Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot 2020

Transkript

1 Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot

2 Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot 2020 Formål (frå fylkesutvalsak U-7/18): tilpasse fylkeskommunen sin tenesteproduksjon og rolla som utviklingsaktør, til dei økonomiske rammeendringane vurdere behovet for organisatoriske endringar, her også behovet for endring av gjeldande strukturar på eit eller fleire områder ta opp i seg behovet for å modernisere, effektivisere og profesjonalisere den fylkeskommunale organisasjonen «Sjå på korleis utvikling av eigen organisasjon etter regionreformen med fleire ansvarsområde og fleire offentlege/statlige arbeidsplassar kan nyttast til å skape utvikling i heile fylket.» 2

3 Organisasjonsutvikling «utvikle og ta i bruk nye arbeidsformer, ny teknologi, kompetanse og kapasitet i organisasjonen for å møte nye forventningar og krav som blir stilt til oss som organisasjon gjennom regionreforma, det lokale utviklingsprosjektet Møre og Romsdal som region mot 2025 og vår oppfølging av fylkesplan» 3

4 Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot

5 Foreslått nye oppgåver innan: Næringsutvikling og næringsrettet forskning Landbruk Samferdsel Kompetanse og integrering Kultur (kjem eiga kulturmelding) Folkehelse Styrking av Nord-Norge Klima og miljø Barnevern (skal vurderast) 5

6 6

7 Fase 2 Hovedprosjektet - Utredning og konkretisering av hovedtiltaksområder: På grunnlag av organisasjonsanalysen i fase 1 og godkjent forprosjekt skal fase 2 (hovedprosjektet) munne ut i en rapport der det gis anbefaling til konkrete endringer i organisasjonen. Dette vil være knyttet til anbefaling om: Organisering av virksomheten og tjenestetilbudet, ventelig fra , både på overordnet og sektor-/avdelingsnivå Skissere nye arbeidsformer og digitalisering/digital transformasjon som gir gevinstrealisering for hele organisasjonen/brukerne med hensyn til tid, penger og kvalitet Hvordan nye offentlige/statlige arbeidsplasser, som følge av regionreformen, kan benyttes til å skape utvikling i hele fylket, jf. fylkesutvalgets vedtak i sak U-7/18. 7

8 8

9 9

10 Omstilling prosjektgruppemøte Agenda 1. Gjennomgang og godkjenning metodisk opplegg for de 4 analyseområdene i forprosjektet a. Avklare rollefordelingen i organisasjonsanalysen mellom Agenda Kaupang og MRFK b. Vurdere behov og avklare opplegg for ev. intern brukerundersøkelse relatert til stabsnivået c. Tidspunkt for intervjuer og workshops 2. Kartlegging av administrative stillinger 3. Agenda Kaupang presenterer hovedfunn fra den økonomiske analysen 4. Informasjon og avklaringer i forhold til underprosjekt samferdsel 5. Etablering av prosjektgruppe for underprosjekt «Gevinstrealisering og digitalisering» 6. Kommunikasjonsplan innleiande drøfting 7. Oppdatere aktivitetsplan og lage møteplan for prosjektgruppemøta 10

11 Analyse av økonomi, statistikk og måloppnåelse / tjenestekvalitet Metoder Gjennomgang av planer, budsjetter, årsrapporter, utviklingsplaner mm. Økonomianalyser i sammenligning med andre fylkeskommuner Intervjuer med ledere, tillitsvalgte/vo og nøkkelpersonell både i sektoradministrasjonene og et utvalg virksomheter (videregående skoler, og tannklinikker) og i stabsavdelingene Møter eller workshops innenfor hver sektor med deltakelse fra både sentralt hold og virksomhetsnivå

12 Intern brukarunderundersøking - vurdering av tjenestekvalitet i stab Vurderingar av kompetanse og kapasitet i sentral stab som grunnlag for vidare utvikling og organisering av stabsfunksjonar. Målgruppe er leiarar og leiarstøtte vil være hovedtema.

13

14

15 Kartlegging av administrative stillinger 15

16 Identifisere og vurdere omfang av nye oppgaver og ansvarsområder, samt kompetansekrav som følge av kommune- og regionreformen og prosjektet Møre og Romsdal mot 2025 Foreta en analyse og vurdering av hva overføringen av oppgaver fra staten vil medføre når det gjelder tjenesteomfang og ressursbruk, og krav til ny kompetanse. Disse spørsmålene blir undersøkt gjennom en kartlegging av Hva som kan løses med eksisterende ressurser/bemanning (muligheter for omfordeling-/prioritering) Hva som krever tilføring av «friske ressurser» - økt bemanning og ny kompetanse? Intervjuer med ledere, tillitsvalgte/vo og nøkkelpersonell i sektoradministrasjonen, og workshop med et utvalg ledere og ansatte innenfor de ulike sektorene Kartlegge og beskrive mulige konsekvenser for hver sektor Kompetanseanalysen vil innebære at avdelingene definerer kompetansekrav for å ivareta nye oppgaver, samt kartlegger hvilken kompetanse vi har i til å ivareta nye oppgaver/kompetansekrav Tar utgangspunkt i regjeringens forslag når det foreligger Underprosjekt samferdsel

17 Vurdering av psykososiale arbeidsmiljøfaktorer av betydning for utvikling av organisasjonen Av oppdragsbeskrivelsen går det fram at data fra medarbeiderundersøkelsen (MTM) skal gjøres tilgjengelig for tilbyder etter at den er gjennomført høsten 2018 Vi vil gå gjennom resultatene med tanke på å trekke ut de funn som kan være av betydning for utvikling av organisasjonen Oppsummeringen drøftes med prosjektgruppen 17

18 Kartlegging av digital modenhet Gevinstrealisering og digitalisering blir et underprosjekt til hovedprosjektet. Vektlegging av brukertilpassede tjenester og et behov for effektivisering, koblet sammen med nye digitale løsninger, bruk av big data, robotisering og automatisering av arbeidsprosesser, gir mulighet for helt nye måter å yte tjenester på. For å sikre et nødvendig kunnskapsgrunnlag vil vi nå blant annet gjennomføre en måling av fylkeskommunens digitale modenhet. Modenheten sier noe om oss hvor digitalt utviklet fylkeskommunen er og hvor vi står sammenlignet med andre virksomheter. Vi vil sammen med oppdragsgiver måle digital modenhet gjennom bruk av Difis verktøy: Gjennomgangen vil bli gjort via spørreskjemaer, intervjuer og workshop 18

19 19

20 Nye underprosjekter som en del av omstilling 2020 Vi ser for oss underprosjekter blant annet på disse områdene: Helhetlig virksomhetsstyring og plansystem Samferdsel omfanget og kompleksiteten ved overføring av veiadministrasjon fra Statens Vegvesen og hvordan dette kan påvirke resten av organisasjonen nødvendiggjør ekstra omstillingskapasitet på dette området Videregående opplæring endringer i elevgrunnlag og desentralisert skolestruktur gjør det nødvendig å vurdere tilbuds- og skolestrukturen og organisering av utdanningssektoren Gevinstrealisering hvordan hente ut potensialet og gevinstene gjennom digitalisering/ digital transformasjon og/eller nye arbeidsformer (fokus på nye helhetlige løsninger for organisasjonen) Kultur- og identitetsbygging - på tvers og mellom nivå i organisasjonen forankret i Møre og Romsdal fylkeskommunes arbeidsgiver- og organisasjonspolitikk 20

21 21

22 Omstilling av organisasjonen mot underprosjekt samferdsel Prosjektet skal m.a.: kartlegge oppgåver, kompetanse og kapasitet brukt på fylkesveg foreslå organisering av den samla regionale samferdselsadministrasjonen utarbeide bemannings- og kompetanseplanar, basert på m.a. avklart ambisjonsnivå med eigar skissere og tilrå prosessar for å rekruttere / overføre til ny organisasjon tilrå lokalisering av arbeidsplassar vurdere rolle og grensesnitt i høve andre vegeigarar og statlege myndigheitsorgan Arbeidet skal munne ut i ein sluttrapport med tilråding, men det blir utarbeidd delrapportar fortløpande knytt til undergruppene. 22

23 Leveranse Hovudaktivitetar Fase Omstilling av organisasjonen mot underprosjekt samferdsel Mål, krav og strategiske føringar for prosessen Fase 1 (t.o.m nov 18) Oppstart og kartlegging Fase 2 (t.o.m. apr -19) Utgreiing og tilråding Fase 3 (t.o.m. jan -20) Vedtak og implementering Avklare føringar for prosjektet Etablere prosjektorganisasjonen Utarbeide prosjektplan Kartlegge oppgåver og ressursbruk Organisasjonsplan, bemanningsplan og kompetanseplan Prosessar for rekruttering/overføring Lokalisering av arbeidsplassar Rolle og grensesnitt Vedtak for samferdselsområdet Rekruttering av leiarar og medarebidarar Klargjering av lokalar mm Overføring/testing av system, rutiner mm Prosjektplan, faseplan, kartleggingsrapport, faserapport Div + faseplan og -rapport Prosjektstyring, kommunikasjon og involvering

24 Prosjektorganisasjon underprosjekt samferdsel Styringsgruppe: Fylkesrådmannen si leiargruppe Prosjekteigar: Fylkesrådmannen Prosjektansvarleg: Dag Lervik Ekstern konsulent (Agenda Kaupang) Eksterne referansar Prosjektleiar: Magne Vinje Prosjektgruppe Arbeidsgrupper Tillitsvalgte Prosjektstab Kommunikasjon Bestillingar

25 Underprosjekt samferdsel Prosjektgruppa: Prosjektleiar Magne Arild Vinje, ass. Samferdselssjef MRFK Knut Nauste, prosjektmedarbeidar (60% stilling), MRFK Ole Jan Tønnesen, avdelingsdirektør Statens vegvesen Tone Brunvoll, seksjonssjef Statens vegvesen Per Ove Nydal, seksjonsleiar MRFK Preben Irvung, personalsjef MRFK Sekretariat: Samferdselsavdelinga Kommunikasjon: MRFK og SVV Ekstern konsulent: Agenda Kaupang

26 Forslag til avtale om ansettelser i fylkeskommunen når fylkesvegadministrasjon overføres fra Statens vegvesen Innledende merknader Statens vegvesen og KS har med dette laget et forslag til en avtale for å sikre likebehandling av ansatte uavhengig av hvilken fylkeskommune de blir ansatt i. Hver enkelt fylkeskommune må selv inngå avtale med Statens vegvesen som minst inneholder bestemmelsene i avtalen punkt 1-4. Punkt 5 er en kan-bestemmelse og er således opp til hver enkelt fylkeskommune om de ønsker å inngå avtale om. Partene har ved utarbeidelsen av avtalen lagt til grunn at det vil vedtas en lov som klargjør at kvalifikasjonsprinsippet ikke vil gjelde. Videre er det ut fra signaler fra Regjeringen, Meld. St. 6, forutsatt at de som ansettes etter punkt 3 (arbeidstakere med arbeidsoppgaver som videreføres i vesentlig grad) og 4 (arbeidstakere med arbeidsoppgaver som ikke videreføres i vesentlig grad) får rettighetene som gjelder etter reglene om virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16, samt får samme rettigheter som øvrige ansatte i fylkeskommunen.

27 En to-trinns modell Ansatte som ser sine arbeidsoppgaver i det vesentligste videreført i en stilling i fylkeskommunen Vurdering gjøres av Statens vegvesen bl.a. basert på kartleggingssamtaler og fylkeskommunenes bemanningsplaner Fylkeskommunen gir skriftlig tilbud om ansettelse i fylkeskommunen Ansatte som ved overføringen har mindre grad av oppgaver knyttet til fylkesveg Statens vegvesen vurderer ansattes kompetanse opp mot ledige stillinger i fylkeskommunen Fylkeskommunen velger ut den best kvalifiserte til den enkelte stilling som da får skriftlig tilbud om ansettelse i fylkeskommunen Valgfri 3. trinn Ledige stillinger i fylkeskommunen innenfor fylkesvegadministrasjon lyses ut internt i Statens vegvesen før de eventuelt lyses ut eksternt.