Elev- og lærlingombudet. Strategi for ombudets arbeid i henhold til mandat og stillingsbeskrivelse

Transkript

1 Strategi for ombudets arbeid i henhold til mandat og stillingsbeskrivelse Buskerud fylkeskommune Utdanningsavdelingen mai 2013

2 Innhold 1. MANDAT OG STILLINGSBESKRIVELSE Mandat Formål Instansforhold Stillingsbeskrivelse Ansvars- og arbeidsområder Arbeidsoppgaver Tydeliggjøring av ombudsrollen UTADRETTET VIRKSOMHET Skolering Trinn 1: For alle tillitsvalgte Trinn 2: For elevrådsstyrene Trinn 3: For elevrådslederne (og elevrådskontaktene) Skolering for lærlinger og lærekandidater Informasjonskanaler Rettighetswiki Plakater Ombudet i media Samarbeidsarenaer Elevorganisasjonen Elev- og lærlingombudene i Norge Utdanningsavdelingen Mobbeombudet Ungt-samarbeid ØVRIGE ARBEIDSOMRÅDER Felles retningslinjer for elevmedvirkning Saksbehandling... 8 Side 2 av 9

3 Forord Dette dokumentet er en konkretisering av ombudets arbeid ut i fra det mandatet som foreligger. Dokumentet inneholder føringer for skolebesøk og skoleringer, behandling av enkeltsaker, ansvarsområder og oppgaver. Dokumentet vil inneholde mandat- og stillingsbeskrivelse for ombudet, sist oppdatert Strategien er et flytende dokument og vil oppdateres fortløpende. Dokumentet vil til enhver tid finnes tilgjengelig på ombudets nettside under fylkeskommunens nettportal. Drammen, Tore Remi Christensen Elev- og lærlingombud Side 3 av 9

4 1. Mandat og stillingsbeskrivelse 1.1 Mandat 1. Formål Ombudsordningen skal være en brobygger mellom alle parter i videregående opplæring i arbeidet med å forberede elever, lærlinger og lærekandidater til aktiv medvirkning i opplæringen. Ombudet skal motivere elever, lærlinger og lærekandidater til medvirkning i opplæringen og gi opplæring i deres rettigheter og plikter i henhold til nasjonale styringsdokumenter. Ombudet skal arbeide for at elevenes, lærlingenes og lærekandidatenes rettigheter blir ivaretatt uten å svekke skolenes og bedriftenes innsats på dette området. Innenfor sitt arbeidsområde skal ombudet arbeide for at det ikke blir gjort urett mot elever, lærlinger og lærekandidater som deltar i videregående opplæring i Buskerud, og at de som arbeider innen videregående opplæring ikke forsømmer sine plikter overfor elever, lærlinger og lærekandidater. 2. Instansforhold Ombudet skal være uavhengig av administrativ og politisk ledelse i fylkeskommunen og organiseres som egen enhet innenfor utdanningsavdelingen. Ombudets opplærings- og informasjonsvirksomhet skal skje i samarbeid med utdanningsavdelingen. Ombudet skal tilsettes av og rapportere til fylkesutdanningssjefen. Hovedutvalget for utdanningssektoren skal motta ombudets rapporter til orientering. 1.2 Stillingsbeskrivelse 1. Ansvars- og arbeidsområder Ombudets ansvarsområde omfatter alle offentlige og private opplæringsinstitusjoner der det ytes videregående opplæring i Buskerud. Ombudets oppgaver innenfor opplæring og informasjonsformidling konsentreres, men begrenses ikke, til offentlige videregående skoler og andre offentlige og private opplæringsinstitusjoner i de tilfeller fylkeskommunen dekker driftsutgifter, gir tilskudd til opplæring eller kjøper opplæringstjenester. Side 4 av 9

5 2. Arbeidsoppgaver 2.1 Opplæring: Ombudet skal drive opplæring og kursing for å øke elevenes, lærlingenes og lærekandidatenes bevissthet om rettigheter og plikter når det gjelder medvirkning i planleggingen, gjennomføringen og vurderingen av opplæringen. 2.2 Informasjonsoppgaver Ombudet skal jobbe aktivt for å gjøre ombudsordningen kjent. Videre skal ombudet orientere om elevenes, lærlingenes og lærekandidatenes mulighet til å medvirke i læringsprosessen og orientere om eksisterende klageordninger. Ombudet kan benytte seg av fylkeskommunens informasjonstjeneste. 2.3 Veiledning og bistand i enkeltsaker Ombudet skal gi veiledning om klageordninger i enkeltsaker fra elever, lærlinger og lærekandidater. På anmodning fra elever, lærlinger og lærekandidater kan ombudet gå inn i enkeltsaker for å sikre at deres rettigheter ivaretas, og om nødvendig bistå med formulering og ekspedisjon av klager. Ved behov kan ombudet bistå elever, lærlinger og lærekandidater i møter. Når elever, lærlinger eller lærekandidater ønsker bistand fra ombudet skal personalet ved opplæringsinstitusjonen være behjelpelig med straks å informere ombudet om dette. 3. Tydeliggjøring av ombudsrollen 3.1 Ombudets rett til å få opplysninger og rett til dokumentinnsyn Ombudets rett til å få opplysninger og rett til dokumentinnsyn: Offentlige myndigheter og andre organer som utfører tjenester for forvaltningen i Buskerud, skal gi ombudet de opplysninger som trengs for å utføre ombudets oppgaver. 3.2 Ombudets adgang til opplæringsvirksomhetenes lokaler Ombudet skal ha adgang til alle lokaler hvor det ytes videregående opplæring i Buskerud. 3.3 Forhold som kan tas opp av ombudet Dersom elever, lærlinger eller lærekandidater ønsker det, og ombudet finner det hensiktsmessig kan ombudet ta opp spørsmål av prinsipiell karakter og legge dette fram for aktuell instans. Dette kan dreie seg om henvendelser som avdekker uheldige forhold ved en opplæringsinstitusjon eller i den fylkeskommunale virksomheten generelt. Ombudets vurderinger i slike tilfeller er av rådgivende karakter. Personalet i den berørte instans plikter å samarbeide med ombudet og gi alle relevante informasjoner innenfor tidsfrister gitt av forvaltningsloven. Side 5 av 9

6 3.4 Taushetsplikt Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt ( 13 flg.) kommer til anvendelse for ombudets virksomhet. Det samme gjelder særlovgivningens bestemmelser om taushetsplikt. 3.5 Årsmelding og rapportering Ombudet skal avgi rapport om arbeidet en gang i året. 3.6 Iverksetting av stillingsbeskrivelse Stillingsbeskrivelsen trer i kraft fra Stillingsbeskrivelse og mandat kan tas opp til ny vurdering dersom ombudet selv, administrasjonen eller politikerne ber om det. 2. Utadrettet virksomhet Jamfør 1 i Elev- og lærlingombudets mandat, skal ombudet motivere til aktiv medvirkning i opplæringen gjennom å gi opplæring i rettigheter og plikter i henhold til nasjonale styringsdokumenter. Dette er mer utdypet i stillingsbeskrivelsens punkt 2.1. Derfor vil ombudet tilby, alene eller i samarbeid med andre aktører, skolering på dette området. Elev- og lærlingombudet forplikter seg også, i henhold til punkt 2.3 i stillingsbeskrivelsen, til å gjøre ombudsordningen kjent. Synlighet oppnås best gjennom tilstedeværelse gjennom skolebesøk og møter med elever, lærlinger og lærekandidater på deres arenaer. 2.1 Skolering Elev- og lærlingombudet ønsker å gi elevene i videregående opplæring i Buskerud et best mulig grunnlag for å forstå hvordan rettigheter og plikter henger sammen med opplæringen. Ombudet ser for seg skoleringen i tre trinn Trinn 1: For alle tillitsvalgte Trinn 1-skoleringen skal være en grunnleggende opplæring i rettigheter og plikter, og hvordan man som tillitsvalgt for sin klasse kan hjelpe andre elever dersom det skulle vise seg nødvendig. I tillegg vil ombudet informere om hvordan det kan bistå i enkeltsaker, jamfør stillingsbeskrivelsens punkt 2.3. Denne skoleringsbolken skal være en generell innføring, og skal gjennomføres på skolene senest tre måneder etter skolestart Trinn 2: For elevrådsstyrene Trinn 2-skoleringen skal være en grundig skolering, over to timer, for elevrådsstyrene. I denne skoleringen skal elevrådsstyrene få grundigere kjennskap til hvordan de kan jobbe systematisk med elevrådsarbeid, kjennskap til formelle fremgangsmåter for å jobbe med ulike saker, og hvordan ombudet kan være en nyttig ressurs i tillegg tilden lokale elevrådskontakten. Trinn 2- skoleringen skal gjennomføres på hver skole i fortløpende etter at de blir valgt. Side 6 av 9

7 2.1.3 Trinn 3: For elevrådslederne (og elevrådskontaktene) Ombudet ønsker å legge til rette for god kompetanse hos de sittende elevrådslederne til enhver tid. Derfor ønsker ombudet å tilby en skolering rettet kun mot disse, i form av en hel- eller halvdagssamling. Det er ønskelig å skolere lederne i lederskap, involvering og systemforståelse. Parallelt med dette ønsker ombudet også å samle elevrådskontaktene og holde et eget opplegg for disse. Ombudet ser nytteverdien av en møtearena for elevrådskontaktene, slik at man kan utveksle erfaringer og bli kjent med hverandre. Det er tenkt at denne samlingen skal avholdes på fylkeshuset, senest i løpet av mars hvert år Skolering for lærlinger og lærekandidater Elev- og lærlingombudet ønsker et samarbeid med de ulike bransjenes opplæringskontor for å kunne avtale skoleringer i hvordan lærlingene og lærekandidatene best kan medvirke i sin opplæringshverdag. Det er viktig å se helheten i det å være under opplæring i bedrift, og samarbeid med aktører som har kompetanse på blant annet arbeidsrett kan være aktuelt ved gjennomføring. Ombudet bør avklare skoleringen med fagopplæringsseksjonen i utdanningsavdelingen, slik at man ikke sender ut motstridende signaler. 2.2 Informasjonskanaler Elev- og lærlingombudet ser fordelen med å kunne være til stede, også utenom besøkstiden. Derfor vil ombudet jobbe for å få på plass en digital rettighetsportal, en wiki, som elever, lærlinger, lærekandidater og ansatte kan benytte seg av. Samtidig kan postere på skolenes informasjonstavler være en god måte å nå målgruppen på. Ombudet bør også i stor grad markere seg offentlig i prinsipielle saker innenfor ombudets virkeområde Rettighetswiki Ombudet vil lage og administrere en rettighetsportal for sin målgruppe som innebærer de mest relevante lovparagrafene og forskriftene. Siden skal kunne være enkel å navigere i og ha et intuitivt brukergrensesnitt. Portalen, eller wikien, bør kunne enkelt nås fra skolenes hjemmesider eller andre digitale arenaer Plakater Ombudet skal ha enkle, oversiktlige plakater på hver skole, der det skal være lett å finne ut hvordan man kan komme i kontakt med ombudet. Plakatene bør ha et enkelt budskap som gir en pekepinn på hvilke tilfeller som gjør det aktuelt å ta kontakt med ombudet Ombudet i media Ombudet bør markere seg i saker av prinsipiell art, innenfor ombudets mandat og stillingsbeskrivelse, for å sette fokus på saker der elevenes rettigheter står sentralt. Side 7 av 9

8 2.3 Samarbeidsarenaer Elev- og lærlingombudet vil samarbeide med de instanser som er nødvendig for å utføre sitt arbeid i henhold til mandat og stillingsbeskrivelse. I dette dokumentet vil ombudet ta for seg de viktigste samarbeidspartnerne Elevorganisasjonen Ombudet skal samarbeide med Elevorganisasjonen i Buskerud, og der det er mulig kunne bistå med kompetanse innenfor ombudets virkeområde. Elevorganisasjonen kan være en ressurs for ombudet, og omvendt Elev- og lærlingombudene i Norge Elev- og lærlingombudene i Norge har et uformelt samarbeidsnettverk der det er naturlig for ombudet å delta. Dette nettverket samles mellom 2-3 ganger i året Utdanningsavdelingen Ombudet skal samarbeide med utdanningsavdelingen og dens seksjoner for å kunne løfte saker og problemstillinger, få innsyn i dokumenter som vedrører enkeltsaker og for å få innsikt i prosesser og rutiner som vedrører elevenes skolehverdag. Ombudet skal også ha en faglig kontakt i avdelingen. PPOT regnes som en del av utdanningsavdelingens virke, da fylkesutdanningssjefen er øverste leder av denne tjenesten. I tillegg til dette er ombudet administrativt plassert i avdelingen, men har en uavhengig funksjon Mobbeombudet Begge ombudene jobber tett på videregående opplæring, og har i mange tilfeller kryssende arbeidsfelt. Derfor er det av viktighet at Elev- og lærlingombudet har et godt samarbeid med Mobbeombudet Ungt-samarbeid Elev- og lærlingombudet skal være en naturlig del av en uformell samarbeidsgruppe bestående av Mobbeombudet, Ungdomskoordinatoren, en representant for folkehelse, en representant for utdanningsavdelingen og en representant for kultur. 3. Øvrige arbeidsområder 3.1 Felles retningslinjer for elevmedvirkning Elev- og lærlingombudet ønsker å få satt i gang en prosess på å få til et dokument som skal innlemmes i kvalitetssystemet og omhandle retningslinjer for elevmedvirkning. Dette dokumentet skal tilpasses Kunnskapsskolen og samtidig dens fokus på Appreciative Inquirymetoder. 3.2 Saksbehandling Ombudet skal kunne håndtere henvendelser og arkivere disse i et forsvarlig saksbehandlings- og arkivsystem. Videre skal ombudet arbeide med å lage et godt system for statistikkføring på antall Side 8 av 9

9 henvendelser og saker. I tillegg er det vesentlig at ombudet lager gode rutiner for oppfølging av saker, etter at en løsning har funnet sted. 3.3 Planlegging Årshjul for kommende skoleår skal være klargjort og ligge på ombudets side innen utgangen av juni hvert år. Det skal være tilgjengelig og oppdateres fortløpende i tråd med ombudets fremtidige oppgaver. Ombudets arbeid skal defineres av årshjulet og være i tråd med strategien og mandatet. Side 9 av 9