TFK Eiendom evaluering av virksomheten

Transkript

1 TFK Eiendom evaluering av virksomheten - Telemark fylkeskommune - Statusrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Innledning Praktisk gjennomføring Avgrensning Vurdering og anbefaling Kriterier for god eiendomsforvaltning Kriterium 1: Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen Kriterium 2: Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Kriterium 3: TFK Eiendom ivaretar lovpålagte krav overfor eier og bruker TFK Eiendom i lys av kriterier for god eiendomsforvaltning TFK Eiendom og mål for eiendomsforvaltningen TFK Eiendom og tilfredsstillelse av brukerbehov TFK Eiendom og arealutnyttelse TFK Eiendom og verdibevarende vedlikehold TFK Eiendom og kostnadseffektiv eiendomsforvaltning TFK Eiendom og målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter TFK Eiendom og økonomiske rammebetingelser TFK Eiendom og organisering TFK Eiendom og planlegging og styring av eiendomsforvaltningen TFK Eiendom og lovpålagte krav Kildereferanser Vedlegg...11 Telemark kommunerevisjon IKS ii

3 1 Sammendrag Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune vedtok i plan for forvaltningsrevisjon å evaluere virksomheten i TFK Eiendom. Man ønsket fokus på om foretaket fungerer som forutsatt og forventet, og fordeling av ansvar og oppgaver mellom fylkeskommunen som eier og foretaket. Revisjonen har innhentet relevante revisjonskriterier innen eiendomsforvaltning og aktuell informasjon om TFK Eiendom. I denne prosessen ble det klart at det nå er på gang flere prosesser i og omkring foretaket, som gjør nåværende tidspunkt mindre egnet for en forvaltningsrevisjon. Vi har derfor funnet det hensiktsmessig å legge frem en statusrapport og ikke en fullstendig forvaltningsrevisjonsrapport. Statusrapporten beskriver aktuelle revisjonskriterier og TFK Eiendom i lys av kriterier for god eiendomsforvaltning. Rapporten er sendt til fylkesrådmannen og daglig leder/styret for TFK Eiendom til uttalelse. Vår konklusjon er at vi anbefaler kontrollutvalget å vurdere om det vil være hensiktsmessig å skyve en forvaltningsrevisjon frem i tid. Skien, 9. november 2009 Telemark kommunerevisjon IKS Telemark kommunerevisjon IKS 1

4 2 Innledning Eiendomsforvaltningen i Telemark fylkeskommune ble fra organisert som fylkeskommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er en juridisk del av Telemark fylkeskommune, men er fristilt med eget styre som er direkte underlagt fylkestinget. Foretaket har nå vært i drift i snart ni år. Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune vedtok i plan for forvaltningsrevisjon å evaluere virksomheten i foretaket. Man ønsket fokus på om TFK Eiendom fungerer som forutsatt og forventet, og fordeling av ansvar og oppgaver mellom fylkeskommunen som eier og foretaket. Følgende problemstillinger ble utledet: 1. Er foretakets virksomhet i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger? 2. Er ansvar og oppgaver fordelt mellom foretaket og fylkeskommunen på en praktisk og effektiv måte? Jamfør vedtekter for Telemark Fylkeskommunes eiendomsselskap, vedtatt i fylkestinget 38/09, skal foretaket stå for kvalifisert forvaltning, vedlikehold og utvikling av bygningsmassen og faste installasjoner. Revisjonen hentet på dette grunnlaget inn relevante revisjonskriterier innen eiendomsforvaltning, og startet innsamling av aktuell informasjon om foretaket. I denne prosessen ble det klart at det nå er på gang flere prosesser i og omkring foretaket, som gjør nåværende tidspunkt mindre egnet for en forvaltningsrevisjon. 2.1 Praktisk gjennomføring Revisjonen har innhentet informasjon om foretaket gjennom aktuelle dokumenter, jamfør kildereferanser i punkt 5. Vi har gjennomført oppstartsmøte med daglig leder og styreleder for TFK Eiendom. I tillegg har vi utført individuelle intervjuer med daglig leder i TFK Eiendom, fylkesrådmannen, fagsjef økonomi og leder for videregående opplæring. En høringsrapport er sendt til TFK Eiendom ved daglig leder og styret og fylkesrådmannen til uttalelse og kvalitetssikring.. Svarene på høringen er lagt ved rapporten som vedlegg. Fylkesrådmannen skriver at han er enig i framstillingen i rapporten, jf. vedlegg nr 1. Styret i TFK Eiendom og daglig leder konkluderer med at de finner at revisjonens rapport gir et riktig bilde og tar konklusjonen om å skyve en forvaltningsrevisjon frem i tid til orientering, jf. vedlegg nr. 2. De har dessuten følgende kommentar: Det arbeides langsiktig med å innføre målstyringsmodeller, utvikle et helhetlig planverk og innføre forvaltningssystemer i TFK Eiendom og den øvrige eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen. Daglig leder støtter derfor revisjonens konklusjon om å skyve en forvaltningsrevisjon frem i tid. Det er i rapporten vist til at enkelte intervjuobjekter stiller spørsmål ved foretakets evne til å foreta økonomiske kalkyler, særlig ved langtidsplanlegging og utviklingsprosjekter. TFK Eiendom vil i samarbeid med fylkesrådmannens økonomiavdeling se på mulighetene for å bedre prosessene knyttet til langtidsplanlegging og utvikling av investeringsprosjekter. Samt øke egen kompetanse på økonomiske kalkyler og prosjektutvikling. Telemark kommunerevisjon IKS 2

5 2.2 Avgrensning Det gis en oversikt over hovedlinjene og de viktigste faktorene som spiller inn under hvert kriterium fra NOU 2004:22. Fokus er først og fremst rettet inn mot TFK Eiendoms primærbrukere (de videregående skolene) og dernest Telemark fylkeskommunes administrasjonslokaler. Videre konsentrerer vi oss mest om forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av allerede eksisterende bygg. Prosjektorganiseringen rundt store utviklingsprosjekter holdes for det meste utenom i denne rapporten. 3 Vurdering og anbefaling Det har frem til nå ikke foreligget politiske vedtak på konkrete og målbare mål som er brukt som styringsgrunnlag for TFK Eiendoms virksomhet. Revisjonen ser at mye målsettingsarbeid i og omkring foretaket har kommet og skal komme på plass i løpet av 2009 og fremover. Det foregår en innføring av målstyringsmodeller både hos forvalter og eier. Etter en gjennomgang av eiendomsforvaltningen i 2008 ble det i oktober 2009 vedtatt nye vedtekter og forretningside for TFK Eiendom. Disse skal iverksettes Endringene innebærer organisatoriske forandringer og påvirker forholdet mellom eier, forvalter og leier. Revisjonen finner på det grunnlag å anbefale kontrollutvalget å skyve en eventuell forvaltningsrevisjon av TFK Eiendom frem i tid. 4 Kriterier for god eiendomsforvaltning I NOU 2004: 22, Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren 1, legges det frem kriterier som bør tilfredsstilles for at den kommunale eiendomsforvaltningen kan karakteriseres som god. God eiendomsforvaltning kan defineres som det å gi gode og effektive bygninger til lavest mulig kostnad. Det handler om å skape best mulig rammevilkår for brukernes virksomhet over tid (NOU 2004:22: 13). Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer FOBE har med støtte fra Statens bygningstekniske etat, Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning utgitt en veileder for bedre eierskap Årshjulet for godt eierskap. En sentral kilde til denne veilederen er kriteriene for god eiendomsforvaltning i NOU 2004: 22. Årshjulet for godt eierskap tar til orde for å etablere en mal for godt samspill mellom eier og forvalter (Jødahl, Horjen og Strand 2007). 4.1 Kriterium 1: Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. Politisk bestemte mål, strategier og planer for eiendommene og den forvaltningen som skal ivareta disse, bør utformes skriftlig og vedtas formelt. Ved evaluering av eiendomsforvaltningen i en bestemt (fylkes-) kommune er det disse målene som blir kriterier 1 NOU 2004: 22, Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren, er en utredning fra et utvalg oppnevnt ved kongelig resolusjon 21. november Rapporten ble avgitt til Kommunal- og regionaldepartementet 5. november Der legges frem kriterier som bør tilfredsstilles for at den kommunale eiendomsforvaltningen kan karakteriseres som god. Telemark kommunerevisjon IKS 3

6 for god eiendomsforvaltning i denne (fylkes-) kommunen. For at eiendomsforvaltningen skal kunne foregå på en rasjonell, målrettet og effektiv måte i forhold til de overordnede målene, må det også stilles krav til eiendomsforvaltningens planleggings og styringssystem på det taktiske nivået. Forum for Offentlige bygg og Eiendommer FOBE uttaler at det er av overordnet betydning at (fylkes-) kommunens politiske ledelse behandler og vedtar målbare konkrete mål for sin bygg og eiendomsforvaltning på både kort og lang sikt (Jødahl, Horjen og Strand 2007: 5). Delkriterier Som sagt ovenfor er det fylkeskommunens egne politisk bestemte mål, strategier og planer for eiendommene som må danne grunnlaget for en evaluering av eiendomsforvaltningen. I fylkestingssak 46/2000 ble det vedtatt mål for året Etter den tid er det først i langtidsprioriteringar (sak 19/09) revisjonen igjen finner mer konkrete føringer for foretaket. Disse skal iverksettes fra I lys av dette finner vi det relevant å nevne noen områder som NOU 2004: 22 anbefaler at presiseres og avveies i arbeidet med mål og strategier for eiendomsforvaltningen: Delkriterium 1.1: Tilfredsstiller prioriterte brukerbehov Tilfredsstillelse av brukerbehovene er den grunnleggende forutsetningen for eierskap og forvaltning av de fleste kommunale bygninger. Men behovstilfredsstillelsen kan imidlertid ikke være uten prioritering i forhold til andre behov. Måling av brukernes oppfatning av bygningen, lokalenes egnethet, inneklima, vedlikehold og forvaltningstjenester inngår ofte i en profesjonell eiendomsforvalters evaluering. Delkriterium 1.2: Effektiv arealutnyttelse blir ivaretatt. Antall kvadratmeter som til enhver tid brukes til et bestemt formål, bør være så lavt som mulig, forutsatt at det ikke går ut over effektiviteten i forhold til å realisere bruksformålets mål på en kostnadseffektiv måte. Lokaler det ikke lenger er behov for, bør omdisponeres til annen bruk, selges eller rives. Delkriterium 1.3: Godt, verdibevarende vedlikehold Dette er et uttrykk for godt vedlikehold, hvor arten og omfanget av vedlikeholdet vurderes i et langsiktig økonomisk perspektiv og i forhold til de politiske målene for eiendomsforvaltningen. Delkriterium 1.4: Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning. Kostnadene til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (oppgradering) optimaliseres i et livsløpsperspektiv, slik at man når de fastsatte målene for eiendomsforvaltningen med lavest mulig samlet årskostnad. Et planmessig vedlikehold inneholder prioriteringer mellom kortsiktige driftstiltak og langsiktige forebyggende tiltak. Reduksjoner i langsiktige vedlikeholdstiltak gir ikke en umiddelbar effekt for (fylkes-) kommunens bygningsmasse og økonomi, men fører til økt behov for nyinvesteringer etter noen år. Eiendomsforvaltningsutvalgets nasjonale undersøkelse indikerer at forebyggende og planmessig vedlikehold taper i kampen om årlige bevilgninger, noe som medfører for lavt vedlikehold i forhold til en økonomisk rasjonell forvaltning (NOU 2004: 22: 120). Telemark kommunerevisjon IKS 4

7 Delkriterium 1.5: Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter. De politiske målene for eiendomsforvaltningen og delkriteriene ovenfor vil sjelden kunne ivaretas på en tilfredsstillende måte over bygningens levetid uten at det skjer en tilpasning av eiendommen til nye krav og endrede forutsetninger, for eksempel endringer i offentlige krav. Delkriterium 1.6: Riktige økonomiske rammebetingelser som er tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. Eiendomsforvaltningen må ha tilstrekkelig handlefrihet til å prioritere forsvarlig ut fra faglige og økonomiske vurderinger og bør kunne sette av tilstrekkelig med penger til større vedlikeholdsoppgaver som har lange tidsintervaller. Delkriterium 1.7: En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen med god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen, et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse med klare ansvarsforhold i trekantforholdet mellom eier, forvalter og bruker. 4.2 Kriterium 2: Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. Eiendomsforvaltningen bør planlegge sine aktiviteter og sin ressursbruk ut fra vedtatte mål og rapportere tilstand, prosesser og resultater i forhold til målene. Omfanget av evaluerings-, planleggings- og styringssystemer må tilpasses de praktiske behovene, blant annet størrelsen på eiendomsmassen, slik at også denne delen av eiendomsforvaltningen blir kostnadseffektiv. 4.3 Kriterium 3: TFK Eiendom ivaretar lovpålagte krav overfor eier og bruker. Kommunal eiendomsforvalting skal ivareta de krav som lovgivningen stiller til forvaltningsprosessene, til bygningen og til lokalene i forhold til den aktuelle bruken. Det kreves både juridisk og teknisk kompetanse i eiendomsforvaltningen for å kunne ivareta kravene på en forsvarlig måte. Det kreves en kontinuerlig oppdatering for å være tilstrekkelig orientert om et omfattende lov og regelverk som er under løpende utvikling (NOU 2004:22 s. 107). 5 TFK Eiendom i lys av kriterier for god eiendomsforvaltning 5.1 TFK Eiendom og mål for eiendomsforvaltningen Det foreligger vedtekter med formål for TFK Eiendom fra foretakets etablering (jamfør sak 46/00). Etter en organisasjonsgjennomgang av eiendomsforvaltningen høsten 2008 foreligger nye vedtekter for TFK Eiendom (fylkestinget sak 38/09). Fylkestinget sak 46/00 inneholder også mål for Revisjonen kan ikke se at det siden den gang er vedtatt årlige mål for foretakets drift. Det har foreligget få konkrete føringer til foretaket fra eier. Det er nå gjennom Langtidsprioriteringar (sak 19/09) utviklet mer konkrete føringer for eiendomsforvaltningen. Telemark fylkeskommune er i gang med en prosess for innføring av balansert målstyring. Arbeidet med å betre kvaliteten på styringssystema held fram. Målet er å utvikle styringssystem som gjev den politiske leiinga dokumenter og prosesser som inneheld god oversikt og sikrar samanheng mellom ambisjonar/mål og ressursfordeling. Samstundes skal instrumenta for kontroll, rapportering og styring forbetrast. Dette er gjeldande for alle nivå i organisasjonen. Innafor alle områder skal det arbeidast med å sikre samanheng mellom Telemark kommunerevisjon IKS 5

8 ambisjonar/mål og budsjett og at ressursane settast inn på ein måte som sikrar best mogleg måloppnåing (fylkestinget sak 19/09 langtidsprioriteringar, planlegging og styring). TFK Eiendoms styre har i 2009 vedtatt kortsiktige (0 1 år) og langsiktige (1 3 år) mål. Foretaket skal for første gang rapportere resultat på mål til fylkestinget i 2010 for Med andre ord foregår det nå en organisasjonsutvikling hos eier og forvalter som gir gode forutsetninger for å få til god eiendomsforvaltning. Målstyring som konsept oppsto bl.a. som en reaksjon på at avdelingsledere i større organisasjoner ofte spesialiseres og fokuserer på egne arbeidsoppgaver i sin avdeling mens de overordnedes felles mål tapes av syne. På den andre siden brukes bl.a. modellen også for å unngå for mye kontroll og detaljstyring fra toppledelsen. Målstyring kan i kortversjon beskrives slik: organisasjoner må utvikle så presise hovedmål og delmål som mulig, det må utvikles en strategi for hvordan målene skal nås, og man må dernest sørge for å klargjøre og evaluere oppnådde resultater (Røvik, 1997:54). 5.2 TFK Eiendom og tilfredsstillelse av brukerbehov I følge fylkeskommunens langtidsprioriteringar skal det bl.a. fokuseres på å innarbeide rutiner i eiendomsforvaltningen knyttet til langtidsplanlegging av investeringsbehov. Det å utvikle samhandlingsrutiner mellom leietakerne og TFK Eiendom innenfor planlegging, prioritering og gjennomføring av vedlikehold og utviklingstiltak skal prioriteres. TFK Eiendom er i gang med samarbeid med skolene om en vedlikeholds - og investeringsplan. Det føres dialog om prioriteringsrekkefølge på vedlikehold og utvikling av eiendommene på tvers av virksomhetene. Etter ny organisasjon (iverksettes ) skal det gjennomføres vedlikeholdsdialoger med den enkelte leietager to ganger pr år (1. og 4. kvartal i forbindelse med budsjett og regnskap). Møtene vil foregå både med rektor (eller den han/ho utpeker) og driftspersonell (vaktmester/driftsleder) på skolen. Dette er i tråd med det som anbefales av FOBE i Årshjul for godt eierskap. Daglig leder for TFK Eiendom møter av og til på Rektorenes lederforum og har gjort det tre ganger det siste halvannet år. Daglig leder er fast innkalt til Kontaktutvalget (utvalg for representanter fra arbeidstagerorganisasjonene). Foretaket gjennomfører også årlige samlinger med alt merkantilt personell. TFK Eiendom har ikke et system for gjennomføring av brukerundersøkelser. 5.3 TFK Eiendom og arealutnyttelse I fylkeskommunens langtidsprioriteringar pekes det på at enkelte skoler har et høyt arealsnitt pr. elev. Det sies at man i planperioden må utarbeide tiltak for å optimalisere arealbruken. Under befaring av skolene er det også registrert mange skolebygg som ikke er konstruert for det formålet de har i dag. Dette er uheldig og kostnadsdrivende. Å redusere ineffektivt bruk av areal skal prioriteres (fylkestinget sak 19/09 s. 28 i vedlegg). FOBE peker på at nøkkeltall på dette området er et viktig beslutningsgrunnlag for politiske vedtak. Telemark kommunerevisjon IKS 6

9 TFK Eiendom har som langsiktig mål at man innen 1 3 år skal ha synliggjort potensialet i eiendomsmassen. I det ligger å synliggjøre hvor effektiv det er mulig å være, og hva som kan gjøres med det arealet som fristilles. Foretakets strategi for videre arbeid (3 5 år) er at potensialet i eiendomsmassen utnyttes og ligger på et godt nivå. Videre at utviklingen av bygningsmassen skjer i takt med utvikling av primærvirksomheten. Både fylkeskommunen og TFK Eiendom har jevnlig diskusjoner om optimal arealbruk. Det ligger utfordringer i at arealet som står ubrukt på en skole er vanskelig å leie ut til andre. Skal klasser eller linjer flyttes koster dette penger i busstransport. Det er også mange politiske meninger om hvor de ulike klassene / linjene bør ligge osv. Daglig leder for TFK Eiendom og leder for videregående opplæring i Telemark fylkeskommune gjennomfører nå månedlige møter der bl.a. fysisk struktur og pedagogisk innhold i skolen er tema. 5.4 TFK Eiendom og verdibevarende vedlikehold I følge fylkeskommunens langtidsprioriteringar (sak 19/09) er status at det frem til nå er liten/ingen historikk på hva som tidligere er utført av innvendig vedlikehold og tegningsgrunnlag og FDV dokumentasjon er mangelfull. I samme sak ble det vedtatt en presisering innen eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen det skal leggast fram ein plan for den totale eiegedomsforvaltninga i fylkeskommunen, der både investering-, vedlikehaldsbehov og moglege avhendingar vert utgreidd. I denne skal også investeringsrekkefylgjen for bygg drøftast. Dette er i tråd med FOBE i Årshjul for godt eierskap som mener at en begrunnet og kostnadsregnet vedlikeholdsplan kanskje vil være det viktigste dokumentet en FDV avdeling (f.eks TFK Eiendom) kan gi ledelsen, ved siden av å synliggjøre kostnadene ved forvaltning, drift og vedlikehold totalt. I 2008 besøkte Arbeidstilsynet tre skoler i fylket. Innvendige vedlikeholdsplaner manglet. Våren 2009 fikk skolene pålegg om å opprette vedlikeholdsplaner med frist innen utløpet av TFK Eiendom er i rute med arbeidet. Foretaket har nylig gått til innkjøp av Facilit som er en webbasert forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) løsning for bedre vedlikeholdsplanlegging og oppfølging av internkontrollrutiner, samt dokumentasjon og presentasjon av bygningsmassen i egen eiendomsbok. Systemet skal også brukes til branndokumentasjon for hele bygningsmassen ( 5.5 TFK Eiendom og kostnadseffektiv eiendomsforvaltning Kostnadene til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (oppgradering) anbefales å optimaliseres i et livsløpsperspektiv, slik at man når de fastsatte målene for eiendomsforvaltningen med lavest mulig samlet årskostnad. Telemark kommunerevisjon IKS 7

10 Ved store nyinvesteringer bruker TFK Eiendom NS 3454 som fastlegger hovedposter for forholdet mellom årlige kostnader 2, livssykluskostnader 3, levetidskostnader 4 og årskostnader 5 innen FDV. Konseptet er å danne et helhetlig bilde av et produkts livssyklus. Det gir et godt grunnlag for utvikling av egne nøkkeltall og oversikt over faktisk kostnad på arealet. Det gir også grunnlag for å sammenligne egne eiendommer med hverandre. TFK Eiendom bruker ikke livsløpsperspektiv (slik det anbefales i NOU 2004: 22) i sin økonomiplanlegging. Foretaket forholder seg til fylkeskommunens økonomiplan og budsjettår. Fylkesadministrasjonen etterspør økonomiske langtidsplaner fra foretaket fordi det er viktig for fylkeskommunens fremtidige økonomiplanlegging. 5.6 TFK Eiendom og målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter Løpende endringer av krav og forutsetninger for foretaket fanges opp og koordineres under dialog med fylkesrådmann. En dialog både fylkesrådmann og daglig leder i TFK Eiendom finner å fungere godt. Daglig leder i TFK Eiendom deltar for å informere i rådmannens lederteam innen FDVU annenhver måned. Det gjennomføres faste møter mellom leder for videregående opplæring og daglig leder i TFK Eiendom for å koordinere fysisk struktur og pedagogisk innhold i skolen. Leder for videregående opplæring og daglig leder i TFK Eiendom mener at dialogen fungerer godt. Når det gjelder lovkrav og eventuelle endringer av disse, er daglig leder ofte i kontakt med fylkesadvokaten. TFK Eiendom møter av og til på Rektorenes lederforum og deltar på møtene i Kontaktutvalget. Det skal fra 2010 gjennomføres to årlige besøk ute på virksomhetene og årlige møter med alt merkantilt personell samlet. Foretaket får tilsendt oppdatert informasjon fra relevante kilder som for eksempel Kommunenes Sentralforbund, departementer og FOBE. Styreleder i TFK Eiendom peker på at en av fordelene med TFK Eiendom, er at daglig leder setter problemstillinger innen eiendomsforvaltning på dagsorden. Hvordan foretaket handterer større endringer i krav og forutsetninger internt og i sine omgivelser, vil potensielt sett kunne gjenspeiles i foretakets målstyringsarbeid. 5.7 TFK Eiendom og økonomiske rammebetingelser Kommunene og fylkeskommunene eier om lag 9 prosent av landets samlede bygningsmasse, eller om lag 30 millioner kvadratmeter til en formuesverdi på anslagsvis 300 milliarder kroner. Eksempler på stort vedlikeholdsetterslep i det offentlige er mange. Mangel på planmessig vedlikehold påvirker arbeidsmiljøet for brukerne av bygget i negativ retning og resulterer ofte i behov for kostnadskrevende utbedringer (NOU 2004:22). I følge fylkestingets langtidsprioriteringar er status for etterslep på vedlikehold på eiendomsmassen til Telemark fylkeskommune på 310 mill kroner. Våre intervjuobjekter 2 Beregnede eller registrerte kostnader for de enkelte år. Stilles opp iht kontoplan i NS Livssykluskostnader omfatter alle kostnader i løpet av en bygnings/bygningsdels levetid: Investering ved anskaffelse; FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) i driftsfasen; restkostnad/verdi ved riving/salg. 4 Summen av alle kostnader neddiskonert til nåverdi. 5 Annuitet (like årlige kostnader) av levetidskostnaden. Telemark kommunerevisjon IKS 8

11 mener TFK Eiendom er underfinansiert i forhold til sin vedlikeholdsoppgave. Samtidig peker noen på at et kostnadsoptimalt nivå på vedlikeholdet ikke er en gitt standard. Ved foretakets oppstart skulle det settes av penger i et fond. Slik kunne det gis bedre vilkår og tilstrekkelig handlefrihet til å prioritere vedlikeholdsoppgaver ut fra et faglig perspektiv. Fondet ble aldri etablert. I forhold til nasjonale rammer er det slik at man får større bevilgninger når man velger å bygge nytt, enn når man skal vedlikeholde allerede eksisterende bygg. Derfor velger mange å bygge nytt fremfor å pusse opp det som er gammelt. 6 Etter vedtak i fylkestinget (sak 19/09) skal det i perioden komme på plass en plan som viser den totale eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen med utredet investeringsog vedlikeholdsbehov og med mulige salg. Det vil være første gang fylkestinget som eier får en slik fullstendig oversikt. 5.8 TFK Eiendom og organisering Når det gjelder eiendomsforvaltningen som egen enhet peker FOBE i Årshjul for godt eierskap på at erfaring fra andre kommuner og diverse kartlegginger synes å peke i samme retning og det er at selvstendige enheter med profesjonell forvaltning og drift, gir best resultater. Det viktige er en selvstendig enhet med myndighet til å styre virksomheten både for nybygg og vedlikehold av eksisterende bygninger og eiendommer (Jødahl, Horjen og Strand 2007). Nye vedtekter for TFK Eiendom er i tråd med det FOBE anbefaler når vedlikeholdsansvaret sentraliseres (Fylkestinget sak 38/09) og legges til en profesjonell aktør. Fram til 2010 har den enkelte skole hatt ansvar for innvendig vedlikehold. I rapport fra arbeidsgruppen som drøftet ny organisering (høsten 2008) ble det pekt på at man ute på virksomhetene hadde manglet kompetanse til å prioritere vedlikeholdsbehov, innkjøp av vedlikeholdstjenester og utførelse av løpende vedlikehold. TFK Eiendom fikk tilbakemelding fra driftspersonell hos leietakerne at man savnet en overordnet fagmyndighet på området. Det er med gammel organisering utarbeidet særdeles få, om noen, vedlikeholdsplaner innenfor virksomhetenes ansvarsområder. En samling av ansvaret vil tydeligere synliggjøre det totale behovet for vedlikehold, muliggjøre en bedre faglig prioritering og optimalisere vedlikeholdet (vedlegg til sak 38/09, forslag til utvikling av eiendomsforvaltningen i TFK). Kompetansen i foretaket har stadig blitt hevet. Når det er sagt, stiller intervjuobjekter spørsmål ved foretakets evne til å foreta økonomiske kalkyler særlig ved langtidsplanlegging og utviklingsprosjekter. Som det påpekes, er det å kunne utarbeide gyldige økonomiske kalkyler viktig for fremtidig budsjettplanlegging i fylkeskommunen og for å unngå store budsjettsprekker i utviklingsprosjekter. Når det gjelder samarbeid så vises det til gjennomgang over. FOBE i årshjul for godt eierskap peker spesielt på at god kommunikasjon mellom FDV leder og rådmann (evt. rådmannens utpekte delegerte) er en avgjørende faktor for god drift. Kommunikasjonen både 6 Opplyst av TFK Eiendom på oppstartsmøte for prosjektet. Telemark kommunerevisjon IKS 9

12 mellom rådmann og daglig leder i TFK Eiendom og leder for videregående opplæring og daglig leder i TFK Eiendom oppfattes å være god fra alle parter. Videre blir det understreket at god kommunikasjon opp mot politisk nivå med mulighet for direkte kommunikasjon mellom FDV leder (her daglig leder i TFK Eiendom) og politisk ledelse er viktig. I henhold til TFK Eiendoms vedtekter om styrets sammensetning, skal minst ett av styremedlemmene med personlig varamedlem være fast medlem i fylkestinget. I dag er to av styrerepresentantene i foretaket representanter i fylkestinget. Styreleder er representant i fylkestinget og fylkesutvalget, og sitter som leder for hovedutvalget for kompetanse. 5.9 TFK Eiendom og planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Her legges krav til aktiviteter og ressursbruk ut fra vedtatte mål, og til å rapportere tilstand, prosesser og resultater i forhold til målene. Omfanget av evaluerings-, planleggings- og styringssystemer må tilpasses de praktiske behovene slik at også denne delen av eiendomsforvaltningen blir kostnadseffektiv. Som nevnt ovenfor er både Telemark fylkeskommune og TFK Eiendom i gang med å innføre målstyringskonsept i sine organisasjoner. Dette er system som har potensial til å ivareta dette kriteriet på en god måte. TFK Eiendom rapporterer til fylkestinget med tertialrapporter og årsberetninger med årsregnskap TFK Eiendom og lovpålagte krav De sju ansatte i foretaket spiller alle en viktig rolle innen forvaltning og oppdatering av lovpålagte krav. Daglig leder er jevnlig i kontakt med fylkesadvokaten. Fylkesrådmann spiller en aktiv rolle, både inn mot TFK Eiendom og ut mot skolene. Videre holder man seg oppdatert på lovverk, forskrifter, norske standarder med kurstilbud via e-post fra departementer, KS, FOBE osv. Telemark kommunerevisjon IKS 10

13 6 Kildereferanser Intervju / møte: Oppstartsmøte med daglig leder og styreleder i TFK Eiendom Individuelle intervjuer med fylkesrådmann, fagsjef økonomi, fylkesopplæringssjef i Telemark fylkeskommune, daglig leder for TFK Eiendom Litteratur og dokumenter: Fylkestinget sak 46/00, vedtekter og forretningside - TFK Eiendom Fylkestinget sak 19/09, langtidsprioriteringar Fylkestinget sak 38/09, Endring av vedtekter og forretningside TFK Eiendom Vedlegg til fylkestingets sak 38/09, rapport Utvikling av eiendomsforvaltningen i TFK Styret i TFK Eiendoms vedtatte mål, visjon og strategier TFK Eiendoms styreplan for 2009 TFK Eiendoms årsberetninger for 2006, 2007 og 2008 NOU 2004:22:13, Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Årshjul for godt eierskap: Jødahl, Horjen og Strand (2007) LOV: nr. 107 Lov om kommuner og fylkeskommuner. FOR: nr Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Bedre eierskap i kommunene: Forum for Offentlige Bygg og eiendommer FOBE, 2007 Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde, 2008 Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold En veileder for folkevalgte og rådmenn, 2008/2009 Moderne organisasjoner; trender i organisasjonstenkningen ved tusenårsskiftet: Røvik, Kjell Arne (1998) Fagbokforlaget. Multiconsult presentasjon: 7 Vedlegg Vedlegg nr. 1: Høringssvar fra fylkesrådmannen Vedlegg nr. 2: Høringssvar fra TFK Eiendom Telemark kommunerevisjon IKS 11

14 VEDLEGG Vedlegg nr. 1: Høringssvar fra fylkesrådmannen Telemark kommunerevisjon IKS 1

15 Vedlegg nr. 2: Høringssvar fra TFK Eiendom Statusrapport TFK Eiendom Telemark fylkeskommune VEDLEGG Telemark kommunerevisjon IKS 2