PROSJEKTHÅNDBOK MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE. Versjon februar 2018

Transkript

1 Prosjektplan Prosjektnavn: Overføring av sams vegadministrasjon til Møre og Romsdal fylkeskommune Prosjekteier: Fylkesrådmannen Prosjektleder: Magne Vinje Dersom det er tema som ikke er relevant for prosjektet, begrunn kort i beskrivelsen. Dersom tabellformen ikke er hensiktsmessig kan planen skrives i annet format. Organisering Prosjekteigar: Fylkesrådmannen Styringsgruppe: Fylkesrådmannen si leiargruppe Prosjektansvarleg: Dag Lervik, MRFK Her beskrives prosjektorganisasjonen, hvilke roller som inngår, hvilket ansvar som er tillagt hver rolle samt hvem som skal inneha de ulike rollene. Rolle og ansvar for eventuelle eksterne leverandører beskrives også her Prosjektgruppe: Prosjektleiar Magne Arild Vinje, ass. Samferdselssjef, MRFK Knut Nauste, prosjektmedarbeidar (60% stilling), MRFK Ole Jan Tønnesen, avdelingsdirektør Statens vegvesen Tone Brunvoll, seksjonssjef Statens vegvesen Per Ove Nydal, seksjonsleiar, MRFK (Rådgivar frå personalseksjonen (HR), MRFK) Prosjekt og utgreiingsstøtte; Agenda Kaupang Kommunikasjon: Ingvild D Sæter, MRFK og Anne Marit Ø Johansen, Statens vegvesen Sekretariat: Henny Totlandsdal, MRFK og Kai Bedringås, MRFK Mandat Regionreformen skal ma styrke fylkeskommunane si rolle som samfunnsutviklar, styrke lokaldemokratiet og bidra til meir effektiv offentleg forvalting. Reformen skal bidra til ei positiv samfunnsutvikling med utgangspunkt i regionale føresetnader, prioriteringar og fortrinn, samt bidra til samordning av sektorar. Prosjektet skal kartlegge kva oppgåver, kompetanse og kapasitet som pr i dag er knytt til arbeidet med fylkesvegar i Møre og Romsdal. Vidare vurdere modellar og konkret organisering for korleis fylkesvegadministrasjonen, som blir overført frå , kan innpassast i ny organisasjon samt kompetansebehovet i fylkesvegadministrasjonen. Prosjektet skal leite etter modellar som gir effektiv utnytting av dei samla ressursane og sikrar ein solid vegfagleg kompetanse nært kopla til dei funksjonane som skal ivareta ein framtidsretta og strategisk samferdsels- og samfunnsutvikling. Arbeidet skal skje med involvering av tilsette i både MRFK og SVV. 1

2 Prosjektet skal innanfor samferdselsområdet m.a.: kartlegge oppgåver, kompetanse og kapasitet brukt på fylkesveg foreslå organisering av den samla regionale samferdselsadministrasjonen utarbeide bemannings- og kompetanseplanar, basert på ma avklart ambisjonsnivå med eigar skissere og tilrå prosessar for å rekruttere / overføre til ny organisasjon tilrå lokalisering av arbeidsplassar vurdere rolle og grensesnitt i høve andre vegeigarar og statlege myndigheitsorgan Arbeidet skal munne ut i ein sluttrapport med tilråding, men det blir utarbeidd delrapportar fortløpande knytt til undergruppene. Hovedaktiviteter i fasene Her beskrives hvilke hovedaktiviteter som inngår i hver fase forventede/ ønskede produkter fra hver enkelt fase Fase 1 Fase 2 Fase 3 sept -18 til nov -18 des -18 til apr -19 apr -19 til jan -20 Fase 1 oppstart og kartlegging Igangsetting av prosjektorganisasjonen og gjennomføring av kartlegging av oppgåver, kompetanse og kapasitet innanfor fagområdet Kartleggingsarbeidet er viktig å kome i gang med snarast råd, og resultatet av dette vil vere heilt avgjerande for korleis regional vegadministrasjon i Møre og Romsdal skal organiserast i fylkeskommunen, og ikkje minst korleis bemannings- og kompetanseplanane i den nye organisasjonen blir sjåande ut for dette fagområdet. Kartlegginga skal bygge på fakta, dvs slik Statens vegvesen og fylkeskommunen løyser oppgåvene i dag (2017 som ligg til grunn for tidlegare utgreiingar i regi av vegdirektoratet). SVV si kartlegging skal ta utgangspunkt i kvalitetssystemet. På dei områda det er mangelfulle registreringar er det særleg viktig med ekstra kvalitetssikring, td støtte-/stabsfunksjonar Spørsmåla knytt til arbeidet med fylkesvegar i Møre og Romsdal som vi treng svar på er: 2

3 - - Kva oppgåver løyser vi i dag? Kva kapasitet (årsverk) brukar vi på dei enkelte oppgåvene? Korleis er oppgåver og oppgåveløysing kopla saman? Med utgangspunkt i organisasjonskartet ber vi om at det blir synleggjort dei viktiagste/mest kritiske grensesnittta mellom vegavdelinga og øvrig regional vegadministrasjon Kompetanse blir å kome tilbake til i samband med kompetanse- og bemanningsplanar for den nye fylkesvegadministrasjonen Rapportering av kartlegginga frå svv på følgande tema; I fylkeskommunen tar vi utgangspunkt i at infrastrukturseksjonen koordinerar svar på desse spørsmåla i høve til alle einingar i fylkeskommunen som har arbeidsoppgåver tilknytt fylkesvegnettet; dette er: - Samferdselsavdelinga - Juridisk avdeling - Plan- og analyseavdelinga - Kommunikasjonsseksjonen - Bygg og eigedom (avhending eigedom, straum) - Evt andre Fase 2 utgreiing og tilråding Organisasjonsplan, bemanningsplan og kompetanseplan Prosessar for rekruttering/overføring Lokalisering av arbeidsplassar Rolle og grensesnitt (andre fylker, «vegdirektorat», mm) Fase 3 implementering 3

4 Prosjektets arbeidsform Her beskrives hvordan prosjektleder vil legge opp arbeidet sammen med de ulike aktørene som inngår i prosjektet Møter i prosjektgruppen Møter med eventuelle teamledere/ leverandører Kommunikasjon med omgivelsene Vedtak av organisasjonsplan, bemanningsplan og kompetanseplan for samferdselsområdet Rekruttering av leiarar og medarbeidarar til regional vegadministrasjon Klargjering av lokalar, mm Overføring/testing av system, rutiner, mm Fase 1 løyser vi ved å opprette fleire mindre arbeidsgrupper dei fleste i SVV som svarer ut i høve 4 konkrete problemstillinga. Gruppene rapporterer tilbake til prosjektgruppa som, saman med Agenda Kaupang, samanstiller rapport frå fasen medio november I denne fasen ønsker vi også ei risiko-/usikkerheitsvurdering av sjølve prosjektarbeidet. Det er fleire element i det arbeidet vi skal gjere som kan verke motiverande/demotiverande på tilsette i svv som har ein unik og, for oss, ettertrakta kompetanse i den nye regionale vegadministrasjonen. Korleis bør vi «manøvrere» i dette landskapet for å sikre oss best mogleg fagkompetanse i den nye organisasjonen? Bistand frå ekstern konsulent. Det er utarbeidd ein eigen faseplan. I fase 2 vil fleire beslekta tema bli handtert delvis parallelt. Fagleg grunnlag for diskusjonar i prosjektgruppa må basere seg på innspel frå ekstern konsulent og arbeidsgrupper, samt drøftingar i prosjektgruppa 2020 og føringar frå styringsgruppa. Arbeidet skal munne ut i ein rapport levert seinast i veke Fase 3 implementering, testing. Fase 2 og 3 blir nærare beskrive etter at regjeringa har lagt fram melding til Stortinget, venteleg 19 oktober i år. Budsjett og rammer Her beskrives prosjektets finansiering og økonomiske ramme, gjerne fordelt på fasene Dette punktet må vi kome tilbake til, men utgangspunktet er; Ekstern konsulent er finansiert Deltakarar i prosjektet dekker eigne kostnader Finansiering (egne og eksterne midler) Bruk av interne og eksterne ressurser Forventede kostnader som vil påløpe (reiser, møter, materiell, honorar til eksterne) Beslutningspunkter og oppfølging Må få på plass møteplanar for alle grupperingar. Prosjektgruppa sin møteplan blir vedtatt fredag 28. sept. 4

5 Her beskrives fastsatte beslutningspunkter i prosjektet, og hvordan disse skal følges opp, eks møteplan med prosjekteier/prosjektansvarlig/ styringsgruppa og ev eksterne teamledere/ leverandører Evaluering av prosjektet Blir å kome tilbake til Her beskrives hvordan og når prosjektet skal evalueres, og hvordan erfaringer og lærepunkter skal overføres til den(de) aktuelle organisasjonen(e). Evaluering gjøres alltid ved prosjektets slutt, men bør også gjøres underveis etter hver fase. Vedlegg Risikovurdering med tiltak Dokumentasjonen samla i fellesrom på Alfresco Interessentanalyse med kommunikasjonsplan Div andre ressursar 5