Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK)

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK) Sør-Trøndelag fylkeskommune Desember TITTEL - 1

2 2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden juni desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Tor Arne Stubbe /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen /s/ Prosjektmedarbeider 3

4 Sammendrag Denne rapporten belyser opprettelsen av Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK), utvalgte forhold knyttet til utvikling og drift av SGK, og viser avslutningsvis hvor langt fylkeskommunen er kommet i sitt arbeid med avvikling og reetablering. Revisor har ikke gjort vurderinger knyttet til etablering eller avvikling av kompetansesenteret. SGK var formelt i drift fra til Revisor har overordnet vurdert hvorvidt Skjetlein grønt kompetansesenter er implementert i tråd med Fylkestingets vedtak. I dette har revisor sett på om det er etablert tydelige og effektive styringsstrukturer, om SGK har hatt tydelige målsettinger og tiltaksplaner, og om det er gjennomført aktiviteter i tråd med målene. Med bakgrunn i at SGK ble opprettet med betydelig politisk interesse og at det var forutsatt at SGK ble evaluert, så har det vært viktig å belyse hvorvidt politisk nivå har vært tilstrekkelig informert om utviklingen og hvorvidt evaluering er gjennomført. Rapporten konkluderer med at styring og oppfølging av SGK har hatt vesentlige mangler siden etablering. Revisor baserer dette på opplysninger om at ledelsen ved SGK ikke hadde tilfredsstillende tilgang til økonomisystem, rapporteringssystem og saksbehandlings/arkivsystem før i februar Rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum, som ble opprettet for å støtte opp under drift og utvikling ved SGK, har ikke avholdt møter siden Økonomisk styring og kontroll er i liten grad utøvd da SGK enten ikke har hatt budsjett eller har hatt lite realistiske budsjett å styre etter. SGK har hatt tydelige strategiske satsingsområder for sin virksomhet, men det er ikke utarbeidet tiltaksplaner for å operasjonalisere disse og prioritere aktivitet. SGK har ikke klart å øke aktivitetsnivået knyttet til satsingsområdene, med unntak av satsning på fornybar energi. SGK har ikke blitt evaluert etter to år fra etablering som forutsatt av fylkestinget. Fylkestinget har vært orientert om enkelte forhold ved SGK gjennom årsrapport for STFK, men det er ikke gitt noen helhetlig vurdering orientering om drift, økonomi eller organisering. Revisor vurderer at utfordringene knyttet til akkumulert merforbruk og merkantile utfordringer måtte være kjent våren 2014, og at det burde vært fremmet en politisk sak om evaluering av SGK. 4

5 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Skjetlein grønt kompetansesenter Undersøkelsesopplegget Avgrensninger Problemstilling Revisjonskriterier Metode Etablering av SGK Framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag Prosjekt grønt kompetansesenter ved Skjetlein Er SGK implementert i tråd med fylkestingets vedtak? Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for SGK? Kriterie Data...17 Fylkesrådmannens styringsdialog med SGK...17 Rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum...18 Regnskapstall/budsjett for SGK...19 Stillinger i SGK Vurdering Har SGK hatt tydelige målsettinger og tiltaksplaner for sin virksomhet? Kriterie Data...24 Strategiske planer...24 Tiltaksplaner Vurdering Har STFK gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med SGK? Kriterie Data

6 Kursaktivitet...25 Økologisk produksjon og lokal mat...26 Fornybar energi...26 Tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser Vurdering Har SGK blitt evaluert jevnlig siden etablering? Kriterie Data...28 Evaluering av SGK Vurdering Har Fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved SGK fra etablering og fram til avvikling? Kriterie Data Vurdering Læringsmomenter Avvikling og reetablering av SGK Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefaling...34 Tabell Tabell 1. Regnskapstall for ressurssenteret i 2010 og budsjett for SGK...19 Tabell 2. Regnskap/budsjett for SGK i perioden Tabell 3. Tidslinje for SGK...22 Tabell 4. Oversikt deltakelse på kurs Figurer Figur 1. Hovedtrekk i prosessene rundt SGK Figur 2. Organisering av Skjetlein grønt kompetansesenter

7 1 Innledning 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune vedtok i KU-sak 32/16 å bestille en forvaltningsrevisjon knyttet til Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK). I saksutredningen vises det til plan for forvaltningsrevisjon 1, der forvaltningsrevisjon av SGK fremgikk som et av de prioriterte prosjektene i perioden. Etter at plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt forelå det en utredning fra fylkesrådmannen til fylkestinget 2 knyttet til måloppnåelse, ressursbruk og organisering av SGK. Fylkestinget vedtok å avvikle kompetansesenteret i sin nåværende form, men vedtok også at fylkesrådmannen går i dialog med næringen samt Nord-Trøndelag med sikte på reetablering av virksomheten. Kursvirksomheten vurderes tilbakeført til Skjetlein videregående skole. I saken om bestillingen fra kontrollutvalget vises det til at en gjennomgang av organiseringen og arbeidet med SGK kan ha en viktig læringseffekt da STFK har opprettet Blått kompetansesenter på Frøya og er involvert i utredning av et mulig fremtidig kompetansesenter for prosessindustrien. I saksutredningen vises det videre til at en forvaltningsrevisjon kan undersøke hvordan STFK har fulgt opp SGK knyttet til organisering og økonomistyring. Dette for å se om SGK har vært underlagt betryggende styring og kontroll. Det ble etablert rådgivende organer i tilknytning til SGK der fylkeskommunen og eksterne parter var involvert. En vurdering om disse har fungert etter hensikten er også relevant i denne undersøkelsen. 1.2 Skjetlein grønt kompetansesenter SGK skulle bli en møteplass for næringen selv, elever i videregående opplæring, studenter fra høyere utdanning, FoU-aktører og andre grønne kompetansemiljø. Videre heter det at enheten skulle bli en sentral landbruksfaglig samarbeidspartner i Midt-Norge generelt og Sør-Trøndelag spesielt, samt en kunnskapsbase som bidrar til utvikling utover fylkets grenser 3. I figuren under gjengis noen vesentlige punkt knyttet til prosessen med å etablere, drifte og avvikle/reetablere Skjetlein grønt kompetansesenter. 1 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016a) 2 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016c) 3 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2012) 7

8 Figur 1. Hovedtrekk i prosessene rundt SGK Samtaler om Framtidig landbruksutdanning i ST ( ) Prosjekt Skjetlein grønt kompetansesenter ( ) Fylkestinget vedtar etablering av SGK ( ) SGK formelt etablert og i drift ( ) SGK vedtas avviklet med sikte på reetablering ( ) Prosessene forut for behandles i kapittel 3 i rapporten. Ulike forhold knyttet til perioden , driftsfasen, behandles i kapittel 4. Til slutt oppsummeres perioden etter vedtak om avvikling av SGK i kapittel 5. 8

9 2 Undersøkelsesopplegget Denne delen av rapporten redegjør for revisors undersøkelser i forbindelse med forvaltningsrevisjonen. Det vises til hvilke avgrensinger som er gjort, hvilke problemstillinger som er belyst, hvilke kriteriekilder som er anvendt og hvilke data som er samlet inn. 2.1 Avgrensninger Fylkesrådmannen har gitt en redegjørelse for måloppnåelse 4, og det er mindre hensiktsmessig å belyse dette området nærmere for fylkestinget. Vi ser at spørsmålet knyttet til om fylkesrådmannen har hatt betryggende styring og kontroll med SGK fra opprettelsen kan beskrives nærmere, for å se om det er mulige erfaringer man kan ta med seg i videre arbeid med tilsvarende virksomheter. Det er opprettet rådgivende organer i tilknytning til senteret med både eksterne og interne deltakere. Det kan være nyttig å belyse om rådgivende organer har fungert etter hensikten og eventuelle utfordringer man har møtt for å hente ut læringsperspektiver. Vi har ikke vurdert personalmessige forhold, årsaker til sykefravær, og oppfølging av dette i SGK for perioden i denne undersøkelsen. 2.2 Problemstilling 1. Beskrivelse av prosess knyttet til etablering og avvikling/reetablering av Skjetlein grønt kompetansesenter. Første del av problemstillingen, etablering av SGK, belyses i kapittel 3. Andre del av problemstillingen, avvikling/reetablering av SGK, belyses i kapittel Har Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK) blitt implementert i tråd med Fylkestingets intensjoner og føringer? Følgende spørsmål er belyst: a. Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for SGK? b. Har SGK hatt tydelige målsettinger for sin virksomhet? c. Har SGK gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med senteret? d. Har SGK blitt evaluert siden etablering? e. Har Fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved SGK fra etablering og fram til avvikling? Disse problemstillingene belyses i kapittel 4. 4 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016c) 9

10 2.3 Revisjonskriterier De viktigste kriteriene for å undersøke hovedproblemstillingen finner vi i Fylkestingets vedtak knyttet til etablering av SGK. Disse er: FT sak 61/2010 etablering av SGK innhold og lokalisering FT sak 32/2011 SGK organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder FT sak 95/2011 Faglig samarbeidsforum for SGK FT sak 162/11 Strategiske planer for SGK FU sak 378/2011 Rådgivende utvalg for SGK I tillegg er kommunelovens 5 krav til målrettet og effektiv drift, samt pålitelig rapportering og oppfølging relevante i denne undersøkelsen. Det fremgår av kommunelovens 23.2 at fylkesrådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen nærmere føring på hva som er kravet til betryggende kontroll. I endringer av kommuneloven 6 fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet ved at avvik og risiko følges opp og at internkontrollen dokumenteres. Det er ledelsen i en organisasjon som har ansvaret for å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem 7. Det å etablere strukturer, rapporteringslinjer og myndighet og ansvar som er egnet for å oppnå vedtatte målsettinger har vært relevant å se nærmere på i denne undersøkelsen. 2.4 Metode I denne undersøkelsen har vi innhentet data gjennom intervju, regnskap og gjennomgang av øvrige relevante dokumenter som vedrører SGKs drift. Det er videre innhentet dokumentasjon for rutiner og prosedyrer knyttet til SGK. Revisor har også fremskaffet informasjon om faglig samarbeidsforum og rådgivende utvalg er etablert i samsvar med føringer. Det er videre gjennomført intervju med følgende aktører: 5 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 1993) 6 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 2003) 7 (COSO 2013) 10

11 Intervju med: Fylkesdirektør regional utvikling og seniorrådgiver regional utvikling (oppstartsmøte) Fagsjef administrativ gruppe, Regional utvikling Prosjektleder for etablering av SGK fagenhet for vgo. Rektor Skjetlein vgs. Tidligere daglig leder SGK Siste daglig leder SGK Det har i tillegg vært dialog på e-post med flere av de som er nevnt foran samt tidligere Fylkesdirektør regional utvikling. Tilsammen anses dette å være tilstrekkelig dokumentasjon for å besvare problemstillingene i undersøkelsen. 11

12 3 Etablering av SGK I dette kapittelet vil vi belyse første del av problemstilling 1, altså prosessen fram mot etablering av Skjetlein grønt kompetansesenter fra 2006 til Problemstilling 1 er beskrivende og vil ikke omfatte kriterier eller vurderinger. I tabellen under vises det til noen holdepunkter i forarbeidene til SGK: Tabell 1 Tidslinje for prosjektet SGK År Dato Sentrale hendelser i SGK 2006 Januar Arbeidet med framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag igangsatt Juni FT sak , Framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag Februar Prosjekt Skjetlein grønt kompetansesenter opprettet jun FT sak , Etablering av Skjetlein grønt kompetansesenter innhold, organisering og lokalisering apr FT sak , organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder jun FT sak , Faglig samarbeidsforum for SGK 2011 oktober Ansettelse (fast) av daglig leder des FU-sak , Rådgivende utvalg for Skjetlein grønt kompetansesenter des FT sak , Strategiske planer for lokal mat og gårdens ressurser 2011 desember Ansettelse (engasjement) av prosjektleder fornybar energi prosjekt + diverse jan SGK formelt etablert 3.1 Framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag I januar 2006 startet man arbeidet som resulterte i etablering av SGK. Da møttes representanter fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Bondelaget, og STFK for å drøfte muligheten for å styrke landbruksutdanningen i fylket. Konklusjonene fra dette møtet førte til at det ble nedsatt en arbeidsgruppe som skulle utrede den framtidige landbruksutdanningen i Sør-Trøndelag. Mandatet til arbeidsgruppen ble som følger: 1. Skape et tilbud i landbruksutdanningen som ivaretar behovet for tradisjonelle og nye næringer i landbruket, tilpasset dagens og framtidens tilbud og etterspørsel i markedet 2. Skape oppmerksomhet rundt tilbudet slik at det får tilstrømming av nye elevgrupper 3. Sikre ressurser til å utvikle tilbud i samråd med andre aktører Arbeidsgruppen leverte sin rapport i mai 2007 som blant annet konkluderte med å utvikle et grønt kompetansesenter på Skjetlein videregående skole. Fylkestinget behandlet saken i juni 2007, hvor det ble vedtatt å utvikle et prosjekt for grønt kompetansesenter ved skolen. 12

13 3.2 Prosjekt grønt kompetansesenter ved Skjetlein Prosjekt grønt kompetansesenter ved Skjetlein ble etablert i 2008 med en styringsgruppe bestående av deltakere fra fylkestinget, fylkesmannen, Sør-Trøndelag bondelag og ansatte fra STFK. Arbeidet til styringsgruppen utledet i en sak til fylkesutvalget om mulig etablering av et grønt kompetansesenter på Skjetlein. Fylkesutvalget vedtok videre å utrede lokalisering for kompetansesenteret i «Gammelfjøset» ved Skjetlein. I begynnelsen av 2010 ble navn på prosjektet endret til Skjetlein grønt kompetansesenter SGK. Rammeplan og planverk for etablering av SGK ble behandlet av Fylkestinget i juni Den faglige politiske oppfølgingen av SGK ble lagt til Nærings- og nyskapingskomiteen og administrativt underlagt fylkesdirektør for regional utvikling. Fylkestinget vedtok i 2010 å lokalisere SGK i gammelfjøset ved Skjetlein vgs. Det ble innvilget en investering (40 mill.) knyttet til rehabilitering av Gammelfjøset for å tilpasse behovet for lokaler til SGK. I 2011 vedtok Fylkestinget 8 at SGK skulle være organisert som en avdeling direkte underlagt fylkesrådmannen, og ikke en avdeling underlagt videregående skole (fylkesrådmannens innstilling). Videre at det etter to år skulle gjøres en evaluering av den valgte organisasjonsformen med sikte på et endelig vedtak i Fylkestinget om senterets organisasjonsform og eierskap. Hensikten med kompetansesenteret skulle vektlegges i evalueringen. Det daværende ressurssenteret ved Skjetlein videregående skole skulle fases inn i SGK. I tillegg skulle stillingsressursen økes fra de to stillingene til ressurssenteret ved, til tre når SGK ble etablert. Rektor ved Skjetlein vgs. viser til at det tidligere ressurssenteret var en avdeling underlagt skolen frem til avvikling. I denne perioden var det daværende kontorleder på Skjetlein vgs. som fulgte opp ressurssenterets drift knyttet til økonomi og øvrige krav. Det var to ansatte i ressurssenteret, hvor begge hadde ca. 100 % stillinger. Kursvirksomheten ved ressurssenteret var relativt stabil med blant annet: voksenagronomkurs, blomsterdekoratør, anleggsmaskinførerkurs, motorsagkurs og laftekurs. Merkantile oppgaver ble utført av skolen, eksempelvis føring av regnskap og fakturering. Ressurssenteret hadde et underskudd ved avvikling som ble overført til SGK ved oppstart. Fylkestinget vedtok videre at det skulle tilsettes en daglig leder for SGK, som tiltrådte høsten I løpet av prosjektet ble de faglige satsingsområdene for SGK avgrenset til fire 8 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011b) 13

14 fokusområder: økologisk produksjon, fornybar energi, tjenesteproduksjon, som «Inn på Tunet», og lokal mat og småskala matproduksjon. Det ble også besluttet å legge til rette for etablering av et utviklingsmiljø for kunnskapsintensive «grønne» aktører gjennom utleie av kontorarealer. Aktivitetsnivået skulle planlegges og leiepriser skulle legges på et nivå som medførte at senteret gikk i økonomisk balanse. Senterets utgifter ble i vedtaket antatt hovedsakelig å være fordelt på lønn til egne ansatte, FDV-kostnader for «Gammelfjøset», samt gjennomføring av ulike kurs og andre kompetanseutviklingsaktiviteter. I sluttrapporten fra prosjektet ble kostnadene beregnet til å drive senteret det første ordinære året til kr 4,15 mill. per år, mens inntektene ble beregnet til kr 4,9 mill. Det ble opprettet et rådgivende utvalg av fylkesutvalget 9 hvor man inviterte sentrale eksterne instanser til å delta, samt at STFK ble representert ved fylkesvaraordfører, fylkesdirektør for regional utvikling STFK, rektor ved Skjetlein videregående skole og daglig leder ved SGK. Som et minimum skulle det rådgivende utvalget gjennomføre halvårlige møter. Daglig leder ved SGK skulle ha sekretærfunksjonen for utvalget. Det ble videre vedtatt 10 å opprette et bredt sammensatt faglig samarbeidsforum for SGK, både eksternt og internt. Daglig leder ved SGK skulle koordinere og administrere det faglige samarbeidsforumet og det skulle minimum være møter hvert halvår. SGK skulle være en samarbeidsaktør og deltaker i eksisterende nettverk med eksterne partnere. Der partnerskapet konkluderte med nye behov, skulle SGK ta initiativ til nye samarbeidsarenaer. SGK hadde sitt hovedfokus rettet mot kompetanseutvikling og - formidling, kunnskapsutvikling i samarbeid med FoU- miljø og næringsutvikling i de grønne næringene med bånd til landbruksfaglige miljø. SGK skulle også tilby ulike «grønne» næringsaktører lokaler og kontorfasiliteter for felles lokalisering, dette for å øke samarbeid og samhandling. Forholdene mellom de ulike samarbeidsforaene, ledelsen av kompetansesenteret og fylkeskommunen sentralt, var ifølge sluttrapport for prosjektet for etablering av SGK beskrevet som i figuren under: 9 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011c) 10 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011a) 14

15 Figur 2. Organisering av Skjetlein grønt kompetansesenter Fra nyttår 2012 skulle Prosjekt Skjetlein grønt kompetansesenter bli erstattet av driftsorganisasjonen Skjetlein grønt kompetansesenter. Daglig leder ble tilsatt for å sikre overgangen mellom prosjekt og drift. Leder for ressurssenteret ved Skjetlein vgs var den som ble ansatt som daglig leder ved SGK. Prosjektleder for fokusområdet «Fornybar energi» ble ansatt i desember I følge daglig leder ble det lyst ut stilling som rådgiver/konsulent med ansvar for kurs og arrangement og det var planlagt å lyse ut ny stilling med ansvar for merkantile tjenester. Prosjektet for etablering av SGK viser til at de viktigste utfordringene i etterkant av den politiske behandlingen og i forkant av etablering var å konkretisere praktiske og organisatoriske forhold, disse var: Opprettelse av nytt enhetsnummer og tilknytning til de fylkeskommunale administrative systemer. Avslutning av ressurssenterets virksomhet og økonomi og overføring til den nye enheten. Senterleders status i forhold til administrativ organisering i STFK. Kompetansesenterets forhold til Enhet for regional utvikling. Tilsattes tilhørighet i STFKs organisasjon. Tilganger og avklaring av rutiner i forhold til økonomi, posthåndtering og arkiv. Tilsattes elektroniske tilganger og rettigheter. I følge sluttrapporten for prosjektet ble det funnet gode løsninger på disse utfordringene gjennom dialog med aktuelle enheter og tjenester i fylkeskommunen. Videre heter det at det som har tatt lengst tid og vært mest komplisert, har vært de elektroniske tilgangene til serverbaserte tjenester og arkivsystemet. 15

16 4 Er SGK implementert i tråd med fylkestingets vedtak? Dette kapittelet søker å belyse ulike forhold knyttet til Skjetlein grønt kompetansesenter i perioden Problemstilling 2 i denne forvaltningsrevisjonen legger vekt på om det er etablert styringsstrukturer og mål for virksomheten, om aktiviteter er gjennomført i tråd med målene, om virksomheten er evaluert og om/hvordan status er kommunisert. Revisor har for denne problemstillingen sett på om fylkesrådmannen har sørget for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen nærmere føring på hva som er kravet til betryggende kontroll. I endringer av kommuneloven 11 fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet. Det er ledelsen i en organisasjon som har ansvaret for å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem 12. Det å etablere strukturer, rapporteringslinjer og myndighet og ansvar som er egnet for å oppnå vedtatte målsettinger knyttet til økonomi, drift og organisering er relevant å se nærmere på i denne undersøkelsen. Vi vil i tillegg i undersøkelsen se om relevante områder i følgende vedtak er fulgt opp for SGK: FT sak 61/ Etablering av SGK innhold og lokalisering FT sak 32/2011 Organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder for SGK FT sak 95/2011 Faglig samarbeidsforum for SGK FT sak 162/2011 Strategiske planer for SGK FU sak 378/2011 Rådgivende utvalg for SGK Revisjonskriterier operasjonaliseres nærmere i delkapitlene som følger. 4.1 Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for SGK? Kriterie Fylkestinget vedtok i sak 32/11 at SGK organiseres som en avdeling underlagt fylkesrådmannen. Aktivitetsnivå planlegges og leiepriser legges på et nivå som gjør at senteret går i økonomisk balanse. Det ble videre vedtatt at stillingsressursen skulle økes fra de to 11 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 2003) 12 (COSO 2013); (Kommunal- og regionaldepartementet 2009) 16

17 stillingene ved ressurssenteret til tre når SGK ble etablert, i tillegg til eventuelle prosjektstillinger. Kostnadene ved den nye stillingen skulle dekkes av senterets økte inntekter. Det er fylkesrådmannens ansvar å følge opp SGK på samme måte som øvrige enheter i STFK. Dette gjennom å sikre at rapportering, budsjettering og årsmelding med tilhørende styringsdialog er etablert og følges, jf. kommuneloven Fylkesutvalget vedtok videre å etablere et rådgivende utvalg for SGK som skulle møtes halvårlig hvor daglig leder SGK skulle ha sekretærfunksjon, jf. FU sak 378/2011. Det rådgivende utvalget skulle bistå Fylkesrådmannen og daglig leder ved SGK i diskusjoner om mer konkrete utfordringer knyttet til drift og utvikling av senteret. Videre skulle utvalget ivareta koblinger mellom det nye kompetansesenteret, skolen, partnerskapet og andre relevante ressurspersoner fra de grønne næringene i fylket. Fylkestinget har også vedtatt å opprette et faglig samarbeidsforum hvor daglig leder skulle ha ansvar for å koordinere og administrere utvalget med møter hvert halvår jf. FT sak 95/2011. Det faglige samarbeidsforumet skulle ha en overordnet strategisk rolle hvor utviklingstrekk over tid og visjoner ble drøftet. Det rådgivende utvalget og faglig samarbeidsforum er etablert for å støtte opp om driften av SGK og sikre at forventningene til fylkestinget ble innfridd Data Datakapitlet er delt opp i fire delkapitler som omhandler fylkesrådmannens styringsdialog med SGK, aktivitet i rådgivende utvalg og samarbeidsforum, regnskap/budsjett og stillinger i SGK. Fylkesrådmannens styringsdialog med SGK Tidligere direktør for regional utvikling sier at styringsdialogen som ble etablert ved oppstart av SGK omhandlet jevnlige oppfølgingsmøter, medarbeidersamtaler, rapportering i årsrapport og utfordringsdokument. SGK skulle følge etablerte prosedyrer knyttet til økonomirapportering. Det ble gitt tydelige økonomiske rammer for SGKs drift. Det var forutsatt en god dialog mellom regional utvikling og SGK for å sikre samarbeidet mot næring og videregående opplæring, samt det politiske interessefeltet. Tidligere fylkesdirektør avsluttet sitt arbeidsforhold i STFK, høsten Fylkesdirektør for regional utvikling (Ansatt ) sier i intervju at SGK ble lagt direkte under fylkesrådmannen. Det viste seg at linjene for styring og kontroll av SGK ikke har vært gode nok, hvor rapportering, dialog og øvrig oppfølging hadde mangler. SGK har manglet økonomirutiner, deriblant økonomisk rapportering. Fra 2013 ble det gjennomført faglige oppfølgingsmøter mellom Fylkesdirektør for regional utvikling med stab og daglig leder ved SGK. I følge fylkesdirektør blir det etter hvert mer spissede oppfølgingsmøter, fordi 17

18 fylkesrådmannen så at SGK ikke fungerte tilfredsstillende. I , ble man nødt til å sette inn en god del administrative ressurser fra Regional utvikling som bistand til daglig leder. Blant annet gjaldt dette faktureringsarbeid og etablere systemer for den administrative delen av SGK. Tidligere daglig leder sier at det ble ikke avtalt noen formelle rapporteringspunkter eller fast styringsdialog for oppfølging av SGK, men det ble gjennomført flere møter mellom daglig leder og fylkesdirektør etter behov. Tidligere daglig leder har vært usikker på hvem SGK skulle forholde seg til, da både fylkesdirektør regional utvikling og fagsjef næring og innovasjon etterlyste rapportering, i starten av Tidligere daglig leder sa at de også manglet tilganger til STFKs systemer og at disse var ustabile. Dette handlet blant annet om tilgang til det elektroniske rapporteringssystemet, arkivsystem og regnskapssystem. Dette kom først på plass i løpet av våren Manglende eller ustabile tilganger til systemer for SGK bekreftes også av et internt notat 13 i STFK. Notatet konkluderer blant annet med at ved opprettelsen av SGK ble ikke de nødvendige enheter involvert tilstrekkelig i planleggingsfasen. Dette medførte at tidligere daglig leder ikke fikk tilfredsstillende tilganger til systemene i STFK, før februar Siste daglig leder av SGK bekrefter at det manglet et styringssystem for oppfølging av SGK og at administrative rutiner og systemer for fakturering og utleie hadde mangler. Disse ble etterhvert etablert. Da hun begynte som daglig leder brukte hun tiden til å rydde opp i forhold i tidligere drift, skaffe seg oversikt over økonomi og få på plass administrative rutiner. I dette lå det å få til god samhandling med leietakere og den videregående skolen, få på plass administrative rutiner for å sikre en forsvarlig drift av SGK. Rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum Revisor har mottatt to referat fra møter i rådgivende utvalg og ett fra faglig samarbeidsforum fra tidligere daglig leder. Tidligere daglig leder sier at det ble gjennomført to møter i rådgivende utvalg i Han etterlyste nye møter i rådgivende utvalg til nærmeste leder grunnet arbeidsmessige- og driftsmessige forhold ved SGK tilsa dette. Fylkesdirektør ga tilbakemelding om å utsette møtene i e-post. Møte i rådgivende utvalg ble ifølge tidligere daglig leder etterlyst flere ganger i løpet av Revisor har ikke funnet innkallinger eller referat fra rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum i STFKs elektroniske arkivsystem. 13 Rapport vedr. problemer med tilganger ved SGK, datert

19 Tidligere fylkesdirektør sier at hovedfokus for disse organene lå på faglig utvikling og retning. Det var betydelig politisk interesse knyttet til SGK. Det var også tema knyttet til økonomi, drift og organisering som ble diskutert der, samt samspill med øvrige enheter og ressurser i STFK. Siste daglig leder sier at rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum ikke var aktive når hun ble ansatt. Hvorfor disse ikke var aktive var ikke kjent. Videre at det ikke har vært tid til å reetablere disse. Fylkesdirektør regional utvikling bekrefter at det ikke har vært aktivitet i rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum etter Regnskapstall/budsjett for SGK I FT sak 32/2011 ble det gitt en oppstilling for regnskap for ressurssenteret ved Skjetlein videregående skole i 2010 og budsjett for SGK i første fulle driftsår, denne viser: Tabell 1. Regnskapstall for ressurssenteret i 2010 og budsjett for SGK Regnskapstall ressurssenteret 2010 Budsjett for første fulle driftsår for SGK Sum Sum utgifter utgifter Sum Sum inntekter inntekter Resultat Resultat Tabellen viser at SGK skulle øke inntekter fra ressurssenterets virksomhet med 2,5 mill. første fulle driftsår. Vi har i neste tabell hentet ut budsjett og regnskapstall for SGK for å vise hvordan dette har vært for årene 2011 til Tabell 2. Regnskap/budsjett for SGK i perioden Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Sum utgifter Sum inntekter Merforbruk (+) /mindreforbruk (-) Merforbruk fra tidligere år Samlet merforbruk SGK Sum utgifter er redusert for utgifter knyttet til rehabilitering av gammelfjøset som ble vedtatt finansiert med 40 mill. i fylkestingets sak 61/2010, FDV kostnader er tatt med. 19

20 * Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Sum utgifter Sum inntekter Merforbruk (+) /mindreforbruk (-) Merforbruk fra tidligere år Samlet merforbruk SGK Kilde: Regnskap (Agresso) i STFK *Regnskapsåret 2016 er ikke avsluttet, tall pr Regnskapstall fra Agresso viser at det er et samlet merforbruk i SGK den på ca. 8 mill. kr. Det er ikke lagt inn budsjettall i regnskapssystemet for 2011 og 2012 for SGK. I en nærmere analyse av regnskapet, vises det blant annet manglende oppfølging av prosjektmidler, noe som har medført reduserte inntekter til SGK. I fylkestingets sak 38/16 viste man til i saksfremlegget at regnskapet per viser et underskudd på kr 7,2 mill. Reelt akkumulert underskudd er dog mindre som følge av utestående prosjektmidler som pr var på totalt kr I følge saken ble ikke samtlige tiltak gjennomført som omsøkt. Dette medførte at utestående midler ikke ble utbetalt. Dette gir et akkumulert underskudd per på kr 4,7 mill. for SGK. I samme sak viser en regnskapsgjennomgang at gjennomsnittlige årlige kursinntekter for SGK perioden var på kr Ser man på årene 2014 og 2015 ligger de årlige inntektene fortsatt på knappe 1,5 MNOK. Årlige leiekostnader ble i forarbeidene estimert til kr Regnskapet viser også her en underdekning da gjennomsnittlige husleieinntekter for årene 2014 og 2015 var vel kr Siste daglige leder sier at den økonomiske gjennomgangen som ble gjennomført viste at forutsetninger for å drifte SGK ikke stemmer med faktiske forhold, spesielt den økonomiske situasjonen. Videre sier hun at det ble etablert et system for kursaktiviteten samt utleie av møtelokaler, våren Selv med godt belegg og kursaktivitet i 2016 hadde SGK hatt et negativt resultat på kr 1,5 mill. for regnskapsåret Ifølge siste daglig leder manglet en risikoanalyse for drift av SGK ved etablering, noe som kunne ha belyst driftsutfordringene til SGK og realismen i budsjettene. Både tidligere og siste daglig leder bekrefter at budsjettet i regnskapssystemet er lagt for å tilfredsstille balansekravet til SGK. 20

21 Stillinger i SGK Fylkesdirektør sier at det var en forutsetning fra fylkestinget om tre stillinger ved SGK fra etablering. Det ble prioritert fra SGK å ansette ressurser til fagutvikling istedenfor merkantil ressurs ved SGK. I FT sak 38/16 vises det i saksfremlegget til at ressursen ved SGK var vedtatt økt fra to til tre stillinger. Kostnadene ved den nye stillingen skulle finansieres av kompetansesenterets inntekter. Daglig leder for SGK ble ansatt i 100 % stilling fra Administrasjonen ble styrket med en rådgiver i 100 % fast stilling fra Daglig leder valgte å prioritere tilsetting av en utviklingsressurs framfor en merkantil ressurs. I denne perioden ble behovet for merkantil kapasitet delvis løst gjennom innkjøp av tjenester gjennom Skjetlein videregående skole, og delvis gjennom kortere engasjementer. Prosjektleder for prosjektet «fornybar energi» ble tilsatt og finansiert med prosjektmidler. Prosjektleder for etablering av SGK viser til at man konkluderte med at man som et minimum måtte ha en daglig leder, en utviklingsmedarbeider og en merkantilt ansatt i grunnbemanningen i SGK. Dette fordi man så at det ville bli mye administrasjon til utleie av kontor og møterom, pluss administrasjon av kursvirksomheten. Ut over dette kunne man engasjere medarbeidere ut i fra senterets økonomi, dvs. gjennom prosjektinntekter. Det ble forutsatt at man kunne videreføre ressurssenterets kursvirksomhet innenfor de tre stillingene i grunnbemanningen. Tidligere daglig leder ved SGK sier at det skulle være tre ansatte på SGK fra starten, jf. Fylkestingets vedtak, det var ansatt kun to. Tidligere leder valgte å ikke ansette den tredje stillingen fra da man måtte trappe ned oppgaver knyttet til kursvirksomhet i påvente av ferdigstillelse av Gammelfjøset. Den tredje stillingen hadde tidligere leder utallige møter med fylkesdirektør regional utvikling om å få etablert, etter at Gammelfjøset var innflytningsklart, fra mars/april Dette for å ivareta forventningene som fylkestinget hadde til SGK. Stillingen ble ikke utlyst. Vi har i neste tabell vist til sentrale tidspunkt og hendelser for SGK i en tidslinje. Vi har her tatt med sentrale vedtak for etablering av SGK samt ansettelser, etablering og innflytting i nytt bygg. 21

22 Tabell 3. Tidslinje for SGK År Dato Sentrale hendelser i SGK jan SGK formelt etablert 2012 januar Ansettelse av prosjektleder med ansvar Inn på tunet + diverse 2012 mai Ansettelse av rådgiver (fast) - var fungerende daglig leder i en periode 2013 mai "gammelfjøset" klart til innflytting 2013 august Ansettelse (engasjement) diverse prosjekt 2013 august Ansettelse (engasjement) merkantile oppgaver 2014 mai Ansettelse (engasjement) merkantile oppgaver 2015 januar Ansettelse (fast) merkantile oppgaver 2015 april Ansettelse (engasjement) fungerende daglig leder 2015 oktober Ansettelse (fast) daglig leder 2015 november Ansettelse (engasjement) merkantile oppgaver apr FT sak , gjennomgang av SGK Kilde: STFK og SGK Vurdering Fylkesrådmannen har ansvaret for å følge opp SGK på lik linje med andre enheter i STFK. I tillegg etablere internkontrollsystemer som sikrer at enheten fungerer i samsvar med krav til dette. Det er vår vurdering at SGK ikke har hatt en tilfredsstillende oppfølging etter etablering. Revisor vil spesielt peke på manglende økonomiske rapporteringen samt økonomiske rutiner og systemer. Fylkesrådmannens oppfølging av SGK i det første året etter etablering hadde også mangler. I tillegg peker vi på at etablerte systemer som eks. rapporterings-, regnskaps- og arkivsystem med tilganger, ikke fungerer tilfredsstillende i SGK, før etter februar Det ble etablert et rådgivende utvalg som skulle bistå fylkesrådmannen og SGK i blant annet utfordringer knyttet til drift og utvikling av senteret. I tillegg ble det etablert et faglig organ som skulle ha en strategisk rolle i utvikling av SGK. Begge skulle møtes minimum to ganger årlig. Disse organene hadde noe møteaktivitet i 2011 og 2012, etter dette har det ikke vært møteaktivitet. Disse organene har i hovedsak ikke fungert i samsvar med gitte føringer for SGK. En økonomisk forutsetning for SGK var at aktivitetsnivå planlegges og leiepriser legges på et nivå som gjør at senteret går i økonomisk balanse. Regnskapstall viser at SGK har hatt et økende samlet merforbruk siden det ble etablert og var på nærmere 8 mill. ved avvikling i Dette medfører at balansekravet ikke er innfridd. Det var ikke lagt inn budsjettall for SGK i 2011 og 2012, noe som gir manglende styring. Budsjettet fra 2013 og senere er lagt i balanse, men det er synlige mangler og realisme i disse. Analyse av tall fra regnskapet til SGK viser manglende oppfølging av prosjektinntekter, noe som medførte at disse uteble. 22

23 Stillingsressursen i SGK ble vedtatt økt til tre stillinger når SGK ble etablert, i tillegg til egne prosjektstillinger. Det har vært to ansatte i SGK siden etablering, i tillegg til prosjektstillinger. Det ble ikke ansatt den tredje faste stillingen (merkantil) da SGK ble etablert. Flere har vært engasjert til merkantile tjenester fra august Vi registrerer at det har vært en uenighet mellom fylkesrådmannen og tidligere daglig leder fra 2013 om ansettelse av den tredje faste stillingen i SGK. 23

24 4.2 Har SGK hatt tydelige målsettinger og tiltaksplaner for sin virksomhet? Kriterie Det er viktig å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem med strukturer som følger opp målsettinger knyttet til faglige mål, dette følger av kommuneloven 23.2 og rutiner for god internkontroll (COSO 2013; Kommunal- og regionaldepartementet 2009). Fylkestinget vedtok at aktiviteten ved senteret skal bygge på vedtatte strategiske planer og det skulle utarbeides tiltaksplaner som konkretiserte disse, jf. FT sak 162/ Data Strategiske planer Fylkestinget vedtok de faglige satsingsområdene for SGK avgrenset til fire fokusområder i sak 32/11 og 162/11. Der er det utarbeidet strategiske planer for SGK satsingsområder knyttet til: økologisk landbruk, fornybar energi, tjenesteproduksjon inkl. Inn på Tunet og lokal mat samt småskala matproduksjon. Strategiske utviklingsplaner ble nærmere vedtatt i sak 162/11 for lokal mat og tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser. I oppstartsfasen skulle aktivitet ved SGK bygge på disse og øvrige vedtatte strategiske planer for SGK. I vedtaket vises det til at det skal utarbeides tiltaksplaner som konkretiserer de strategiske planene. Tiltaksplaner Tidligere daglig leder sier at SGK jobbet med et forslag til årsplan/tiltaksplan, høsten 2014, som ikke ble ferdigstilt. Siste daglig leder bekrefter at tiltaksplaner ikke var etablert for satstingsområdene til SGK Vurdering Fylkestinget har vedtatt fire satsingsområder med tilhørende strategiplaner for SGKs drift. Dette gir klare føringer for aktivitetsnivået til SGK. Det ble videre vedtatt å utarbeide tiltaksplaner som konkretiserer satsingsområdene av Fylkestinget. SGK har ikke utarbeidet tiltaksplaner som konkretiserer de fire satsingsområde gitt av Fylkestinget. Dette er en mangel knyttet til det å etablere styring, prioritere aktivitet og oppfølging av vedtatte satsingsområder i SGK. 24

25 4.3 Har STFK gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med SGK? Kriterie Fylkestinget vedtok de faglige satsingsområdene for SGK og avgrenset disse til fire fokusområder innenfor kompetanseutvikling. Disse er: økologisk produksjon, fornybar energi, tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser og lokal mat samt småskala matproduksjon. For å ivareta satsingsområdene ligger det en forventing om økt aktivitetsnivå fra ressurssenterets virksomhet, som er i tråd med budsjettforventingene til SGK, jf. FT sak 32/ Data Kursaktivitet Tidligere daglig leder deltok i byggeprosessen ved gammelfjøset, noe som tok tid da SGK ble etablert i I denne perioden benyttet de kontorplasser i skolen. De flyttet ut fra skolen, sommeren 2012, til internat/hybelbygg, grunnet ombygging. Der var SGK lokalisert frem til I denne perioden var det uegnede undervisningslokaler å holde kurs i. SGK benyttet en sløydsal uten ventilasjon, med dårlig varme og sanitærforhold etc. SGK måtte redusere kursaktiviteten til det strengt nødvendige i denne perioden. SGK fikk ikke lov til å holde kurs på skolen før juni 2013 i nye lokaler. Dette grunnet kvikkleirestabilisering av tomt rundt Skjetlein vgs. Etter juni 2013 var de nye lokalene tilrettelagt for kursaktivitet til SGK. Vi har etterspurt deltakelse på kurs i perioden i SGK. Vi har fått følgende oversikt fra siste daglige leder. Oversikten viser: Tabell 4. Oversikt deltakelse på kurs År Sum deltakere Kilde: SGK Tabellen viser at deltakelse på kurs hos SGK har variert fra år til år og gir et gjennomsnitt på 225 deltakere per år. I Vedlegg 2 i denne rapporten vises deltakelse på kurs hos ressurssenteret ved Skjetlein vgs (ca 360 deltakere) og hva man forventet av kursdeltakelse ved SGK (ca 800 deltakere) pr år. 25

26 I FT-sak 38/16 vises det til at en gjennomgang av de faglige fokusområdene viser at SGK ikke har blitt det «verktøyet» for utvikling av de «grønne» næringene som forutsatt. Fornybar energi kan vise til gode resultater i arbeidet med utvikling av småskala bioenergi i landbruket gjennom utviklings- og mobiliseringsprosjektet som ble avsluttet Aktivitetsnivået innen de øvrige fokusområdene har vært relativt lavt. I følge saken måtte dette delvis tilskrives mangel på dedikerte ressurser. Lokal mat har mange aktører, eks. Mære, Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS, Fylkesmennene m.fl. Dette kan ha gjort det krevende for SGK å realisere gode satsinger. Økologisk produksjon og lokal mat I FT-sak 38/16 vises det til at disse to fokusområdene har likheter, og har delvis blitt sett på som sammenfallende. Det er bl.a. arbeidet med realisering av en større satsing på økologisk produksjon rettet mot storhusholdning, samt etablering av en demonstrasjonshage. Prosjektene ble ikke realisert grunnet manglende finansiering. Noe som ifølge saken delvis hadde sammenheng med at Oslo/ Akershus fikk status som økologisk foregangsregion, også i en satsing mot storhusholdning. Tidligere daglig leder sier at det ble laget to omfattende prosjektbeskrivelser som passet til det trønderske matmanifestet som passet godt til økologisk produksjon og lokal mat. Våren 2012 hadde SGK prosjektsøknadene ferdig og sendte disse til Regional utvikling og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. SGK fikk avslag på begge søknadene. Fornybar energi I FT-sak 38/16 vises det til at fireårig utviklingsprosjekt Fornybar energi ved SGK ble avsluttet Det har i denne perioden vært arbeidet mye med nettverksbygging og kontakt med ulike miljø med sikte på å skape ny aktivitet og øke bruken av fornybar energi hos de grønne næringsaktørene. Det har også vært arbeidet med å skape og gjennomføre kurs innen fornybar energi, men man kan ikke si seg fornøyd med påmeldingene på kurs. Dette har sammenheng med at rammevilkårene for satsing på bioenergi innen landbruket ikke har vært tilstrekkelig for å oppnå lønnsomhet, noe som har nær sammenheng med generelt lav strømpris. Prosjektet har bidratt til å styrke oppmerksomheten på skogen som energiressurs, der prosjektleder har opptrådt som støttespiller og kobler mellom ulike aktører i arbeidet for å etablere bioenergianlegg basert på flisfyring. Det har også vært arbeidet for å etablere biogassanlegg, men her viser foreløpig rammebetingelsene ikke å være tilfredsstillende tilrettelagt for nye etableringer. Det har også, og i lag med skolen, vært arbeidet mye med rekrutteringsarbeid mot avgangselever ved ungdomsskolene i Trondheimsdistriktet. 26

27 Tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser I FT-sak 38/16 vises det til at tjenesteproduksjon har i hovedsak vært knyttet til Inn på tunet (IPT) og bygdeservice. Ressurssenteret ved Skjetlein videregående skole og skolen samarbeidet med Hvam videregående skole om et større IPT-prosjekt med egen prosjektleder. Flere kurs ble gjennomført i perioden Prosjektet ble overført til SGK i det senteret ble etablert. Gjennom prosjektet ble det knyttet kontakter som har vært viktige i det videre arbeid. Nordic Green Care var et IPT-prosjekt med deltakere fra Finland og Sverige. Initiativtakerne og prosjektledelse var finsk og siktemålet var å bygge nettverk mellom de tre landene samt å klarlegge felles interesser for å gå videre i et større Interreg-prosjekt. Kjøperne av IPTtjenester er i hovedsak offentlige aktører med kommunene i spissen. Trange budsjetter innen helse- og omsorg samt skole, koblet med budsjettåret som tidshorisont, har vært en utfordring for tilbyderne av IPT- tjenester. Det antas allikevel at IPT har et betydelig utviklingspotensial. I samarbeid med fylkesmannen, Bondelaget, Bonde- og småbrukarlaget og Bygdeservice Sør- Trøndelag har SGK vært involvert i et prosjekt for styrking og utvikling av bygdeservice i Sør- Trøndelag. Oppgaven til SGK har vært å utvikle og tilby kurs for fylkets bygdeserviceforetak. Noen kurs ble gjennomført, men grunnet begrensninger i bemanningssituasjonen ved SGK, og reduksjoner i rammen som opprinnelig var tiltenkt kurs fra SGK, ble omfanget ikke som planlagt. Tidligere daglig leder viser til at SGK ikke rakk å håndtere eks. «inn på tunet». Rektor ved Skjetlein vgs. sier at skolen har videreført følgende aktiviteter som SGK la til rette for: Økologisk frukt og bærhage, Interregionalt prosjekt Grønt entreprenørskap og innovative miljøer, demopart for alternative energikilder og kompostreaktor. Utviklingsavdelingen på Skjetlein videregående skole viderefører deler av SGKs kursaktivitet. Dette for å tilrettelegge bedre for undervisningen på skolen og bidra med kompetanse til ansatte, samt å ha samarbeid med relevante forskningsmiljø Vurdering Satsingsområdene til SGK var knyttet til økologisk produksjon, fornybar energi, tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser og lokal mat samt småskala matproduksjon. Det var en forventning til økt aktivitetsnivå på disse områdene. Av satsingsområdene er det fornybar energi som har gitt resultater, utover dette har ikke aktiviteten i SGK vært i samsvar med forventninger. Det er likevel positivt at aktiviteten ved SGK har bidratt til å øke kompetanse blant ansatte og legge bedre til rette for undervisning til elevene ved Skjetlein vgs. 27

28 4.4 Har SGK blitt evaluert jevnlig siden etablering? Kriterie Fylkestinget vedtok at SGK skulle evalueres etter to år med sikte på endelig vedtak om senterets organisasjonsform og eierskap, jf FT sak 32/2011. Hensikten med kompetansesenteret måtte vektlegges i evalueringen. I dette ligger det en forventing om årlige vurderinger knyttet til måloppnåelse av SGKs drift som rapporteres både administrativt og politisk Data Evaluering av SGK Fylkesdirektør regional utvikling forteller at det aldri ble gjennomført noen formell evaluering av SGK. Med bakgrunn i at samtalene med daglig leder gjennom våren 2013, og med de forholdene som ble avdekket, så var det lite tjenlig med noen evaluering av SGK på dette tidspunkt. Flere som er intervjuet viser til at SGK ikke ble evaluert etter to års drift, noe som strider med fylkestingets vedtak. Flere peker på at det kan vurderes hva som var to års drift, i og med at de to første årene var veldig spesielle, først og fremst fordi man ikke flyttet inn i Gammelfjøset før våren Tidligere daglig leder sier at driftsmessige forhold ved SGK burde tilsi en politisk orienteringssak etter to år. Dette grunnes i at virkeligheten for SGK ble forskjellig i forhold til hva som var forventet med bakgrunn i opprinnelig vedtak om etablering av SGK Vurdering SGK skulle evalueres etter to år med sikte på endelig vedtak om senterets organisasjonsform og eierskap. SGK er ikke evaluert etter to års drift, noe som strider med gitte føringer i Fylkestinget. Revisor savner at det ble gitt en evaluering/sak til Fylkestinget i starten på 2014, da manglene knyttet til balansekravet i driften ved SGK måtte være kjent. Dette hadde etter revisors vurdering gitt en bedre mulighet til å justere satsingsområde og aktivitetsnivå knyttet til ressurser i SGK og mulighet for å ta stilling til øvrige utfordringer ved driften. 28

29 4.5 Har Fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved SGK fra etablering og fram til avvikling? Kriterie Det er fylkesrådmannens ansvar å rapportere tilbake til fylkestinget over at SGK drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser. I tillegg har Fylkesutvalget vedtatt politisk representasjon i rådgivende utvalg samt faglig samarbeidsforum for SGK som også blir informert om denne Data Fylkesdirektør viser til at parallelt med oppfølging av SGK, hadde fylkesdirektør underveis samtaler for oppdatering av situasjonen med fylkesvaraordfører, leder av AP sin gruppe i Fylkestinget og styreleder Bondelaget. Disse møtene ble delvis holdt uten at daglig leder var tilstede. Fylkesdirektør Regional utvikling presiserer at dette ikke var møter i det rådgivende utvalg ved SGK. Møtene ble avholdt for å orientere om hvordan fylkesrådmannen håndterer situasjonen ved SGK, og for å avstemme dette arbeidet mot vesentlige aktører/interessenter. De politiske representantene var hele tiden tydelig på at dette var rådmannens ansvar, samtidig ga de innspill på hvordan de oppfattet driften av SGK og prioriteringer som ble gjort. Men med bakgrunn i at saken også hadde en personalside, så var den ikke egnet for fremmes som politisk sak. Det har ikke vært noen samlet presentasjon eller statusorientering overfor politisk nivå når det gjelder SGK. Tidligere daglig leder har fra 2013 ikke fått orientert politikere om utfordringene ved SGK og forstått at fylkesdirektør regional utvikling har gitt sine orienteringer til politikere om årsaken til utviklingen i SGK har vært. Det har vært gjennomført årlig rapportering knyttet til faglige satsingsområdene for SGK. Disse er gjengitt årlig i årsrapporten til STFK. Det har ikke vært rapportert om driftsmessige forhold ved SGK fra etablering. Driftsmessige forhold ved SGK ble rapportert første gang i årsrapporten 2014 til STFK, den (sak 22/15). Der blir det vist til at SGK har hatt betydelige utfordringer i driften, herunder de administrative rutinene. Videre at det var et regnskapsmessig underskudd på 4,6 mill. Overført merforbruk fra 2013 var på kr 1,8 mill., ifølge årsrapporten Driftsmessige utfordringer ved SGK gjentas i årsrapporten for