Retningslinjer for mediehåndtering

Transkript

1 Retningslinjer for mediehåndtering Vedtak i administrasjonsutvalget 11. mars 2014

2 Innhold 1. Innledning Roller og ansvar Håndtering av pressehenvendelser på vegne av Rogaland fylkeskommune Meld fra om mediekontakt Aktuelle mediesaker på egne nettsider (internt/eksternt) Krisekommunikasjon Private ytringer i det offentlige rom RFK i sosiale medier Evaluering og læring

3 Fylkeskommunen er pålagt å drive aktiv informasjon om virksomheten og legge til rette for åpenhet og innsyn i forvaltningen av fellesskapets ressurser. (Kommunelovens 4.) 1. Innledning Medienes dagsorden og framstilling av ulike saker er med på å forme omverdenens oppfatning av oss som organisasjon og tjenesteleverandør. Mediene er en av de viktigste kanalene for å gi omverdenen et korrekt bilde av fylkeskommunens virksomhet. God mediehåndtering skaper tillit og bidrar til et godt omdømme. I Rogaland fylkeskommunes kommunikasjonsstrategi har vi valgt aktiv mediekontakt som en av flere strategier for å gjøre fylkeskommunen synlig, tydelig og forståelig for våre brukere. Med aktiv mediekontakt mener vi at vi - arbeider planlagt og målrettet med mediehåndtering for å nå overordnede mål - er tilgjengelige og åpne for pressen når de henvender seg til oss - tar aktivt kontakt med media for å nå ut med informasjon eller saker som har betydning for befolkningen - legger vekt på å få ut «de gode historiene» - lytter til signaler fra omgivelsene, slik at vi kan være i forkant Disse retningslinjene skal bidra til å sikre god håndtering og oppfølging av mediesaker, og gjelder for alle medarbeidere i Rogaland fylkeskommune. Retningslinjene tydeliggjør roller, ansvar og oppgaver for alle som uttaler seg på vegne av Rogaland fylkeskommune. Det gir trygghet for den enkelte medarbeider i møte med media, og forutsigbarhet for organisasjonen. Fylkeskommunens mediehåndtering bygger på verdiene våre: Vi skal være åpne Det betyr at vi - er tilgengelige når pressen kontakter oss - er gjennomsiktige i arbeidet vårt - legger til rette for innsyn - inviterer til dialog Vi skal være kompetente Det betyr at vi - har høy faglig kvalitet på det vi leverer til pressen - har god rolleforståelse, og er bevisst forholdet mellom politikk og administrasjon - har kunnskap om retningslinjer, metoder og verktøy for mediehåndtering Vi viser respekt Det betyr at vi - har forståelse for medienes arbeidsvilkår og samfunnsoppdrag - respekterer og følger opp politiske vedtak 3

4 2. Roller og ansvar God mediehåndtering er avhengig av god rolleforståelse. Derfor har vi beskrevet roller og ansvar for alle som uttaler seg på vegne av fylkeskommunen. Ta kontakt med nærmeste leder dersom du er usikker på egen rolle. Fylkesordføreren og folkevalgte organer Fylkesordføreren og folkevalgte organer avgjør selv hvordan de fordeler oppgaven med å uttale seg om fylkeskommunale saker. Spørsmål av politisk karakter skal alltid vises til det politiske nivået. Fylkesrådmannen Har overordnet ansvar for mediehåndteringen i Rogaland fylkeskommune Uttaler seg i viktige, prinsipielle og kontroversielle saker Melder fra til fylkesordfører, kommunikasjonssjef og aktuell avdelingssjef om pressekontakt Avdelingssjefer og opplæringsdirektør Uttaler seg og gir vurderinger av faglig art og svarer på spørsmål av prinsipiell karakter om saker knyttet til eget fagområde Kan uttale seg i viktige, prinsipielle og kontroversielle saker i samråd med fylkesrådmannen Melder fra til fylkesrådmann, fylkesordfører og kommunikasjonssjef om pressekontakt Rektorer Uttaler seg og gir vurderinger av faglig art og svarer på spørsmål av prinsipiell karakter om saker knyttet til egen skole Melder fra til opplæringsdirektør om pressekontakt. Opplæringsdirektøren vurderer videre varsling Seksjonssjefer Uttaler seg og gir vurderinger av faglig art og svarer på spørsmål av prinsipiell karakter om saker knyttet til eget fagområde Kan uttale seg i viktige, prinsipielle og kontroversielle saker i samråd med egen avdelingssjef eller fylkesrådmann Melder fra til egen sjef, fylkesrådmann, fylkesordfører og kommunikasjonssjef om pressekontakt 4

5 Medarbeidere Kan gi faktaopplysninger og informasjon om vedtak, faktiske saksforhold osv. Kan få delegert ansvar for å uttale seg i en sak. Medarbeidere som ikke ønsker å uttale seg til media, har rett til å reservere seg. Melder fra til nærmeste leder om pressekontakt HVEM KAN UTTALE SEG Kommunikasjonssjef og - rådgiver Gir råd til ledere og medarbeidere før, under og etter henvendelser Gir råd og støtte under planlegging av utspill Kan uttale seg i samråd med fylkesrådmann Melder fra til fylkesrådmann, fylkesordfører og aktuell avdelingssjef ved pressekontakt 3. Håndtering av pressehenvendelser på vegne av Rogaland fylkeskommune Vi tenker oss om før vi svarer! Det er lov å be om tid til å forberede seg. Når pressen tar kontakt Vi prioriterer henvendelser fra pressen og svarer raskt. Avtal gjerne når du skal ringe tilbake. Diskuter henvendelsen med egen leder Vurder hvem som skal uttale seg Leder vurderer om det er fylkesrådmannen som skal uttale seg om saken, og har også ansvar for å varsle Kontakt kommunikasjonsavdelingen for råd, veiledning og hjelp ved behov Unntak: Enkle saksopplysninger kan besvares umiddelbart. Meld fra til nærmeste leder som vurderer om det er nødvendig å varsle videre. Når vi kontakter mediene Vi kan ta kontakt med mediene på ulike måter og i ulike saker som vi ønsker at pressen skal omtale. Det vanligste er å ringe/sende e-post, og å sende pressemeldinger. Orienter nærmeste leder i forkant av planlagte presseutspill Utsending av pressemeldinger skjer i samråd med kommunikasjonsavdelingen Kommunikasjonsavdelingen kan bistå med råd og veiledning i planlegging av utspill 5

6 I større saker eller prosjekt bør det lages en egen kommunikasjonsplan 1 som beskriver hvordan vi bruker pressen for å komme ut med budskapet Potensielle saker Potensielle saker er saker som kan føre til presseoppslag, gjerne av negativ karakter. Da er det viktig å være best mulig forberedt. Vi går aktivt ut med saker og er åpne, også om kritikkverdige forhold. I krevende saker skal det etableres kommunikasjonsberedskap og lages en plan for håndtering, også dersom vi velger ikke å gå aktivt ut Vi varsler samarbeidspartnere og berørte parter om mulige saker i forkant 4. Meld fra om mediekontakt Alle pressehenvendelser skal meldes. Det er viktig for politisk og administrativ toppledelse å være orientert fordi pressen ofte følger opp saker med å kontakte flere personer i samme sak. God varsling gir oss en mulighet til å være forberedt på slik oppfølging. Den som uttaler seg i media skriver en melding med en kort beskrivelse av henvendelsen. Denne sendes på e-post til: - fylkesordfører - fylkesrådmannen - egen leder - kommunikasjonssjef E-posten bør inneholde: Navn på hvem som har uttalt seg, hva saken gjelder, hovedinnholdet i svaret til pressen og navn på journalist/navn på redaksjon. Bruk gjerne loggskjema 2. Ved behov for hurtig varsling bruk SMS. Husk: I større, prinsipielle og kontroversielle saker skal hele ledergruppen orienteres, også utenom arbeidstid. 5. Aktuelle mediesaker på egne nettsider (internt/eksternt) Aktuelle mediesaker skal i noen tilfeller omtales også i våre hovedkanaler. Fylkeskommunen har to hovedkanaler for kommunikasjon: Min side er vår interne hovedkanal, er vår eksterne hovedkanal. Medarbeidere varsles om større/krevende mediesaker via intranettet Min side. 1 Mal for kommunikasjonsplan kommer. Inngår i «Gode råd i møte med media». 2 Det lages et eget skjema i «Gode råd i møte med pressen» (samt et elektronisk, på intranettet). 6

7 Det gjelder dersom saken angår mange, er prinsipiell, kontroversiell eller spesielt viktig for ansatte i fylkeskommunen. Store mediesaker skal omtales på Det gjør vi fordi det skal være mulig for våre brukere å lese om sentrale saker også i fylkeskommunens hovedkanal. Det gjelder særlig i saker som er vinklet skjevt. Grove feil og alvorlige feilframstillinger i media skal kommenteres og korrigeres på våre egne nettsider. 6. Krisekommunikasjon Mediehåndtering i kriser handler om å formidle klare og tydelige budskap på en mest mulig effektiv måte under tidspress, med vekt på omsorg for menneskene som blir berørt. Hovedregelen er at retningslinjer som gjelder i fredstid også gjelder i en krise. Husk: Øverste ansvarlige leder er ansvarlig for mediehåndtering i en krise Sentralbordet på skolen/i sentraladministrasjonen skal varsles umiddelbart og oppdateres løpende under krisen for å kunne håndtere henvendelser på en enkel og effektiv måte Internett brukes om hovedkanal for å formidle informasjon til omverdenen knyttet til håndteringen av krisen Vi legger vekt på at informasjon under kriser er rask, korrekt, forståelig, samordnet og tilpasset ulike målgrupper. Når det settes krisestab på en skole eller i sentraladministrasjonen, gjelder beredskapsplan og overordnet beredskapsplan. Se egen krisekommunikasjonsplan 3 for kommunikasjonsstøtte. Statens vegvesen (SVV) har ansvar for krisekommunikasjon på samferdselsområdet. Rogaland kollektivtrafikk (Kolumbus) har egen beredskaps- og krisekommunikasjonsplan. 7. Private ytringer i det offentlige rom Ytringsfriheten er forankret i Grunnloven 100, og den gjelder alle ansatte. Som utgangspunkt gjelder ytringsfriheten også forhold på arbeidsfeltet og arbeidsplassen til den enkelte. Det gir ansatte et vidt spillerom for offentlig å gi uttrykk for sin mening både i form og innhold. Også hensynet til allmennheten taler for stor ytringsfrihet for ansatte. Kvaliteten på den offentlige debatt kan forringes dersom den som jobber konkret med en sak ikke får eller vil delta i det offentlige ordskiftet. 3 Krisekommunikasjonsplan og verktøykasse for krisekommunikasjon er under arbeid. 7

8 I arbeidslivet gjelder også en alminnelig eler ulovfestet lojalitetsplikt. Det innebærer en plikt til å unngå å ytre seg på en måte som skader arbeidsgivers interesser. Men arbeidsgiver kan ikke uten videre slå ned på ytringer som oppfattes som uønskete, uheldige eller ubehagelige. Det vil vanligvis være anledning til å komme med uttalelser som gir uttrykk for den ansattes egne oppfatninger, så lenge ikke saken eller opplysningene er undergitt taushetsplikt. Ledere i fylkeskommunen har et særlig ansvar for å vurdere om de kan uttale seg som privatpersoner. Tenk gjennom hva du ytrer deg om, spesielt i saker som kan kobles til rollen din som ansatt i fylkeskommunen. Vær tydelig på hvem du er og at du uttaler deg som privatperson. Det gjelder også i sosiale medier. Den enkelte leder vurderer i hvert enkelt tilfelle hvordan eventuelle brudd på retningslinjene skal følges opp. 8. RFK i sosiale medier Sosiale medier representerer et nytt sett av kanaler som er mindre avsenderstyrte enn tradisjonelle medier. Rogaland fylkeskommune ønsker å være tilstede i sosiale medier der det er hensiktsmessig. Opprettelse av kontoer/sider skal avklares med egen leder og drøftes med kommunikasjonsavdelingen. Se også retningslinjer for bruk av sosiale medier. 9. Evaluering og læring Øvelse gjør mester! Derfor er det viktig å diskutere og evaluere fylkeskommunens mediehåndtering løpende. Aktuelle mediesaker er fast punkt i fylkesrådmannens ledermøte. Ledergruppen er spesielt oppmerksomme på saker som kan være prinsipielle, kontroversielle, eller har betydning for mange. Vi skal ta lærdom av vår egen håndtering av saker. Det betyr at vi diskuterer saker som er håndtert spesielt godt, og saker som kan forbedres. Sakene diskuteres både i fylkesrådmannens ledergruppe og i avdelingene. Husk det er lov å trø feil! 8

9