Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK)

Transkript

1 Skjetlein grønt kompetansesenter () BAKGRUNN Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune vedtok 1 å bestille en forvaltningsrevisjon knyttet til : 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter 2. Utvalget ber revisjonen utarbeide et forslag til innretning på prosjektet inkludert ressursramme og leveringsfrist til neste møte I saksutredningen vises det til plan for forvaltningsrevisjon 2, der forvaltningsrevisjon av fremgikk som ett av de prioriterte prosjektene i perioden. Etter at plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt forelå det en utredning til fylkestinget 3 knyttet til måloppnåelse, ressursbruk og organisering av. Fylkestinget vedtok å avvikle kompetansesenteret i sin nåværende form, men vedtok også å gå i dialog med næringen med sikte på reetablering av virksomheten. I saken om bestillingen fra kontrollutvalget vises det til at en gjennomgang av organiseringen og arbeidet med kan derfor tenkes å ha en viktig læringseffekt da Fylkeskommunen har opprettet Blått kompetansesenter på Frøya og er involvert i utredning av et mulig fremtidig kompetansesenter for prosessindustrien. I saksutredningen vises det videre til hvordan har fulgt opp knyttet til organisering og økonomistyring, som mulige innretning på forvaltningsrevisjonen. Dette for å se om har vært underlagt betryggende styring og kontroll. Det ble etablert rådgivende organer i tilknytning til der fylkeskommunen og eksterne parter var involvert. En vurdering om disse har fungert etter hensikten er også relevant i denne undersøkelsen. 1.1 FYLKESTINGETS FØRINGER FOR ETABLERING OG DRIFT AV GKS Fylkestinget vedtok i 2010 å lokalisere i gammelfjøset ved Skjetlein vgs. I 2011 ble organisering drift, økonomi og faglige fokusområder for vedtatt i Fylkestinget 4. Følgende er relevant fra vedtaket for denne undersøkelsen: 1 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016a) 2 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016b) 3 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016c) 4 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011b) side 1 av 6

2 1. Organisasjonsform og eierskap Fylkestinget understreker at det er viktig at gis gode forutsetninger til å kunne bli et godt verktøy for næringsutvikling gjennom ett partnerskapssamarbeid mellom ulike offentlige og private aktører. For å få til dette på en best mulig måte er det viktig at får legitimitet og nødvendig handlingsrom til å bygge opp og utvikle senteret. Det er videre viktig at dette skjer i tett samarbeid med Skjetlein videregående skole og Regut (næringsteam). Fylkestinget vedtar at blir organisert som en avdeling underlagt fylkesrådmannen. Etter to år skal det gjøres en evaluering av den valgte organisasjonsformen med sikte på et endelig vedtak i Fylkestinget om senterets organisasjonsform og eierskap. Hensikten med kompetansesenteret må vektlegges i evalueringen. 2. Organisering og drift Fylkestinget vedtar at det nåværende ressurssenteret ved Skjetlein videregående skole fases inn i når senteret etableres. Fylkestinget vedtar at stillingsressursen økes fra de to stillingene det nåværende ressurssenteret ved Skjetlein har til tre når etableres. Det skal tilsettes en daglig leder for. Kostnadene ved den nye stillingen dekkes av senterets økte inntekter. Fylkestinget vedtar videre at det etableres et faglig samarbeidsforum bestående av sentrale aktører i det «grønne» partnerskapet i fylket, som kan bidra med råd og kompetanse i utviklingen av senteret. Det fremmes en egen sak til fylkestinget som drøfter dette forumets sammensetning. Det bør også vurderes å opprette et internt forum på kompetansesenteret når dette er kommet i drift. 3. Økonomi/økonomiske avklaringer Aktivitetsnivå må planlegges og leiepriser legges på et nivå som gjør at senteret går i økonomisk balanse. Det må arbeides for å benytte øvrige finansieringskilder som f.eks. LMD, i størst mulig grad. side 2 av 6

3 Det ble senere i fylkestinget vedtatt 5 å opprette et bredt sammensatt faglig samarbeidsforum for, både eksternt og internt. Daglig leder ved skulle koordinere og administrere det faglige samarbeidsforumet og det skulle minimum være møter hvert halvår. Det ble pekt på følgende aktuelle samarbeidspartnere eksternt: Bondelaget, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Trondheim kommune, Norsk landbruksrådgiving, Tine rådgiving, SINTEF, NILF (Norsk institutt for landbruksøkonomisk forskning), Bioforsk Økologisk, HIST og Innovasjon Norge. Det ble videre pekt på interne aktører: Ledelsen ved Skjetlein vgs., to politiske representanter fra Nærings- og nyskapingskomiteen og opplæringskomiteen, fylkesrådmannen samt daglig leder ved i samarbeidsforumets sammensetning. På s hjemmeside vises det til at kompetansesenteret har gir tilbud om kompetansetiltak til landbruket og andre grønne næringer. er samlokalisert med Skjetlein vgs. og har ett auditorium og tre mindre møterom. I tillegg rommer det ca. 30 kontorplasser med eksterne leietakere. Fokusområdene for virksomheten er: fornybar energi, økologisk landbruk, tjenesteproduksjon på gården og lokal mat. GKS er underlagt ansvarsområdet til Regional utvikling i. På hjemmesiden vises det til kursaktivitet i s regi, høsten AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Vi ser at fylkesrådmannen har gitt en redegjørelse for måloppnåelse og er enig i at det er mindre hensiktsmessig å belyse dette området nærmere for fylkestinget. Vi ser at spørsmålet knyttet til om fylkesrådmannen har hatt betryggende styring og kontroll med fra opprettelsen kan beskrives nærmere, dette for å se om det er mulige erfaringer man kan ta med seg i videre arbeid med tilsvarende virksomheter. Det er opprettet rådgivende organer i tilknytning til senteret med både eksterne og interne deltakere. Det kan være nyttig å belyse om rådgivende organer har fungert etter hensikten og eventuelle utfordringer man har møtt for å hente ut læringsperspektiver. 5 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011a) side 3 av 6

4 2.2 PROBLEMSTILLING 1. Beskrivelse av prosess knyttet til etablering og avvikling/reetablering av Skjetlein grønt kompetansesenter. 2. Har Skjetlein grønt kompetansesenter () blitt implementert i tråd med Fylkestingets intensjoner og føringer? Følgende spørsmål vil være aktuelle å belyse: a. Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for? b. Har hatt tydelige målsettinger for sin virksomhet? c. Har gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med senteret? d. Har fylkesrådmannen hatt betryggende kontroll med fra etablering? e. Har blitt evaluert jevnlig siden etablering? f. Har Fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved fra etablering og fram til avvikling? REVISJONSKRITERIER De viktigste kriteriene for å undersøke hovedproblemstillingen finner vi i Fylkestingets vedtak knyttet til etablering av. Disse er: FT sak 61/2010 etablering av innhold og lokalisering FT sak 32/2011 organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder FT sak 95/2011 Faglig samarbeidsforum for I tillegg er det rimelig å anvende kommunelovens 6 krav til målrettet og effektiv drift samt pålitelig rapportering og oppfølging. Det fremgår av kommunelovens 23.2 at fylkesrådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen nærmere føring på hva som er kravet til betryggende kontroll. I endringer av kommuneloven 7 fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet. Det er ledelsen i en organisasjon som 6 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 1993) 7 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 2003) side 4 av 6

5 har ansvaret for å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem 8. Det å etablere strukturer, rapporteringslinjer og myndighet og ansvar som er egnet for å oppnå vedtatte målsettinger knyttet til økonomi og organisering er relevant å se nærmere på i denne undersøkelsen. METODE I denne undersøkelsen vil vi innhente data gjennom intervju, regnskap og gjennomgang av øvrige relevante dokumenter som vedrører s drift. Det vil bli behov for å innhente dokumentasjon for rutiner og prosedyrer knyttet til å sikre at forutsetninger for ivaretas og hva som er gjennomført vedrørende å følge opp økonomisk drift. Revisor vil også se på organisering av samarbeidsforumet og om forutsetningene er ivaretatt. I dette arbeidet kan det være mulig å gjennomføre en spørreundersøkelse med de aktuelle aktører i samarbeidsforumet for å innhente deres oppfatninger knyttet til samarbeidsforumenes drift og forutsetninger for dette, alternativt et utvalg av intervju med disse. Metode i korte trekk: Intervju av sentrale aktører for oppfølging og drift av i. Gjennomgang av dokumenter/regnskap som omhandler. Gjennomgang av referater fra samarbeidsmøter til. Spørreundersøkelse med samarbeidspartnere i samarbeidsforum (alternativt et utvalg av disse til intervju) ORGANISERING, RESSURS OG LEVERANSE Oppdragsansvarlig for prosjektet vil være Tor Arne Stubbe, mens Arve Gausen vil være prosjektmedarbeider. Det er avtalt levering av rapport innen innenfor en ressurs på inntil 300 timer. 8 (COSO 2013) side 5 av 6

6 REFERANSER COSO, Internkontroll - et integrert rammeverk. Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Lov om endringer i kommuneloven, Norge. Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), Norge. Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2016a. Bestilling av FR -, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2011a. Faglig samarbeidsforum, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2016b. Plan for forvaltningsrevisjon, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2011b. - organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2016c. -gjennomgang av målooppnåelse, ressursbruk og organisering, side 6 av 6