteriene i en workshop 15/6. Orientering i H SAMU og OD Et eget dokument utarbeides av arbeidsutvalget. Alle lederne gir sine innspill til utvalget. Kompetanse, stillinger og roller beskrives. Det arbeides samtidig med videre tiltak knyttet til organisasjonskultur. Eventuelle endringer i sammensetning av kompetanse skal skje i tråd med gjeldende formelle retningslinjer. Samtaler med de enkelte ansatte. Drøfte med tillitsvalgte. Det arbeides samtidig med videre tiltak knyttet til organisasjonskultur Kan gjøres som en egenevaluering (ledergruppen og ansatte). Kan også gjennomføres en quest-backundersøkelse, både mot skoler, opplæringskontor Benytte resultatene til videre OUarbeid Arbeidsutvalg (Sverre, Rune, Geir + Milda). Arbeidsutvalget Hele personalet deltar i vurderingen av alternativene Arbeidsutvalget, supplert med tillitsvalgt. Kulturgruppa fortsetter Fylkesutdanningssjefen med bistand fra Personal. Kulturgruppa fortsetter Fylkesutdanningssjefen