HSAMU Resultater fase 1 og 2 Alternative organiseringer

Transkript

1 HSAMU Resultater fase 1 og 2 Alternative organiseringer 9. september 2016

2 2

3 Utfordring - økonomi Generell underfinansiering Rektorene melder tilbake om stramme rammer - Rammebudsjettet gir inntrykk av å budsjettere etter faktisk behov og så «brukes ostehøvelen» - En gjennomgang sett fra et eiendomsforvaltningsperspektiv viser at det mangler budsjettposter, som materiell til bygningsdrift og renholdsmateriell Rektorene melder at de til nå har hatt lite innsyn i rammebudsjettmodellen som er benyttet Fra Utdanningsavdelingens side påpekes det at det er rektor ved hver enkelt skole som er ansvarlig for å utarbeide detaljbudsjett - rammetildelingen er ikke er ment som et helhetlig budsjett for skolene Det er behov for økt kommunikasjon rundt både reelt ressursbehov og hvordan tildelingen av midler gjøres 3

4 Utfordring - økonomi Underfinansiering av vedlikehold I 2005 vedtok fylkesutvalget å tilslutte seg NOU 2004:22 der det fastslås at man skal drive verdibevarende vedlikehold I rammebudsjettet er det ikke gjort prisjustering av beløp til vedlikehold siden 2002 (60,- kr/ m 2 ) - Indeksjustering til juli 2016 gir 98,- kr/ m 2 utgjør 7,7 mill. kr. i året! - Kostnadsnivået for verdibevarende vedlikehold for en stor eiendomsbesitter bør ligge på mellom kr eks MVA/ m 2 Den konkrete følgen av denne underfinansieringen over tid: - vedlikeholdsetterslep på 300 mill. kr for akutte behov - ytterligere 200 mill. kr i nødvendige tiltak for at bygningsmassen ikke skal forringes vesentlig på kort sikt 4

5 Utfordring - økonomi Underfinansiering av vedlikehold Det er stor variasjon i midlene tildelt ByVe for utskifting/ større vedlikeholdstiltak - Sammenlignet med 2008 har kjøpekraften falt med 18,9 mill. kr i året - Sett i kombinasjon med manglende prisjustering av vedlikeholdsmidler (kjøpekraft falt med 7,7 mill. kr i året målt mot 2002) viser dette hvor betydelig handlingsrommet og midlene til verdibevarende vedlikehold er redusert År Totalt A-, B-, L- og M-midler Indeks Indeksjustert til 2016-tall , , , , , , , , , , ,

6 Utfordring - økonomi Fordeling vedlikeholdsmidler over tid/ mellom skoler Per i dag tildeles vedlikeholdsmidlene til mindre vedlikeholdstiltak flatt til skolene uavhengig av byggenes tilstand og faktisk behov for vedlikehold - Skoler med lite vedlikeholdsbehov benytter avsatte vedlikeholdsmidler til kjernevirksomheten og skoler med dårlige bygninger må ta midler avsatt til kjernevirksomheten for å utføre vedlikeholdstiltak - Man kan ikke fordele en enkelt skoles vedlikeholdsmidler over tid da skolen ikke har mulighet til å bygge opp et vedlikeholdsfond Vedlikeholdsmidlene disponeres lite rasjonelt både over tid og mellom skoler 6

7 Utfordring - økonomi Ressursbruk teknisk drift/ vedlikehold og servicetjenester Behovet for antall vaktmestere er ikke realitetsvurdert opp mot oppgaver som skal utføres, og arbeidsomfang vurderes ikke opp mot - Arbeids-/ stillingsinstrukser (finnes ikke) - Tilstand på bygg - Hvor teknisk kompliserte byggene er/ kompetansebehovet for å drifte dem - Bruk av eksterne tjenester - Mottatt bistand fra ByVe Behovet for brukerstyrte servicetjenester er ikke definert/ synliggjort ByVe har per i dag bemanning til å utføre dagens tjenester, men ikke påta seg oppgaver som per i dag ikke utføres Antas at det både er over- og underkapasitet ved de ulike skolene 7

8 Utfordring - økonomi Bruk av nøkkeltall for å sikre verdibevarende vedlikehold God økonomistyring fordrer at man vet hva man faktisk bruker og hva man burde bruke - Rammetildelingen baseres på grove nøkkeltall uavhengig av faktisk tilstand og faktisk behov - Det gjøres ingen sammenstillinger på sentralt nivå for å undersøke kostnadsnivå sett opp mot inntektstildeling eller faktisk behov - Kontering av kostnader avviker til dels stort skolene imellom kan ikke sammenlignes Tilstandskartleggingen som er igangsatt er et viktig nøkkeltall for å kunne vurdere behovene for vedlikehold/ utvikling av bygninger, samt for å måle ønsket gjennomsnittlig tilstandsgrad (definert til 1,2) Uten disse nøkkeltallene kan man ikke si hvor mye som brukes, hvor mye som bør brukes og hvordan man bør fordele midler skoler imellom for å drive verdibevarende vedlikehold 8

9 Utfordring organisering Manglende grensesnitt og ansvarsdeling Manglende grensesnitt og ansvarsdeling blitt trukket frem som en stor utfordring i det daglige arbeidet innen eiendomsforvaltning - Utydelig deling av oppgaver og ansvar mellom virksomhetene og ByVe - Manglende stillingsbeskrivelse og arbeidsinstruks for vaktmesterne - Ikke definert hvilket kvalitetsnivå man forventer for tjenestene som ligger innen fagfeltet eiendomsforvaltning (Service Level Agreement - SLA) Byggeieransvaret er ikke tydelig tildelt rektor, men de har det i praksis - Personlig strafferettslig ansvarlig om det skjer ulykke som skader personer, materiell eller miljø (PBL 31-3) Ingen har helhetlig ansvar for å inngå/ følge opp leiekontrakter Disse manglende grensesnittene har gitt økt konfliktnivå og sløsing av tid og penger på unødvendige konflikter 9

10 Utfordring organisering Oppgaver som ikke utføres (helhetlig) i dag Helhetlig ansvar for strategisk eiendomsutvikling/ porteføljeforvaltning Ansvar for innhenting/ sammenstilling av nøkkeltall og utarbeide tilhørende forbedringstiltak - Energibruk; måle effekt av ENØK-tiltak og optimalisere energibruk - Regnskapsmessig; enhetlig føring mellom skolene for synliggjøring av faktisk forbruk og optimalisering av vedlikeholdsmidler - Arealeffektivitet; nybygg utvikles ihht arealmål, men eksisterende bygningsmasse følges ikke opp på dette Ansvar for tilstandsanalyser - ikke entydig tildelt/ gitt ressurser til Kompetanseplanlegging på kort og lang sikt Arbeidsinstrukser/ stillingsbeskrivelser og SLA for alle fag innen eiendomsforvaltning Facilit ikke godt nok implementert Rammeudsjettet baseres ikke på faktiske behov Mangler drifts- og vedlikeholdsplaner og dokumentasjon av utførelse - Internkontrollforskriften brytes - strafferettslig ansvar kan utløses ved ulykke (PBL 31-3) 10

11 Utfordring organisering Stordriftsfordeler og spesialisering Den tekniske driften av bygg blir stadig mer komplisert og kompetansekrevende, men samtidig er det mulig å fjernstyre en stor del av denne type drift Per i dag er all drift lagt til den enkelte skole/ bygg - det fremstår som tilfeldig om de ulike skolene/ byggene har tilgang på nødvendig kompetanse eller ikke og om byggene driftes optimalt - Spesielt vil dette gjøre seg gjeldende for små skoler med en eller to vaktmestere på skolen Med dagens organisering er det ikke lagt opp til sentralisering eller kompetansedeling, verken mellom nærliggende skoler, regionalt eller for hele fylkeskommunen 11

12 Utfordring kompetanse Kompetanseplanlegging og karrieremuligheter Det finnes ingen kompetansekartlegging - Vet ikke hvilken kompetanse man har lokalt eller totalt - Kjenner ikke dagens eller fremtidens kompetansebehov Kompetansegapet er ukjent Hver skole er ansvarlig for kompetanseutvikling - Kompetanseplaner lokalt mangler i stor grad Ingen helhetlige kompetanseløft for fylkeskommunens behov sett under ett Dagens og ikke minst fremtidens kompetansebehov spriker - Behov for høy teknisk kompetanse på ingeniørnivå for noen oppgaver - Behov for «all-round» kompetanse for driftsoperatører - Ufaglærte kan ivareta brukerstyrte servicetjenester Per i dag er det ingen tydelige karriereveier utover lokalt (ledende vaktmester) og det er også i liten grad lagt opp til differensiert kompetanseutvikling og tilhørende avlønning 12

13 Utfordring kompetanse Generell mangel på kompetanse om eiendomsforvaltning Politisk vedtatt verdibevarende vedlikehold, men ikke fulgt opp med tilstrekkelige bevilgninger Fylkesrådmannsnivå behov for kunnskap om organisering og tildeling av rammer for å ivareta helhetlig eiendomsforvaltning med verdibevarende vedlikehold Sektornivå lav kunnskap om kostnadselementer som inngår i porteføljeforvaltning og vedlikeholdsbehov over tid Virksomhetsnivå liten kjennskap til ansvaret som følger av å være byggeier ByVe prioritering av vedlikeholdstiltak/ nybygg er ikke basert på objektive kriterier, som tilstandsgrad Arbeidet med eiendomsstrategien vil dekke en rekke av disse kompetansebehovene, men fordrer at kunnskapen tas i bruk 13

14 Organiseringsalternativer Basert på oppgaver definert i NS3454 I dagens organisering dekkes ikke alle oppgaver/ er ikke ansvaret for alle oppgaver knyttet til helhetlig eiendomsforvaltning definert entydig For å sikre at alle oppgaver knyttet til helhetlig eiendomsforvaltning dekkes er det utarbeidet 3 hovedalternativer for fremtidig organisering - Alt. 2 er delt i a og b der alt. 2a beholder personalansvar for driftspersonell hos rektorene og 2b flytter personalansvaret for driftspersonellet til ByVe Alternativ Byggeier Personalansvar Kompetanseplanlegging driftspersonell Forvaltningsoppgaver Teknisk drift/ vedlikehold Utskifting og utvikling Renhold Servicetjenester Dagens sit. Ikke definert Rektor Ikke definert Ikke definert Rektor/ByVe(?) ByVe Rektor Rektor Alt. 1 Rektor Rektor Rektor Utdanning Rektor ByVe Rektor Rektor Alt. 2a ByVe Rektor ByVe* ByVe ByVe ByVe Rektor Rektor Alt. 2b ByVe ByVe ByVe ByVe ByVe ByVe ByVe Rektor Alt. 3 FKF FKF FKF FKF FKF FKF FKF Rektor *Kompetanseplanlegging og ressursoptimalisering blir mindre helhetlig da deling av ressurser på tvers av skoler og mellom skoler og ByVe blir vanskeligere om driftspersonell er ansatt ved skolene 14

15 Alternativene løser ikke alle utfordringer Underfinansieringsproblemet løses ikke gjennom organisering - Må løftes til fylkesrådmannsnivå og politisk nivå uavhengig av organisering Alternativ 1 og 2a vil gi en utfordring mtp bygningsmassen utover de videregående skolene - Utfordring å bruke ressurser på tvers når driftspersonell er ansatt ved skolene - Har eksempel der man spurte om å få benytte delt vaktmesterstilling ved en skole til annet fylkeskommunalt bygg, men fikk nei 15