01/16 Styringsgruppe for eiendomsstrategi

Transkript

1 Saksframlegg Saksnr Møtedato 01/16 Styringsgruppe for eiendomsstrategi A573 Eiendomsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune Bakgrunn Fylkesutvalget vedtok i sak U-5/05 «NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle om eiendomsforvaltning i kommunesektoren høyring» følgende; «Fylkesutvalet viser til utgreiinga i saka, og gir slik uttale som går fram av saka til NOU 2004:22 Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren.» I uttalene kommer det fram følgende: Fylkesutvalget slutter seg til kriterium for god eiendomsforvaltning Fylkesutvalget tar ikke stilling til estimatet på etterslepet på vedlikehold Gjeldende regelverk er mer enn tilstrekkelig for å sikre at eksisterende bygningsmasse blir opprettholdt på forsvarlig nivå Fylkesutvalget er positiv til at det, i tillegg til eksisterende alternativ for organisering av eiendomsforvaltningen, også blir lansert en ny organisasjonsmodell Fylkesutvalget ser med interesse på synspunktene om internhusleie og at eiendomsforvaltning må få en mer sentral plass i overordnet plandokument Fylkesutvalget støtter at det blir opprettet arena for benchmarking av prosess og resultat Fylkesutvalget støtter forslag om at staten bør bevilge ekstraordinære midler til oppgradering av bygningsmassen Styringsgruppa for eiendomsforvaltning vedtok i sak 01/05 i november 2005 å opprette et eiendomsforvaltningsprosjekt. I saken var det tatt inn forslag til prosjektplan som inneholdt følgende punkter: Mål Delmål Prosjektorganisering Ressurser til gjennomføring av prosjektet Mål for prosjektet var: 1. Gjennomgang av regelverk for politisk styring av byggeprosjekt 2. Gjennomgang av samtlige type kostnader etter NS3454 med sikte på å avklare ansvarsforhold mellom virksomheten og det sentrale styringsnivået 3. Avklare ansvarsdeling mellom etat og ByVe 4. Avklare type og detaljgrad av tilsyn/ kontroll/ styring ByVe skal utføre 5. Utarbeide grunnlag for felles FDV-system for fylkeskommunen 6. Utarbeide retningslinjer og rutiner for et felles eiendomsarkiv Av ulike årsaker ble prosjektet innstilt våren Arbeidet ble tatt opp igjen i august 2010 og sak om videreføring ble lagt fram for styringsgruppe for bygg utdanning i sak SBU-24/10. Det var da tilsatt en egen FDVrådgiver ved ByVe som skulle være prosjektleder for prosjektet. Det ble kun etablert felles FDV-system før prosjektet igjen ble innstilt.

2 I forhold til målene i prosjektet fra 2005 er følgende status; 1. Det er vedtatt nytt politisk regelverk for styring av byggeprosjekter i fylkestinget i desember Ansvarsforholdene mellom de fylkeskommunale enhetene er ikke avklart. Det har vist seg meget vanskelig å få oversikt over kostnader knyttet til eiendomsforvaltningen. 3. Det er ikke gjort avklaringer om ansvarsdeling mellom ByVe og etat. Det er dog utarbeidet en samhandlingsbok fra ByVe som prøver å klargjøre noen områder. 4. Dette området er ikke behandlet. 5. Facilit FDVU er innkjøpt til bruk på alle videregående skoler. Det har vist seg vanskelig å få det operativt. 6. Det er etablert et eget eiendomsarkiv som egen arkivdel innenfor rammen av journal- og arkivsystemet Ephorte. Rutiner for drifting av arkivet er ikke bredt forankret i organisasjonen. I møtet i fylkesrådmannens ledergruppe 24.august 2015 ble det gitt klarsignal om å fortsette arbeidet med å utarbeide en eiendomsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune. Byggje- og vedlikehaldssjefen ble gitt ansvaret for å gjennomføre prosessen og skal rapportere til fylkesrådmannens ledergruppe som styringsgruppe. Prosjektet finansieres over ByVe s budsjetter. Styringsgruppa for bygg utdanning har bevilget 1,625 millioner kroner (eks mva) til prosjektet. Overordnet om prosjektet Etter avholdt offentlig anbudskonkurranse i desember ble Multiconsult engasjert som prosjektleder for utviklingen av eiendomsstrategien med tilhørende prosess. Hilde Warp er prosjektleder, men har også støtte fra flere prosjektmedarbeidere fra Multiconsult ved behov. Det overordnede målet for prosjektet er å utvikle en eiendomsstrategi som er i tråd med føringene i NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Prosjektleders oppgaver er å lede prosessen med å utvikle og forankre en helhetlig eiendomsstrategi. Prosjektleder skal videre, som del av oppdraget, utvikle en prosjektplan for gjennomføringen av oppdraget. Prosjektplan og aktiviteter I tilbudet som ble gitt ble det utarbeidet en figur som beskriver hovedoppgavene i prosjektet med tilhørende metoder for hvordan de ulike fasene og aktivitetene skal gjennomføres. Denne er gjengitt under. Vi presiserer at planen vil videreutvikles, særlig med tanke på hvilke mål som defineres for prosjektet og eiendomsstrategien i den pågående oppstartsfasen. Videre vil vi presisere at punktene i siste fase angir hva en komplett eiendomsstrategi bør inneholde. Utviklingen av utviklingsplaner, vedlikeholdsplaner og driftsplaner er stadige detaljeringer av eiendomsstrategien for å gå fra strategisk til taktisk og ned på operativt nivå. Endelige planer av denne typen ligger slik sett ikke inne som separate leveranser i dette prosjektet, men disse er nevnt for å vise at en komplett eiendomsstrategi bør inneholde føringer for hvordan slike planer utarbeides og hva de bør inneholde. Som dere ser av teksten i siste fase ligger det inne forberedelse av eventuell(e) sak(er) til fylkesutvalg/ fylkesting dersom det besluttes å sende sak(er) til politisk behandling.

3 I kolonnen til høyre i figuren har vi vist metoder for hvordan vi vil løse prosjektet i de ulike fasene. I oppstillingen under har vi brutt ned aktivitetene ytterligere med anslag på timeforbruk for de ulike fasene: Oppgave/ aktivitet Fase 1 - Oppstart Oppstartsmøte med forberedelser og etterarbeid Innledende dokumentstudier Oppstartsworkshop med for- og etterarbeid Utarbeidelse av dokumentplan med beslutningspunkter Eventuell justering av dokumentasjon etter høringsrunde i referansegruppen Eventuell justering av dokumentasjonen ihht innspill fra styringsgruppen Estimerte timer fase 1: 100 timer Fase 2 - Kartlegging og definisjon av fremtidig situasjon Kartlegging av nåsituasjon Dokumentstudier Workshop faggrupper Driftspersonell Rektormøte Andre workshops Eventuell kartlegging tilstand, egnethet og tilpasningsdyktighet Bearbeidelse resultater og vurdering av ytterligere behov Estimerte timer kartlegging av nåsituasjon: 210 timer

4 Kartlegging ytre endringsdrivere Dokumentstudier Workshop faggrupper Arealplanleggere/ befolkningsfremskriving Skoleskyss Andre workshops Bearbeidelse resultater og vurdering av ytterligere behov Estimerte timer kartlegging ytre endringsdrivere: 160 Utarbeidelse av notat og basislinje for måling av resultater Estimerte timer utarbeidelse av notat: 40 Definere fremtidig situasjon Sammenstilling av funn fra gjennomførte kartlegginger Workshop for å definere fremtidig situasjon med for- og etterarbeid Sammenstille behov for supplerende kartlegging Supplerende kartlegging Utarbeidelse av rapport fremtidig situasjon basert på kartleggingen Eventuell justering av rapport etter høringsrunde i referansegruppen Eventuell justering av rapport ihht innspill fra styringsgruppen Estimerte timer definere fremtidig situasjon: 130 Estimerte timer fase 2: 540 timer Fase 3 - Evaluere og beslutte løsningsalternativ Analyser og utarbeidelse av alternativer Arbeidsgruppemøte for diskusjon av løsningsalternativer Utarbeidelse av notat med løsningsalternativer Eventuell justering av notatet etter høringsrunde i referansegruppen Eventuell justering av rapport ihht innspill fra styringsgruppen Estimerte timer fase 3: 125 timer Fase 4 - Utforme og beslutte strategidokument ihht definerte mål Utarbeidelse av strategidokumenter og tilhørende planer Arbeidsgruppemøte for diskusjon av strategidokument og tilhørende planer Justering av strategidokument og tilhørende planer Eventuell justering av strategi/ planer etter høringsrunde i referansegruppen Eventuell justering av strategi/ planer ihht innspill fra styringsgruppen Utarbeidelse av saksdokumenter for politisk behandling Eventuell deltakelse på politiske møter Estimerte timer fase 4: 165 timer Sum anslag timer: 930 Det understrekes at aktivitetsplanen kan endres underveis gitt utviklingen i prosjektet. Videre er det inngått kontrakt på medgått tid der timeestimatet også kan variere gitt utviklingen i prosjektet. Prosjektet styres uansett via definerte KTR er der det faktureres mot avtalte leveranser i de ulike fasene.

5 Organisering av prosjektet Det er etablert følgende prosjektorganisasjon: Orientering om utarbeiding av mål for prosjektet Det ble avholdt oppstartsworkshop med bred deltakelse fra ulike aktører som vil berøres av eiendomsstrategien. Det var 36 deltakere som representerte følgende roller: Fylkestannlegen Kulturavdelingen Tillitsvalgte Utdanningsavdelingen De videregående skolene o Rektor o Renhold o Vaktmestere o Merkantilt o Kantine Administrasjonsavdelingen o Byggje- og vedlikehaldsseksjonen Resultatene er under bearbeidelse og vil bli presentert overordnet i møtet. Styringsgruppen (fylkesrådmannens ledergruppe) vil senere få oversendt utkast til mål før disse blir endelig godkjent og lagt til grunn for det videre arbeidet med eiendomsstrategien. Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner prosjektplan og organisasjonsplan for prosjektet med å utarbeide eiendomsstrategi. Per Olaf Brækkan byggje- og vedlikehaldssjef Hilde Warp prosjektleder