Hvor står vi nå? USIT 2.0

Transkript

1 Hvor står vi nå? USIT 2.0 USITs allmøte 1. september 2011 Helge Falkenberg-Arell Hvor er vi akkurat nå? Strategiske føringer Strategi UiO Strategi for IT-virksomheten ved UiO Lokal/sentral og Internt handlingsrom Prosjektoppstart og planlegging Strategisk grunnlag og målbilde Kriterier for ny organisasjon Vurdere alternative modeller Valg av modell, detaljering og implementeringsplan Prosjektets arbeidsform og aktiviteter Prosjektgruppen etableres Etablere mandat, prosjektplan og fremdriftsplan Booke møter og informere involverte parter Kommunikasjonsplan og risikomatrise Intervju med sentrale ledere Fokusgruppemøter Workshop 1 Notat sammenfattes - strategiske føringer Workshop 2 Prioritering av kriterier Samlet forslag til kriterier som grunnlag for valg av modell Direktøren beslutter kriterier Workshop 3 Anbefaling av valg av modell(er) Workshop 4 Direktøren beslutter modell(er) for utredning Detaljert beskrivelse av modellvalg Workshop 5 Forslag til endelig løsning, implementeringsplan Workshop 6 Ultimo mars Ultimo mai Ultimo oktober Ultimo desember Medbestemmelse dialog med tillitsvalgte Kommunikasjon, informasjon og involvering Personalmessige forhold innplassering, rettigheter 1

2 Hvordan skal vi utvikle en ny organisasjon? Fase 1: Etablere grunnlaget og oppstart av prosjektet Fase 2: Avklare endringsbehovet/målbildet Fase 3: Prioritere og beslutte krav og føringer for en ny organisasjonsstruktur Fase 4: Skissere og analysere alternative modeller Fase 5: Velge modell, detaljere og implementere Etter 16. juni 2 dagers samling med prosjektgruppe og styringsgruppe i Larvik, med fokus på Strategi IT-direktørens rolle Forståelse av, og videre arbeid med, resultatene fra Utvidet ledermøte med samme fokus Utfordringene clustret seg i noen naturlige områder Besluttet å nedsette arbeidsgrupper for å arbeide videre med disse utfordringene 2

3 Forslag til mandat for arbeidsgruppene USIT 2.0 høsten 2011 Oppdatert fredag 19. august kl. 11 Arbeidsgrupper for videre utredning i USIT 2.0 Områder foreslått av ledermøtet Kundeorientering Oppdragsvirksomheten/SUAF Stabs- og støttefunksjoner Driftsenhet Utviklingsenhet Personalmessige forhold Mandat forslag Definere og tegne fremtidige arbeidsprosesser Styring og ledelse Oppgave/portefølje Roller og funksjoner Kompetanse og ressursbehov Annet? Det siste kulepunktet Personalmessige forhold vil bli ivaretatt av dialog mellom prosjektet og personal og inngå i prosjektplanen for USIT 2.0 3

4 Leveranse: Frist 15. september. Gruppen forventes å kunne presentere de viktigste analysene på den 21. september. Hensikt: Skal fungere som forberedende innspill til diskusjon om konsekvensene av strukturvalg. Format: En gjennomarbeidet presentasjon er en fordel Merknad: Det følgende er utkast til mandat hver arbeidsgruppe må selv vurdere mandatet. Eventuelt forslag til justering skal diskuteres med prosjektgruppa Mandat for arbeidsgruppen Stab og støttem Modell som sikrer smidig, profesjonell administrativ drift og nødvendig ledelsesstøtte i USIT, samt frigjør ledelseskapasitet til strategiske oppgaver Definere stabfunksjoner for å sikre at fagkritiske strategiske roller opprettes som støtte til IT-direktøren Utarbeide endelig forslag til organisering av stab- og støttefunksjoner i USITs nye organisasjon Definere stab- og støtterollers ansvar og myndighet vs linjens og IT-direktørens oppgaver og roller Forslag til modell for stabog støtteroller Stillings- og kompetansebeskrivelse for rollene Realiserbar og kostnadseffekt løsning Tydelige grenseoppganger mellom stab/støtte og linje Tett kommunikasjon med IT-dir og jurist Linjens oppgaver beskrives i linjen Stillinger som ikke endres beholder dagens stillingsbeskrivelse Koordinering mot sentraladministrasjon Anne May Risung Espen Grøndal Liv Marit Davidsen Inger Carin Grøndal Bård Jakobsen Märtha Felton Arbeidssamlinger med dagens stab og støttefunksjoner Avklaringsmøter mot Sentraladm. ved UiO 4

5 Mandat for arbeidsgruppen Oppdragsvirksomhet/1.4.4.M Tydelig definisjon av oppdragsvirksomhet generelt og SUAF spesielt sin fremtidige rolle og organisering Intern organisering av oppdragsvirksomhet/suaf Tydelig grensesnitt mot øvrige enheter ved USIT Samarbeidsrutiner mot øvrige USIT fungerer optimalt Avklart omfang på oppdragsvirksomheten Oppdragsvirksomhet/ SUAFs interne organisering, med tilhørende roller og funksjoner Samarbeids- og rapporteringsrutiner mellom SUAF og USIT God dialog mot UiO ledelsen og eksterne oppdragsgivere Omforent forståelse internt Følge USIT 2.0s fremdriftsplan Avgrense mot eventuelt utvidet utviklingsløp internt i SUAF Notat fra Tina Ragnar Kleiven Tina Lingjærde Yamuna Vallipuram Rikke Gåsholt Hans Christian Alsos Kenneth Svee Jarle Ebeling Arbeidssamlinger med seksjonen og arbeidsgruppen Avklaringsmøter mot relevante aktører Mandat for arbeidsgruppen Kundeforvaltning Definere fremtidig organisering med fokus på effektiv og fleksibel ressursbruk og robuste løsninger som ivaretar behovet for gode tjenester for UiO Utrede og foreslå organisering av fremtidig mottak av kunde- og brukerhenvendelser Definere roller og funksjoner i ny organisasjon Oppfylle intensjonen om kunde/brukerfokuset i USITs strategidokument Sikre at USIT har en riktig portefølje og tjenestetilbud til sine kunder og brukere, samt optimal brukeropplevelse for alle interessenter Definisjon av kunde- og brukerbegrepene Definerte hovedprosesser i dagens kunde og brukerhenvendelser Definert servicenivå og samarbeidsform med hver kunde-/brukergruppe Definerte KPI er for fremtidig styring og oppfølging Realiserbart forslag som skaper merverdi for kunde- og brukere God forankring i driftsmiljøene God forankring hos kunde/ bruker og samarbeidspartnere Grenseoppgang mot arbeidsgruppene for oppdragsvirksomhet/ SUAF,utvikling og drift Ny modell for organisering ikke implementeringsplan Helge Falkenberg-Arell Christine Solbakken Linda T. Johnsen Fredrik Langfeldt Jon Lanestedt Astrid Jenssen Julie Barkenæs Arbeidssamlinger internt og mot kunde-/ brukergrupper AsIs og ToBe, samt definere forbedringspunkter 5

6 Mandat for arbeidsgruppen DriftM Definere fremtidig organisering av driftsmiljøet i USIT med fokus på effektiv og fleksibel ressursbruk og robuste løsninger Tydelig avgrensning mellom drifts- og utviklingsmijøene på USIT Unngå dobbeltarbeid i fremtidig organisering av USIT og legge til rette for godt samhandlingsarenaer på tvers av funksjoner Vurdere behovet for en forsterket driftsledelse Definerte hovedprosesser i dagens driftsoppgaver Skissere fremtidige hovedprosesser og identifisere forbedringsområder Forslag til modell for organisering av Drift Realiserbar og kostnadseffekt løsning Tydelige grenseoppganger mellom drift og utvikling Kunde og brukere oppfatter fremtidig løsning like bra som dagens eller bedre Grenseoppgang mot arbeidsgruppene for utvikling, oppdragsvirksomheten/ SUAF og kundeforvaltning Gunnar Mikkelsen Knut Borge Anders Vinger Kjetil Otter Olsen Knut Augedal Asbjørn Thorsen Hans Eide Arbeidssamlinger Avklaringsmøter mot! Mandat for arbeidsgruppen UtviklingM Definere fremtidig organisering av utviklingsmiljøet i USIT med fokus på effektiv og fleksibel ressursbruk og robuste løsninger som ivaretar behovet for helhetlige løsninger for UiO Tydelig avgrensning mellom drifts- og utviklingsmijøene på USIT Unngå dobbeltarbeid i fremtidig organisering av USIT og legge til rette for godt samhandlingsarenaer på tvers av funksjoner Definerte hovedprosesser i dagens utviklingsoppgaver Skissere fremtidige hovedprosesser og identifisere forbedringsområder Beskrivelse av samarbeid med ulike kunde- og brukergrupper i utvikling Forslag til modell for organisering av Utvikling Realiserbar og kostnadseffekt løsning Tydelige grenseoppganger mellom drift og utvikling Grenseoppgang mot arbeidsgruppene for utvikling,drift og oppdragsvirkshomhet/ SUAF Royne Kreutz Jasmina Hodzic Even Halvorsen Geir Vangen Bent Kure Arbeidssamlinger med! Avklaringsmøter mot! 6