OU-prosess utdanningsavdelinga. -Ein tydeleg medspelar

Transkript

1 OU-prosess utdanningsavdelinga -Ein tydeleg medspelar

2 Prosjektmål Til hausten 2015 skal Utdanningsavdelinga ha ein organisasjon som framstår robust både når det gjeld kompetanse, å vere tydelege medspelarar og rådgjevarar og ha eit forsvarleg system som gjer at avdelinga sine oppgåver blir løyst på ein god måte og med høg kvalitet. Organisasjonen skal bli i stand til å utvikle seg i takt med dei krav og forventningar som samfunnet og utdanningsaktørane rundt oss set til utdanningssektoren i fylkeskommunen. Dette skal komme til syne ved at: 1. Skuleeigar sitt forsvarlege system er gjennomgått og kvalitetssikra. Tilhøyrande arbeidsprosessar, arbeidsoppgåver og standardar for kvalitet er definert. 2. Gjennom samhandlinga på ulike nivå mellom skulane og utdanningsavdelinga skal gjensidige forventningar avklarast slik at dette understøttar ein produktiv utviklingskultur på tvers og mellom nivåa i organisasjonen. 3. Formidlingsprosessen er gjennomgått og kvalitetssikra. 4. System for oppfølging av ungdom som fell utanfor det ordinære opplæringssystemet er gjennomgått og kvalitetssikra. 5. Organisasjonen sine støttesystem og -funksjonar skal fungere slik at dei understøtter arbeidsprosessar i og for utdanningsavdelinga, skulane og aktørane i fagopplæringssystemet. 6. Leiarane i utdanningsavdelinga si arbeidsform er gjennomgått og kvalitetssikra slik at dei blir sett på som tydelege i kommunikasjon, involverande i forhold til dei tilsette og effektive i gjennomføring. 7. Informasjon- og kommunikasjonsarbeidet internt og eksternt er gjennomgått og kvalitetssikra. 8. Utdanningsavdelinga har vidareutvikla ei arbeidsform og ei organisering som bidreg til å involvere dei tilsette i det samla samfunnsoppdraget.

3 Prosessmål OU-prosessen vil kunne innebere utfordringar for heile avdelinga og tilsette kan ha ulik oppleving av kvardagen sin i denne perioden. Arbeidsmåten i prosjektet skal derfor leggjast til rette slik at ein kan sikre følgjande: at tilsette ikkje vert utsett for unødig arbeidsbelastning med årsak i OUprosessen at arbeidet skjer i ei god samarbeidsånd, der alle tilsette i avdelinga blir tatt med i prosessen at skular, opplæringskontor/bedrifter og andre avdelingar i fylkeskommunen vert involvert som medspelarar i utviklingsprosessen at tilsette opplever at deltakinga i OU-prosessen gjev bidrag til eiga utvikling Berande verdiar i arbeidet må være openheit i alle prosesser, at det visast respekt for den einskilde sine kunnskapar, erfaringar og veremåte og at det er tillit til at kvar einskild vil gi sine beste bidrag i arbeidet.

4 Bevisstgjøring og oversikt Eksempel på OU-prosess Behov for å endre? Nytt driftsår Fase 1 Kartlegge og analysere Fase 2 Konkretisere løsninger/ tiltak Fase 3 Gjennomføre endringer 1/7 31/12 1/1 1/7 Fremtidsbildet Visjoner og mål Kartlegge ståstedet i dag Utforske mulighetene Skissere løsninger og tiltak og prioritere Work-shop Videre utredninger Detaljering av løsning Beskrive tiltaksplan Arbeidsmøter i arbeidsgrupper Prosessanalyser Iverksetting av tiltak Oppfølging av arbeidet med tiltakene føre dem i mål Egne arbeidsmøter Felles møter Oppfølging gjennom ordinære møter

5 Prosjektorganisasjon i Fase 2 Rolle i prosjektet Namn og funksjon i MRFK Prosjektansvarleg Sverre Hollen, fylkesutdanningssjef Styringsgruppe Sverre Hollen, fylkesutdanningssjef Nils Gunnar Solli, administrasjonssjef i MRFK Dag Lervik, personalsjef i MRFK Iver Rød, rektor Romsdal vidaregåande skole. Barbro Midtgård, rektor Sykkylven vidaregåande skule Prosjektleiar og prosessleiar deltek i styringsgruppa sine møter med uttalerett. Prosjektleiar Rune Solenes Opstad, ass. fylkesutdanningssjef

6 Prosjektorganisasjon i Fase 2 Prosjektgruppe Inger Sjømæling, leiar fag- og yrkesopplæring Helene Loe Arntsen, leiar pedagogisk utvikling og kvalitet Geir Løkhaug, leiar inntak, karriere, oppfølging og entreprenørskap Line Sandøy Hjelle, leiar adm. stab Melvin Tornes, leiar økonomi Anniken Hild Pedersen, tillitsvald Karoline Ipsen, rådgjevar personalseksjonen MRFK Marianne Bye, rådgjevar personalseksjonen MRFK Prosessleiar Prosjektstøtte Prosjektansvarleg kan delta i prosjektgruppa sine møter ut frå behov Prosessleiar deltek i alle møter i prosjektgruppa Milda Lunde Stene, Faveo Prosjektledelse Referansegruppe Alle tilsette i Utdanningsavdelinga Rektorane Representantar for opplæringskontora/-bedrifter Andre einingar i fylkeskommunen

7 Fase 2: Konkretisere løsninger / tiltak Har etablert 11 arbeidsgrupper. A - C er av kortere varighet og skal være med på å legge grunnlag for D K. Innhold i arbeidsgruppene: a) Helhetlig oversikt over alle tilsatte i avdelingen. Hvem gjør hva, skal legges ut på internett lettere å finne fram / nå oss. b) Helhetlig årshjul for utdanningssektoren. Kunne se de ulike prosessene og møtepunktene i sammenheng. c) Helhetlig oppgave- og ansvarsmatrise. Første versjon ble 3 meter og 20 cm lang. Hvem arbeider med hva? Hvor mangler vi kompetanse? Hvor mangler vi back up? Sårbarhet?

8 d) Kvalitetssikring av formidlingsprosessen. Dokumentere hvordan arbeidet er organisert og hvilke aktiviteter som tilhører prosessene. Sikret kvalitet og at alle rutiner er på plass. e) Gjennomgang av system for oppfølging av ungdom som faller utenfor den ordinære opplæringen. Dette delprosjektet er bestemt utsatt. f) Rolleavklaringer og arenaer for samhandling. Hvordan må samhandlingen være med andre avdelinger og stabsfunksjonene? g) Etablering av forsvarlig system. Sammenheng og kvalitet i oppgaveløsningen. Gode rutiner og klare roller.

9 h) Utvikle hjemmesiden til Utdanningsavdelingen i) Utvikle økonomistyringssystemet. Gjennomgang av økonomisystemet og prosessen for økonomistyring. j) Intern organisasjonskultur «hvordan vil vi ha det hos oss?». Møte / møtekultur. Fysiske arbeidsforhold. Standarder. k) Vurdering av organisasjonsstrukturen. Blir sett på i lys av hva som kommer fram i A J.

10 Tidsplan: Litt ulik fra delprosjekt til delprosjekt. Men mål om at gruppene har arbeidet fram forslag til påske / april.

11 Behov for å endre? Linjeorganisasjonen v/ styringsgruppa beslutter og følger opp I drift Evaluere og korrigere 1) Kartlegge og analysere 2) Del 1 Konkretisere løsninger/ tiltak 3) Del 1 Gjennomføre endringer Klargjøre Implementere 2) Del 2 Konkretisere løsninger/ tiltak 3) Del 2 Gjennomføre endringer Klargjøre Implementere Prosjektorganisasjonen utfører og anbefaler

12 Formell medverknad Dei tilsette sin medverknad i prosjektet vert slik Tillitsvald deltek fast i prosjektgruppa OU-prosessen er sak på HSAMU/ SAMU Det skal vere ei orientering i møta 24/2 og 29/4 Alle tilsette skal ha høve til å stille spørsmål og kome med innspel til prosjektarbeidet og kan ta kontakt med alle i prosjektgruppa vedr. dette Ei eventuell endring i organisasjonen sin bruk av kompetanse/ stillingar skal drøftast med tillitsvalde før endringa vert vedteke. Møte med referansegrupper/ interessentar organisertast ved at representantar deltek i arbeidsgrupper og ved at det vert orientert om prosjektet i dei faste møta som avdelinga allereie har med ulike interessentar knytt til ordinær drift. I desse møta skal interessentane ha høve til å stille spørsmål, kommentere og kome med innspel.