Styringsgruppemøte Orientering alternative organisasjonsformer

Transkript

1 multiconsult.no Styringsgruppemøte Orientering alternative organisasjonsformer 24. oktober 2016

2 Overordnet bilde multiconsult.no En rekke oppgaver utføres ikke i dag Området er underfinansiert med stort vedlikeholdsetterslep Kompetansen benyttes ikke optimalt - Ikke helhetlig kompetansemiks, rekruttering og belønning av kompetanse - Ulik utførelse på tvers av skoler Stort potensial for arealeffektivisering 2

3 Eiendomsstrategi og organisering må svare ut kontrollutvalgets spørsmål multiconsult.no Har fylkeskommunen system og rutinar som sikrar godt vedlikehald og inneklima i sine skolebygg? Foreløpige underproblemstillingar og punkt det er relevant å sjå nærare på: 1. Har fylkeskommunen overordna politisk vedteke mål for eigedomsforvaltninga av skolebygg? Rapporterer administrasjonen om eigedomsforvaltninga av skolebygg til politisk nivå i tilstrekkeleg omfang? 2. Har fylkeskommunen eit rasjonelt system for kartlegging, planlegging og styring av vedlikehald påskolebygg? Er det gjennomført kartleggingar av vedlikehaldsbehov og inneklima (tilstandsvurderingar) med kostnadsoverslag på nødvendige utbetringar? Har fylkeskommunen vedlikehaldsplaner for skolebygga? Har fylkeskommunen hensiktsmessig organisering med tydeleg rolle- og ansvarsdeling? 3. Har fylkeskommunen eit internkontrollsystem for å sikre at relevante HMS-krav for skolebygg blir følgt? 4. Har fylkeskommunen eit godt, verdibevarande vedlikehald av skolebygga sine? Samanlikne bruken av vedlikehaldsmidlar i fylket med normtall for kva som bør brukast for å ha eit verdibevarande vedlikehald Eventuelt også sjå på fordeling av kostnadar mellom drift og investering 3

4 multiconsult.no Spørsmål 1: Har fylkeskommunen overordna politisk vedteke mål for eigedomsforvaltninga av skolebygg?

5 Mål for eiendomsforvaltning og utvikling med tilhørende rutiner multiconsult.no Det er vedtatt mål for eiendomsstrategien Det er foreslått årshjul med interaksjon med fylkestinget - Desember: Budsjett og investeringsplan - April: Årsmedling eiendom (regnskap, tilstandsanalyse, arealbruk, vedlikeholdsbehov/ -planer, effektiviseringspotensial) - Juni: Prioriteringsliste investering bygg med sak om strategi og rammer Har regler for saksgang i fylkeskommunale byggeprosjekt 5

6 multiconsult.no Spørsmål 2: Har fylkeskommunen eit rasjonelt system for kartlegging, planlegging og styring av vedlikehald påskolebygg?

7 multiconsult.no Rutiner for systematisk forvaltning og vedlikehold av eiendomsporteføljen I arbeidet med eiendomsstrategien og implementering av denne er det laget rutiner for - Tilstandskartlegging - Kategorisering og prioritering av planlagt vedlikehold - Ambisjonsnivå og akseptnivå for bygningsporteføljen 7

8 multiconsult.no Ansvarsfordeling/ oppgaver som ikke utføres i dag Strategisk eiendomsutvikling Helhetlig porteføljeforvaltning Tilstandsanalyser Leiekontrakter Sammenstilling av nøkkeltall med forbedringsforslag innen - Bygningsmessige tiltak - Energi - Regnskap - Arealeffektivitet Kompetanseutvikling Avtaleutforming (SLA/ rammeavtaler) Stillings- og ansvarsbeskrivelser Budsjettering Driftsplanlegging og gjennomføring Vedlikeholdsplanlegging 8

9 multiconsult.no Spørsmål 3: Har fylkeskommunen eit internkontrollsystem for å sikre at relevante HMS-krav for skolebygg blir følgt?

10 Risk manager og Facilit multiconsult.no I tillegg til at avvik og oppgaver av bygningsmessig art føres i Facilit FDVU kan de også føres i Risk Manager Utfordringer - Ulik implementering og bruk av Facilit ved de ulike skolene - Få skoler har per i dag dokumenterte drifts- og vedlikeholdsplaner - Enda færre har dokumentert at oppgavene er utført ihht krav i Internkontrollforskriften 10

11 multiconsult.no Spørsmål 4: Har fylkeskommunen eit godt, verdibevarande vedlikehald av skolebygga sine?

12 multiconsult.no Stort overforbruk på drift/ vedlikehold v/ skolene sett opp mot tildelte rammer SKOLE Budsjett drift og vedlikehold Regnskap drift og vedlikehold Differanse Atlanten vgs Borgund vgs Fagerlia vgs Fræna vgs Gjermundnes vgs Haram vgs Herøy vgs Kristiansund vgs Molde vgs Rauma vgs Romsdal vgs Spjelkavik vgs Stranda vgs Sunndal vgs Surnadal vgs Sykkylven vgs Tingvoll vgs Ulstein vgs Volda vgs Ørsta vgs Ålesund vgs SUM

13 Stor variasjon i m 2 som håndteres per årsverk vaktmesterstilling multiconsult.no 13

14 Teoretisk potensial for arealeffektivisering: m 2 - tilsvarer MNOK i året multiconsult.no Areal FEF totalt eks idr.hall Areal FEF pr elevpl. eks idr.hall Diff. FEF Areal pr Diff. FEF pr Utnyttelsesgrad Inntaksregion/ skole Areal totalareal elevplass elevpl. Romsdal vgs ,5 20,5-7,0 152 % Fræna vgs ,1 19,2-5,1 136 % Ulstein vgs ,3 13,0-2,7 126 % Herøy vgs inkl. Vanylven ,4 24,3-2,9 113 % Haram vgs ,6 19,5-1,9 111 % Atlanten vgs ,8 12,1-0,3 103 % Ørsta vgs ,0 29,6-0,6 102 % Surnadal vgs ,1 18,2-0,1 100 % Spjelkavik vgs ,7 10,1 0,6 94 % Fagerlia vgs ,9 12,3 1,5 92 % Molde vgs ,7 11,9 2,7 81 % Volda vgs ,6 12,8 3,8 77 % Rauma vgs ,4 20,3 6,2 77 % Sunndal vgs ,3 19,3 6,1 76 % Borgund vgs ,5 20,4 7,1 74 % Kristiansund vgs ,3 20,4 7,9 72 % Ålesund vgs ,4 13,6 5,8 70 % Sykkylven vgs ,5 17,4 9,1 66 % Stranda vgs ,2 13,7 10,5 56 % Tingvoll ,0 18,9 28,0 40 % * Gjermundnes tatt gitt mange bygg som ikke bare er skolerelatert 14

15 multiconsult.no Resultater workshops med rektorer, ByVe, ledende renholdere og ledende vaktmestere Fremtidig organisering for å dekke alle oppgaver/ ansvarsområder til lavest mulig ressursbruk

16 Organiseringsalternativer Basert på oppgaver definert i NS3454 multiconsult.no For å sikre at alle oppgaver knyttet til helhetlig eiendomsforvaltning dekkes er det utarbeidet 3 hovedalternativer for fremtidig organisering - Alt. 2 er delt i a og b der alt. 2a beholder personalansvar for driftspersonell hos rektorene og 2b flytter personalansvaret for driftspersonellet til ByVe Alternativ Byggeier Personalansvar Kompetanseplanlegging driftspersonell Forvaltningsoppgaver Teknisk drift/ vedlikehold Utskifting og utvikling Renhold Servicetjenester Dagens sit. Ikke definert Rektor Ikke definert Ikke definert Rektor/ByVe(?) ByVe Rektor Rektor Alt. 1 Rektor Rektor Rektor Utdanning Rektor ByVe Rektor Rektor Alt. 2a ByVe Rektor ByVe* ByVe ByVe ByVe Rektor Rektor Alt. 2b ByVe ByVe ByVe ByVe ByVe ByVe ByVe Rektor Alt. 3 FKF FKF FKF FKF FKF FKF FKF Rektor *Kompetanseplanlegging og ressursoptimalisering blir mindre helhetlig da deling av ressurser på tvers av skoler og mellom skoler og ByVe blir vanskeligere om driftspersonell er ansatt ved skolene 16

17 Resultater workshop - rektorer multiconsult.no Rektorene var samstemte om at alt. 2 ville gitt mer profesjonell og effektiv eiendomsforvaltning Velger alt. 1 av frykt for å miste ytterligere midler av allerede stramme rammer - Fikk ikke se tabellen som viser stort overforbruk på drift/ vedlikehold - Det er forskjell på budsjettdisiplin og underfinansiering! 17

18 Resultater workshop - ByVe multiconsult.no ByVe ønsker alt. 2b for vaktmestere og 2a for renholdere - Ser klare effektiviserings- og kompetansehevingspotensial på vaktmestersiden Mange ulike fag, relativt få medarbeidere - Renhold utføres generelt sett effektivt med høyt kompetansenivå per i dag Ett fag med likt kompetansebehov på tvers av skoler, mange medarbeidere 18

19 multiconsult.no Resultat workshop ledende renholdere og ledende vaktmestere Ledende renholdere - Ønsker å beholde dagens situasjon med sentral rådgiving og lokal ansettelse Ledende vaktmestere - Behov for dedikerte budsjett til drift og vedlikehold der vaktmesterne involveres i budsjetteringsprosessen - Stort behov for faglig veiledning fra sentralt hold (ByVe) 19

20 Eksterne anbefalinger og innstilling fra prosjektgruppen multiconsult.no

21 multiconsult.no Eksterne anbefalinger NOU 2004:22, Velholdte bygninger gir mer til alle: - «Eiendomsforvaltningen bør ta utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av eiendommen» Kobe 2011, rapport om eierskap og organisering av eiendomsforvaltning i kommunesektoren: - «Rapporten anbefaler på denne bakgrunn at det vurderes opprettet regionale eller områdevise eiendomsforvaltninger» Kobe 2010, kommunal eiendomsforvaltning en veileder for folkevalgte for utvikling av kommunale eiendomsforetak: - «Skal man oppnå en god forvaltning av den kommunale eiendomsmasse, må man «ikke gjøre det stykkevis og delt, men fullt og helt»» RIF, Norges tilstand 2015/ State of the Nation: - «De klart største barrierene for godt vedlikehold er økonomiske ressurser og manglende fokus hos politisk ledelse» - «Det er ikke mulig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse overalt i Norge, derfor anbefaler vi å utrede hvordan de samlede ressursene og kompetansen i kommunene kan utnyttes og utvikles best mulig.» STM 28, Gode bygg for eit bedre samfunn: - «Men det er store variasjonar i kompetanse mellom offentlege byggherrar og eigedomsforvaltarar. I den eine enden av skalaen finst dei store, profesjonelle aktørane i statet og i nokre større kommunar. I den andre enden av skalaen finst små kommunar og statlege verksemder som ikkje har bygging, eigedomsforvaltning og leigekontraktsinngåing som venlege oppgåver; som sjeldan skaffar seg bygg og lokale, og som har avgrensa ressursar til slike oppgåver.» - «Hovudutfordringane for offentlege bygg og offentleg byggverksemd kan oppsummerast slik - Korleis kan det sikrast betre funksjonalitet, oppnåing av kvalitets- og miljømål og betre kvalitetar i offentlege bygg, utan at utgiftene til offentleg byggsektor naudsynleg aukar?» 21

22 Innstilling prosjektgruppen multiconsult.no Prosjektgruppen kunne ikke enes om ett alternativ, men alle er enige i at - Økonomien må løftes holder ikke å omprioritere rammebudsjett! (Budsjettdisiplin vs underfinansiering) - Eiendomsforvaltningen må profesjonaliseres, noe som medfører sentralisering av forvaltningsoppgaver og styring av teknisk drift og vedlikehold - Kompetansen må tilpasses behovet, ikke styres av enkeltskolers budsjett og behov 22