Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot 2020

Transkript

1 Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot

2 Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot 2020 Formål (frå fylkesutvalsak U-7/18): tilpasse fylkeskommunen sin tenesteproduksjon og rolla som utviklingsaktør, til dei økonomiske rammeendringane vurdere behovet for organisatoriske endringar, her også behovet for endring av gjeldande strukturar på eit eller fleire områder ta opp i seg behovet for å modernisere, effektivisere og profesjonalisere den fylkeskommunale organisasjonen Ø «Sjå på korleis utvikling av eigen organisasjon etter regionreformen med fleire ansvarsområde og fleire offentlege/statlige arbeidsplassar kan nyttast til å skape utvikling i heile fylket.» 2

3 Organisasjonsutvikling «utvikle og ta i bruk nye arbeidsformer, ny teknologi, kompetanse og kapasitet i organisasjonen for å møte nye forventningar og krav som blir stilt til oss som organisasjon gjennom regionreforma, det lokale utviklingsprosjektet Møre og Romsdal som region mot 2025 og vår oppfølging av fylkesplan» 3

4 Møre og Romsdal fylkeskommune omstilling av organisasjonen mot

5 6

6 Analyseområde 1 Analyse av økonomi, statistikk og måloppnåelse/tjenestekvalitet Analyse av KOSTRA- tall og annen relevant statistikk Dokumentstudier Intervjuer Spørreundersøkelse Workshops «Det er viktig at denne analysen ikke blir en ren økonomianalyse, men at vi også evner å få fram et kunnskapsgrunnlag om tjenestekvalitet og måloppnåelse. I analysen vil derfor Agenda Kaupang bruke tilgjengelige data fra kvalitetsmeldinger, årsrapporter, kvalitetssystem m.v. som gir informasjon om resultatindikatorer og måloppnåelse i våre plansystem som grunnlag for å vurdere tjenestekvalitet. Vi ber med bakgrunn i overnevnte om at alle avdelingslederne går igjennom sine ansvarsområder for å finne fram relevant analysegrunnlag ved å gjøre tilgjengelig: oversikt over sine nåværende hovedoppgaver ressurser som kan understøtte/gi et reelt analysegrunnlag med utgangspunkt i plan- og kvalitetssystem der informasjon om resultatindikatorer og måloppnåelse framgår (bruk gjerne lenker til nettressurser der dette finnes) omtaler av relevante endrings- og organisasjonsutviklingsprosesser senere år «8

7 Intern brukarunderundersøking - vurdering av tjenestekvalitet i stab Formålet med en slik intern brukerundersøkelse vil være å få frem vurderinger av stabsnivåets kompetanse og kapasitet som grunnlag for videre utvikling og organisering av stabsfunksjoner

8 Netto driftsutgifter Kostra-analyse netto driftsutgifter 10

9 11

10 Analyseområde 2 Identifisere og vurdere omfang av nye oppgaver og ansvarsområder, samt kompetansekrav som følge av kommune- og regionreformen og prosjektet Møre og Romsdal mot 2025 Agenda Kaupang: Intervjuer og spørreundersøkelse Vurderinger av omfanget av nye oppgaver og kompetanse- og kapasitetsmessige utfordringer knyttet til dette MRFK: Kartlegging av omfanget og ressursbehovet for å ivareta nye oppgaver som innebærer en vurdering av: De oppgavene/områdene som er omtalt i st.melding 6 Hva som kan løses med eksisterende ressurser/bemanning (muligheter for omfordeling-/prioritering) Hva som krever tilføring av «friske ressurser» - økt bemanning og ny kompetanse? Hva vil være utfordrende å løse innenfor gjeldende organisatoriske strukturer? Resultatene fra intervjuer, spørreundersøkelse og kartlegging inngår i de avsluttende workshopene Egen workshop for fylkesutvalget som referansegruppe i etterkant av fylkesutvalgsmøte

11 Analyseområde 3 Arbeidsmiljø Data og resultater fra gjennomført medarbeiderundersøkelse (MTM) i fylkeskommunen vil bli benyttet 13

12 Analyseområde 4 Kartlegging av digital modenhet Kartleggingen av modenhet gjennomføres ved at et utvalg enhetsledere, IT-ansvarlige, ansattrepresentant/tillitsvalgt og merkantilt ansatt/superbruker i utvalgte enheter besvarer modenhetsundersøkelsen (verktøy utarbeidet av Difi) som et enhetsspesifikt gruppearbeid Svarene bearbeides av Agenda Kaupang og danner grunnlag for en 3 4 timers workshop Deltakere i workshopen bør være representanter for IKT i fylkeskommunen supplert med representanter fra sektorene som har innsikt i fylkeskommunens digitaliseringsarbeid. 14

13 Nye underprosjekter som en del av omstilling 2020 Vi ser for oss underprosjekter blant annet på disse områdene: Helhetlig virksomhetsstyring og plansystem Samferdsel omfanget og kompleksiteten ved overføring av veiadministrasjon fra Statens Vegvesen og hvordan dette kan påvirke resten av organisasjonen nødvendiggjør ekstra omstillingskapasitet på dette området Videregående opplæring endringer i elevgrunnlag og desentralisert skolestruktur gjør det nødvendig å vurdere tilbuds- og skolestrukturen og organisering av utdanningssektoren Gevinstrealisering hvordan hente ut potensialet og gevinstene gjennom digitalisering/ digital transformasjon og/eller nye arbeidsformer (fokus på nye helhetlige løsninger for organisasjonen) Kultur- og identitetsbygging - på tvers og mellom nivå i organisasjonen forankret i Møre og Romsdal fylkeskommunes arbeidsgiver- og organisasjonspolitikk 15

14 Kva er ein gevinst? Eit estimert potensielt utfall av ei investering i tid og/eller pengar Ein effekt av ei endring og som grunngir verdien av endringa og for kven Er målbar. Måleindikatorar må definerast og gi meining (relevans) Ikkje-målbare effekter må undersøkast på andre måtar gjennom evaluering. Dette skal også definerast

15 Kva er gevinstrealisering? («gevinstomsetjing») Gevinstrealisering er sjølve arbeidet med å sjå til at potensiell gevinst faktisk hentast ut/omsetjast i ny verdiskaping og at det gir varig endring Arbeidet krev leiing! Prosjektet identifiserer, estimerer og planlegg gevinstar. Nokre gevinstar kan haustas tidleg og innafor prosjektperioden, men skjer i hovudsak etterpå gjennom systematisk oppfølgingogkontinuerlig forbetring

16 Innspel til mandat for underprosjekt «Gevinstrealisering og digitalisering» Utarbeide ein gevinstrealiseringsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune som beskriv eit heilskapleg system for arbeidet med gevinst i organisasjonen Etablere eit porteføljestyre for digitale initiativ og digitaliseringsprosjekt Vurdere eksisterande og nye arena for digitalisering Utvikle og implementere ein veiledar for korleis ein arbeider med gevinstarbeid både i drift og prosjektarbeid Implementere eigna metodikk for korleis forbetre eksisterande og skape nye arbeidsmåtar/-prosessar. Lage ein plan for leiar- og medarbeidarutvikling for å bygge nødvendig kompetanse og kultur om gevinstrealisering i heile organisasjonen? Analysere og gi ei tilråding for kva som krevst av sentrale stabsressursar for å følgje opp og lykkast med gevinstrealiseringsarbeidet i MRfk

17 Mandat for samferdselsområdet Prosjektet skal innanfor samferdselsområdet m.a.: kartlegge oppgåver, kompetanse og kapasitet brukt på fylkesveg foreslå organisering av den samla regionale samferdselsadministrasjonen utarbeide bemannings- og kompetanseplanar, basert på m.a. avklart ambisjonsnivå med eigar skissere og tilrå prosessar for å rekruttere / overføre til ny organisasjon tilrå lokalisering av arbeidsplassar vurdere rolle og grensesnitt i høve andre vegeigarar og statlege myndigheitsorgan

18 Fasar og innhald Mål, krav og strategiske føringar for prosessen Leveranse Hovudaktivitetar Fase Fase 1 (t.o.m nov 18) Oppstart og kartlegging Avklare føringar for prosjektet Etablere prosjektorganisasjonen Utarbeide prosjektplan Kartlegge oppgåver og ressursbruk Prosjektplan, faseplan, kartleggingsrapport, faserapport Fase 2 (t.o.m. apr -19) Utgreiing og tilråding Organisasjonsplan, bemanningsplan og kompetanseplan Prosessar for rekruttering/overføring Lokalisering av arbeidsplassar Rolle og grensesnitt Div + faseplan og -rapport Fase 3 (t.o.m. jan -20) Vedtak og implementering Vedtak for samferdselsområdet Rekruttering av leiarar og medarebidarar Klargjering av lokalar mm Overføring/testing av system, rutiner mm Prosjektstyring, kommunikasjon og involvering

19 Utgangspunkt - forutsetninger Fylkeskommunenes behov for overføring av kompetanse ved overføring av fylkesvegoppgaver En overføringslov som gir bestemmelser om Unntak fra kvalifikasjonsprinsippet og krav til ekstern utlysning av ledige stillinger Ansatte som «overføres» får rettighetene som følger av aml. kapittel 16 Spørsmålet om overføring av ansatte søkes løst gjennom dialog og avtale mellom Statens vegvesen og fylkeskommunene, jf. Prop. 1 S Så snart avtalen er klar, bør fylkeskommunene behandle/vedta og signere avtalen med Statens vegvesen

20 23

21 Hvordan skjer tilsettingene? Gjensidig innsyn i hvordan oppgavene løses i dag (ressursbehov og kompetanse), og fylkeskommunenes bemanningsplaner Kun ansatte som ønsker tilsetting i fylkeskommunen som blir tilsatt Ansatte som etter en helhetsvurdering ser sine arbeidsoppgaver i det vesentligste videreført i en stilling i fylkeskommunen Før-vurderingen gjøres av Statens vegvesen bl.a. basert på kartleggingssamtaler og fylkeskommunenes bemanningsplaner Etter-vurderingen gjøres av fylkeskommunen som gir skriftlig tilbud om ansettelse i fylkeskommunen dersom den er enig i at arbeidsoppgavene videreføres idet vesentligste

22 Hvordan skjer tilsettingene? forts. Ansatte som ved overføringen har mindre grad av oppgaver knyttet til fylkesveg Statens vegvesen vurderer ansattes kompetanse opp mot ledige stillinger i fylkeskommunen Fylkeskommunen bestemmer om noen av dem er kvalifisert og velger i så fall ut den best kvalifiserte til den enkelte stilling som da får skriftlig tilbud om ansettelse Valgfritt 3. trinn; Ledige stillinger i fylkeskommunen innenfor fylkesvegadministrasjon lyses ut internt i Statens vegvesen før de eventuelt lyses ut eksternt.

23 26