Arbeidsverkstad Tverrfaglig samarbeid og digitalisering

Transkript

1 Arbeidsverkstad Tverrfaglig samarbeid og digitalisering

2 Velkommen :00 Det vert servert rundstykke og kaffi 09:00 09:15 Velkommen ved prosjektrådmann Rune Lid Kulturinnslag 09: Statusprosjektorganisasjon og vegen framover ved Prosjektrådmann Rune Lid 09:45 10:45 Hilde Hus Svanevik - endring og omstilling 10:45-11:00 Pause 11:00 11:30 Viskal byggja ein ny kommune 11:30 13:00 Tverrfagleg utfordringar med gruppearbeid 13:00 14:00 Lunsj 14:00 17:00 Innlegg ved verksemdsarkitekt Tom Svellingen, Bergen kommune med gruppearbeid 17:00 18:00 Orientering om StimuLabprosjektet inklusive digitale verktøy for samhandling ca. 18:00 Avslutning for dagen

3 Status prosjektorganisasjonen Status og oppgåver frå april fram til no April til juni få på plass administrativ organisering nivå 1. Juni oktober Rigge prosjektet, lyse ut kommunalsjefstillingar, få på plass prosjektstruktur, styringsdokument, mandat og deltakarar i prosjektet.

4 Prosjektorganisering generelt Overordna prosjektkart

5 2. Status administrativ prosjektorganisering

6 Oversikt over etablerte delprosjekt

7 Starta IKT prosjekt

8 Prosjektmandat - Ansvaret til prosjektleiar Prosjektleiar leverer statusrapport til overordna styringsgruppe 14 dagar før fellesnemnda sine møte Prosjektleiar må sikra at IKT, arkiv og andre tenester vert involverte. Prosjektleiar utarbeider overordna framdriftsplan for prosjektet Prosjektleiar skal sikra at prosjektgruppa og leiarar i delprosjekt tek i bruk «Projectplace» som prosjektstyringsverktøy, og sørgje for naudsynt opplæring Prosjektleiar har ei viktig rolle med å koordinera delprosjekt og sikra framdrift Prosjektleiar skal sikra at prosjektarbeidet gjennomførast med medverknad og involvering av tillitsvalde og tilsette Allereie etablerte delprosjekt må vurderast på nytt når det gjeld mandat og styringsgruppe

9 Prosjektmandat - ansvaret til prosjektgruppa Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å identifisera tenester og oppgåver som er viktige for å nå måla for den nye store kommunen Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å sikra framdrift og bidra til optimale løysningar både innanfor eige prosjekt og når det gjeld samarbeid på tvers av prosjektgruppene Prosjektgruppa skal i fellesskap utarbeida forslag til korleis skal vi organisera og dimensjonera tenester og oppgåver for å oppnå effektiv, god og brukarretta tenesteyting Det må utviklast ein organisasjonskultur som legg vekt på gode normer og verdiar for samarbeid, samskaping og tenesteutvikling.

10 Kva skal leggjast fram for overordna styringsgruppe? Godkjenning av mandat og endring i mandat Saker til vedtak Organisering, dimensjonering og lokalisering av tenester og oppgåver Saker av politisk og prinsipiell karakter Tema på tvers av kommunalsjefområda Behov for økonomiske rammer Jamnleg statusrapportering avvik (rapport frå Projectplace prosjektstyringsverktøy)

11 Foredrag med Hilde Hus Svanevik

12

13 Vi skal byggje ein ny kommune - No startar arbeidet med å byggje den nye kommunen - Vi skal inn i ei hektisk og spanande periode - Det er lagt fokus på brukarmedverknad og at dei som er nærast tenestene skal vera med å byggja den nye kommunen

14 Prosjektfase 1- kvart kommunalsjefområde Kartlegging av dagens no situasjon Vurdera dagens og ønska situasjon Avdekka premissar for løysning (organisasjon, menneske og teknologi) Tilrå framtidig løysning Overordna styringsgruppe for avgjer (PSU/FN)

15 Prosjektfase 2 - kvart kommunalsjefområde Vedtak i overordna styringsgruppe Plan for gjennomføring Premissar for gjennomføring

16 Prosjektfase 3 - kvart kommunalsjefområde Organisering, dimensjonering, lokalisering og teknologi Innkjøp, rutinar, reglement, opplæring, konvertering, integrasjon m.v Implementeringny kommune

17 Prosjektfase 4 og 5 - kvart kommunalsjefområde Testing, opplæring, kontroll, m.v Avslutte eksisterande kommunar Ny kommune etablert Avklare og tidfesta endringar etter

18 Forventingar til prosjektdeltakarar Tala vel om prosjektet og kvarandre positivt engasjement Bringe vidare positiv formidling og engasjement Sørgje for medverknad Vi må laga vegen medan vi går den Dette skal vi klara saman!

19 Forventingar til prosjektdeltakarar Sikre tverrfagleg samarbeid Innovasjon Digitalisering Brukar i fokus Vera endringsagentar Vi-kjensle Skape entusiasme og engasjement

20 Kaffi og te Pause

21 Ein kommune sikre samarbeid på tvers

22 Nytenkjande og digital kommune 0Q2H5o nku_rw

23 Tverrfagleg samarbeid Ei dør for den enkelte brukar finna løysningar internt på tvers av fagområder Tenester med fokus på innbyggjarne sine behov Innovasjon ny praksis Digitalisering organisasjon, menneske og teknologi Ressursoptimalisering få mest mulig for kvar krone

24 Gruppeoppgåve 1 Prinsipp for samhandling for å løyse tenestene som er på tvers av organisasjonen /kommunalsjefområdet: Korleis skal de sikra samhandling på tvers av tenestene på kommunal områdane? Kven må de samarbeida med? Kven må de gjera avtalar med? Korleis skal de oppretta delprosjekt basert på dette? Diskuter i gruppa i ca. 40 min Presenter for dei andre prosjektgruppene i plenum

25 Lunsj

26 Foredrag med Tom Svellingen Innovasjon, digitalisering og tverrfaglig samarbeid

27 Gruppeoppgåve 2 Med bakgrunn i intensjonsavtalen: «IKT/Digitalisering: Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes velferdsteknologi.» 1. Kva tenester og oppgåver kan dette vera innen kommunalsjefområdet? Tenk også tenester på tvers av kommunalsjefområda?

28 Gruppeoppgåve 2 2. Vel teneste/oppgåve Korleis kan vi jobba med denne tenesta/ oppgåva i prosjektgruppa for å finna løysning som tek omsyn til samspelet mellom: Menneske (brukar i sentrum både innbyggjar og tilsette) Prosess (kva steg tenestene inneheld) Organisering (organisering av ei verksemd sin struktur, rolle og mynde) Informasjon/dataflyt (kva datakjelde er viktig for å ha tilgang til for å henta eller registrera informasjon i prosesstega) Teknologi/ IKT (Kva systemstøtte/tekniske utstyr er det behov for i dei ulike prosessstega)

29 Gruppeoppgåve 2 Presenter for dei andre gruppene

30 StimuLab Orientering om StimuLab prosjektet inklusive digitale verktøy for samhandling. Spørsmål