Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 17/5 Møtedato/tid: Kl 10:00 Møtested: Ole Vig vgs, Stjørdal Møtedeltakere: Tove Eivindsen Olav Huseby Ragna Vorkinnslien Egil Hestnes (forhåndsmeldt inhabilitet i sak 7) Michael Momyr (vara for Hestnes i sak 7) Forfall: Arne Braut Jorid Jagtøyen (vara for Braut) Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Før ordinær saksbehandling avvikles fellesmøte med kontrollutvalget i Nord- Trøndelag fylkeskommune. Plan for dette: : Orientering om sammenslåing på opplæringsområdet v/fylkesutdanningssjef i N-T : Orientering fra rektor om Ole Vig VGS Omvisning Ole Vig VGS : Orientering fra prosjektleder Trøndelag Fylkeskommune : Fellestemaer kontrollutvalgene NTFK STFK Ordinær saksbehandling i hvert kontrollutvalg Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tove Eivindsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Seniorrådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Referatsaker 02/17 Plan for bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll /17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Skjetlein grønt kompetansesenter 04/17 Bestilling av selskapskontroll av Vigo IKS 05/17 Rapport fra enhetsbesøk 06/17 Utkast til avtaler om revisjon for /17 Bestilling av selskapskontroll - Trondheim bussterminal AS 08/17 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/5-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Vedtaksprotokoll fylkestinget - sak 112/16 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Fylkestingets behandling av sak 112/16 Plan for selskapskontroll

4 SAKSPROTOKOLL Plan for selskapskontroll Arkivsak-dok Saksbehandler Sverre Bugge Midthjell Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget /16 2 Fylkestinget /16 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioriterte prosjekter: 1. Trondheim bussterminal AS 2. Anskaffelser i Vigo IKS 3. Tannhelsetjenestens kompetansesenter 4. Filmselskaper Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen i løpet av perioden dersom risikobildet eller hensyn til samarbeid med øvrige eiere skulle tilsi dette. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom selskapskontroll og ordinær forvaltningsrevisjon innenfor tilgjengelige ressurser. Under forutsetning av at innstillinga blir vedtatt av fylkestinget bes sekretariatet legge fram forslag til bestilling av selskapskontroll i Trondheim bussterminal AS og Anskaffelser i Vigo IKS til neste møte. Fylkestinget har behandlet saken i møte sak 112/16 Protokoll Arnfinn Brechan er styreleder i Trondheim Bussterminal AS, som er foreslått selskapskontroll i, og ba på den bakgrunn om at fylkestinget vurderte hans habilitet i saken jfr forvaltningsloven 6.e. Fylkestinget vedtok at Brechan er inhabil. Representanten fratrådte møtet under behandlingen. Votering 42 representanter var tilstede under behandling av saken Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioriterte prosjekter: side 1 av 2

5 1. Trondheim bussterminal AS 2. Anskaffelser i Vigo IKS 3. Tannhelsetjenestens kompetansesenter 4. Filmselskaper Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen i løpet av perioden dersom risikobildet eller hensyn til samarbeid med øvrige eiere skulle tilsi dette. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom selskapskontroll og ordinær forvaltningsrevisjon innenfor tilgjengelige ressurser. Under forutsetning av at innstillinga blir vedtatt av fylkestinget bes sekretariatet legge fram forslag til bestilling av selskapskontroll i Trondheim bussterminal AS og Anskaffelser i Vigo IKS til neste møte. side 2 av 2

6 Plan for bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Følgende prosjekter prioriteres for bestilling i 2017: Trondheim bussterminal AS Anskaffelser i Vigo IKS Kvalitet i fagopplæringen Medisinhåndtering Vedlegg Status for prosjekter i planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saksutredning Fylkestinget har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll etter forslag fra kontrollutvalget. Utvalget har ansvar for å bestille prosjekter innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med bakgrunn i disse planene. For begge planer har fylkestinget vedtatt en fullmakt til kontrollutvalget til å omprioritere i planene dersom risikobildet, hensynet til samarbeid med andre eller andre forhold skulle tilsi dette. Det er likevel viktig at kontrollutvalget tar hensyn til intensjonen i kommuneloven om at arbeidet skal være prioritert basert på en vurdering av risiko og vesentlighet. For at Revisjon Midt-Norge skal kunne planlegge revisjonsressursene, og for at sekretariatet skal kunne legge fram forslag til bestillinger i tråd med kontrollutvalgets prioriteringer er det hensiktsmessig at kontrollutvalget kommer med nærmere føringer om hvilke prosjekter som skal prioriteres til bestilling i I vedlegget til denne saken vises en oversikt over hvilke prosjekter som ligger i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og status for disse. Kontrollutvalget disponerer i timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet estimerer at ca. 550 av disse må forventes medgått til prosjekter begynt i Dette gir 1188 timer disponible i Med et antatt gjennomsnitt på 400 timer per prosjekt gir dette rom for gjennomføring av 3 prosjekter i Ved eventuelle samarbeidsprosjekter kan vi anta at andelen som går med av STFKs ressurser er noe mindre. Sekretariatets vurdering Plan for selskapskontroll er relativt fersk, og det er slik sekretariatet ser det ingen grunner til å avvike fra den vedtatte prioriteringsrekkefølgen. Vigo IKS er et større samarbeidsprosjekt som det nok vil ta noe tid å få i gang sammen med andre fylkeskommuner, så det er begrenset hvor mye ressurser vi kan anta vil gå med i Prosjektet bør vurderes i samarbeid med NTFK etter som det antagelig vil bli

7 levert til behandling etter sammenslåing av fylkeskommunene. Fylkessammenslåing er vedtatt etter plan for forvaltningsrevisjon og medfører betydelige endringer av risikobildet. Sekretariatet vurderer at vesentligheten av prosjekter som knytter seg direkte til funksjoner i sentraladministrasjonen er betydelig redusert, etter som alle disse funksjonene vil gjennomgå evaluering og omfattende endringer gjennom sammenslåingsprosessen. På grunn av dette anbefaler sekretariatet å nedprioritere to av de prioriterte prosjektene. Det gjenværende prioriterte prosjektet er da kvalitet i fagopplæringen. Dette bør etter sekretariatets vurdering settes i gang, men vurderes i samarbeid med NTFK som også har tilsvarende prosjekt i sine planer. I tillegg kan det være aktuelt å prioritere opp ett av de uprioriterte prosjektene for bestilling senere i året dersom ressurssituasjonen skulle tilsi det. Det er, slik det fremgår av vedlegget, flere som kan være aktuelle, men sekretariatet foreslår at prosjektet medisinhåndtering prioriteres opp. Dette blant annet med bakgrunn i at det viser seg at det i helsetjenestene i kommunene har vært betydelige avvik på dette området, og at tannhelseområdet er et område der det har vært gjennomført svært lite forvaltningsrevisjon tidligere. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at de to høyest prioriterte prosjektene innen plan for selskapskontroll prioriteres for bestilling i 2017, og bestilles umiddelbart. I tillegg foreslår sekretariatet at prosjekt om kvalitet i fagopplæringen prioriteres for bestilling og vurderes i samarbeid med NTFK, samt at prosjekt om medisinhåndtering prioriteres opp fra uprioriterte prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon.

8 Prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon Prioritet Prosjekt Status Sekretariatets vurdering i plan Prioritert Tilrettelagt skoleskyss Bestilt Prioritert Miljøpakken Gjennomført Prioritert Tilpasset opplæring Bestilt Prioritert Virksomhetsstyring og internkontroll Ikke bestilt Vesentlighet redusert på grunn av forestående fylkessammenslåing. Prioritert Kvalitet i fagopplæringen Ikke bestilt Bør prioriteres i Mulig samarbeid med NTFK. Prioritert Gjennomføring av anskaffelser Ikke bestilt Vesentlighet redusert på grunn av forestående fylkessammenslåing. Prioritert Kollektivtrafikk i distriktene Bestilt Prioritert Skjetlein grønt kompetansesenter Gjennomført Ikke pri. Legemiddelhåndtering Ikke bestilt Aktuelt for prioritering i 2017 Ikke pri. Handlingsplan for klima og energi Ikke bestilt Vesentlighet redusert på grunn av forestående fylkessammenslåing. Ikke pri. Bortfall av undervisningstimer Ikke bestilt Aktuelt for prioritering i 2017 Ikke pri. Elevmedvirkning Ikke bestilt Aktuelt for prioritering i 2017 Ikke pri. Etikk i politisk virksomhet Ikke bestilt Aktuelt for prioritering i 2017 Ikke pri. Arealplanlegging Ikke bestilt Vesentlighet redusert på grunn av forestående fylkessammenslåing. Ikke pri. Skoleadministrasjon Ikke bestilt Aktuelt for prioritering i 2017

9 Prosjekter i plan for selskapskontroll Prioritet Prosjekt Status Sekretariatets vurdering i plan 1 Trondheim bussterminal AS Ikke bestilt Aktuelt for bestilling i Anskaffelser i Vigo IKS Ikke bestilt Aktuelt for bestilling i 2017, samarbeid med andre eiere. 3 Tannhelsetjenestens kompetansesenter Ikke bestilt Kan utsettes for å få noe mer erfaring med drift før kontroll. 4 Filmselskaper Ikke bestilt Bør utsettes til fordel for høyere prioriterte prosjekter. Mulig samarbeid med NTFK.

10 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Skjetlein grønt kompetansesenter Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/88-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rapporten oversendes fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget er ikke tilfreds med fylkesrådmannens oppfølging av Skjetlein grønt kompetansesenter, og anser ikke fylkestingets vedtak om opprettelse av senteret for gjennomført i tråd med fylkestingets forventninger. 2. Fylkestinget merker seg revisors konklusjoner og understreker viktigheten av at følgende ivaretas for eksisterende og fremtidige enheter i fylkeskommunen: Tydelig organisasjonsstruktur Tilstrekkelig budsjettering og fast økonomisk rapportering Fast styringsdialog knyttet til prioriteringer og mål Fast aktivitetsrapportering At utviklingsarbeid gis realistiske rammebetingelser Vedlegg FR-rapport - Skjetlein grønt kompetansesenter Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 32/16 forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK) i tråd med plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av fylkestinget. Revisjon Midt-Norge leverte vedlagte rapport som svar på denne bestillingen. I rapporten gjennomgås revisjonens undersøkelser av to hovedtema: 1. Beskrivelse av prosessen knyttet til etablering og avvikling/reetablering av Skjetlein grønt kompetansesenter. 2. Hvorvidt Skjetlein grønt kompetansesenter har blitt implementert i tråd med fylkestingets intensjoner og føringer. For revisors beskrivelse av etablering, avvikling og reetablering viser vi til rapportens kapittel 3 og 5. For å besvare spørsmålet om implementering av SGK har revisor i rapportens kapuittel 4 tatt for seg 5 underproblemstillinger: a. Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for SGK? Revisors vurdering er at SGK ikke har hatt en tilfredsstillende oppfølging etter etablering. Revisor trekker særlig fram manglende økonomisk rapportering og manglende økonomiske rutiner og systemer, og at etablerte rapporterings-,

11 regnskaps- og arkivsystem ikke fungerte tilfredsstillende i SGK før etter februar De organene vedtatt av fylkestinget for oppfølging av senteret har heller ikke fungert i samsvar med fylkestingets føringer. Økonomien i SGK har ikke vært i tråd med forutsetningene, og budsjetteringen har hatt mangler og liten realisme. Det har ikke vært ansatt tre faste stillinger som forutsatt. b. Har SGK hatt tydelige målsettinger for sin virksomhet? Revisor viser til at fylkestinget har vedtatt fire satsingsområder med tilhørende strategiplaner for SGK som gir klare føringer for aktivitetsnivå. Det har ikke blitt utarbeidet tiltaksplaner for disse i tråd med fylkestingets vedtak. Revisor anser dette som en mangel knyttet til å etablere styring, prioritere aktivitet og oppfølging av vedtatte satsingsområder. c. Har SGK gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med senteret? Revisor viser til at SGK har ført til resultater innenfor området fornybar energi, men at aktiviteten ut over dette ikke har vært i samsvar med forventningene. Revisor påpeker at det likevel er positivt at aktiviteten har bidratt til kompetanse blant de ansatte og lagt bedre til rette for undervisning ved Skjetlein vgs. d. Har SGK blitt evaluert siden etablering? I følge fylkestingets vedtak skulle SGK evalueres etter to år med særlig sikte på organisasjonsform og eierskap. Revisor konkluderer med at dette ikke er gjennomført. Revisor savner videre at fylkestinget ble orientert tidlig i 2014, da fylkesrådmannen måtte være kjent med manglene ved SGKs økonomi. Dette ville etter revisors vurdering gitt bedre mulighet til å justere satsingsområde og aktivitetsnivå og gitt fylkestinget mulighet til å ta stilling til øvrige utfordringer. e. Har fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved SGK fra etablering og fram til avvikling? Revisor viser til at det ikke har vært en samlet presentasjon av driftsmessige forhold ved SGK til fylkestinget mellom etablering og vedtak om avvikling i april Det har ifølge revisor kun vært en dialog med enkelte fra det politiske miljøet om situasjonen. Revisor mener fylkestinget burde vært orientert i starten av I rapportens kapittel 4.6 gjengir revisor i tillegg en rekke læringsmomenter som har vært trukket frem av informantene i arbeidet, men uten noen egen vurdering. Fylkesrådmannens høringsinnspill Fylkesrådmannen har avgitt et skriftlig høringssvar som i sin helhet er gjengitt i rapportens vedlegg 1. Her gjengis noen av fylkesrådmannens argumenter: Fylkesrådmannen viser blant annet til at det er et læringspunkt at utviklingsarbeid krever investering av midler ut over det som kan forventes generert gjennom kursaktivitet, og at det var betydelige sårbarheter knyttet til vedtatte målsettinger

12 og forventninger til SGK. Fylkesrådmannen fremholder det at fylkestinget valgte en annen organisasjonsmodell enn fylkesrådmannens forslag som en delforklaring på manglende etablering av rutiner fra oppstart, og påpeker at en del av forutsetningene som lå til grunn om at praktiske og organisatoriske forhold skulle etableres før oppstart og innflytting ikke var en realitet. Fylkesrådmannen viser videre til at det ble avholdt en rekke oppfølgingssamtaler med daglig leder fra november 2013 til november 2014, og at de økonomiske forutsetningene for å ansette den 3. faste stillingen som planlagt ikke var tilstede. Fylkesrådmannen viser til at det var daglig leders egen prioritering å ansette en faglig utviklingsressurs foran en merkantil ressurs som stilling nummer to og erkjenner at "en administrativ grunnmur" burde vært prioritert både av ansatte ved SGK og av fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen viser til at ansvaret for de rådgivende organene som ble vedtatt av fylkestinget ble lagt til daglig leder ved SGK, men at fylkesrådmannen fikk tilbakemelding om at disse ikke samsvarte med deltakernes forventninger. Fylkesrådmannen valgte derfor å anbefale daglig leder å avvente nye møter og prioriterte heller å selv orientere to politikere, fylkesmannen og bondelaget om situasjonen. Fylkesrådmannen anså det som lite hensiktsmessig å evaluere prosjektet etter to år på grunn av at det tok tid å få SGK operativt i egne lokaler, og planla å gjøre evaluering i Fylkesrådmannen viser til at politisk ledelse var orientert uformelt om status for SGK, men erkjenner at det burde vært lagt frem en sak for politisk behandling. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Kontrollutvalgssekretariatet mener revisjonen har levert en rapport som svarer godt på bestillingen fra kontrollutvalget, i tråd med fylkestingets vedtak i plan for forvaltningsrevisjon. Rapporten dokumenterer prosessen og betydelige utfordringer med styring og oppfølging. Revisor, og fylkesrådmannen selv, påpeker en del erfaringer som det er viktig at fylkeskommunen tar med seg videre. Slik sekretariatet vurderer innholdet i rapporten, og fylkesrådmannens høringssvar, er det tydelig at SGK ikke har fått den oppfølgingen som var nødvendig fra fylkesrådmannens side. Det er utvilsomt fylkesrådmannens ansvar å sørge for gjennomføring av fylkestingets vedtak, uavhengig av om disse er i tråd med fylkesrådmannens innstilling. Det følger av dette at fylkesrådmannen må sørge for at de nødvendige administrative rutiner og rammebetingelser er tilstede og at det foreligger tilstrekkelig rapportering, særlig i en situasjon der fylkestinget har vedtatt at enheten skal rapportere direkte til fylkesrådmannen. Et forsvarlig system for internkontroll må kunne avdekke risiko for at fylkestingets vedtak ikke blir gjennomført og føre til at det settes i verk tiltak på et tilstrekkelig tidlig tidspunkt. At det går 6 år fra fylkestingets vedtak til fylkesrådmannen rapporterer om manglende gjennomføring og bristende forutsetninger er klart utilfredsstillende. Som revisor påpeker burde fylkesrådmannen senest tidlig i 2014 rapportert til fylkestinget om dette som en politisk sak til behandling. At enkelte politikere har blitt uformelt orientert kan ikke erstatte en tilbakemelding til fylkestinget som helhet, særlig når fylkesrådmannen har valgt å sette fylkestingets vedtak om rådgivende organer til

13 side. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatets konklusjon er at fylkesrådmannen ikke har fulgt opp fylkestingets vedtak slik det burde forventes. Sekretariatet mener det er på sin plass at fylkestinget uttrykker dette. Gitt at fylkestinget allerede har valgt å avvikle senteret er det lite naturlig å følge dette opp ytterligere. Sekretariatet anbefaler for øvrig at fylkestinget understreker viktigheten av de læringspunktene revisor trekker fram i sin konklusjon. Det er viktig at både administrasjon og politikere tar disse erfaringene med seg inn i arbeidet i den nye Trøndelag fylkeskommune.

14 FORVALTNINGSREVISJON Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK) Sør-Trøndelag fylkeskommune Desember TITTEL - 1

15 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 2

16 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden juni desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Tor Arne Stubbe /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen /s/ Prosjektmedarbeider - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 3

17 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag Denne rapporten belyser opprettelsen av Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK), utvalgte forhold knyttet til utvikling og drift av SGK, og viser avslutningsvis hvor langt fylkeskommunen er kommet i sitt arbeid med avvikling og reetablering. Revisor har ikke gjort vurderinger knyttet til etablering eller avvikling av kompetansesenteret. SGK var formelt i drift fra til Revisor har overordnet vurdert hvorvidt Skjetlein grønt kompetansesenter er implementert i tråd med Fylkestingets vedtak. I dette har revisor sett på om det er etablert tydelige og effektive styringsstrukturer, om SGK har hatt tydelige målsettinger og tiltaksplaner, og om det er gjennomført aktiviteter i tråd med målene. Med bakgrunn i at SGK ble opprettet med betydelig politisk interesse og at det var forutsatt at SGK ble evaluert, så har det vært viktig å belyse hvorvidt politisk nivå har vært tilstrekkelig informert om utviklingen og hvorvidt evaluering er gjennomført. Rapporten konkluderer med at styring og oppfølging av SGK har hatt vesentlige mangler siden etablering. Revisor baserer dette på opplysninger om at ledelsen ved SGK ikke hadde tilfredsstillende tilgang til økonomisystem, rapporteringssystem og saksbehandlings/arkivsystem før i februar Rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum, som ble opprettet for å støtte opp under drift og utvikling ved SGK, har ikke avholdt møter siden Økonomisk styring og kontroll er i liten grad utøvd da SGK enten ikke har hatt budsjett eller har hatt lite realistiske budsjett å styre etter. SGK har hatt tydelige strategiske satsingsområder for sin virksomhet, men det er ikke utarbeidet tiltaksplaner for å operasjonalisere disse og prioritere aktivitet. SGK har ikke klart å øke aktivitetsnivået knyttet til satsingsområdene, med unntak av satsning på fornybar energi. SGK har ikke blitt evaluert etter to år fra etablering som forutsatt av fylkestinget. Fylkestinget har vært orientert om enkelte forhold ved SGK gjennom årsrapport for STFK, men det er ikke gitt noen helhetlig vurdering orientering om drift, økonomi eller organisering. Revisor vurderer at utfordringene knyttet til akkumulert merforbruk og merkantile utfordringer måtte være kjent våren 2014, og at det burde vært fremmet en politisk sak om evaluering av SGK. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 4

18 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Skjetlein grønt kompetansesenter Undersøkelsesopplegget Avgrensninger Problemstilling Revisjonskriterier Metode Etablering av SGK Framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag Prosjekt grønt kompetansesenter ved Skjetlein Er SGK implementert i tråd med fylkestingets vedtak? Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for SGK? Kriterie Data...17 Fylkesrådmannens styringsdialog med SGK...17 Rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum...18 Regnskapstall/budsjett for SGK...19 Stillinger i SGK Vurdering Har SGK hatt tydelige målsettinger og tiltaksplaner for sin virksomhet? Kriterie Data...24 Strategiske planer...24 Tiltaksplaner Vurdering Har STFK gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med SGK? Kriterie Data SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 5

19 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kursaktivitet...25 Økologisk produksjon og lokal mat...26 Fornybar energi...26 Tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser Vurdering Har SGK blitt evaluert jevnlig siden etablering? Kriterie Data...28 Evaluering av SGK Vurdering Har Fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved SGK fra etablering og fram til avvikling? Kriterie Data Vurdering Læringsmomenter Avvikling og reetablering av SGK Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefaling...34 Tabell Tabell 1. Regnskapstall for ressurssenteret i 2010 og budsjett for SGK...19 Tabell 2. Regnskap/budsjett for SGK i perioden Tabell 3. Tidslinje for SGK...22 Tabell 4. Oversikt deltakelse på kurs Figurer Figur 1. Hovedtrekk i prosessene rundt SGK Figur 2. Organisering av Skjetlein grønt kompetansesenter SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 6

20 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune vedtok i KU-sak 32/16 å bestille en forvaltningsrevisjon knyttet til Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK). I saksutredningen vises det til plan for forvaltningsrevisjon 1, der forvaltningsrevisjon av SGK fremgikk som et av de prioriterte prosjektene i perioden. Etter at plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt forelå det en utredning fra fylkesrådmannen til fylkestinget 2 knyttet til måloppnåelse, ressursbruk og organisering av SGK. Fylkestinget vedtok å avvikle kompetansesenteret i sin nåværende form, men vedtok også at fylkesrådmannen går i dialog med næringen samt Nord-Trøndelag med sikte på reetablering av virksomheten. Kursvirksomheten vurderes tilbakeført til Skjetlein videregående skole. I saken om bestillingen fra kontrollutvalget vises det til at en gjennomgang av organiseringen og arbeidet med SGK kan ha en viktig læringseffekt da STFK har opprettet Blått kompetansesenter på Frøya og er involvert i utredning av et mulig fremtidig kompetansesenter for prosessindustrien. I saksutredningen vises det videre til at en forvaltningsrevisjon kan undersøke hvordan STFK har fulgt opp SGK knyttet til organisering og økonomistyring. Dette for å se om SGK har vært underlagt betryggende styring og kontroll. Det ble etablert rådgivende organer i tilknytning til SGK der fylkeskommunen og eksterne parter var involvert. En vurdering om disse har fungert etter hensikten er også relevant i denne undersøkelsen. 1.2 Skjetlein grønt kompetansesenter SGK skulle bli en møteplass for næringen selv, elever i videregående opplæring, studenter fra høyere utdanning, FoU-aktører og andre grønne kompetansemiljø. Videre heter det at enheten skulle bli en sentral landbruksfaglig samarbeidspartner i Midt-Norge generelt og Sør-Trøndelag spesielt, samt en kunnskapsbase som bidrar til utvikling utover fylkets grenser 3. I figuren under gjengis noen vesentlige punkt knyttet til prosessen med å etablere, drifte og avvikle/reetablere Skjetlein grønt kompetansesenter. 1 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016a) 2 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016c) 3 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2012) - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 7

21 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 1. Hovedtrekk i prosessene rundt SGK Samtaler om Framtidig landbruksutdanning i ST ( ) Prosjekt Skjetlein grønt kompetansesenter ( ) Fylkestinget vedtar etablering av SGK ( ) SGK formelt etablert og i drift ( ) SGK vedtas avviklet med sikte på reetablering ( ) Prosessene forut for behandles i kapittel 3 i rapporten. Ulike forhold knyttet til perioden , driftsfasen, behandles i kapittel 4. Til slutt oppsummeres perioden etter vedtak om avvikling av SGK i kapittel 5. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 8

22 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2 Undersøkelsesopplegget Denne delen av rapporten redegjør for revisors undersøkelser i forbindelse med forvaltningsrevisjonen. Det vises til hvilke avgrensinger som er gjort, hvilke problemstillinger som er belyst, hvilke kriteriekilder som er anvendt og hvilke data som er samlet inn. 2.1 Avgrensninger Fylkesrådmannen har gitt en redegjørelse for måloppnåelse 4, og det er mindre hensiktsmessig å belyse dette området nærmere for fylkestinget. Vi ser at spørsmålet knyttet til om fylkesrådmannen har hatt betryggende styring og kontroll med SGK fra opprettelsen kan beskrives nærmere, for å se om det er mulige erfaringer man kan ta med seg i videre arbeid med tilsvarende virksomheter. Det er opprettet rådgivende organer i tilknytning til senteret med både eksterne og interne deltakere. Det kan være nyttig å belyse om rådgivende organer har fungert etter hensikten og eventuelle utfordringer man har møtt for å hente ut læringsperspektiver. Vi har ikke vurdert personalmessige forhold, årsaker til sykefravær, og oppfølging av dette i SGK for perioden i denne undersøkelsen. 2.2 Problemstilling 1. Beskrivelse av prosess knyttet til etablering og avvikling/reetablering av Skjetlein grønt kompetansesenter. Første del av problemstillingen, etablering av SGK, belyses i kapittel 3. Andre del av problemstillingen, avvikling/reetablering av SGK, belyses i kapittel Har Skjetlein grønt kompetansesenter (SGK) blitt implementert i tråd med Fylkestingets intensjoner og føringer? Følgende spørsmål er belyst: a. Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for SGK? b. Har SGK hatt tydelige målsettinger for sin virksomhet? c. Har SGK gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med senteret? d. Har SGK blitt evaluert siden etablering? e. Har Fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved SGK fra etablering og fram til avvikling? Disse problemstillingene belyses i kapittel 4. 4 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016c) - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 9

23 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2.3 Revisjonskriterier De viktigste kriteriene for å undersøke hovedproblemstillingen finner vi i Fylkestingets vedtak knyttet til etablering av SGK. Disse er: FT sak 61/2010 etablering av SGK innhold og lokalisering FT sak 32/2011 SGK organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder FT sak 95/2011 Faglig samarbeidsforum for SGK FT sak 162/11 Strategiske planer for SGK FU sak 378/2011 Rådgivende utvalg for SGK I tillegg er kommunelovens 5 krav til målrettet og effektiv drift, samt pålitelig rapportering og oppfølging relevante i denne undersøkelsen. Det fremgår av kommunelovens 23.2 at fylkesrådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen nærmere føring på hva som er kravet til betryggende kontroll. I endringer av kommuneloven 6 fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet ved at avvik og risiko følges opp og at internkontrollen dokumenteres. Det er ledelsen i en organisasjon som har ansvaret for å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem 7. Det å etablere strukturer, rapporteringslinjer og myndighet og ansvar som er egnet for å oppnå vedtatte målsettinger har vært relevant å se nærmere på i denne undersøkelsen. 2.4 Metode I denne undersøkelsen har vi innhentet data gjennom intervju, regnskap og gjennomgang av øvrige relevante dokumenter som vedrører SGKs drift. Det er videre innhentet dokumentasjon for rutiner og prosedyrer knyttet til SGK. Revisor har også fremskaffet informasjon om faglig samarbeidsforum og rådgivende utvalg er etablert i samsvar med føringer. Det er videre gjennomført intervju med følgende aktører: 5 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 1993) 6 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 2003) 7 (COSO 2013) - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 10

24 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Intervju med: Fylkesdirektør regional utvikling og seniorrådgiver regional utvikling (oppstartsmøte) Fagsjef administrativ gruppe, Regional utvikling Prosjektleder for etablering av SGK fagenhet for vgo. Rektor Skjetlein vgs. Tidligere daglig leder SGK Siste daglig leder SGK Det har i tillegg vært dialog på e-post med flere av de som er nevnt foran samt tidligere Fylkesdirektør regional utvikling. Tilsammen anses dette å være tilstrekkelig dokumentasjon for å besvare problemstillingene i undersøkelsen. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 11

25 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3 Etablering av SGK I dette kapittelet vil vi belyse første del av problemstilling 1, altså prosessen fram mot etablering av Skjetlein grønt kompetansesenter fra 2006 til Problemstilling 1 er beskrivende og vil ikke omfatte kriterier eller vurderinger. I tabellen under vises det til noen holdepunkter i forarbeidene til SGK: Tabell 1 Tidslinje for prosjektet SGK År Dato Sentrale hendelser i SGK 2006 Januar Arbeidet med framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag igangsatt Juni FT sak , Framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag Februar Prosjekt Skjetlein grønt kompetansesenter opprettet jun FT sak , Etablering av Skjetlein grønt kompetansesenter innhold, organisering og lokalisering apr FT sak , organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder jun FT sak , Faglig samarbeidsforum for SGK 2011 oktober Ansettelse (fast) av daglig leder des FU-sak , Rådgivende utvalg for Skjetlein grønt kompetansesenter des FT sak , Strategiske planer for lokal mat og gårdens ressurser 2011 desember Ansettelse (engasjement) av prosjektleder fornybar energi prosjekt + diverse jan SGK formelt etablert 3.1 Framtidig landbruksutdanning i Sør-Trøndelag I januar 2006 startet man arbeidet som resulterte i etablering av SGK. Da møttes representanter fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Bondelaget, og STFK for å drøfte muligheten for å styrke landbruksutdanningen i fylket. Konklusjonene fra dette møtet førte til at det ble nedsatt en arbeidsgruppe som skulle utrede den framtidige landbruksutdanningen i Sør-Trøndelag. Mandatet til arbeidsgruppen ble som følger: 1. Skape et tilbud i landbruksutdanningen som ivaretar behovet for tradisjonelle og nye næringer i landbruket, tilpasset dagens og framtidens tilbud og etterspørsel i markedet 2. Skape oppmerksomhet rundt tilbudet slik at det får tilstrømming av nye elevgrupper 3. Sikre ressurser til å utvikle tilbud i samråd med andre aktører Arbeidsgruppen leverte sin rapport i mai 2007 som blant annet konkluderte med å utvikle et grønt kompetansesenter på Skjetlein videregående skole. Fylkestinget behandlet saken i juni 2007, hvor det ble vedtatt å utvikle et prosjekt for grønt kompetansesenter ved skolen. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 12

26 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3.2 Prosjekt grønt kompetansesenter ved Skjetlein Prosjekt grønt kompetansesenter ved Skjetlein ble etablert i 2008 med en styringsgruppe bestående av deltakere fra fylkestinget, fylkesmannen, Sør-Trøndelag bondelag og ansatte fra STFK. Arbeidet til styringsgruppen utledet i en sak til fylkesutvalget om mulig etablering av et grønt kompetansesenter på Skjetlein. Fylkesutvalget vedtok videre å utrede lokalisering for kompetansesenteret i «Gammelfjøset» ved Skjetlein. I begynnelsen av 2010 ble navn på prosjektet endret til Skjetlein grønt kompetansesenter SGK. Rammeplan og planverk for etablering av SGK ble behandlet av Fylkestinget i juni Den faglige politiske oppfølgingen av SGK ble lagt til Nærings- og nyskapingskomiteen og administrativt underlagt fylkesdirektør for regional utvikling. Fylkestinget vedtok i 2010 å lokalisere SGK i gammelfjøset ved Skjetlein vgs. Det ble innvilget en investering (40 mill.) knyttet til rehabilitering av Gammelfjøset for å tilpasse behovet for lokaler til SGK. I 2011 vedtok Fylkestinget 8 at SGK skulle være organisert som en avdeling direkte underlagt fylkesrådmannen, og ikke en avdeling underlagt videregående skole (fylkesrådmannens innstilling). Videre at det etter to år skulle gjøres en evaluering av den valgte organisasjonsformen med sikte på et endelig vedtak i Fylkestinget om senterets organisasjonsform og eierskap. Hensikten med kompetansesenteret skulle vektlegges i evalueringen. Det daværende ressurssenteret ved Skjetlein videregående skole skulle fases inn i SGK. I tillegg skulle stillingsressursen økes fra de to stillingene til ressurssenteret ved, til tre når SGK ble etablert. Rektor ved Skjetlein vgs. viser til at det tidligere ressurssenteret var en avdeling underlagt skolen frem til avvikling. I denne perioden var det daværende kontorleder på Skjetlein vgs. som fulgte opp ressurssenterets drift knyttet til økonomi og øvrige krav. Det var to ansatte i ressurssenteret, hvor begge hadde ca. 100 % stillinger. Kursvirksomheten ved ressurssenteret var relativt stabil med blant annet: voksenagronomkurs, blomsterdekoratør, anleggsmaskinførerkurs, motorsagkurs og laftekurs. Merkantile oppgaver ble utført av skolen, eksempelvis føring av regnskap og fakturering. Ressurssenteret hadde et underskudd ved avvikling som ble overført til SGK ved oppstart. Fylkestinget vedtok videre at det skulle tilsettes en daglig leder for SGK, som tiltrådte høsten I løpet av prosjektet ble de faglige satsingsområdene for SGK avgrenset til fire 8 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011b) - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 13

27 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge fokusområder: økologisk produksjon, fornybar energi, tjenesteproduksjon, som «Inn på Tunet», og lokal mat og småskala matproduksjon. Det ble også besluttet å legge til rette for etablering av et utviklingsmiljø for kunnskapsintensive «grønne» aktører gjennom utleie av kontorarealer. Aktivitetsnivået skulle planlegges og leiepriser skulle legges på et nivå som medførte at senteret gikk i økonomisk balanse. Senterets utgifter ble i vedtaket antatt hovedsakelig å være fordelt på lønn til egne ansatte, FDV-kostnader for «Gammelfjøset», samt gjennomføring av ulike kurs og andre kompetanseutviklingsaktiviteter. I sluttrapporten fra prosjektet ble kostnadene beregnet til å drive senteret det første ordinære året til kr 4,15 mill. per år, mens inntektene ble beregnet til kr 4,9 mill. Det ble opprettet et rådgivende utvalg av fylkesutvalget 9 hvor man inviterte sentrale eksterne instanser til å delta, samt at STFK ble representert ved fylkesvaraordfører, fylkesdirektør for regional utvikling STFK, rektor ved Skjetlein videregående skole og daglig leder ved SGK. Som et minimum skulle det rådgivende utvalget gjennomføre halvårlige møter. Daglig leder ved SGK skulle ha sekretærfunksjonen for utvalget. Det ble videre vedtatt 10 å opprette et bredt sammensatt faglig samarbeidsforum for SGK, både eksternt og internt. Daglig leder ved SGK skulle koordinere og administrere det faglige samarbeidsforumet og det skulle minimum være møter hvert halvår. SGK skulle være en samarbeidsaktør og deltaker i eksisterende nettverk med eksterne partnere. Der partnerskapet konkluderte med nye behov, skulle SGK ta initiativ til nye samarbeidsarenaer. SGK hadde sitt hovedfokus rettet mot kompetanseutvikling og - formidling, kunnskapsutvikling i samarbeid med FoU- miljø og næringsutvikling i de grønne næringene med bånd til landbruksfaglige miljø. SGK skulle også tilby ulike «grønne» næringsaktører lokaler og kontorfasiliteter for felles lokalisering, dette for å øke samarbeid og samhandling. Forholdene mellom de ulike samarbeidsforaene, ledelsen av kompetansesenteret og fylkeskommunen sentralt, var ifølge sluttrapport for prosjektet for etablering av SGK beskrevet som i figuren under: 9 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011c) 10 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011a) - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 14

28 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 2. Organisering av Skjetlein grønt kompetansesenter Fra nyttår 2012 skulle Prosjekt Skjetlein grønt kompetansesenter bli erstattet av driftsorganisasjonen Skjetlein grønt kompetansesenter. Daglig leder ble tilsatt for å sikre overgangen mellom prosjekt og drift. Leder for ressurssenteret ved Skjetlein vgs var den som ble ansatt som daglig leder ved SGK. Prosjektleder for fokusområdet «Fornybar energi» ble ansatt i desember I følge daglig leder ble det lyst ut stilling som rådgiver/konsulent med ansvar for kurs og arrangement og det var planlagt å lyse ut ny stilling med ansvar for merkantile tjenester. Prosjektet for etablering av SGK viser til at de viktigste utfordringene i etterkant av den politiske behandlingen og i forkant av etablering var å konkretisere praktiske og organisatoriske forhold, disse var: Opprettelse av nytt enhetsnummer og tilknytning til de fylkeskommunale administrative systemer. Avslutning av ressurssenterets virksomhet og økonomi og overføring til den nye enheten. Senterleders status i forhold til administrativ organisering i STFK. Kompetansesenterets forhold til Enhet for regional utvikling. Tilsattes tilhørighet i STFKs organisasjon. Tilganger og avklaring av rutiner i forhold til økonomi, posthåndtering og arkiv. Tilsattes elektroniske tilganger og rettigheter. I følge sluttrapporten for prosjektet ble det funnet gode løsninger på disse utfordringene gjennom dialog med aktuelle enheter og tjenester i fylkeskommunen. Videre heter det at det som har tatt lengst tid og vært mest komplisert, har vært de elektroniske tilgangene til serverbaserte tjenester og arkivsystemet. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 15

29 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4 Er SGK implementert i tråd med fylkestingets vedtak? Dette kapittelet søker å belyse ulike forhold knyttet til Skjetlein grønt kompetansesenter i perioden Problemstilling 2 i denne forvaltningsrevisjonen legger vekt på om det er etablert styringsstrukturer og mål for virksomheten, om aktiviteter er gjennomført i tråd med målene, om virksomheten er evaluert og om/hvordan status er kommunisert. Revisor har for denne problemstillingen sett på om fylkesrådmannen har sørget for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen nærmere føring på hva som er kravet til betryggende kontroll. I endringer av kommuneloven 11 fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet. Det er ledelsen i en organisasjon som har ansvaret for å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem 12. Det å etablere strukturer, rapporteringslinjer og myndighet og ansvar som er egnet for å oppnå vedtatte målsettinger knyttet til økonomi, drift og organisering er relevant å se nærmere på i denne undersøkelsen. Vi vil i tillegg i undersøkelsen se om relevante områder i følgende vedtak er fulgt opp for SGK: FT sak 61/ Etablering av SGK innhold og lokalisering FT sak 32/2011 Organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder for SGK FT sak 95/2011 Faglig samarbeidsforum for SGK FT sak 162/2011 Strategiske planer for SGK FU sak 378/2011 Rådgivende utvalg for SGK Revisjonskriterier operasjonaliseres nærmere i delkapitlene som følger. 4.1 Har det vært etablert tydelige og effektive styringsstrukturer for SGK? Kriterie Fylkestinget vedtok i sak 32/11 at SGK organiseres som en avdeling underlagt fylkesrådmannen. Aktivitetsnivå planlegges og leiepriser legges på et nivå som gjør at senteret går i økonomisk balanse. Det ble videre vedtatt at stillingsressursen skulle økes fra de to 11 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet 2003) 12 (COSO 2013); (Kommunal- og regionaldepartementet 2009) - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 16

30 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge stillingene ved ressurssenteret til tre når SGK ble etablert, i tillegg til eventuelle prosjektstillinger. Kostnadene ved den nye stillingen skulle dekkes av senterets økte inntekter. Det er fylkesrådmannens ansvar å følge opp SGK på samme måte som øvrige enheter i STFK. Dette gjennom å sikre at rapportering, budsjettering og årsmelding med tilhørende styringsdialog er etablert og følges, jf. kommuneloven Fylkesutvalget vedtok videre å etablere et rådgivende utvalg for SGK som skulle møtes halvårlig hvor daglig leder SGK skulle ha sekretærfunksjon, jf. FU sak 378/2011. Det rådgivende utvalget skulle bistå Fylkesrådmannen og daglig leder ved SGK i diskusjoner om mer konkrete utfordringer knyttet til drift og utvikling av senteret. Videre skulle utvalget ivareta koblinger mellom det nye kompetansesenteret, skolen, partnerskapet og andre relevante ressurspersoner fra de grønne næringene i fylket. Fylkestinget har også vedtatt å opprette et faglig samarbeidsforum hvor daglig leder skulle ha ansvar for å koordinere og administrere utvalget med møter hvert halvår jf. FT sak 95/2011. Det faglige samarbeidsforumet skulle ha en overordnet strategisk rolle hvor utviklingstrekk over tid og visjoner ble drøftet. Det rådgivende utvalget og faglig samarbeidsforum er etablert for å støtte opp om driften av SGK og sikre at forventningene til fylkestinget ble innfridd Data Datakapitlet er delt opp i fire delkapitler som omhandler fylkesrådmannens styringsdialog med SGK, aktivitet i rådgivende utvalg og samarbeidsforum, regnskap/budsjett og stillinger i SGK. Fylkesrådmannens styringsdialog med SGK Tidligere direktør for regional utvikling sier at styringsdialogen som ble etablert ved oppstart av SGK omhandlet jevnlige oppfølgingsmøter, medarbeidersamtaler, rapportering i årsrapport og utfordringsdokument. SGK skulle følge etablerte prosedyrer knyttet til økonomirapportering. Det ble gitt tydelige økonomiske rammer for SGKs drift. Det var forutsatt en god dialog mellom regional utvikling og SGK for å sikre samarbeidet mot næring og videregående opplæring, samt det politiske interessefeltet. Tidligere fylkesdirektør avsluttet sitt arbeidsforhold i STFK, høsten Fylkesdirektør for regional utvikling (Ansatt ) sier i intervju at SGK ble lagt direkte under fylkesrådmannen. Det viste seg at linjene for styring og kontroll av SGK ikke har vært gode nok, hvor rapportering, dialog og øvrig oppfølging hadde mangler. SGK har manglet økonomirutiner, deriblant økonomisk rapportering. Fra 2013 ble det gjennomført faglige oppfølgingsmøter mellom Fylkesdirektør for regional utvikling med stab og daglig leder ved SGK. I følge fylkesdirektør blir det etter hvert mer spissede oppfølgingsmøter, fordi 17 - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER -

31 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge fylkesrådmannen så at SGK ikke fungerte tilfredsstillende. I , ble man nødt til å sette inn en god del administrative ressurser fra Regional utvikling som bistand til daglig leder. Blant annet gjaldt dette faktureringsarbeid og etablere systemer for den administrative delen av SGK. Tidligere daglig leder sier at det ble ikke avtalt noen formelle rapporteringspunkter eller fast styringsdialog for oppfølging av SGK, men det ble gjennomført flere møter mellom daglig leder og fylkesdirektør etter behov. Tidligere daglig leder har vært usikker på hvem SGK skulle forholde seg til, da både fylkesdirektør regional utvikling og fagsjef næring og innovasjon etterlyste rapportering, i starten av Tidligere daglig leder sa at de også manglet tilganger til STFKs systemer og at disse var ustabile. Dette handlet blant annet om tilgang til det elektroniske rapporteringssystemet, arkivsystem og regnskapssystem. Dette kom først på plass i løpet av våren Manglende eller ustabile tilganger til systemer for SGK bekreftes også av et internt notat 13 i STFK. Notatet konkluderer blant annet med at ved opprettelsen av SGK ble ikke de nødvendige enheter involvert tilstrekkelig i planleggingsfasen. Dette medførte at tidligere daglig leder ikke fikk tilfredsstillende tilganger til systemene i STFK, før februar Siste daglig leder av SGK bekrefter at det manglet et styringssystem for oppfølging av SGK og at administrative rutiner og systemer for fakturering og utleie hadde mangler. Disse ble etterhvert etablert. Da hun begynte som daglig leder brukte hun tiden til å rydde opp i forhold i tidligere drift, skaffe seg oversikt over økonomi og få på plass administrative rutiner. I dette lå det å få til god samhandling med leietakere og den videregående skolen, få på plass administrative rutiner for å sikre en forsvarlig drift av SGK. Rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum Revisor har mottatt to referat fra møter i rådgivende utvalg og ett fra faglig samarbeidsforum fra tidligere daglig leder. Tidligere daglig leder sier at det ble gjennomført to møter i rådgivende utvalg i Han etterlyste nye møter i rådgivende utvalg til nærmeste leder grunnet arbeidsmessige- og driftsmessige forhold ved SGK tilsa dette. Fylkesdirektør ga tilbakemelding om å utsette møtene i e-post. Møte i rådgivende utvalg ble ifølge tidligere daglig leder etterlyst flere ganger i løpet av Revisor har ikke funnet innkallinger eller referat fra rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum i STFKs elektroniske arkivsystem. 13 Rapport vedr. problemer med tilganger ved SGK, datert SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 18

32 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tidligere fylkesdirektør sier at hovedfokus for disse organene lå på faglig utvikling og retning. Det var betydelig politisk interesse knyttet til SGK. Det var også tema knyttet til økonomi, drift og organisering som ble diskutert der, samt samspill med øvrige enheter og ressurser i STFK. Siste daglig leder sier at rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum ikke var aktive når hun ble ansatt. Hvorfor disse ikke var aktive var ikke kjent. Videre at det ikke har vært tid til å reetablere disse. Fylkesdirektør regional utvikling bekrefter at det ikke har vært aktivitet i rådgivende utvalg og faglig samarbeidsforum etter Regnskapstall/budsjett for SGK I FT sak 32/2011 ble det gitt en oppstilling for regnskap for ressurssenteret ved Skjetlein videregående skole i 2010 og budsjett for SGK i første fulle driftsår, denne viser: Tabell 1. Regnskapstall for ressurssenteret i 2010 og budsjett for SGK Regnskapstall ressurssenteret 2010 Budsjett for første fulle driftsår for SGK Sum Sum utgifter utgifter Sum Sum inntekter inntekter Resultat Resultat Tabellen viser at SGK skulle øke inntekter fra ressurssenterets virksomhet med 2,5 mill. første fulle driftsår. Vi har i neste tabell hentet ut budsjett og regnskapstall for SGK for å vise hvordan dette har vært for årene 2011 til Tabell 2. Regnskap/budsjett for SGK i perioden Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Sum utgifter Sum inntekter Merforbruk (+) /mindreforbruk (-) Merforbruk fra tidligere år Samlet merforbruk SGK Sum utgifter er redusert for utgifter knyttet til rehabilitering av gammelfjøset som ble vedtatt finansiert med 40 mill. i fylkestingets sak 61/2010, FDV kostnader er tatt med. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 19

33 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge * Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Sum utgifter Sum inntekter Merforbruk (+) /mindreforbruk (-) Merforbruk fra tidligere år Samlet merforbruk SGK Kilde: Regnskap (Agresso) i STFK *Regnskapsåret 2016 er ikke avsluttet, tall pr Regnskapstall fra Agresso viser at det er et samlet merforbruk i SGK den på ca. 8 mill. kr. Det er ikke lagt inn budsjettall i regnskapssystemet for 2011 og 2012 for SGK. I en nærmere analyse av regnskapet, vises det blant annet manglende oppfølging av prosjektmidler, noe som har medført reduserte inntekter til SGK. I fylkestingets sak 38/16 viste man til i saksfremlegget at regnskapet per viser et underskudd på kr 7,2 mill. Reelt akkumulert underskudd er dog mindre som følge av utestående prosjektmidler som pr var på totalt kr I følge saken ble ikke samtlige tiltak gjennomført som omsøkt. Dette medførte at utestående midler ikke ble utbetalt. Dette gir et akkumulert underskudd per på kr 4,7 mill. for SGK. I samme sak viser en regnskapsgjennomgang at gjennomsnittlige årlige kursinntekter for SGK perioden var på kr Ser man på årene 2014 og 2015 ligger de årlige inntektene fortsatt på knappe 1,5 MNOK. Årlige leiekostnader ble i forarbeidene estimert til kr Regnskapet viser også her en underdekning da gjennomsnittlige husleieinntekter for årene 2014 og 2015 var vel kr Siste daglige leder sier at den økonomiske gjennomgangen som ble gjennomført viste at forutsetninger for å drifte SGK ikke stemmer med faktiske forhold, spesielt den økonomiske situasjonen. Videre sier hun at det ble etablert et system for kursaktiviteten samt utleie av møtelokaler, våren Selv med godt belegg og kursaktivitet i 2016 hadde SGK hatt et negativt resultat på kr 1,5 mill. for regnskapsåret Ifølge siste daglig leder manglet en risikoanalyse for drift av SGK ved etablering, noe som kunne ha belyst driftsutfordringene til SGK og realismen i budsjettene. Både tidligere og siste daglig leder bekrefter at budsjettet i regnskapssystemet er lagt for å tilfredsstille balansekravet til SGK. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 20

34 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Stillinger i SGK Fylkesdirektør sier at det var en forutsetning fra fylkestinget om tre stillinger ved SGK fra etablering. Det ble prioritert fra SGK å ansette ressurser til fagutvikling istedenfor merkantil ressurs ved SGK. I FT sak 38/16 vises det i saksfremlegget til at ressursen ved SGK var vedtatt økt fra to til tre stillinger. Kostnadene ved den nye stillingen skulle finansieres av kompetansesenterets inntekter. Daglig leder for SGK ble ansatt i 100 % stilling fra Administrasjonen ble styrket med en rådgiver i 100 % fast stilling fra Daglig leder valgte å prioritere tilsetting av en utviklingsressurs framfor en merkantil ressurs. I denne perioden ble behovet for merkantil kapasitet delvis løst gjennom innkjøp av tjenester gjennom Skjetlein videregående skole, og delvis gjennom kortere engasjementer. Prosjektleder for prosjektet «fornybar energi» ble tilsatt og finansiert med prosjektmidler. Prosjektleder for etablering av SGK viser til at man konkluderte med at man som et minimum måtte ha en daglig leder, en utviklingsmedarbeider og en merkantilt ansatt i grunnbemanningen i SGK. Dette fordi man så at det ville bli mye administrasjon til utleie av kontor og møterom, pluss administrasjon av kursvirksomheten. Ut over dette kunne man engasjere medarbeidere ut i fra senterets økonomi, dvs. gjennom prosjektinntekter. Det ble forutsatt at man kunne videreføre ressurssenterets kursvirksomhet innenfor de tre stillingene i grunnbemanningen. Tidligere daglig leder ved SGK sier at det skulle være tre ansatte på SGK fra starten, jf. Fylkestingets vedtak, det var ansatt kun to. Tidligere leder valgte å ikke ansette den tredje stillingen fra da man måtte trappe ned oppgaver knyttet til kursvirksomhet i påvente av ferdigstillelse av Gammelfjøset. Den tredje stillingen hadde tidligere leder utallige møter med fylkesdirektør regional utvikling om å få etablert, etter at Gammelfjøset var innflytningsklart, fra mars/april Dette for å ivareta forventningene som fylkestinget hadde til SGK. Stillingen ble ikke utlyst. Vi har i neste tabell vist til sentrale tidspunkt og hendelser for SGK i en tidslinje. Vi har her tatt med sentrale vedtak for etablering av SGK samt ansettelser, etablering og innflytting i nytt bygg. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 21

35 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 3. Tidslinje for SGK År Dato Sentrale hendelser i SGK jan SGK formelt etablert 2012 januar Ansettelse av prosjektleder med ansvar Inn på tunet + diverse 2012 mai Ansettelse av rådgiver (fast) - var fungerende daglig leder i en periode 2013 mai "gammelfjøset" klart til innflytting 2013 august Ansettelse (engasjement) diverse prosjekt 2013 august Ansettelse (engasjement) merkantile oppgaver 2014 mai Ansettelse (engasjement) merkantile oppgaver 2015 januar Ansettelse (fast) merkantile oppgaver 2015 april Ansettelse (engasjement) fungerende daglig leder 2015 oktober Ansettelse (fast) daglig leder 2015 november Ansettelse (engasjement) merkantile oppgaver apr FT sak , gjennomgang av SGK Kilde: STFK og SGK Vurdering Fylkesrådmannen har ansvaret for å følge opp SGK på lik linje med andre enheter i STFK. I tillegg etablere internkontrollsystemer som sikrer at enheten fungerer i samsvar med krav til dette. Det er vår vurdering at SGK ikke har hatt en tilfredsstillende oppfølging etter etablering. Revisor vil spesielt peke på manglende økonomiske rapporteringen samt økonomiske rutiner og systemer. Fylkesrådmannens oppfølging av SGK i det første året etter etablering hadde også mangler. I tillegg peker vi på at etablerte systemer som eks. rapporterings-, regnskaps- og arkivsystem med tilganger, ikke fungerer tilfredsstillende i SGK, før etter februar Det ble etablert et rådgivende utvalg som skulle bistå fylkesrådmannen og SGK i blant annet utfordringer knyttet til drift og utvikling av senteret. I tillegg ble det etablert et faglig organ som skulle ha en strategisk rolle i utvikling av SGK. Begge skulle møtes minimum to ganger årlig. Disse organene hadde noe møteaktivitet i 2011 og 2012, etter dette har det ikke vært møteaktivitet. Disse organene har i hovedsak ikke fungert i samsvar med gitte føringer for SGK. En økonomisk forutsetning for SGK var at aktivitetsnivå planlegges og leiepriser legges på et nivå som gjør at senteret går i økonomisk balanse. Regnskapstall viser at SGK har hatt et økende samlet merforbruk siden det ble etablert og var på nærmere 8 mill. ved avvikling i Dette medfører at balansekravet ikke er innfridd. Det var ikke lagt inn budsjettall for SGK i 2011 og 2012, noe som gir manglende styring. Budsjettet fra 2013 og senere er lagt i balanse, men det er synlige mangler og realisme i disse. Analyse av tall fra regnskapet til SGK viser manglende oppfølging av prosjektinntekter, noe som medførte at disse uteble. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 22

36 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Stillingsressursen i SGK ble vedtatt økt til tre stillinger når SGK ble etablert, i tillegg til egne prosjektstillinger. Det har vært to ansatte i SGK siden etablering, i tillegg til prosjektstillinger. Det ble ikke ansatt den tredje faste stillingen (merkantil) da SGK ble etablert. Flere har vært engasjert til merkantile tjenester fra august Vi registrerer at det har vært en uenighet mellom fylkesrådmannen og tidligere daglig leder fra 2013 om ansettelse av den tredje faste stillingen i SGK. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 23

37 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4.2 Har SGK hatt tydelige målsettinger og tiltaksplaner for sin virksomhet? Kriterie Det er viktig å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem med strukturer som følger opp målsettinger knyttet til faglige mål, dette følger av kommuneloven 23.2 og rutiner for god internkontroll (COSO 2013; Kommunal- og regionaldepartementet 2009). Fylkestinget vedtok at aktiviteten ved senteret skal bygge på vedtatte strategiske planer og det skulle utarbeides tiltaksplaner som konkretiserte disse, jf. FT sak 162/ Data Strategiske planer Fylkestinget vedtok de faglige satsingsområdene for SGK avgrenset til fire fokusområder i sak 32/11 og 162/11. Der er det utarbeidet strategiske planer for SGK satsingsområder knyttet til: økologisk landbruk, fornybar energi, tjenesteproduksjon inkl. Inn på Tunet og lokal mat samt småskala matproduksjon. Strategiske utviklingsplaner ble nærmere vedtatt i sak 162/11 for lokal mat og tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser. I oppstartsfasen skulle aktivitet ved SGK bygge på disse og øvrige vedtatte strategiske planer for SGK. I vedtaket vises det til at det skal utarbeides tiltaksplaner som konkretiserer de strategiske planene. Tiltaksplaner Tidligere daglig leder sier at SGK jobbet med et forslag til årsplan/tiltaksplan, høsten 2014, som ikke ble ferdigstilt. Siste daglig leder bekrefter at tiltaksplaner ikke var etablert for satstingsområdene til SGK Vurdering Fylkestinget har vedtatt fire satsingsområder med tilhørende strategiplaner for SGKs drift. Dette gir klare føringer for aktivitetsnivået til SGK. Det ble videre vedtatt å utarbeide tiltaksplaner som konkretiserer satsingsområdene av Fylkestinget. SGK har ikke utarbeidet tiltaksplaner som konkretiserer de fire satsingsområde gitt av Fylkestinget. Dette er en mangel knyttet til det å etablere styring, prioritere aktivitet og oppfølging av vedtatte satsingsområder i SGK. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 24

38 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4.3 Har STFK gjennomført aktiviteter som støtter opp under målene med SGK? Kriterie Fylkestinget vedtok de faglige satsingsområdene for SGK og avgrenset disse til fire fokusområder innenfor kompetanseutvikling. Disse er: økologisk produksjon, fornybar energi, tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser og lokal mat samt småskala matproduksjon. For å ivareta satsingsområdene ligger det en forventing om økt aktivitetsnivå fra ressurssenterets virksomhet, som er i tråd med budsjettforventingene til SGK, jf. FT sak 32/ Data Kursaktivitet Tidligere daglig leder deltok i byggeprosessen ved gammelfjøset, noe som tok tid da SGK ble etablert i I denne perioden benyttet de kontorplasser i skolen. De flyttet ut fra skolen, sommeren 2012, til internat/hybelbygg, grunnet ombygging. Der var SGK lokalisert frem til I denne perioden var det uegnede undervisningslokaler å holde kurs i. SGK benyttet en sløydsal uten ventilasjon, med dårlig varme og sanitærforhold etc. SGK måtte redusere kursaktiviteten til det strengt nødvendige i denne perioden. SGK fikk ikke lov til å holde kurs på skolen før juni 2013 i nye lokaler. Dette grunnet kvikkleirestabilisering av tomt rundt Skjetlein vgs. Etter juni 2013 var de nye lokalene tilrettelagt for kursaktivitet til SGK. Vi har etterspurt deltakelse på kurs i perioden i SGK. Vi har fått følgende oversikt fra siste daglige leder. Oversikten viser: Tabell 4. Oversikt deltakelse på kurs År Sum deltakere Kilde: SGK Tabellen viser at deltakelse på kurs hos SGK har variert fra år til år og gir et gjennomsnitt på 225 deltakere per år. I Vedlegg 2 i denne rapporten vises deltakelse på kurs hos ressurssenteret ved Skjetlein vgs (ca 360 deltakere) og hva man forventet av kursdeltakelse ved SGK (ca 800 deltakere) pr år SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER -

39 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge I FT-sak 38/16 vises det til at en gjennomgang av de faglige fokusområdene viser at SGK ikke har blitt det «verktøyet» for utvikling av de «grønne» næringene som forutsatt. Fornybar energi kan vise til gode resultater i arbeidet med utvikling av småskala bioenergi i landbruket gjennom utviklings- og mobiliseringsprosjektet som ble avsluttet Aktivitetsnivået innen de øvrige fokusområdene har vært relativt lavt. I følge saken måtte dette delvis tilskrives mangel på dedikerte ressurser. Lokal mat har mange aktører, eks. Mære, Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS, Fylkesmennene m.fl. Dette kan ha gjort det krevende for SGK å realisere gode satsinger. Økologisk produksjon og lokal mat I FT-sak 38/16 vises det til at disse to fokusområdene har likheter, og har delvis blitt sett på som sammenfallende. Det er bl.a. arbeidet med realisering av en større satsing på økologisk produksjon rettet mot storhusholdning, samt etablering av en demonstrasjonshage. Prosjektene ble ikke realisert grunnet manglende finansiering. Noe som ifølge saken delvis hadde sammenheng med at Oslo/ Akershus fikk status som økologisk foregangsregion, også i en satsing mot storhusholdning. Tidligere daglig leder sier at det ble laget to omfattende prosjektbeskrivelser som passet til det trønderske matmanifestet som passet godt til økologisk produksjon og lokal mat. Våren 2012 hadde SGK prosjektsøknadene ferdig og sendte disse til Regional utvikling og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. SGK fikk avslag på begge søknadene. Fornybar energi I FT-sak 38/16 vises det til at fireårig utviklingsprosjekt Fornybar energi ved SGK ble avsluttet Det har i denne perioden vært arbeidet mye med nettverksbygging og kontakt med ulike miljø med sikte på å skape ny aktivitet og øke bruken av fornybar energi hos de grønne næringsaktørene. Det har også vært arbeidet med å skape og gjennomføre kurs innen fornybar energi, men man kan ikke si seg fornøyd med påmeldingene på kurs. Dette har sammenheng med at rammevilkårene for satsing på bioenergi innen landbruket ikke har vært tilstrekkelig for å oppnå lønnsomhet, noe som har nær sammenheng med generelt lav strømpris. Prosjektet har bidratt til å styrke oppmerksomheten på skogen som energiressurs, der prosjektleder har opptrådt som støttespiller og kobler mellom ulike aktører i arbeidet for å etablere bioenergianlegg basert på flisfyring. Det har også vært arbeidet for å etablere biogassanlegg, men her viser foreløpig rammebetingelsene ikke å være tilfredsstillende tilrettelagt for nye etableringer. Det har også, og i lag med skolen, vært arbeidet mye med rekrutteringsarbeid mot avgangselever ved ungdomsskolene i Trondheimsdistriktet. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 26

40 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser I FT-sak 38/16 vises det til at tjenesteproduksjon har i hovedsak vært knyttet til Inn på tunet (IPT) og bygdeservice. Ressurssenteret ved Skjetlein videregående skole og skolen samarbeidet med Hvam videregående skole om et større IPT-prosjekt med egen prosjektleder. Flere kurs ble gjennomført i perioden Prosjektet ble overført til SGK i det senteret ble etablert. Gjennom prosjektet ble det knyttet kontakter som har vært viktige i det videre arbeid. Nordic Green Care var et IPT-prosjekt med deltakere fra Finland og Sverige. Initiativtakerne og prosjektledelse var finsk og siktemålet var å bygge nettverk mellom de tre landene samt å klarlegge felles interesser for å gå videre i et større Interreg-prosjekt. Kjøperne av IPTtjenester er i hovedsak offentlige aktører med kommunene i spissen. Trange budsjetter innen helse- og omsorg samt skole, koblet med budsjettåret som tidshorisont, har vært en utfordring for tilbyderne av IPT- tjenester. Det antas allikevel at IPT har et betydelig utviklingspotensial. I samarbeid med fylkesmannen, Bondelaget, Bonde- og småbrukarlaget og Bygdeservice Sør- Trøndelag har SGK vært involvert i et prosjekt for styrking og utvikling av bygdeservice i Sør- Trøndelag. Oppgaven til SGK har vært å utvikle og tilby kurs for fylkets bygdeserviceforetak. Noen kurs ble gjennomført, men grunnet begrensninger i bemanningssituasjonen ved SGK, og reduksjoner i rammen som opprinnelig var tiltenkt kurs fra SGK, ble omfanget ikke som planlagt. Tidligere daglig leder viser til at SGK ikke rakk å håndtere eks. «inn på tunet». Rektor ved Skjetlein vgs. sier at skolen har videreført følgende aktiviteter som SGK la til rette for: Økologisk frukt og bærhage, Interregionalt prosjekt Grønt entreprenørskap og innovative miljøer, demopart for alternative energikilder og kompostreaktor. Utviklingsavdelingen på Skjetlein videregående skole viderefører deler av SGKs kursaktivitet. Dette for å tilrettelegge bedre for undervisningen på skolen og bidra med kompetanse til ansatte, samt å ha samarbeid med relevante forskningsmiljø Vurdering Satsingsområdene til SGK var knyttet til økologisk produksjon, fornybar energi, tjenesteproduksjon basert på gårdens ressurser og lokal mat samt småskala matproduksjon. Det var en forventning til økt aktivitetsnivå på disse områdene. Av satsingsområdene er det fornybar energi som har gitt resultater, utover dette har ikke aktiviteten i SGK vært i samsvar med forventninger. Det er likevel positivt at aktiviteten ved SGK har bidratt til å øke kompetanse blant ansatte og legge bedre til rette for undervisning til elevene ved Skjetlein vgs. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 27

41 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4.4 Har SGK blitt evaluert jevnlig siden etablering? Kriterie Fylkestinget vedtok at SGK skulle evalueres etter to år med sikte på endelig vedtak om senterets organisasjonsform og eierskap, jf FT sak 32/2011. Hensikten med kompetansesenteret måtte vektlegges i evalueringen. I dette ligger det en forventing om årlige vurderinger knyttet til måloppnåelse av SGKs drift som rapporteres både administrativt og politisk Data Evaluering av SGK Fylkesdirektør regional utvikling forteller at det aldri ble gjennomført noen formell evaluering av SGK. Med bakgrunn i at samtalene med daglig leder gjennom våren 2013, og med de forholdene som ble avdekket, så var det lite tjenlig med noen evaluering av SGK på dette tidspunkt. Flere som er intervjuet viser til at SGK ikke ble evaluert etter to års drift, noe som strider med fylkestingets vedtak. Flere peker på at det kan vurderes hva som var to års drift, i og med at de to første årene var veldig spesielle, først og fremst fordi man ikke flyttet inn i Gammelfjøset før våren Tidligere daglig leder sier at driftsmessige forhold ved SGK burde tilsi en politisk orienteringssak etter to år. Dette grunnes i at virkeligheten for SGK ble forskjellig i forhold til hva som var forventet med bakgrunn i opprinnelig vedtak om etablering av SGK Vurdering SGK skulle evalueres etter to år med sikte på endelig vedtak om senterets organisasjonsform og eierskap. SGK er ikke evaluert etter to års drift, noe som strider med gitte føringer i Fylkestinget. Revisor savner at det ble gitt en evaluering/sak til Fylkestinget i starten på 2014, da manglene knyttet til balansekravet i driften ved SGK måtte være kjent. Dette hadde etter revisors vurdering gitt en bedre mulighet til å justere satsingsområde og aktivitetsnivå knyttet til ressurser i SGK og mulighet for å ta stilling til øvrige utfordringer ved driften. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 28

42 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4.5 Har Fylkestinget vært tilstrekkelig informert om utviklingen ved SGK fra etablering og fram til avvikling? Kriterie Det er fylkesrådmannens ansvar å rapportere tilbake til fylkestinget over at SGK drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser. I tillegg har Fylkesutvalget vedtatt politisk representasjon i rådgivende utvalg samt faglig samarbeidsforum for SGK som også blir informert om denne Data Fylkesdirektør viser til at parallelt med oppfølging av SGK, hadde fylkesdirektør underveis samtaler for oppdatering av situasjonen med fylkesvaraordfører, leder av AP sin gruppe i Fylkestinget og styreleder Bondelaget. Disse møtene ble delvis holdt uten at daglig leder var tilstede. Fylkesdirektør Regional utvikling presiserer at dette ikke var møter i det rådgivende utvalg ved SGK. Møtene ble avholdt for å orientere om hvordan fylkesrådmannen håndterer situasjonen ved SGK, og for å avstemme dette arbeidet mot vesentlige aktører/interessenter. De politiske representantene var hele tiden tydelig på at dette var rådmannens ansvar, samtidig ga de innspill på hvordan de oppfattet driften av SGK og prioriteringer som ble gjort. Men med bakgrunn i at saken også hadde en personalside, så var den ikke egnet for fremmes som politisk sak. Det har ikke vært noen samlet presentasjon eller statusorientering overfor politisk nivå når det gjelder SGK. Tidligere daglig leder har fra 2013 ikke fått orientert politikere om utfordringene ved SGK og forstått at fylkesdirektør regional utvikling har gitt sine orienteringer til politikere om årsaken til utviklingen i SGK har vært. Det har vært gjennomført årlig rapportering knyttet til faglige satsingsområdene for SGK. Disse er gjengitt årlig i årsrapporten til STFK. Det har ikke vært rapportert om driftsmessige forhold ved SGK fra etablering. Driftsmessige forhold ved SGK ble rapportert første gang i årsrapporten 2014 til STFK, den (sak 22/15). Der blir det vist til at SGK har hatt betydelige utfordringer i driften, herunder de administrative rutinene. Videre at det var et regnskapsmessig underskudd på 4,6 mill. Overført merforbruk fra 2013 var på kr 1,8 mill., ifølge årsrapporten Driftsmessige utfordringer ved SGK gjentas i årsrapporten for SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 29

43 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vurdering Fylkesrådmannen har ansvar om å rapportere tilbake til fylkestinget om SGK drives i samsvar med gitte føringer og krav. Det har ikke vært en samlet presentasjon av driftsmessige forhold ved SGK til Fylkestinget siden etablering, før avviklingsvedtaket i april Det bekreftes at det har vært en dialog med enkelte fra det politiske miljøet for å orientere om situasjonen på SGK. Revisor mener at man burde ha gitt en orientering/status/gjennomgang med unntak av personalmessige forhold ved SGK til fylkestinget, i starten av Læringsmomenter De som er intervjuet har pekt på flere mulige læringsmomenter ved etablering og drift av SGK. Disse beskrives og det gjøres ikke vurderinger av revisor knyttet til disse: Det savnes en risikoanalyse for driftsbudsjettet knyttet til SGK ved etablering. Utviklingsarbeid i SGK må sees som en investering og ikke forvente at dette nødvendigvis er selvfinansierende. Manglende utviklingsbudsjett knyttet til å realisere vedtatte satsingsområder med tilhørende aktiviteter. Sikre at styringsdialog og at administrative støttesystemer er på plass ved etablering. Det var mange samarbeidspartnere i SGKs prosjekter, noe som virket å være utfordrende å håndtere for SGK med de ressursene de hadde til rådighet. Vanskelig for SGK å være en kobler mellom skole og næringsaktørene i «Gammelfjøset». Det manglet kompetanse knyttet til merkantile tjenester i SGK. Det har vært personalmessige utfordringer i SGK, eks. knyttet til sykefravær. Daglig leder deltok ikke i felles enhetsledermøter i STFK. Leietakere i Gammelfjøset hadde store forventninger til SGK og som var utfordrende å håndtere. Utviklingsavdelingen på Mære landbruksskole har ca. 8 ansatte og ser ut til å ha lyktes i tilsvarende virksomhet. SGK hadde 3 ansatte og ble avviklet da man ikke innfridde forventningene. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 30

44 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5 Avvikling og reetablering av SGK Dette kapittelet oppsummerer avvikling og arbeid med reetablering av Skjetlein grønt kompetansesenter (april november 2016). I fylkestingets sak om SGK 15 i 2016 ble det vedtatt å avvikle SGK i sin nåværende form. Senteret består av ca m2 kontor- og fellesarealer over tre plan. I tillegg til en administrasjons- og undervisningsdel, rommer senteret ca. 30 kontorarbeidsplasser. I vedtaket framgår det at ledige lokaler skal leies ut på kommersiell basis til dekning av opparbeidet underskudd. Videre framgår det at fylkesrådmannen skal gå i dialog med næringen for å avklare ønsker og forventninger med sikte på en reetablering av SGK. Fylkesrådmannen bes videre om å gå i dialog med Nord-Trøndelag med sikte på fremtidig innsats overfor næringa. Kursvirksomhet/kompetansetiltak som kan gjennomføres innen forsvarlige økonomiske rammer, vurderes tilbakeført til Skjetlein videregående skole. I saken vises det til at SGK har et akkumulert underskudd per på 4,7 mill. kr. Det vises videre til at SGK så langt ikke har klart å levere i tråd med forventningene som ble lagt til grunn for etableringen. Svikten har vært mest åpenbar i det som ble forutsatt å være senterets økonomiske ryggrad, kursinntektene. Da innflytting ble utsatt grunnet forsinkelser i byggeperioden kan sviktende inntekter frem til medio mai 2013 delvis tilskrives utilstrekkelige/ manglende lokaliteter for kursaktivitet, ifølge saken. I fylkesutvalgets sak 16, juni 2016, ble det vedtatt å avvikle SGK fra i sin nåværende form. Kurs- og kompetansevirksomheten skulle tilbakeføres til Skjetlein videregående skole. Nyetablering av kompetanse- og utviklingsmiljøet for grønne næringer legges til Skjetlein. Utleie av lokaler forbeholdes relevante «grønne» kompetanseaktører. Ansvaret for inngåelse og oppfølging av leiekontrakter overføres til bygge- og eiendomstjenesten. Fylkesutvalget orienteres løpende om den videre prosess, ifølge vedtaket. I saken vises det til at ved flytting av oppgaver fra en enhet til en annen vil ansatte normalt flytte med, eller tilbys andre oppgaver. De ansatte ved SGK har et tilsettingsforhold i STFK, og må således også påregne andre oppgaver. I intervju viser fylkesdirektør regional utvikling til at SGK er avviklet fra Ansatte er tilbudt stillinger ved hhv Skjetlein videregående skole og enhet for regional utvikling. 15 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016c) 16 (Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016b) - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 31

45 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kurs/kompetanseutviklingsdelen av SGK er overført til Skjetlein vgs. i tråd med fylkesutvalgets vedtak. Fylkesdirektøren viser til at det må tas hensyn til prosessen med fylkessammenslåing, og at fylkeskommunens bidrag og innsats rettet inn mot næringa diskuteres. Blant annet er det avholdt en strategisamling ved Skjetlein i november 2016, hvor leietagere, næring, fagressurser i STFK og Fylkesmannen deltok. Fylkesdirektøren understreker at samspillet med fagmiljø i Nord-Trøndelag vil forsterkes når første fase av utredningsarbeid for fylkessammenslåingen er gjennomført. Bygge- og eiendomstjenesten har overtatt oppfølgingen av leieavtalene og avdekket tidligere feilfakturering. I samråd med Jus og innkjøpstjenesten er det opprettet krav knyttet til husleie i total størrelsesorden ,-. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 32

46 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 6 Høring I tråd med revisjonsforskriften 8 ble et utkast til rapport oversendt fylkesrådmannen den Det ble avholdt et høringsmøte mellom fylkesrådmannen og Revisjon Midt-Norge den , hvor rapporten ble diskutert og man ble enige om at fylkesrådmannen ville skrive en egen uttalelse til rapportutkastet. Revisor mottok den en høringsuttalelse til rapporten (Vedlegg 1). Høringssvaret har ikke medført endringer i revisors vurderinger eller konklusjon. Det er foretatt enkelte presiseringer vedrørende fylkesrådmannens oppfølging av SGK og det er tatt inn noe ytterligere data for deltakelse og forventet deltakelse i kurs ved SGK (Vedlegg 2). Disse tabellene understreker det som er skrevet i rapporten vedrørende realisme i budsjett og sviktende kursaktivitet. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 33

47 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 7 Konklusjoner og anbefalinger 7.1 Konklusjon Fylkesrådmannens fikk ansvar for å etablere og følge opp vedtatte føringer for SGK samt sikre at internkontrollen fungerer i samsvar med etablert praksis. Vi konkluderer med at styring og oppfølging av SGK har hatt vesentlige mangler siden etablering. SGK har videre hatt tydelige strategiske satsingsområder for sin virksomhet, men har manglet tiltaksplaner for å operasjonalisere disse og prioritere aktivitet. SGK har ikke klart å øke aktivitetsnivået knyttet til satsingsområdene, med unntak av fornybar energi. SGK har ikke blitt evaluert etter to år fra etablering som forutsatt av fylkestinget. Det har manglet en rapportering på status for drift og økonomi for SGKs virksomhet til fylkestinget, utover overordnet rapportering i årsrapporten til STFK. En statusgjennomgang/evaluering av drift og økonomi samt organisatoriske forhold ved SGK savnes etter to års drift. 7.2 Anbefaling Revisor anbefaler fylkesrådmannen, ved etablering av tilsvarende enheter i STFK, å sørge for: Tydelig organisasjonsstruktur Fast økonomisk rapportering i henhold til budsjett Fast styringsdialog knyttet til prioriteringer og mål Fast aktivitetsrapportering At utviklingsarbeid gis realistiske rammebetingelser - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 34

48 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder COSO, Internkontroll - et integrert rammeverk. Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Lov om endringer i kommuneloven, Norge. Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), Norge. Kommunal- og regionaldepartementet, tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2011a. Faglig samarbeidsforum SGK, FT-sak 95, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2016a. Plan for forvaltningsrevisjon, FT-sak 18, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2016b. SGK-Avvikling, FU-sak 154, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2016c. SGK-gjennomgang av målooppnåelse, ressursbruk og organisering, FT-sak 38, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2011b. SGK - organisasjon, drift, økonomi og faglige fokusområder, FT-sak 32, Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2011c. SGK - Rådgivende utvalg, FU-sak 378, Sør-Trøndelag fylkeskommune, Sluttrapport SGK, FT-sak 30, - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 35

49 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 1 - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 36

50 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 37

51 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 38

52 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 39

53 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 2 I vedlegg til FT-sak 32/11. Budsjettering for SGK med utgangspunkt i aktivitet ved ressurssenteret. *Opplysningene synes å stemme tross at fire siste bokstaver/tall mangler på høyre side. - SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 40

54 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf SKJETLEIN GRØNT KOMPETANSESENTER - 41

55 Bestilling av selskapskontroll av Vigo IKS Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 17/4-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Vigo IKS gjennomført som forvaltningsrevisjon. 2. Sekretariatet avklarer interessen for et eventuelt samarbeid med kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. 3. Revisjon Midt-Norge IKS koordinerer planlegging og gjennomføring av selskapskontrollen. Det forutsettes at arbeidet planlegges slik at eventuelle andre revisjonsselskap bidrar med kompetanse i hele prosessen. Saksutredning Vigo IKS er et interkommunalt selskap som er eid av alle fylkeskommunene og Oslo kommune, i det følgende omtalt som eierkommunene. Selskapet oppsto i forlengelsen av et langvarig samarbeid om å koordinere utviklingen av viktige ITsystemer for videregående opplæring og ble etablert i februar 2012 for å: utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte ( ) fylkeskommunenes felles inntaks- og forvaltningssystem for elever/lærlinger Vigo og ( ) skoleadministrative systemer. Selskapet kan la utvikling og drift av ulike systemer settes ut til andre. Selskapet skal ( ) levere eller formidle ( ) nødvendige faglige kurs eller veiledning til deltakerne ( )" (Selskapsavtalen 3). Selskapet er organisert med et representantskap på 19 medlemmer, ett medlem fra hver eierkommune, og et styre på fem medlemmer. Administrasjonen er lokalisert i Telemark fylkeskommunes lokaler i Skien. Vigo IKS og har fire heltidsansatte, to av stillingene ble opprettet i Selskapet leier dessuten inn ansatte fra eierkommunene i deltidsstillinger, dette utgjorde 1,7 årsverk i Det er også etablert en rekke faggrupper som består av ansatte i eierkommunene, disse bidrar med faglig kompetanse på de ulike datasystemene. Selskapet kjøper dessuten konsulenttjenester i et betydelig omfang. Vigo IKS arbeider med drift og utvikling av en rekke datasystemer, der det skoleadministrative systemet Visma Flyt Skole er det mest omfattende. I tillegg har selskapet ansvar for drift og utvikling av datasystemer for blant annet prøve- og eksamensavvikling, arkivering av elevdata, opplæringstjeneste og leveranse av statistikkgrunnlag. Systemene brukes av eierkommunene og i tillegg av sentrale aktører i utdanningssektoren som Lånekassen og Utdanningsdirektoratet. Det går fram av selskapets årsmeldinger at det siden etableringen har brukt betydelige ressurser på anskaffelsen av nytt skoleadministrativt system. Ordførerkollegiet i KS stilte flere spørsmål om anskaffelsen, noe som var den utløsende årsaken til at representantskapet høsten 2016 ba om en gjennomgang. Kontrollutvalgets sekretariat er ikke kjent rapporten fra gjennomgangen foreligger ennå.

56 Eierkommunene finansierer selskapets drifts- og utviklingsoppgaver i selskapet med likt tilskudd. Driftsutgiftene per (data)system dekkes av den enkelte kommune og inngår ikke i selskapets budsjett. Representantskapet vedtok høsten 2016 en ny fordeling av kostnadene mellom eierkommunene, der hoveddelen være fast, mens en prosentandel (økende fra 10 til 30 prosent fra 2017 til 2019) skal fordeles etter elevtall. Selskapet har hatt sterk vekst i budsjettet siden oppstartsåret, 2012, da det var på 10,5 millioner kroner i I 2015 var det på vel 74 millioner kroner. Det er flere elementer som taler for at selskapet nå er aktuelt for en selskapskontroll: Det står for drift og utvikling av tjenester av høy vesentlighet for eierkommunene, det har høye budsjett, få ansatte og gjennomfører komplekse anskaffelser av høy verdi. I kombinasjon med stor geografisk spredning på eiersiden indikerer de nevnte elementene en rekke risikoområder, som det vil være hensiktsmessig å få en gjennomgang av. For at selskapskontrollen skal gi mest mulig relevant informasjon bør den etter sekretariatets vurdering gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Revisjonen kan da undersøke mulige risikoområder som måloppnåelse, kompetanse, effektivitet og økonomi, i tillegg til eierkommunenes styring og forvaltning av eierinteressene. I og med at samtlige fylkeskommuner og Oslo kommune har eierinteresser i selskapet må det antas at det det finnes kontrollutvalg som kan tenke seg å samarbeide om selskapskontrollen. Dersom kontrollutvalget i Sør-Trøndelag ønsker det, kan øvrige kontrollutvalg inviteres til å delta. I så fall vil den mest hensiktsmessige organiseringen være at kontrollutvalgene stiller egne revisjonsressurser til disposisjon. Revisjon Midt-Norge IKS får ansvar for planlegging og gjennomføring av prosjektet og står for den faglige og praktiske koordineringen, mens Konsek står for koordineringen av bestillingene. Et slikt samarbeid vil medføre et lengre tidsperspektiv for planlegging og gjennomføring, blant annet på grunn av et større koordineringsbehov. Samtidig vil det bidra til et bredere tilfang av kompetanse, noe som anses som en fordel. Eventuell interesse fra andre kontrollutvalg er foreløpig ikke avklart. Dersom kontrollutvalget ønsker å bestille selskapskontrollen alene vil revisjonen kunne sette i gang arbeidet relativt raskt, med rapportleveranse omkring sommeren Hvis kontrollutvalget ønsker å involvere andre eierkommuner vil det være behov for å avklare interesse, ressursbehov og mulig framdrift. I så fall er sannsynlig oppstart tidligst høsten Den videre prosessen vil, under forutsetning av at kontrollutvalget vedtar innstillingen fra sekretariatet, bestå i at sekretariatet sender en henvendelse til kontrollutvalgene i samtlige eierkommuner. Interesserte utvalg fatter vedtak om deltakelse, deretter kan revisjonsselskapene koordinere det praktiske arbeidet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget bestiller selskapskontroll utført som forvaltningsrevisjon av Vigo IKS. Konsek får ansvar for å koordinere samarbeidet med de øvrige kontrollutvalgene, Revisjon Midt-Norge IKS får ansvar for å koordinere det revisjonsfaglige og det praktiske arbeidet.

57 Rapport fra enhetsbesøk Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 16/7-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapport fra enhetsbesøk til orientering. Vedlegg Samlet rapport enhetsbesøk STFK 2016.pdf Saksutredning Revisjon Midt Norge IKS gjennomfører årlige besøk ved et av fylkeskommunens enheter. Hensikten er å kartlegge og teste den økonomiske internkontrollen ved enhetene, og å vurdere dokumentasjon og registrering av regnskapsopplysninger. Enhetsbesøkene er gjennomført dels gjennom samtale med ledelsen, dels gjennom kontroller av sentrale rutiner. Revisjonen skriver en rapport fra hvert enhetsbesøk som en tilbakemelding til enheten. Enheten får uttale seg om rapporten. I tillegg til rapport fra hvert besøk utarbeider revisjonen en samlet rapport til fylkesrådmannen. Her er også enhetenes kommentarer innarbeidet. Den samlete rapporten ligger ved saken, de øvrige er tilgjengelige sammen med møteinnkallingen på sekretariatets nettsider. Enhetsbesøkene er gjennomført ved Thora Storm videregående skole, Selbu videregående skole, Rissa videregående skole og Tiller videregående skole. Revisjonen har i år undersøkt økonomisk internkontroll, innkjøp, lønn, salg og merverdiavgift. Også i år påpeker revisjonen at kontrollmiljøet ved enhetene er godt. Fylkeskommunen har etablert flere kontrolltiltak og oppfølgingsaktiviteter som utgjør et godt grunnlag for en god økonomisk internkontroll. Revisjonen har gitt tilbakemeldinger til flere av enhetene om å bedre enkelte rutiner. Enkelte av tilbakemeldingene fra skolene er kopier av tilbakemeldinger gitt etter tidligere års enhetsbesøk. Revisjonen understreker likevel at man ser forbedringer sammenlignet med tidligere besøk. Revisjonen har i korte trekk påpekt at det er behov for at den enkelte enhet gjør mer helhetlige og systematiske risikovurderinger på økonomiområdet, at arbeidet med etikk på økonomiområdet må gis prioritet, at innkjøp og omsetning i forbindelse med kantine- og kioskdrift håndteres korrekt og at man ikke krever uberettiget momskompensasjon i forbindelse med utleie. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anser praksisen med enhetsbesøk og tilbakemeldinger i form av rapporter som et godt bidrag til forbedringsarbeidet på økonomi- og regnskapsområdet. Rapportene må likevel brukes aktivt for å ha nytteverdi. Når enkelte forhold stadig nevnes er det etter sekretariatets vurdering en indikasjon på

58 så ikke er tilfelle. Revisjonens anmerkninger bør derfor være av interesse for fylkesrådmennene i både Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trøndelag fylkeskommune. Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta rapporten til orientering.

59 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK Høsten 2016

60 Forord Revisjon Midt-Norge IKS har besøkt fire videregående skoler i perioden 20. september til 3. november 2016 i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Formålet med besøkene er å få kartlagt og testet den økonomiske internkontrollen ved enhetene. Erfaringene fra besøkene er med og danner grunnlaget for vår konklusjon om den økonomiske internkontrollen i Sør-Trøndelag fylkeskommune for Ved besøkene legger vi vekt på veiledning i internt og eksternt regelverk og styringsdokumenter. Det samme vektlegges i vår rapportering tilbake til enhetene etter besøkene. Vi håper at vårt besøk bidrar til å øke bevisstheten blant ledelse og merkantilt personale om viktigheten og forståelsen av god økonomisk internkontroll. Rapporten dokumenterer formål og innhold i enhetsbesøket, samt revisors vurderinger, konklusjon og eventuelle anbefalinger på et overordnet nivå. Trondheim, 1. desember 2016 Ann Katharine Gardner Gunnhild Ramsvik Hanne Bakken Tangen Oppdragsansvarlig revisor Revisjonsmedarbeider Revisjonsmedarbeider

61 Oppsummering Revisjon Midt-Norge IKS har i løpet av høsten 2016 gjennomført enhetsbesøk ved fire videregående skoler i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det er avlagt besøk ved Thora Storm videregående skole, Selbu videregående skole, Rissa videregående skole og Tiller videregående skole. Enhetsbesøkene gjennomføres som et ledd i den finansielle revisjonen, da revisor skal "vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter" og videre at "revisor skal se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll". Dette er en samlet rapport til fylkesrådmannen med utgangspunkt i de særskilte rapportene som ble utarbeidet i etterkant av hvert enkelt enhetsbesøk. En foreløpig utgave av den enkelte rapport ble sendt på høring til den respektive enheten, og ev. tilbakemelding ble innarbeidet i den endelige rapporten. Enhetsbesøkene har blitt gjennomført dels gjennom samtale med ledelsen og dels gjennom kontroller rundt sentrale rutiner av økonomisk art. Vi har i høst sett på følgende overordnede fagområder ved enhetene: Økonomisk internkontroll Innkjøp Lønn Salg og merverdiavgift Hovedinntrykket som revisor sitter igjen med fra de besøkte enhetene er at kontrollmiljøet ved enhetene er godt. Ledelsen ved enhetene signaliserer at de er opptatt av å ha god styring og kontroll på økonomien. Det er etablert flere kontrolltiltak og oppfølgingsaktiviteter som er godt egnet for å tilrettelegge for en god økonomisk internkontroll. Revisor har likevel gitt tilbakemeldinger til flere av enhetene om å bedre rutinene på enkelte områder. Enkelte av tilbakemeldingene samsvarer med tilbakemeldinger gitt ved tidligere års enhetsbesøk. På andre områder ser vi at det er en forbedring i forhold til forrige besøk fra revisor. Tilbakemeldingene som er gitt gjelder i hovedsak: - Å gjennomføre en mer helhetlig og systematisk risikovurdering for enheten samlet på økonomiområdet. Herunder at en slik risikovurdering nedtegnes skriftlig og gjennomgås på rutinemessig basis. - Å løfte arbeidet omkring etikk på økonomiområdet, slik at det gis rom for å drøfte etiske problemstillinger på området. En slik gjennomgang bør gjøres jevnlig. - Å påse at det ikke feilaktig kreves merverdiavgiftskompensasjon for anskaffelser til kantinedriften, samt påse at salg av kioskvarer behandles som avgiftspliktig omsetning - Å forbedre oppgjørsrutinen for kontantsalg i kantinene, herunder sikre at to personer kontrollteller kontantene og signerer for utført kontroll. - Å ha oversikt over hvor stor del av bygningsmassene som ev. leies ut, og påse at det ved utleie som ikke er ubetydelig kun kreves merverdiavgiftskompensasjon for kompensasjonsberettiget andel. - ENHETSBESØK -NN VIDEREGÅENDE SKOLE - 3

62 Innholdsfortegnelse 1 Formål og gjennomføring Et ledd i den finansielle revisjonen Veiledning Prosedyren ved enhetsbesøk Kort om forståelse og innhold i begrepet økonomisk internkontroll Om administrasjonssjefens ansvar COSO-rammeverket Praksis ved enhetene Økonomisk internkontroll Tilrettelegging for økonomisk internkontroll i STFK Internt miljø, risikovurderinger og kontrollaktiviteter ved enhetene Informasjon og kommunikasjon Ledelsens oppfølging Revisors vurdering og konklusjon Innkjøp Gjeldende bestemmelser Innkjøpsrutine og fullmakter ved enheten Enhetens etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Avgrensning mellom drifts- og investeringsregnskapet Revisors vurdering, konklusjon og anbefalinger Lønn Gjeldende bestemmelser Rutine for fast lønn Rutine for variabel lønn Naturalytelser og innberetning Fravær Revisors vurdering, konklusjon og anbefalinger Salg og merverdiavgift Gjeldende bestemmelser Kontantsalg ved enheten Salg av elevarbeid ved enheten Utleie av eiendom og utstyr Revisors vurdering og konklusjon Vedlegg Vedlegg 1 - Forståelse og innhold i begrepet økonomisk internkontroll Vedlegg 2 - Fylkeskommunens organisering av økonomisk internkontroll... 5

63 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN Formål og gjennomføring 1.1 Et ledd i den finansielle revisjonen Innholdet i den finansielle revisjonen er definert gjennom forskrift for revisjon 1 3. Det framgår av forskriften at revisor skal "vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter." Det framgår videre av forskriften at revisor skal "se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll". Det innebærer at revisor må foreta en kartlegging av den økonomiske internkontrollen i fylkeskommunen og foreta tester av rutinene for å kontrollere at de fungerer som forutsatt. Sør-Trøndelag fylkeskommune (heretter kalt STFK) har delegert mye av oppgavene knyttet til økonomisk internkontroll ut til den enkelte enhet. STFK er organisert etter en tonivåmodell. Modellen innebærer en mer direkte styringsform, med rådmannsnivået direkte over den enkelte virksomhet, eller enhet. De videregående skolene har en leder med faglig ansvar, personalansvar og budsjettansvar. Det er derfor nødvendig for revisor å ha kjennskap til den delen av den økonomiske internkontrollen som skjer ved den enkelte virksomhet. Ytterligere informasjon om fylkeskommunens organisering av internkontroll er gitt i vedlegg til rapporten. Resultatet av enhetsbesøkene er med og danner grunnlaget for revisjonsberetningen som legges fram for fylkestinget i Sør-Trøndelag. Revisjonsforskriftens 4 inneholder bestemmelser om hvordan revisor skal rapportere mangler og avvik. Vesentlige forhold skal rapporteres skriftlig til kontrollutvalget 2 med kopi til administrasjonssjefen Veiledning Gjennom den finansielle revisjonen får vi et godt innblikk i fylkeskommunens virksomhet og erfaringer med hva som oppleves som komplisert. Som revisor har vi god kjennskap til gjeldende regelverk innen områder som regnskapsføring, merverdiavgiftslovgivning, regelverk for offentlige anskaffelser og bestemmelser for lønnsområdet. Ikke minst er vi opptatt av endringer i bestemmelser og hvordan endringene virker inn på fylkeskommunens virksomhet. Vi er derfor bevisste på å legge inn et element av veiledning i enhetsbesøkene, gjennom at vi legger vekt på å møte ledelsen ved den enkelte enhet og tar opp temaer hvor vi tror det kan være et forbedringspotensial. Av samme årsak har vi valgt å være relativt detaljerte i beskrivelsen av regelverket i rapporten. Vi har lagt inn henvisninger og lenker til aktuelle regelverk, interne reglement og retningslinjer der vi har ansett det som hensiktsmessig. Rapporten har også to vedlegg som vi anbefaler at den enkelte enhet setter seg inn i. 1 Forskrift for revisjon av kommuner og fylkeskommuner mv. gitt i medhold av kommuneloven Kontrollutvalget skal utføre kontroll og tilsyn med den løpende forvaltningen i fylkeskommunen på vegne av fylkestinget, jf. forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner mv. gitt i medhold av kommuneloven Kommuneloven benytter begrepet "administrasjonssjef" om fylkeskommunens øverste administrative leder. I Sør-Trøndelag fylkeskommune er benyttes tittelen fylkesrådmann. 2

64 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Vi er kjent med at alle enhetene i fylkeskommunen har tilgang til elektronisk faglig oppslagsverk, innen regnskap, lønn og personal. Vi vil oppfordre til at slike verktøy brukes aktivt ved behov for veiledning i hverdagen. 1.3 Prosedyren ved enhetsbesøk Vi har gjennomført besøk ved den enkelte enhet i en årrekke, første gang i I forkant av besøket setter vi oss inn i eventuelle endringer som har skjedd i fylkeskommunen og den enkelte virksomhet, foretar en økonomisk analyse og sender ut en agenda som kan forberede ledelsen på møtet. I etterkant av gjennomført enhetsbesøk gir vi en tilbakemelding til den enkelte virksomhet i form av en rapport hvor ledelsen ved enheten gis anledning til å verifisere innhentet informasjon om rutiner og praksis. Videre vil fylkesrådmannen få en samlet tilbakemelding i egen rapport etter at alle enhetsbesøkene er gjennomført. Kontrollutvalget vil bli orientert gjennom en egen sak. Kontrollutvalget bestemmer videre saksgang. 3

65 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN Kort om forståelse og innhold i begrepet økonomisk internkontroll I dette kapitlet gir vi en kort beskrivelse av krav og føringer for internkontroll. Vedlegg til rapporten gir mer utfyllende informasjon om krav og føringer, og eksempler på praktisk anvendelse av den teoretiske modellen som presenteres under. 2.1 Om administrasjonssjefens ansvar Ifølge kommuneloven 23, 2. ledd har administrasjonssjefen et ansvar for at "administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. " Det er skrevet flere nasjonale rapporter og utarbeidet anbefalinger for å styrke internkontrollen i landets kommuner og fylkeskommuner. COSO-rammeverket er en sentral kilde i disse rapportene. 2.2 COSO-rammeverket I COSO-rammeverket defineres internkontroll som en prosess, utført av virksomhetens styre, ledelse og øvrige ansatte, utformet for å gi en rimelig sikkerhet for oppnåelse av målsettinger relatert til drift, rapportering og etterlevelse. 4 Rammeverket viser til fem integrerte internkontrollkomponenter: Internt kontrollmiljø Risikovurdering Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Oppfølging Risikovurdering er en dynamisk og gjentagende prosess der formålet er å identifisere og vurdere risikoer knyttet til oppnåelsen av målsettinger. Handlinger i form av kontrollaktiviteter etableres gjennom retningslinjer og prosedyrer, for å bidra til å redusere de identifiserte risikoene. Aktivitetene kan eksempelvis være autorisasjoner og godkjennelser, verifikasjoner, avstemminger og analyser. Arbeidsdeling vil være et naturlig element ved utforming av kontrollaktiviteter. Kontinuerlig informasjon og kommunikasjon og løpende evaluering gjennom oppfølgingsaktiviteter, er også komponenter som må være på plass for å oppnå en hensiktsmessig og effektiv internkontroll. Det interne kontrollmiljøet har en gjennomgripende innvirkning på hele internkontrollsystemet. Det er utformet 17 prinsipper som representerer den grunnleggende essensen i hver av komponentene. Prinsippene er ment å være tydeliggjørende for å gjøre anvendelsen av rammeverket enklere. 4 Den første utgaven av COSO-rammeverket kom i Det er lagt frem et oppdatert rammeverk i 2013, Internkontroll et integrert rammeverk. Vår rapport bygger på det oppdaterte rammeverket. 4

66 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN Praksis ved enhetene I dette kapitlet vil vi først beskrive og vise til gjeldende bestemmelser på området, både eksterne og interne styrende dokumenter og regelverk. Deretter vil vi beskrive skolens praksis og avslutningsvis gi uttrykk for våre vurderinger, konklusjoner og eventuelle anbefalinger. 3.1 Økonomisk internkontroll Tilrettelegging for økonomisk internkontroll i STFK Fylkeskommunen har utarbeidet en rekke sentrale reglement og retningslinjer for å legge til rette for en god økonomisk internkontroll. Dokumentene ligger tilgjengelig i kvalitetssystemet og intranettet til fylkeskommunen. Her nevnes: Reglement for attestasjon: Link til reglement i kvalitetssystemet Reglement for anvisning: Link til reglement i kvalitetssystemet Etiske retningslinjer: Link til retningslinjer i kvalitetssystemet Retningslinjer for kassasjon, salg og utleie av fylkeskommunalt inventar og utstyr: Link til retningslinjer på intranettet Retningslinjer for ressurssentrene og deres virksomhet: Link til retningslinjer på intranettet. Nedenfor angis sentrale elementer i de aktuelle reglementene og retningslinjene. Det er imidlertid viktig at enhetene er godt kjent med innholdet i disse dokumentene i sin helhet. Beskrivelsene under er på ingen måte utfyllende. Reglement for attestasjon og anvisning Reglement for attestasjon og anvisning definerer hva som menes med hhv. attestasjon og anvisning, herunder hvilket ansvar de ulike rollene fører med seg. Attestasjonsreglementet gir en detaljert og konkret beskrivelse av hva attestasjonsoppgaven innebærer. Attestantene har ansvar for at bilag og bakenforliggende forhold er i orden for inntekter, utgifter, overføringer, oppgavepliktige utbetalinger etc. Reglementet angir kontrollpunkter som attestanten er ansvarlig for å oppfylle før posteringene anvises og bokføres. For eksempel vil attestasjon av utgifter innebære et ansvar for å påse at: kravet vedrører fylkeskommunen faktura er original (ikke kopi, purring el.lign.) underbilag er original den fakturerte varen/tjenesten er bekreftet mottatt faktura er i samsvar med bestilling og mottatt vare/tjeneste fakturaens angitte priser, rabatter, kredittid eller andre betingelser er i samsvar med bestilling/avtale inngåtte innkjøpsavtaler er benyttet gjeldende bestemmelser om aktivering av anskaffelser overholdes bestemmelsene i reglement for inventarregistrering overholdes varer som skal inngå i lagerbeholdning registreres som bestemt budsjettmessig dekning Ved oppgavepliktige/trekkpliktige utbetalinger stilles det ytterligere krav til attestanten som skal sørge for at: gjeldende bestemmelser for oppgaveplikt/trekkplikt skal følges 5

67 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 oppgavepliktige/trekkpliktige utbetalinger behandles som lønnsbilag, og blir kodet etter regler fastsatt av personal- og lønnsavdelingen Attestantens oppgaver, slik de er regulert i attestasjonsreglementet, stiller store krav til vedkommende som attesterer lønnsutbetalinger, og det forutsettes at den eller de med attestasjonsmyndighet til enhver tid er oppdatert på gjeldende regelverk. I anvisningsreglementet står det listet opp obligatoriske kontroller og handlinger ved utførelse av anvisninger: Den som anviser plikter å forsikre seg om at bilaget er attestert i samsvar med instruks for attestasjon, av rette vedkommende og at: kravet er i samsvar med anvist beløp det er budsjettmessig dekning for beløpet at utgiften blir regnskapsført på den underpost den etter sin art hører hjemme at utgiften blir regnskapsført i riktig regnskapsperiode og regnskapsår Etiske retningslinjer Fylkestinget vedtok 16. desember 2015 et revidert forslag til etiske retningslinjer som gjelder hele den fylkeskommunale virksomheten. Retningslinjene bygger på et etisk fundament som bl.a. peker på at ansatte skal være bevisste på at deres arbeid danner grunnlaget for innbyggernes tillit til offentlig virksomhet og holdningene til fylkeskommunen. Folkevalgte, ledere og medarbeidere har alle ansvar for at praksis er i tråd med det etiske fundamentet til STFK. Ledelsen ved enhetene har et særskilt ansvar for at det er tid og rom for dialog om etiske problemstillinger. Nedenfor oppsummeres noen av de sentrale punktene i retningslinjene: Ansatte kan ikke ta imot gaver eller benytte sin stilling til å oppnå personlige fordeler, og at slike tilbud om gaver eller annen form for oppmerksomhet skal avklares med nærmeste overordnede Det presiseres at det skal være åpenhet i organisasjonen om ansattes eventuelle bistillinger, styreverv eller andre lønnede oppdrag, og det pekes på at alle ansatte selv har ansvar for å sørge for at slik informasjon blir registrert og holdt à jour Retningslinjene sier at fylkeskommunens navn eller innkjøpsavtaler ikke skal benyttes i forbindelse med personlige innkjøp uten av det foreligger avtale om det Utlån / utleie av transportmidler og utstyr STFK har utarbeidet sentrale retningslinjer for kassasjon, salg og utleie av fylkeskommunalt inventar og utstyr. I avsnitt 2.4, som omhandler utleie, er det presisert at fylkeskommunalt inventar og utstyr ikke kan nyttes til private eller utenomtjenestelige formål, unntatt når inventaret/utstyret er beregnet på slik utleieaktivitet. Videre sier retningslinjene at alle interne og eksterne utlån av inventar/utstyr skal registreres og det skal føres nødvendig oversikt over utlånt inventar/utstyr. Registrering av utlån skal minimum omfatte: hva som lånes ut og til hvem, og ev hvor låneobjektet befinner seg i perioden dato når utlånt og frist for tilbakelevering avtalt pris og betingelser, og ev spesielle vilkår/betingelser 6

68 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 avtale om den som låner/leier inventar/utstyr, må erstatte eventuelt tap eller skade Alle utlån skal bekreftes med underskrift fra partene og tilbakelevering skal også bekreftes. I tillegg skal det også være fastsatt rutiner for kontroll i forbindelse med utlevering, tilbakelevering, og tiltak som iverksettes dersom låneobjektet ikke leveres tilbake som avtalt. Retningslinjer for ressurssentrene og deres virksomhet Et ressurssenter beskrives som en avdeling ved en videregående skole eller et frittstående senter med tilknytning til videregående opplæring, som på kommersiell basis tilbyr kurs og andre tjenester til arbeids- og næringsliv. 5 Ressursvirksomheten er den delen av en skoles opplæringsaktiviteter som ikke er rettet mot skolens ordinære elever. Ressurssentervirksomheten i STFK organiseres som en egen avdeling ved de videregående skolene eller som en avdeling drevet felles av flere videregående skoler. STFK har utarbeidet retningslinjer for ressurssentrene og deres virksomhet. 6 Retningslinjene ble sist revidert i 2011 og er tilgjengelige gjennom ESK. Her presiseres det at ressurssentrene skal: Være selvbærende/selvfinansierende Ha eget budsjett og regnskap Ressurssenterleder bør inngå i skolens lederteam da senteret skal være en del av skolens virksomhet Enhetsleder har ansvar for at det er etablert tilfredsstillende økonomisk internkontroll i virksomheten som helhet. Dette ansvaret gjelder også ressurssentervirksomheten ved enheten. Retningslinjene angir også hvilke rapporteringsparametere som skal inngå i rapporteringen fra det enkelte ressurssenter til fagenhet for videregående opplæring sentralt i fylkeskommunen. Rapporteringen foretas årlig og legges frem som en orienteringssak for fylkestinget. Der flere ressurssentre samarbeider, er det senteret med hovedansvaret for tiltaket som skal ta seg av rapporteringen Internt miljø, risikovurderinger og kontrollaktiviteter ved enhetene Gjennom å besøke enhetene har revisor fått kjennskap til hvordan den økonomiske internkontrollen er etablert og fungerer ved enhetene. Et viktig ledd i denne sammenhengen, er å kjenne til mekanismene som ligger bak etableringen av internkontroll på økonomiområdet. Ved besøkene har vi derfor lagt vekt på at økonomisk internkontroll må sees i en større sammenheng, og med enhetens overordnede mål som utgangspunkt. Samtlige enheter har etablert interne kontrollhandlinger på sentrale områder innenfor økonomiforvaltning. Det foreligger imidlertid ingen systematisk overordnet vurdering av risiko for feil i regnskapet som grunnlag for de etablerte kontrollene. Selv om dette ikke er systematisert eller nedtegnet, trekker alle enhetene fram enkeltelementer som viser at kontrollene er etablert med utgangspunkt i å redusere risiko. Et av de områdene som enhetene har stort fokus på, er oppfølging og kontroller knyttet til budsjettet. Enhetene har valgt noe ulike strategier på dette området. Flere av enhetene viser til at de deler opp budsjettet for innkjøp av mindre driftsutgifter og fordeler dette på de ulike avdelingene. Avdelingslederne disponerer da disse budsjettmidlene selv. En enhet praktiserer også en form for overføring av mer- og mindreforbruk til nytt år for de respektive avdelingene. Dette 5 NOU 1007:25 6 Retningslinjer for ressurssentrene og deres virksomhet 7

69 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 begrunnes i at en slik tilnærming oppmuntrer til å tenke mer langsiktig ved innkjøp. Enheten oppgir at dette fungerer godt. Ingen av enhetene revisor besøkte denne høsten har hatt etikk i tilknytning til økonomispørsmål på agendaen i personalmøter eller liknende. Det vises til både praktiske utfordringer med å få samlet hele personalgruppa, og tid tilgjengelig til slikt arbeid. I møtet med revisor vises likevel til at problemstillinger knyttet til etikk er med i hverdagen. For eksempel trekkes det fram at innkjøp i henhold til fylkeskommunens innkjøpsavtaler ofte er dyrere enn det alternative leverandører kan tilby. Dette kan oppleves som et etisk dilemma for ansatte, med tanke på at skolens økonomi er begrenset. Slikt blir da drøftet uten at etikk formelt er satt på dagsorden. Samtlige enheter peker på at fylkeskommunens etiske retningslinjer blir formidlet til ansatte ved tilsetting. Enkelte enheter har i tillegg en kort gjennomgang av retningslinjene ved oppstart av et nytt skoleår. Samtlige enheter mener det er størst risiko for misligheter i tilknytning til innkjøp. I tillegg sier enkelte at bruk av skolens utstyr, maskiner og verksteder kan være utsatt for slik risiko. Alle enhetene som revisor har besøkt denne høsten har etablert prosedyrebeskrivelser for sentrale rutiner. Hvor disse er arkivert varierer, men alle enhetene mener ansatte vet hvor prosedyrene er å finne. For de som ikke kan eller ønsker å hente disse ut fra systemene selv, bistår kontorpersonalet med å hente ut dokumentene til de som trenger det. ESK benyttes generelt i liten grad. De fleste enhetene har noen dokumenter liggende der, men i hverdagen er det kun en begrenset del av ledelsen som henter dokumentene fra ESK. De fleste har utarbeidet undersystemer for enhetenes egne dokumenter, f.eks. i enhetens rom på Jubel. Flere peker på at spesielt ansatte i ikke-administrative stillinger, sjelden går inn i systemene og henter ut nødvendige dokumenter. Disse får bistand fra kontorpersonalet for å få ut dokumentene, eller det ligger kopier av nødvendige dokumenter i ekspedisjonen på skolen. Samtlige skoler har adgangskontrollsystem, enten ved elektronisk adgangskontroll med kodekort, eller ved en kombinasjon av kodekort og nøkler. Enheter med verksteder og maskinrom, har løsninger for å begrense hvem som får adgang til slike rom. Det er som regel driftsleder ved skolen som tildeler tilganger og gir ut nøkler. Det samme gjelder ved opphør av arbeidsforhold, der det også er driftsleder som sørger for sperring av kort og innlevering av nøkler. Thora Storm vgs har i en lengre periode hatt problemer med den automatiske adgangskontrollen ved skolen. På tidspunktet da revisor var på besøk ved skolen, ble det opplyst at man vurderte om hele systemet måtte skiftes ut. Skolen opplevde både at skolebygningen ikke var låst når den skulle være det, men også at dørene gikk i lås når de ikke skulle være låst. Skolebygningene brukes i ulik grad også på kveldstid og i helger. Samtlige peker på at det er en policy fra fylkeskommunen at slike bygninger skal være tilgjengelig for bruk utenom skoletiden. Skolens utstyr og maskiner/biler er i hovedsak sikret ved at driftsleder oppbevarer nøklene. Biler kjøres enten inn i garasje eller verkstedhall på nattestid, mens tilhengere står låst ute. Det varierer mellom enhetene om de tillater utlån eller utleie av slikt utstyr. Enkelte enheter har uttalt at det ikke tillates utlån, mens andre tillater det under gitte forutsetninger Informasjon og kommunikasjon Formidling av informasjon fra ledelsen til ansatte skjer i hovedsak enten via e-post eller i fellesmøter. Det varierer i hvor stor grad det praktiseres fellesmøter for alle ansatte. Enkelte enhetsledere peker på at enheten er av en slik størrelse at det oppleves som krevende å gjennomføre slike møter i praksis. I tillegg peker flere enhetsledere på at det til enhver tid er ansatte som er fraværende pga sykdom eller andre forhold. Informasjon man vil være sikker 8

70 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 på blir mottatt hos den ansatte, blir derfor i hovedsak sendt som e-post til den enkelte. Det er formidlet fra ledelsen at det forventes at slik e-postinformasjon blir lest. En enhet har praksis for å sende ut et informasjonsmemo via e-post fra rektor i begynnelsen av uka. Dette blir brukt til å informere om ulike forhold som blir ansett interessant for ansatte å være kjent med Ledelsens oppfølging Et av de viktigste oppfølgingstiltakene fra ledelsen er det som er knyttet til oppfølging av skolens budsjettsituasjon og status i forhold til budsjettet. Skolene har noe ulike strategier på dette området. De fleste har hovedfokus på lønnsutgiftene, da dette er den absolutt største utgiften i budsjettet. Fag- og timefordelingen danner grunnlaget for mye av lønnsutgiftene ved skolene. Denne legges på høsten og gjelder da for skoleåret. Arbeidet med fag- og timefordelingen har dermed stor betydning for lønnsutgiftene ved enhetene. Resten av budsjettet for skolene er knyttet til løpende driftsutgifter. Fylkeskommunens strategi med at enhetene kan disponere ubrukte midler fra budsjettet i nytt budsjettår, påvirker i stor grad hvordan enhetene disponerer sin budsjettramme. Flere av enhetene har derfor valgt strategier for å kunne tenke mer langsiktig ved innkjøp. En enhet deler budsjettet opp i en pott som holdes av til «investeringer», som i hovedsak knyttes til større og dyrere innkjøp. Den enkelte avdeling kan så søke om midler til større og dyrere innkjøp, der ledelsen prioriterer etter hvilke behov som synes størst. En annen enhet har en liknende variant, der rektor holder av en reserve som kan fordeles til særskilte tiltak etter hvert som dette eventuelt dukker opp. I tilfelle det ikke blir behov for denne potten, kan denne spares til senere år så lenge enheten har mindreforbruk for året. Begge enhetene peker på at dette gir enheten større rom for å foreta anskaffelser som er for kostbare for et budsjettår, og at innkjøp i større grad vurderes ut fra behov og langsiktig tenkning. Tre av enhetene sier avdelingene får tildelt en egen budsjettramme til mindre innkjøp og driftsutgifter. Den fjerde enheten som revisor besøkte denne høsten, vurderte også å innføre en slik ordning. Alle som har denne ordningen peker på at den gir god oversikt og god budsjettdisiplin. Ettersom den enkelte avdelingsleder ikke har innsyn i Agresso, betinger dette at avdelingen har en oversikt ved siden av over forbruk og gjenstående midler. Det varierer hvordan dette løses, men samtlige har en ordning som de mener fungerer godt. Kompetansen rundt bruken av regnskapssystemet Agresso synes å være god. Ved behov for ytterligere assistanse kontaktes regnskapstjenesten for bistand. Budsjettmodulen i regnskapssystemet er innført ved alle de besøkte enhetene. Det er bred enighet om at systemet er et godt verktøy for budsjettoppfølging. Samtlige av de besøkte enhetene sa at de benytter budsjetteringsmodulen, og at det rapporteres via budsjettoppfølgingssystemet. Flere enheter har utviklet undersystemer for rapportering internt, og da for eksempel knyttet til den enkelte avdeling sitt budsjett. Det er imidlertid pekt på at tilgangene i lønnssystemet oppleves veldig begrensende og gir mye merarbeid. Dette begrunnes med at enhetene må kontakte personal- og organisasjonsseksjonen for å få innsyn i den enkelte ansatte lønns- og personalopplysninger. Dette er spesielt krevende for enheter der ansatte har delstillinger også ved andre enheter i fylkeskommunen, og dermed at totaloversikten er vanskelig tilgjengelig. Etter hva revisor har forstått er dette formidlet til personal- og organisasjonsavdelingen, og i hovedsak knyttet til hvilke tilganger den enkelte skal ha Revisors vurdering og konklusjon Det er etablert økonomisk internkontroll på de viktigste og mest sentrale områder ved alle enhetene revisor besøkte denne høsten. Det er likevel ingen av enhetene som har knyttet kontrollene til en overordnet systematisk risikovurdering for enheten. Dette er i samsvar med de erfaringer revisor har hatt fra enhetsbesøkene i flere år. Enhetslederne viser forståelse for 9

71 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 tankegangen i møtet med revisor, men savner verktøy for å kunne utføre slike vurderinger. Revisor kan ikke peke på sentrale områder der det klart mangler interne kontrollrutiner. Dette blir i tilfelle pekt på ved besøkene. Det er likevel enheten selv som kjenner virksomheten best, og som best er i stand til å se eventuelle risikoer som ikke allerede dekkes ved kontrollhandlinger. Revisor har derfor anbefalt alle enhetene å utføre en overordnet vurdering, med tanke på å avdekke om enheten er sårbar på enkelte områder. En slik vurdering trenger ikke å oppfylle strenge formkrav, men bør likevel nedtegnes skriftlig og tas opp til ny vurdering med jevne mellomrom. Å utvikle et godt verktøy for slik risikovurdering, er et område som revisor anbefaler fylkeskommunen å jobbe videre med i tilknytning til økonomisk internkontroll. I møte med ledelsen får revisor inntrykk av at det jobbes godt for å holde kontroll med økonomien ved enhetene. Holdningene til kontroll balanserer godt mellom behovet for kontroll, og likevel å gi ansatte den nødvendige tillit til at de får utført sine oppgaver. Ved samtlige av høstens besøk har ledelsen møtt revisor med flere ansatte i sentrale posisjoner. Revisor oppfatter dette å være et sterkt signal om at ledelsen mener økonomisk internkontroll er viktig også for ansatte utenfor kontoret på skolen. Samtlige av rektorene har pekt på at forståelse av skolens økonomisituasjon berører alle ansatte ved skolen. Etablerte strategier med fordeling av budsjettposter er et grep for å løse dette. Revisors inntrykk er at dette fungerer godt ved de enhetene som har innført dette. Øvrig budsjettkontroll synes også å fungere godt. Verktøyene som er tilgjengelig på området er tatt i bruk og fungerer til formålet. Arbeidet med etikk er lite systematisert ved enhetene. Generelt har revisor inntrykk av at dette er et område som ofte anses viktigere i tilknytning til lærer-elev-relasjoner, og prioriteres i liten grad på økonomiområdet. Revisor vil peke på at etikk i stor grad er viktig holdningsarbeid, og dermed betydningsfullt i arbeidet med forebygging av misligheter. Revisor har anbefalt alle enhetene å prioritere og sette av tid til å diskutere etiske problemstillinger på økonomiområdet. Ofte vil slike diskusjoner kunne synliggjøre utfordringer som flere kan kjenne seg igjen i, og dermed bidra med verdifull informasjon også til øvrige ansatte. Revisors inntrykk er at det er etablert ryddige rutiner for informasjonsformidling fra ledelsen til de ansatte. Rektorene har trukket fram at det formidles til ansatte at de forventer at informasjon i e-post blir lest, og har pekt på at e-post sikrer at alle ansatte faktisk har mottatt informasjonen. Revisor støtter denne tankegangen. Det er etablert gode rutiner for å sikre skolebygningene og skolens eiendeler og utstyr. Revisors inntrykk er at samtlige har tilfredsstillende løsninger med enten tilsynsvakter eller systemer for utlevering av adgangskort/nøkler. Adgangskontrollsystemet ved Thora Storm vgs hadde ved revisors besøk klare svakheter. Skolen er imidlertid svært oppmerksom på dette, og etter hva revisor har forstått, er man i dialog med Bygge- og eiendomstjenesten for å få løst dette. Revisor har ikke lagt føringer overfor enhetene i hvilken grad det bør tillates utleie og utlån av skolens utstyr, maskiner og biler. Vi har imidlertid understreket at dersom det tillates slik utlån/utleie, må det etableres ryddige rutiner for å sikre korrekt bruk og rettidig innlevering av utstyret etter bruk. Revisor har inntrykk av at det er etablert god kontroll med ordningen der dette praktiseres. 3.2 Innkjøp Gjeldende bestemmelser Innkjøpsstrategi 10

72 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 STFK har utarbeidet en innkjøpsstrategi 7 som skal legge grunnlaget for alle innkjøp som gjøres i den fylkeskommunale virksomheten. I strategien er det fastsatt en rekke mål, med tilhørende tiltak, for hva man ønsker å oppnå gjennom arbeidet med anskaffelser av varer og tjenester i STFK. I innkjøpsstrategien presiseres det at enhetsledere har ansvar for at alle ved enheten følger vedtatt strategi og at ansatte i egen enhet har nødvendig innkjøpskompetanse. Videre står det at enhetsledere har ansvar for å initiere og ta ansvar for innkjøp innenfor egne ansvarsområder som ikke dekkes av sentrale rammeavtaler. E-handel skal benyttes ved alle enheter. Regelverket for offentlige anskaffelser Det finnes flere grunnleggende krav for alle anskaffelser. Blant annet skal enhver anskaffelse være basert på konkurranse så langt det er mulig. Videre skal konkurransen gjennomføres i tråd med god anbuds- og forretningsskikk, og ingen leverandører skal diskrimineres på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Noen av prinsippene er delvis overlappende. De grunnleggende kravene er nedfelt i lov om offentlige anskaffelser 5 og tilhørende forskrift 3-1. Oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken del av forskriften som regulerer anskaffelsen, og uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre som velges. De grunnleggende kravene må overholdes på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver plikter altså, ifølge regelverket, å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse. I følge forskriften 2-3 (10) er det krav om at løpende tjenestekjøp skal ses over en 4 års periode når beløpsgrensene skal fastsettes. Eksempel: Utgiftene til brøyting er på ca. kr eks mva. pr år for enheten. Dette vil bli kr totalt på 4 år, og reglene for kjøp over kr blir gjeldende. Denne paragrafen kan også bli gjeldende for kjøp av elektriker- og rørleggertjenester, samt andre typer løpende tjenestekjøp. For anskaffelser hvor anskaffelsesverdien overstiger kr eks mva. 8, angir regelverket en plikt for oppdragsgiver til å kunngjøre anskaffelsen i nasjonal database for offentlige innkjøp. I STFK sin innkjøpsstrategi, under delmål 5, fremgår det at anskaffelser med årlige kjøp over kr eks. mva. pr. vareslag eller tjeneste som er felles for flere av enhetene skal foretas sentralt ved jus- og innkjøpstjenesten. I de tilfeller det ikke er inngått felles rammeavtaler og verdi av anskaffelsen samlet for STFK overstiger kr eks. mva. skal jus- og innkjøpstjenesten kontaktes for vurdering av evt. felles rammeavtale. Informasjon om hvilke rammeavtaler som er gjeldende for STFK og annen informasjon knyttet til innkjøp er lagt ut på innkjøpsportalen på Intranettet. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2 pålegger oppdragsgiver å føre anskaffelsesprotokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen for alle anskaffelser over kr eks. mva. Protokollføring gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon. Mal for anskaffelsesprotokoll i STFK ligger på intranettet Jubel, under området til Jus- og innkjøpstjenesten. 7 Innkjøpsstrategi vedtatt i FT 49/16 8 Den nasjonale terskelverdien øker til kr 1,1 millioner fra

73 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Avgrensning mellom drifts- og investeringsregnskapet Anskaffelser som kan klassifiseres som en investeringsutgift skal bokføres i investeringsregnskapet. Hvilke kriterier som må oppfylles for at en utgift kan klassifiseres som en investering, er angitt i KRS 4 9 : Som utgifter til tiltak av investeringsmessig karakter regnes: Anskaffelse av eiendeler som er bestemt til varig eie eller bruk, og som er av vesentlig verdi o Som varig legges til grunn at eiendelen må ha en økonomisk levetid på minst 3 år o Med vesentlig verdi menes en anskaffelseskost på minst kr Påkostning på eksisterende varige driftsmidler, som er av varig og vesentlig verdi o Påkostning er utgifter som øker et anleggsmiddels bruksverdi (for eksempel tiltak som endrer bruksområde eller fører driftsmidlet til en høyere standard) o Må ikke forveksles med vedlikeholdsutgifter som alltid skal bokføres i driftsregnskapet Skillet mellom hva som kan klassifiseres som påkostning og hva som kan klassifiseres som vedlikehold, vil til en viss utstrekning måtte baseres på faglig skjønn i det enkelte tilfellet Innkjøpsrutine og fullmakter ved enheten Samtlige enheter peker på at det alltid er minst to personer involvert i godkjenningsprosedyren ved innkjøp. Det er alltid to ulike personer som bestiller/attesterer og som anviser. I tillegg sier en enhet at det som regel er to ulike personer som bestiller og attesterer også. I disse tilfellene er det dermed tre personer som er involvert i innkjøpet. Anvisningsfullmakten er lagt til enhetsleder/rektor ved alle de besøkte enhetene. I tillegg har som regel assisterende rektor anvisningsfullmakt, som rektors stedfortreder. To enheter har også ressurssenter. Ressurssentrene er underlagt rektors myndighet, men har likevel delegert anvisningsfullmakt på ressurssenterets ansvar til leder ved ressurssenteret. En enhet har i tillegg delegert anvisningsfullmakt til administrasjonsleder. Attestasjonsmyndigheten ved enhetene er som hovedregel delegert til avdelingsledere, fagledere, kontorleder og ansatte med driftsansvar for f.eks IKT, renhold og kantine. De fleste enhetslederne gir uttrykk for at ansatte med attestasjonsmyndighet har god forståelse for hva attestasjonsoppgaven innebærer og hvilket ansvar som følger med den. En enhet sier de har en klar policy på at det er den som bestiller varen som også skal attestere for kjøpet. Enhetene sier de har god kontroll på at en faktura ikke godkjennes for betaling, uten at mottatt vare eller tjeneste kontrolleres mot det som er bestilt og fakturert. Bestillingsmyndighet er delegert til flere ansatte ved enhetene. En av enhetene forteller at de har praksis for å lage en oversikt over ønsker om innkjøp av inventar og utstyr. Oversikten gjør det enklere å prioritere innkjøp i løpet av skoleåret. Samtlige enheter bruker e-handelssystemet. Det er hovedsakelig kjøp av kontorrekvisita, IKT-utstyr, engangsartikler til kantine og rengjøringsartikler som gjøres via dette systemet. Flere peker på at systemet stort sett fungerer godt, men at det ved endringer i bestillingen, ved del-leveranser eller andre avvik gir en tungvint behandling. Utfordringene med delleveranser oppgis å være tatt opp med leverandørene og skal ha blitt bedre. 9 KRS 4: Foreløpig standard (F) Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet gkrs.no 12

74 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN Enhetens etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Samtlige enheter som ble besøkt denne høsten sier at ansatte med bestillingsmyndighet kjenner til fylkeskommunens innkjøpsavtaler. Enhetene informeres om endringer i avtalene via e-post fra Jus- og innkjøpstjenesten. Når enhetene mottar beskjed om endringer, blir dette videreformidlet til de som har ansvar for bestilling og innkjøp. Flere er kritiske til innkjøpsavtalene. Dette er i hovedsak knyttet til leveringsbetingelser og priser. Flere peker på at mange varer og tjenester er betydelig rimeligere fra andre leverandører enn avtaleleverandørene. I tillegg pekes på at enkelte varetyper kun leveres i så store kvanta, at enheten får levert langt mer enn den strengt tatt trenger. Sistnevnte er særlig problematisk ved innkjøp av matvarer med begrenset holdbarhet. De fleste enhetene sier de har formidlet slike utfordringer til Jus- og innkjøpstjenesten. En rektor sier imidlertid at enheten savner muligheten for å gi innspill på hvilke kvalitetskrav som bør stilles til produktene ved inngåelse av nye innkjøpsavtaler. Samtlige enheter er likevel klare på at de forholder seg lojalt til avtalene så langt det er mulig. Ledelsen ved skolene mener at ansatte med innkjøpsansvar er kjent med regelverket om offentlige anskaffelser, og at dette regelverket gjelder for innkjøp utover innkjøpsavtalene som Jus- og innkjøpstjenesten har fremforhandlet for fylkeskommunen. Enhetene gir også uttrykk for at de er kjent med at løpende tjenestekjøp må sees samlet over en fire-årsperiode ved vurdering mot terskelverdiene i anskaffelsesregelverket. Flere av enhetene har inngått egne innkjøpsavtaler på områder der fylkeskommunen ikke har sentrale avtaler. De fleste som har inngått slike avtaler, sier de har fått bistand fra Jus- og innkjøpstjenesten i tilknytning til dette arbeidet. I forkant av besøkene har revisor foretatt en analyse av regnskapet for de aktuelle enhetene. Gjennomgangen viser at det er høy lojalitet til fylkeskommunens innkjøpsavtaler hos samtlige enheter. Analysen viser også at det er store forskjeller mellom enhetene når det gjelder omfanget av innkjøp. De minste enhetene har relativt få kjøp som kommer over terskelverdiene i anskaffelsesregelverket, og som dermed krever dokumentasjon av konkurranse. Ved besøket stilte revisor spørsmål ved anskaffelser som ifølge analysen overstiger grensen for krav om konkurranse, og der fylkeskommunen ikke har rammeavtaler som dekker kjøpet. I den grad det forelå slike kjøp, kunne enhetene dokumentere konkurranse ved framleggelse av anskaffelsesprotokoller for de fleste kjøpene. En enhet har en samarbeidsavtale med en lokal trafikkskole. Elevene får kjøreopplæring fra trafikkskolen, men i stedet for å betale direkte til trafikkskolen blir elevene fakturert fra den videregående skolen. Trafikkskolen fakturerer senere den videregående skolen for de solgte kjøretimene. Den videregående skolen mottar 15% av fakturert kjøretime til dekning av egne administrative utgifter. Denne avtalen har det ikke vært gjennomført konkurranse på, da enheten mener dette ikke er en anskaffelse for skolen. I skolens regnskap framkommer imidlertid dette som kjøp fra trafikkskolen Avgrensning mellom drifts- og investeringsregnskapet På tidspunktet for revisors besøk var det ingen av enhetene som hadde bokført utgifter i investeringsregnskapet. På forespørsel fra revisor gir enhetene likevel uttrykk for at de kjenner bestemmelsene som regulerer hvilke utgifter som betraktes som driftsutgifter, og hvilke kriterier som må være oppfylt for at en utgift skal anses som investeringsutgift. Samtlige pekte på at i tvilstilfeller så ville de ta kontakt med Regnskapstjenesten og få bistand til denne vurderingen. Flere pekte på erfaringer fra tidligere år, og at de hadde fått god bistand da. 13

75 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN Revisors vurdering, konklusjon og anbefalinger Etter revisors oppfatning har samtlige av de besøkte enhetene etablert ryddige rutiner for bestilling av varer og tjenester, samt kontroll av mottatt og fakturert vare/tjeneste. Det er som et minimum lagt opp til kontroll av to ulike personer, noe som sikrer tilfredsstillende arbeidsdeling. Revisor mener at antallet personer som skal ha myndighet til å foreta bestilling og attestasjon av et kjøp, må vurderes opp mot hensynet til en smidig hverdag og betryggende kontroll. Etter revisors oppfatning har de besøkte enhetene delegert dette på et hensiktsmessig nivå. Anvisningsmyndigheten er i hovedsak beholdt av rektor selv, men de fleste har likevel delegert dette også til assisterende rektor. Etter revisors oppfatning er det viktig at anvisningsmyndigheten er lagt til så få personer som mulig. Det er likevel naturlig at noen har muligheten for anvisning, dersom rektor skulle være fraværende for eksempel ved ferieavvikling. Samtlige enheter er kjent med fylkeskommunens innkjøpsavtaler og mener de blir tilstrekkelig orientert om endringer i avtalene. Revisors kontroller viser at det er høy lojalitet til avtalene, og at det i hovedsak ser ut for at enhetene fanger opp endringer. Revisor har i møtet med enhetene oppfordret til å gi Jus- og innkjøpstjenesten beskjed om de utfordringer enhetene har med bruk av avtalene. Det er uklart for revisor i hvor stor grad enhetene blir involvert ved fastsettelsen av kvalitetskrav ved kunngjøring av nye avtaler. Ettersom avtalene i all hovedsak benyttes av disse enhetene, anbefales det å etablere et fora for at enhetene kan meddele slike innspill. Enhetene mener selv de er kjent med hovedtrekkene i regelverket om offentlige anskaffelser. Revisors kontroller viser at enhetene har inngått innkjøpsavtaler der det er behov for dette, eller at innkjøpene ligger under terskelverdiene i anskaffelsesregelverket som krever dokumentasjon av konkurranse. Enheten som har inngått en avtale med en lokal trafikkskole, er bedt av revisor om å få Jus- og innkjøpstjenestens vurdering av avtalen sett i lys av konkurransebestemmelsene i regelverket. Det samme forholdet ble påpekt ved revisors besøk ved enheten i 2012, uten at revisor kan se at det er foretatt slik vurdering. 3.3 Lønn Gjeldende bestemmelser Generelt Lønnsområdet er regulert gjennom lover og forskrifter mv. De mest sentrale er skattebetalingsloven og forskrift til denne, folketrygdloven, ligningsloven og arbeidsmiljøloven. I kvalitetssystemet, under tema personal, er det blant annet lagt ut arbeidsreglement i fylkeskommunen, reisepolicy og reisereglement, samt reglement for fleksibel arbeidstid og flyttegodtgjørelse, tjenestetelefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester. Lønn - innberetningsplikt Alle ytelser fra arbeidsgiver til arbeidstaker er i utgangspunktet å anse som skattepliktig inntekt vunnet ved arbeid. Dette gjelder uavhengig av om ytelsen er gitt i form av penger eller naturalytelser. Ytelser fra arbeidsgiver til arbeidstaker kan f.eks. dreie seg om fast lønn, overtidsgodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, møtegodtgjørelse, utvalgsgodtgjørelse o.l. Variabel lønn - reiseregninger En reiseregning er en egenhendig utarbeidet oppgave som viser alle utlegg arbeidstaker er påført i forbindelse med en bestemt reise i tjeneste. Det stilles strenge formkrav til reiseregningen for at arbeidsgiver skal kunne utbetale godtgjørelsene trekk- og avgiftsfritt. 14

76 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Formkravene til reiseregningen vil variere avhengig av type godtgjørelse som kreves, og er nærmere angitt i skattebetalingsforskriften For bilgodtgjørelse kreves det at reiseregningen inneholder: Arbeidstakerens navn, adresse og underskrift Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst Formålet med reisen og hvilke arrangementer arbeidstaker har deltatt på Fremstilling av reiseruten Totalt utkjørt distanse Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for For tjenestereiser med overnatting og krav om utgiftsgodtgjørelse til kost må reiseregningen ha følgende innhold: Arbeidstakerens navn, adresse og underskrift Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst Formålet med reisen og hvilke arrangementer arbeidstaker har deltatt på Navn og adresse på overnattingssted eller utleier Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji Hvis den innleverte reiseregningen ikke inneholder disse legitimasjonskravene, vil hele godtgjørelsen bli trekk- og avgiftspliktig. Når det gjelder refusjon av utgifter i forbindelse med tjenestereiser skal det ikke foretas forskuddstrekk i utbetalingen når utgifter som den ansatte har pådratt seg dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag, enten i elektronisk eller papirbasert format, og vedlegges arbeidsgiverens regnskaper. Fra ble kravet om originalbilag i skattebetalingsforskriften opphevet. Dette innebærer at kvitteringer og originalbilag kan skannes for elektronisk oppbevaring. I særavtale om dekning av utgifter til reiser og kost innenlands 4 angis det at ved bruk av rutegående transportmidler, skal utgifter til rutefly, beste klasse tog og beste klasse skip legitimeres. Øvrige utgifter til rutegående transportmidler dekkes uten legitimasjon. Det kreves heller ikke kvittering eller annet bilag for diverse småutgifter, som utgifter til bompassering, parkometer og lignende når disse kan anses som nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet eller oppdraget, og utgiftene fremgår av reiseregningen, jfr. skattebetalingsforskriften Elektronisk kommunikasjon Fordel ved adgang til privat bruk av arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjonstjeneste er i utgangspunktet en skattepliktig fordel vunnet ved arbeid. Fra 1. januar 2014 ble det innført ny sjablonregel for beskatning av elektroniske kommunikasjonstjenester. Arbeidstakere som får dekket en eller flere elektroniske kommunikasjonstjenester av arbeidsgiver utenom sin ordinære arbeidssituasjon beskattes etter en sjablonmetode. Fordelen ved adgang til privat bruk av en eller flere tjenester som nevnt ovenfor, er fastsatt til kr for inntektsåret Det gis ikke fradrag for arbeidstakers egenbetaling, og det er ikke lenger noe skattefritt bunnbeløp. Det har heller ingen betydning hvor mye arbeidstaker benytter ordningen privat og i tjeneste. Beskatning etter sjablonregelen kan kun gjennomføres dersom arbeidstaker har et tjenstlig behov for elektronisk kommunikasjonstjeneste, har tilgang til tjenesten utenfor ordinær arbeidssituasjon og at arbeidsgiver mottar og oppbevarer originalbilag som viser utgiftenes størrelse. 15

77 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Arbeidsgiver har et selvstendig ansvar for å etterleve regelverket i tråd med forutsetningene. Det innebærer at arbeidsgiver plikter å gjennomføre korrekt forskuddstrekk og innberetning for sine ansatte med arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjonstjeneste. Innholdstjenester Innholdstjenester vil være andre tjenester enn den elektroniske kommunikasjonstjenesten som faktureres sammen med denne. Innholdstjenester regnes ikke som elektronisk kommunikasjonstjeneste. Innholdstjenester omfatter tilleggstjenester og fellesfakturerte varer og tjenester. Eksempler på tilleggstjenester er abonnement på musikktjenester og nedlastning av filmer. Fellesfakturerte varer og tjenester vil eksempelvis være nummeropplysning, kjøp fra automater, givertelefoner etc. Det foreligger et fribeløp på kr for innholdstjenester dersom arbeidsgiver dekker slike tjenester. Det har ingen betydning om innholdstjenestene innenfor dette fribeløpet omfatter privat eller yrkesmessig bruk. Dersom innholdstjenestene i løpet av et år overstiger fribeløpet, vil eventuell dekning av overskytende privat bruk utløse skatteplikt. Innholdstjenester til yrkesmessig bruk vil uansett ikke utløse skatteplikt. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å sjekke om det dekkes private innholdstjenester som utløser skatteplikt. Det er markedsverdien av private innholdstjenester som skal inngå i skatte- og avgiftsgrunnlaget Rutine for fast lønn Endringer i fast lønn skal som regel godkjennes av enhetsleder. Det skrives ut lønnsmelding som anvises av rektor ved enheten. Lønnsmeldingen sendes inn til personal- og organisasjonsavdelingen i fylkeskommunen som registrerer lønnsendringen i lønnssystemet. Lønnsmeldingene arkiveres i personalmappen til den enkelte ansatte i Elark. De fleste enhetene beholder i tillegg en kopi i papirform. Kopien brukes for å kontrollere at lønnsendringen er korrekt registrert. Endringer som følger av sentrale lønnsforhandlinger, blir registrert av personal- og organisasjonsavdelingen sentralt. For slike endringer kreves ikke enhetsleders godkjenning i forkant. For undervisningspersonell vil endringer i fag- og timefordelingen kunne medføre endringer i den faste lønnen. Det varierer om enhetene også lager en lønnsmelding som følge av slike endringer, men de fleste sier de ikke gjør det. Enhetene peker på at de kontrollerer lønnskjøringen hver måned, mot det som er registrert av endringer. I tillegg foretar de fleste en overordnet kontroll av at lønnsutbetalingene ser rimelige ut. Revisor har i tilknytning til besøkene foretatt en kontroll av et utvalg faste lønnsendringer ved enhetene. Samtlige kontrollerte endringer var dokumentert ved gyldig grunnlag. For lønnsendringer som ikke skyldes sentrale forhandlinger, har revisor funnet dokumentasjon som er attestert og anvist av bemyndigete personer ved enhetene. Der lønnsendringene skyldes sentrale forhandlinger, har revisor fått framlagt dokumentasjon som viser at endringen er korrekt Rutine for variabel lønn Variable lønnsendringer godkjennes og registreres ved den enkelte enhet. De fleste enheter krever at rektor også anviser variable lønnsbilag, men to av enhetene hadde delegert anvisningsmyndigheten til assisterende rektor eller administrasjonsleder. I tillegg krevde de fleste at variable lønnsbilag ble attestert før anvisning. Reiseregninger 16

78 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Reiseregninger registreres i Agresso reiseregningsmodul av den ansatte selv. Samtlige enheter krever at det leveres inn originale kvitteringer for utlegg i tilknytning til reisen. Det er noe variasjon mellom enhetene når det gjelder krav til dokumentasjon av formål med reisen. En enhet krever at formålet alltid dokumenteres, med utskrift av møteinnkalling, kursinnbydelse etc. En annen enhet krever ikke slik dokumentasjon for reiser som gjelder fylkesinterne møter, men for alle andre reiser må formålet dokumenteres slik. De to andre enhetene krever at formålet beskrives godt i reiseregningsmodulen, og anser dette som tilstrekkelig. Tre av enhetene krever at forsiden på reiseregningen blir skrevet ut fra reiseregningsmodulen, og at kvitteringer blir heftet sammen med denne forsiden. Forsiden med kvitteringer og vedlegg brukes for kontroll og arkiveres i ringperm på enheten. Den fjerde enheten krever at kvitteringene leveres inn, men krever ikke at det skrives ut noe fra reiseregningsmodulen. Disse kvitteringene legges i konvolutt som merkes med reiseregningens mottaksnummer i lønnssystemet. Samtlige enheter krever at all dokumentasjon leveres inn, før reiseregningen godkjennes. All godkjenning skjer elektronisk i reiseregningsmodulen. Ved besøkene kontrollerte revisor et utvalg reiseregninger. Kontrollen var i hovedsak rettet mot at formalkravene for skattefri utbetaling er oppfylt, samt at utlegg er tilstrekkelig dokumentert. Kontrollen viser at de fleste utlegg er dokumentert med kvitteringer og at formalkravene er oppfylt. Ved en enhet ble avdekket at navn på overnattingssted ikke var oppført, selv om det var krevd diettgodtgjøring for overnatting på hotell. I tillegg fikk en enhet tilbakemelding om at angitt reiserute er for generelt beskrevet, til at det er mulig å kontrollere kravet om kjøregodtgjøring. En tredje enhet fikk tilbakemelding om at det ved noen tilfeller manglet angivelse av formål med reisen. Sensorhonorar Alle enhetene krever at sensor som har ansettelsesforhold i fylkeskommunen, legger inn krav om sensorhonorar i Agresso reiseregningsmodul. For sensorer utenfor fylkeskommunen, må sensorskjema og reiseregning fylles ut ved besøket og registreres som øvrige variable lønnsbilag. Tre av enhetene krever utfylt sensorskjema fra samtlige som har utført sensoroppdrag som del av dokumentasjonen. Den fjerde enheten krever sensorskjema bare fra sensorer som ikke er tilsatt i fylkeskommunen. For sensorer med tilsetting i fylkeskommunen krever da enheten at sensor skriver inn dato, fag og antall elever i reiseregningsmodulen i Agresso når kravet sendes. Alle enhetene har oppnevnt en person som er eksamensansvarlig. Den eksamensansvarlige foretar kontroll med at krav om sensorhonorar stemmer med dato, fag og antall elever vedkommende har vært sensor for ved enheten. Enheten som kun krevde sensorskjema fra eksterne sensorer, sier at eksamensansvarlig kun kontrollerer dette kravet mot faktisk avviklet sensur. Det blir ikke foretatt noen kontroll av kravene fra de som leverer inn via Agresso. Godkjenningsprosedyren for sensorhonorar følger i hovedsak den samme rutinen som for reiseregninger. Revisor har foretatt kontroller av at krav om sensorhonorar er tilstrekkelig dokumentert og kontrollert. Kontrollen viser at dette i hovedsak var tilfredsstillende ivaretatt. Ved enheten som oppgav at den krevde at fag, antall elever og dato for sensoroppdrag skulle angis i Agresso, manglet noen av opplysningene for flere krav. Dokumentasjon på faktisk utført sensur ble oversendt revisor i etterkant av besøket. Vikarlønn/timelønn/overtid Timelønn ved enhetene består i hovedsak av vikarlønn for undervisningspersonell. I tillegg har de fleste enhetene noe timelønnsbetaling til eksamensvakter og eventuelt tilsynsvakter. 17

79 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Vikarlønn utløses som regel av at lærer er fraværende fra undervisningen, enten på grunn av sykdom, ferie eller permisjon, og fraværet krever at det settes inn vikar. Både fraværet og vikariatet registreres i Extens. Rapport fra Extens skrives ut, og blir attestert og anvist. Det er hovedsakelig rektor som anviser, men ved en enhet var dette delegert til assisterende rektor. En annen enhet hadde ingen skriftlig anvisning av slike utbetalinger. Enheten anser det som anvisning når kravet om timelønn blir registrert i lønnssystemet for utbetaling. Kravet blir imidlertid attestert av avdelingsleder. For eksamensvakter, tilsynsvakter og annen timelønn kreves stort sett manuelle timelister utfylt, eller oversikter utarbeidet av eksamensansvarlig. For overtidsgodtgjøring følges de samme rutinene som for øvrig timelønn. En enhet oppga at det ikke betales ut overtidsgodtgjøring. Revisors kontroller av timelønn viser at det foreligger gyldig dokumentasjon av utbetalingene. Kontrollene viser at rutinene for godkjenning av slike utbetalinger er fulgt slik den enkelte enhet har beskrevet det. Ved ett tilfelle var en utbetaling godkjent av en nærstående til den ansatte som utbetalingen gjaldt. Forholdet er tatt opp med ledelsen ved den aktuelle enheten. Etter hva revisor har forstått er denne problemstillingen ikke lenger aktuell for enheten. Ved en enhet manglet synlig anvisning av alle timelønnsutbetalingene, og det manglet også attestasjon på flere av disse utbetalingene. Enheten peker på at utbetalingen betraktes som anvist når utbetalingen registreres Naturalytelser og innberetning Det er generelt lite omfang av naturalytelser ved de besøkte enhetene. Det mest utbredte er arbeidsgiverfinansiert telefon. Ved en enhet er det ingen som har arbeidsgiverfinansiert telefon, eller noen annen form for naturalytelser. Ordningen med arbeidsgiverfinansiert telefon blir i dag administrert gjennom systemet «Mobil kostnadskontroll». Systemet sikrer at alle som har registrert arbeidsgiverfinansiert telefon får korrekt innberetning for denne fordelen, og at innholdstjenester blir korrekt behandlet. For samtlige enheter stemmer opplysninger om antall personer med arbeidsgiverfinansiert telefon, med de opplysninger revisor finner i systemet «Mobil kostnadskontroll» Fravær Samtlige enheter sier at fravær som skyldes sykdom skal meldes ifra til skolen. Det varierer hvem som her oppgitt å være riktig mottaker av beskjeden, men som regel skal dette meldes til kontoret eller til avdelingsleder ved den ansattes respektive avdeling. Enhetene har etablert ulike rutiner for å sikre at den syke enten leverer inn egenmelding eller sykemelding fra lege. En enhet registrerer fraværet i Extens når det meldes inn. Ved mottatt egenmelding eller sykemelding blir dette også registrert i Extens. På den måten brukes rapport fra Extens til å kontrollere om egenmelding eller sykemelding er mottatt. Andre enheter har mer manuelle systemer, med daglig registrering i en kalender eller liknende. Når egenmelding eller sykemelding er mottatt, blir dette markert i registreringsskjemaet. Samtlige enheter har rutiner for å følge opp at de faktisk får inn egenmeldinger eller sykemeldinger. Sykemeldinger blir sendt inn til personal- og organisasjonsavdelingen, som sørger for innsending av krav til NAV og oppfølging av kravet i ettertid. Enhetene sier de også beholder en kopi av sykemeldingen i arkivet på skolen. Samtlige enheter sier de følger med på om de mottar sykepenger for ansatte, men at dette i all hovedsak består av en overordnet oppfølging. Det er personal- og organisasjonsavdelingen som har ansvaret for oppfølgingen og detaljinformasjon om saksgangen overfor NAV Revisors vurdering, konklusjon og anbefalinger Etter revisors vurdering er det etablert tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon av lønnsutbetalinger ved samtlige av de besøkte enhetene. Det er i hovedsak etablert rutiner 18

80 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 som sikrer at både faste og variable lønnsendringer blir godkjent av personer som har myndighet til dette. Delegert myndighet på området ser ut for å være lagt på et hensiktsmessig nivå. Etter revisors oppfatning har en enhet for svake rutiner knyttet til attestasjon og anvisning av timelønn/vikarlønn. Bilagene bør påføres attestasjon og anvisning ved signatur, så lenge utbetalingen ikke registreres ved personlig innlogging i elektronisk godkjenningssystem. Forholdet er tatt opp med den aktuelle enheten. Revisors kontroller viser at det stort sett er etablert gode rutiner for å sikre at formalkravene for skattefri godtgjøring av reiseutlegg er oppfylt. Kontrollene viser imidlertid enkelte avvik. Disse er formidlet til enhetene. En enhet hadde en timelønnsutbetaling som var anvist av nærstående til den ansatte. Forholdet er tatt opp med den aktuelle enheten. Revisor har bedt om at enheten ved eventuelle framtidige situasjoner der habilitet er problematisk, tar kontakt med fylkesdirektør for opplæring for veiledning og avklaring av hvordan enheten skal forholde seg. Revisor anbefaler at det på generelt grunnlag gis veiledning til hvordan enhetene skal forholde seg i tilfeller der habilitet kan være problematisk. Ryddige rutiner på dette området kan bidra til å redusere risiko for misligheter. 3.4 Salg og merverdiavgift Gjeldende bestemmelser Kontantsalg Hovedregelen i bokføringsforskriften 5-3-2, er at alle som har kontantsalg skal ha kassaapparat. Kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Noen automatiserte ordre-/faktureringssystemer kan tilfredsstille kravene til likeverdig system. Bokføringspliktige som normalt selger på kreditt, trenger ikke anskaffe kassaapparat for å håndtere eventuelle kontantsalg, dersom faktureringssystemet registrerer alt som kreves av et kassasystem, herunder klokkeslett for hvert enkelt salg. En annen løsning som kan anses som likeverdig, er kassaprogramvare for PC. Bankterminal i seg selv tilfredsstiller normalt ikke kravet til funksjoner i et kassaapparat. Bokføringsforskriften angir unntak fra kravet om kasseapparat. Unntaket gjelder bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk salg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (per er beløpet fastsatt til kr ). De som omfattes av unntaket, kan heller registrere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummererte, eller ved gjenpart av forhåndsnummerert salgsbilag eller ved oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter. Oppstillingen skal være datert og signert. Dokumentasjonskravene i bokføringsregelverket er de samme for salg via mobilapplikasjoner. Kontantsalg ved enhetene kan eksempelvis foregå i forbindelse med kantinedrift, salg av elevarbeid, kontorkasser etc. Kantinedrift Etter merverdiavgiftsloven 3-5 (4) er servering fra elev- og studentkantiner unntatt fra avgiftsplikt. Dette følger av at tjenesten ofte står i nær sammenheng med de tilbud og velferdstiltak som undervisningsinstitusjonene yter overfor elever og studenter. 19

81 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Unntaket omfatter bare servering, og bare virksomheten som elev- og studentkantine. Vareomsetning, som kiosksalg og catering, er avgiftspliktig. Det at ansatte ved skolen har adgang til kantinen endrer ikke kantinens status som elev- og studentkantine (BFU 26/09). Tilfeldige besøk av personer som ikke direkte er knyttet til skolen i forbindelse med møter, seminarer og lignende, endrer heller ikke kantinens status som elev- og studentkantine. Dersom det utover det rent sporadiske også serveres til andre, vil ikke denne omsetningen omfattes av unntaket. Kantinen får i så fall delt virksomhet med omsetning både innenfor og utenfor avgiftsområdet. Kommuner og fylkeskommuners rett til kompensasjon av merverdiavgift ved anskaffelser til elev- og studentkantiner omtales i brev fra Finansdepartementet til Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund av Her uttaler departementet at en kommunal elev- /studentkantine kan anses å være i konkurranse med virksomheter som ikke er kompensasjonsberettigede (eksempelvis avgiftspliktig kafé, restaurant eller matbutikk). Så fremt kantinen tilbyr varer og tjenester i et marked, vil retten til kompensasjon av merverdiavgift være avskåret. Dette følger av kompensasjonsloven 4, 2. ledd, nr. 4. Vurderingen vil avhenge av geografisk nærhet til andre markedsaktører, samt driften og størrelsen av kantinen, men det er tilstrekkelig at aktiviteten potensielt kan være i konkurranse med virksomheter som ikke er kompensasjonsberettigede. Krav til dokumentasjon ved ansattes utlegg Når de ansatte har foretatt utlegg, stilles det særlige krav til dokumentasjon av kjøpet. For utlegg som ikke er beregnet for videresalg eller innsatsfaktorer i produksjon, stilles det krav om at ansatte skal utarbeide og signere en datert oppstilling over sine utlegg. Formålet med det enkelte utlegget skal angis, og dokumentasjonen skal oppbevares sammen med kvittering. Kravene til dokumentasjon gjelder uavhengig av utleggets beløpsmessige størrelse. Dette følger av bokføringsforskriften Det stilles også særskilt krav til dokumentasjon ved refusjon av bevertningsutgifter. Bilaget skal angi formål med bevertningen, navn på de personene bevertningen omfatter og hvilken virksomhet personene representerer, jf. skattebetalingsforskriften (1). Salg av elevarbeid Det er utarbeidet felles retningslinjer for salg av elevarbeid i STFK som ble gjort gjeldende fra Retningslinjene finnes i kvalitetssystemet. Formålet med retningslinjene er å etablere et felles betryggende utgangspunkt for salg av elevarbeid i skolens regi. Man vil sikre at: Salg av elevarbeid skjer i henhold til gjeldende lover, forskrifter og internkontrollrutiner Alle inntekter fra salg av elevarbeid blir regnskapsført og kommer tilbake til skolen Salg av elevarbeid ikke medfører en forringelse av skolens bygninger, inventar og utstyr At de etiske retningslinjene til STFK følges, og at ansatte og elever ikke urettmessig blir utsatt for mistanke om misligheter Den enkelte enhet skal utarbeide rutiner for salg av elevarbeid som skal være forankret i retningslinjene. Rutinene skal gi en mest mulig konkret oversikt over hvem som gjør hva, når, hvor, hvordan og hvorfor. Rutinene skal legges inn i ESK. Utleie av lokaler 20

82 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Som hovedregel kan ikke det ikke kreves merverdiavgiftskompensasjon for den delen av bygg, anlegg eller annen fast eiendom som leies ut. Dette gjelder både inngående merverdiavgift for byggekostnader og driftskostnader knyttet til den utleide eiendommen. Det er lov om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. 4 som hjemler denne hovedregelen. I forskrift om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. 8 og 9 finner vi bestemmelsen som sier at utleier må lage en hensiktsmessig fordelingsnøkkel slik at det kun kreves merverdiavgiftskompensasjon for den delen av eiendommen som er kompensasjonsberettiget. Dersom den ikke-kompensasjonsberettigede bruken er ubetydelig, dvs. at utleien er mindre enn 5 % av den totale bruken, kan det kreves full kompensasjon for merverdiavgift for alle fellesanskaffelser. Det er viktig å merke seg at ubetydelighetsregelen gjelder fellesanskaffelser til areal som er til bruk under ett, eksempelvis utleie av idrettshall utenom skoletid. Dersom det leies ut areal til eksklusiv bruk i ikke-kompensasjonsberettiget virksomhet, altså fast utleie av bestemt areal, vil fylkeskommunen kun ha rett til forholdsmessig kompensasjon for merverdiavgift på fellesanskaffelsene. Dette gjelder selv om det utleide arealet er lavere enn 5 % av eiendommens totale areal. Dersom fylkeskommunen låner ut eller på annen måte vederlagsfritt stiller fast eiendom til disposisjon for andre, vil fylkeskommunens anskaffelser være fullt ut kompensasjonsberettigede. Dersom betaling for utlån er symbolsk, som ifølge Skattedirektoratet vil si betaling som dekker utgifter til renhold som øvre tak, vil det ikke foreligge utleie. Det må vurderes konkret om det enkelte forhold er et låneforhold eller utleieforhold. Kommunen eller fylkeskommunen kan opptre som frivillig registrert i Merverdiavgiftsregisteret og på den måten oppnå fradrag for inngående merverdiavgift for den delen av bygget som evt. leies ut til avgiftspliktig virksomhet. Dette følger av merverdiavgiftsloven Kontantsalg ved enheten Kontantsalg ved de videregående skolene er i som regel knyttet til salg i kantinene, og eventuelt noe sporadisk kontantsalg knyttet til salg av elevbevis, busskort, vitnemålskopier osv. Samtlige enheter besøkt denne høsten hadde kun kontantsalg i kantina. En enhet sier de bruker kasseapparatet i kantina til også å registrere salg av elevbevis og busskort. En annen enhet sier alt annet salg blir fakturert. Kantinene drives av skolene selv. En enhet hadde tidligere en ekstern driver av kantina, men tok over driften av skolens kantine selv fra 1. april Kantinene har kasseapparat og betalingsterminaler. Ingen av disse kantinene hadde tatt i bruk kontantfrie betalingsløsninger på tidspunktet for revisors besøk, men en enhet har oppgitt at de i etterkant av besøket har tatt i bruk MobilePay, som er en kontantfri betalingsløsning. Flere enheter oppgir at de ser for seg å ta i bruk kontantfrie betalingsløsninger etter hvert, men hadde ikke konkrete planer om dette på tidspunktet for revisors besøk. Samtlige enheter oppgir å ha rutiner for oppgjør av kasseapparatet daglig. Det er kantineansvarlig som gjør opp kassen, og teller opp kontantene. Alle enhetene hadde utarbeidet et oppgjørsskjema for dagsoppgjør, med noe ulik spesifikasjon og felter som må fylles ut. Opptalt beløp i kassen ved dagens slutt, og dagens omsetning fordelt på kontant betaling og betaling med bankterminal, framgår av dagsoppgjørsskjemaet. For en av enhetene signeres ikke dagsoppgjørsskjemaet. For de tre øvrige signerer kantineansvarlig. 21

83 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 To av enhetene har en rutine der både kantineansvarlig og en av kontorpersonalet, kontrollteller kontantene i kassen ved dagens slutt. Ingen av enhetene har rutiner for dobbel-signatur for synliggjøring av denne kontrollen. Kontantene oppbevares i safe, enten drop-safe eller i annen type safe på skolen. Kontantene hentes så av Loomis ca. en gang hver fjortende dag. To av enhetene utarbeider også et ukesoppgjør. Her blir hele ukens omsetning satt opp i eget skjema. Ukesoppgjørsskjemaet med tilhørende kvitteringer fra bankterminal, z-rapport fra kasseapparatet, dagsoppgjørsskjema for den enkelte dag og kvitteringer fra Loomis og bankutskrift brukes som bokføringsbilag. For de to øvrige enhetene har det kun vært bokført ett kasseoppgjør i 2016, på tidspunktet for revisors kontroll. Den ene av disse enhetene henviser til at de har brukt tid på å få på plass et godt oppgjørsskjema, og har fått bistand fra Regnskapstjenesten til dette. Den andre av disse, er den enheten som tok over kantinedriften selv fra april Revisor kontrollerte noen tilfeldige ukesoppgjør for de besøkte enhetene. Kontrollen viser at det foreligger utfylt dagsoppgjør, kvitteringer fra kasseapparatet, rapport fra bankterminal og kvitteringer fra Loomis for alle ukesoppgjørene kontrollert. For tre av enhetene var dagsoppgjørene signert av kantineansvarlig. Revisor kontrollerte også at det var tett nummerserie på kvitteringene fra kasseapparatet og bankterminalene. Ved en av enhetene var det brudd i nummerrekkefølgen. Revisor har mottatt forklaring på dette i etterkant fra den aktuelle enheten. Samtlige av de besøkte enhetene behandler alt salg i kantina som avgiftsfri omsetning. To av enhetene hadde i tillegg salg av tyggegummi og is, som også ble solgt avgiftsfritt. Den ene henviser til at dette er et restlager, og at enheten ikke lenger skal tilby slike produkter i kantina. Den andre enheten vil behandle salget som avgiftspliktig omsetning framover. Tre av enhetene hadde krevd mva-kompensasjon for anskaffelser til kantina. En av disse oppga at kantina også brukes i undervisningssammenheng. En annen oppga at de kun krevde mvakompensasjon for anskaffelser til naglefast utstyr i kantina Salg av elevarbeid ved enheten Det er kun tre av enhetene som revisor har besøkt denne høsten som har salg av elevarbeid. Enhetenes rutiner på området følger fylkesrådmannens sentrale retningslinjer for salg av elevarbeid. Ingen av enhetene har gjort noen særlige tilpasninger i retningslinjene for sin virksomhet. Alt salg behandles som avgiftspliktig omsetning. Ved en enhet ble det fakturert utgifter til transport av elever og utstyr ut til oppdragsgiver, i forbindelse med salg av elevarbeid. Den delen som gjaldt transport var ikke fakturert som avgiftspliktig. Salget består i all hovedsak av oppdrag for elever ved byggfag, eller salg av mindre utstyr og reparasjoner av arbeidsmaskiner ved TIP. En av enhetene henviser til at de annonserer i lokalavisa at skolen kan påta seg oppdrag. Andre viser til at skolen får henvendelser direkte fra publikum om slike oppdrag. For større oppdrag er det vanligvis faglærer eller avdelingsleder som beslutter hvilke oppdrag skolen skal påta seg. Valg av oppdrag gjøres etter hvordan dette passer med undervisningsplanen. Ingen av enhetene har egne ordresystemer for dette salget. Enhetene viser til at omfanget av slikt salg er beskjedent, og at det er enkelt å holde oversikt over de oppdragene skolen påtar seg. For byggfag-oppdrag skrives som regel en kontrakt med oppdragsgiver, der både oppdragsgiver og en representant for skolen signerer. Kontrakten danner grunnlaget for fakturering i ettertid. Kontorpersonalet får derfor en kopi av kontrakten for oppfølging. Når oppdraget er utført, oversendes beskjed om dette til kontorpersonalet som bruker kontrakten som faktureringsgrunnlag. En enhet sier at oppdragsgiver alltid må skaffe til veie materialer 22

84 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 til byggeoppdraget selv, mens en annen enhet sier det kan avtales mellom skolen og oppdragsgiver hvordan dette skal løses. For salg av mindre utstyr og arbeider, skrives enten ut forhåndsnummererte ordresedler som sendes kontoret for utfakturering, eller det gis beskjed i form av en e-post om salget. Revisors kontroller knyttet til utfakturert salg av elevarbeid, viser at det er kontrollspor mellom inngått kontrakt eller ordre og til utfakturering Utleie av eiendom og utstyr Samtlige enheter viser til at det er en policy fra Sør-Trøndelag fylkeskommune at skolebygningene skal være til bruk også utenom undervisningstiden. Det varierer noe hvor høy leiepris som kreves, eller om det kreves leie i det hele tatt. En enhet viser til at det er noen som har rett til å låne lokaler uten å betale vederlag. Ved to av enhetene er utleie av lokaler administrert av ressurssenteret ved skolen. Ved begge disse enhetene registreres utleie i kalenderfunksjonen i Outlook. Utskrift fra kalenderen brukes som faktureringsgrunnlag for fakturering av leie. Det er kun en av enhetene som har et avgrenset areal som leies ut til eksterne leietakere på permanent basis. Omfanget av dette arealet er svært begrenset. Ved de øvrige enhetene består utleie hovedsakelig av utleie av idrettshall på timesbasis, møterom, gymsal, klasserom mv. Ledelsen er kjent med at utleie som overstiger et visst omfang kan få konsekvenser for enhetenes rett til mva-kompensasjon for driftsutgifter til bygningene. All utleie blir fakturert avgiftsfritt fra enhetene. Utleie av utstyr som biler, busser, tilhengere osv er begrenset ved de besøkte enhetene. En av enhetene har klar policy på at de ikke leier ut utstyr og maskiner. Ved øvrige enheter er det etablert rutiner og systemer for å håndtere slik utleie og fakturering av utleie Revisors vurdering og konklusjon Samtlige enheter har på kontrolltidspunktet etablert rutiner for dagsoppgjør. Rutinene bidrar til å sikre fullstendighet av salget ved kantinene. Revisors kontroller har likevel vist at det er svakheter knyttet til kontroll med dagsomsetningen ved alle enhetene. Tre av enhetene har kun en person som kontrollteller kontantene fra dagens omsetning. Den fjerde enheten har kontrolltelling av to personer, men det er likevel kun en som signerer for kontrollen på dagsoppgjørsskjema. Samtlige enheter er anbefalt å innføre dobbeltkontroll av kontantene ved dagens slutt, samt at begge signerer for denne kontrollen. Kontanter representerer alltid en mislighetsrisiko. Revisor understreker derfor at ryddige rutiner på området, reduserer risiko for misligheter og gir større trygghet for ansatte som håndterer kontanter. Revisors kontroller viser at en av enhetene hadde samlet dags- og ukesoppgjørene for en lengre periode i ett bilag. Denne enheten er anbefalt å bokføre dagsoppgjørene så ofte som mulig, og minst i tilknytning til at Loomis oversender kvittering for hentede kontanter. Dette fordi enheten da kan kontrollere sine opplysninger med rapporten fra Loomis. En annen hadde bokført ett oppgjør i januar, og deretter ingenting før like før revisors besøk. Denne enheten viste til at de hadde brukt tid på å avklare hvordan oppgjørene burde bokføres, og hadde innført rutinen like før revisors besøk. All omsetning ved kantinene er behandlet som avgiftsfri omsetning. To av enhetene har et begrenset salg av kioskvarer, som skulle vært behandlet som avgiftspliktig omsetning. Revisor har overfor disse enhetene anbefalt at det innføres rutiner for å skille avgiftsfri og avgiftspliktig omsetning ved kantina slik at avgiftsbehandlingen blir korrekt. De tre enhetene 23

85 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 som har krevd mva-kompensasjon på anskaffelser til kantina, ble gjort oppmerksom på uttalelsen fra Finansdepartementet av , der det framgår at det ikke kan kreves mvakompensasjon for anskaffelser til elevkantiner som kan være i konkurranse med andre aktører. Etter revisors oppfatning må uttalelsen forstås slik at dette gjelder alle anskaffelser til slike elevkantiner, da det ikke er gitt noen unntak i uttalelsen. Revisor antar likevel at det kan kreves mva-kompensasjon for anskaffelser til kantina, når dette også brukes i undervisningen. En enhet har et prøveprosjekt der elevene tilbys gratis havregrøt til frokost. Revisor ble bedt om å vurdere enhetens rett til mva-kompensasjon for innkjøp av innsatsfaktorer til dette tilbudet. Revisor har da vist til en uttalelse fra Finansdepartementet i Merverdiavgiftshåndboken (12. utgave side 999), der Finansdepartementet henviser til at gratis frukt og annen sunn mat som elevene kan spise i matpausen, kan anses å være kompensasjonsberettigede anskaffelser. Ut i fra denne uttalelsen antar vi at det kan kreves mva-kompensasjon for utgifter til gratis havregrøt til elevene. Rutinene knyttet til salg av elevarbeid og fakturering av slikt arbeid, ser i hovedsak ut for å være ryddige og i samsvar med regelverket på området. Salg av elevarbeid faktureres som avgiftspliktig omsetning i samsvar med regelverket. Ifølge merverdiavgiftsloven 4-1, første ledd, skal alle kostnader ved oppfyllelse av en avtale inngå i beregningsgrunnlaget for merverdiavgift. Ut fra revisors tolkning skal derfor både transport av elevene og utstyr som faktureres i forbindelse med salg av elevarbeid behandles som avgiftspliktig omsetning. Revisor har gitt tilbakemelding til den aktuelle enheten om dette. Enhetenes rutiner for utleie av lokaler anses i hovedsak å være ryddige med tanke på å sikre fakturering av leie. Revisor har overfor enhetene påpekt at Sør-Trøndelag fylkeskommune er frivillig registrert for utleie av fast eiendom, slik at utleie skal faktureres med mva til leietakere som er mva-kompensasjonsberettiget etter mva-kompensasonslovens 2a eller b eller registreringspliktige etter merverdiavgiftsloven. Revisor har også påpekt til enheter med utleie av areal på timesbasis, at omfanget og prissetting av slik leie kan få konsekvenser for retten til mva-kompensasjon på driftsutgifter til bygningene. Samtlige av enhetene ga uttrykk for at de kjente til dette. 24

86 4 Vedlegg 4.1 Vedlegg 1 - Forståelse og innhold i begrepet økonomisk internkontroll I dette kapitlet gir vi en beskrivelse av krav og føringer for internkontroll. Om administrasjonssjefens ansvar Ifølge kommuneloven 23, 2. ledd har administrasjonssjefen et ansvar for at "administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. " Det er utarbeidet en rapport 10 til Kommunal- og regionaldepartementet som inneholder 85 anbefalinger knyttet til den kommunale egenkontrollen, herunder den økonomiske internkontrollen. En av hovedanbefalingene i denne rapporten er å styrke arbeidet med internkontroll i kommunene og fylkeskommunene. Arbeidsgruppen som utarbeidet rapporten brukte andre rapporter som grunnlag for sitt arbeid og anbefalinger, bla. en rapport fra revisjonsselskapet Pricewaterhouse Coopers (PwC) om internkontroll i kommuner 11. I begge rapportene er COSO-rammeverket, som er et rammeverk for internkontroll utviklet av regnskapsførere og revisorer, benyttet som en sentral kilde. Kommunesektorens organisasjon (KS) utarbeidet i 2012 et arbeidshefte 12 i forbindelse med at KS Effektiviseringsnettverk startet et pilotnettverk innenfor internkontroll. Et utvalg av de 85 anbefalingene i rapporten til Kommunal- og regionaldepartementet er gjengitt i arbeidsheftet. Arbeidsheftet har som hensikt å gi en enkel og praktisk støtte til kommuner og fylkeskommuner som ønsker å styrke den administrative internkontrollen. COSO-rammeverkets innhold 13 I COSO-rammeverket defineres internkontroll som en prosess, utført av virksomhetens styre, ledelse og øvrige ansatte, utformet for å gi en rimelig sikkerhet for oppnåelse av målsettinger relatert til drift, rapportering og etterlevelse. Rammeverket viser til fem integrerte internkontrollkomponenter, som sammen skal gi rimelig sikkerhet for at virksomheten når sine mål: Internt kontrollmiljø Det er ledelsen som setter tonen for viktigheten av internkontroll i virksomheten. Kjernen i enhver virksomhet er menneskene som arbeider der og de individuelle egenskapene de ansatte har. Kontrollmiljøet omfatter blant annet integritet, etiske verdier, kompetanse, prestasjonsmål, incentiver etc. Risikovurdering - Risikovurdering er en dynamisk og gjentagende prosess der formålet er å identifisere og vurdere risikoer knyttet til oppnåelsen av målsettinger. Virksomheten må være bevisst på og håndtere de risikoene den står ovenfor. Vurderingen utgjør grunnlaget for hvordan risikoer skal håndteres. 10 Kommunal- og regionaldepartementet. Rapport "85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane". Desember Rapport "Interkontroll i kommuner", Pricewaterhouse Coopers, Oktober Rådmannens internkontroll Orden i eget hus!, Den første utgaven av COSO-rammeverket kom i Det er lagt frem et oppdatert rammeverk i 2013, Internkontroll et integrert rammeverk. Vår rapport bygger på det oppdaterte rammeverket.

87 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Kontrollaktiviteter Handlinger og aktiviteter må etableres gjennom retningslinjer og prosedyrer for å bidra til å redusere de identifiserte risikoene. Aktivitetene kan eksempelvis være autorisasjoner og godkjennelser, verifikasjoner, avstemminger og analyser. Arbeidsdeling vil være et naturlig element ved utforming av kontrollaktiviteter. Informasjon og kommunikasjon Innhenting og bruk av relevant informasjon fra både eksterne og interne kilder er viktig for at ledelsen skal kunne ivareta sitt internkontrollansvar. Kontinuerlig kommunikasjon, oppover, nedover og på tvers i virksomheten gjør det mulig å fange opp og utveksle informasjon som er nødvendig for å utføre, styre og kontrollere virksomhetens aktiviteter. Oppfølging Løpende evalueringer og/eller frittstående evalueringer brukes til å finne ut om alle de fem internkontrollkomponentene er tilstede og fungerer. Eventuelle internkontrollmangler kommuniseres til rett tid til de med ansvar for å treffe korrigerende tiltak. Det er utformet 17 prinsipper som representerer den grunnleggende essensen i hver av komponentene. Prinsippene er ment å være tydeliggjørende for å gjøre anvendelsen av rammeverket enklere. Praktisk anvendelse COSO-rammeverket er en teoretisk modell som kan anvendes innenfor alle typer virksomheter. I dette avsnittet vil vi gjennom eksempler vise hvordan den teoretiske modellen kan benyttes i den praktiske hverdagen ved en fylkeskommunal enhet innen økonomisk internkontroll. Sett i forhold til økonomisk internkontroll er bl.a. følgende mål relevante: - Et mål relatert til virksomhetens driftsmessige og økonomiske prestasjonsmål, kan være at alle utgifter som belastes enhetens regnskap skal vedrøre enhetens virksomhet - Et aktuelt mål for rapportering, kan være at enheten skal rapportere bruk av eksterne tilskuddsmidler i tråd med tilskuddsgivers vilkår for og tidsfrister - En aktuell målsetting relatert til etterlevelse, kan være at virksomheten skal overholde regelverket om offentlige anskaffelser Ledelsen er ansvarlig for å gjennomføre systematiske risikovurderinger og identifisere faktorer som kan bidra til at virksomheten ikke når sine mål. For å kunne håndtere en risiko må den identifiseres. En risikovurdering skal være en gjentagende prosess som dokumenteres. Etablering av kontrollaktiviteter skal håndtere og redusere de identifiserte risikofaktorene. Aktuelle risikoer for at enheten ikke når de overnevnte målene kan f.eks. være: - At ansatte attesterer inngående fakturaer uten å kontrollere at utgiften er gyldig og vedrører virksomheten. Kan skyldes manglende kunnskap om hvilket ansvar som følger rollen som attestant - At enheten ikke kjenner til/følger tilskuddsgivers vilkår og hele eller deler av tilskuddet må betales tilbake - Manglende kompetanse rundt regelverket om offentlige anskaffelser 2

88 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Eksempler på kontrollhandlinger som kan redusere risikoen for at målene ikke nås ved en enhet er: - Attestasjon av alle utgifter, som innebærer en realitetskontroll av underlagsdokumentasjonen og kontroll av faktura/ lønnsbilag mot gjeldende bestemmelser. - Etablere oppfølgingsrutiner for alle prosjekter som utløser tilskudd fra eksterne, slik at enheten allerede fra prosjektets oppstart vet hva tilskuddsgiver krever av informasjon og dokumentasjon rundt midlenes bruk, samt når det er satt frist for rapportering - Opplæring i anskaffelsesregelverk for alle ansatte med innkjøpsmyndighet. Gjøre det kjent hvor det skal rettes henvendelse, dersom man er usikker på regelverket Informasjon og kommunikasjon er viktig for å kunne oppnå og opprettholde en god internkontroll. Medarbeidere må få informasjon om hva som forventes av dem, f.eks. hvilke dokumenter som skal legges ved en reiseregning. Et eksempel på kommunikasjon kan være at en medarbeider får tilbake en reiseregning med beskjed om hva som er mangelfullt. Det er også viktig at de som har attestasjonsoppgaver har tilstrekkelig kunnskap om innholdet i oppgaven til å kunne utføre den på en tilfredsstillende måte. Et eksempel på løpende oppfølgingsaktivitet fra ledelsens side er budsjettoppfølging, hvor påløpte utgifter sammenholdes mot budsjett. En annen oppfølgingsaktivitet kan være at anviser på stikkprøvebasis kontrollerer at attestanten har utført de riktige kontrollaktivitetene knyttet til en inngående faktura. Anbefalinger for god internkontroll Arbeidsgruppen som utarbeidet 85 anbefalinger for å styrke egenkontrollen i kommunene og fylkeskommunene sluttet seg til prinsippene i rapporten "Internkontroll i kommuner" og mente at følgende kunne være anbefalinger for god internkontroll: Tilråding 16: Kommunane bør basere seg mindre på uformell kontroll. Ei formalisering vil gjere kommunen mindre sårbar for skifte av personell, endringar i omgivnadene og habilitetskritikk og vil auke det organisatoriske minnet. Tilråding 17: Kommunane bør i større grad nytte risikovurderingar i styringa av verksemda og særleg når ein skal definere innretninga på og omfanget av kontrollaktivitetar. Tilråding 18: Kommunane bør i samanheng med behovet for auka formalisering av internkontrollen dokumentere internkontrollen i større grad. Tilråding 19: Kommunane bør ha, bruke og halde ved like dokument som gjer greie for roller og ansvar. I tillegg bør kommunane i større grad inkludere kontrollansvaret i desse dokumenta. Tilråding 20: Kommunane bør sikre arbeidsdelinga ved utforming og utføring av kontrollar. Prinsippet om arbeidsdeling vil seie at ein og same person ikkje skal vere ansvarleg for både aktiviteten og kontrollen. Tilråding 21: Kommunane bør ha ei systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og - sikring, gjennom opplæringstiltak og informasjon og ved rekruttering. Tilråding 22. Kommunane bør i den løpande drifta av internkontrollen prioritere nok ressursar og prioritere naudsynt vedlikehold høgare. Sentralt i et velfungerande vedlikehaldsregime er det at ansvaret for oppdatering/ revidering av dokumentasjonen er tydelig plassert. Det er vidare sentralt at oppdateringar/ revideringar av til dømes risikovurderinger og dokumentasjon skjer regelmessig og i faste intervall, til dømes i eit internkontrollårshjul. 3

89 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Tilråding 23: Kommunane bør etablere tiltak som sikrar god løpande informasjon og kommunikasjon til leiarar og medarbeidarar, og som sørgjer for at dei får naudsynt opplæring og kompetanse. Vidare må administrasjonssjefen ta ansvaret for å følgje opp internkontrollen systematisk og reagere ved avvik og brot. Arbeidsheftet til KS gir tre viktige råd til kommuner og fylkeskommuner som ønsker å forbedre sin internkontroll: Risikoanalyser må danne grunnlaget for internkontroll Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring Det er nødvendig å formalisere mye av den internkontrollen som allerede gjøres Dette er anbefalinger som kan være relevante også for økonomisk internkontroll ved enhetene. 4

90 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN Vedlegg 2 - Fylkeskommunens organisering av økonomisk internkontroll Dette kapitlet inneholder en kort beskrivelse av fylkeskommunens overordnede organisering og tilrettelegging av den økonomiske internkontrollen. Ledelsesprinsipper Revisjon Midt-Norge gjennomførte en forvaltningsrevisjon om internkontroll i STFK i mai I dette arbeidet er organiseringen i forhold til internkontroll kartlagt, og noe av informasjonen gjengis her. STFK er organisert etter en tonivåmodell. Modellen innebærer en mer direkte styringsform, med rådmannsnivået direkte over den enkelte virksomhet, eller enhet. De videregående skolene har en leder med faglig ansvar, personalansvar og budsjettansvar. Overnevnte rapport fremhever at den daglige ledelsen selv må få rom til å definere løsningene i organisasjonen, ut fra organisasjonens forutsetninger. Det er høy grad av ansvarsdelegering i STFK, og det må rettes tillit til de enkelte enhetslederne. Vi legger til grunn i vårt arbeid at denne organiseringen og ledelsesprinsipper fortsatt gjelder i fylkeskommunen. Fylkestinget i STFK har vedtatt en plan for internkontroll og styring. Planen definerer fylkeskommunens overordnede prinsipper for ansvar for etablering av styrende dokumenter 15 for virksomheten. De styrende dokumentene deles i to kategorier: - Eksternt styrende dokumenter (utarbeidet av andre, f.eks. lover, forskrifter o.l.) - Internt styrende dokumenter (styrende dokumenter utarbeidet i STFK, på politisk eller administrativt nivå). De internt styrende dokumentene er inndelt i tre kategorier: - Plandokumenter som synliggjør visjoner, mål og strategi. - Reglementer som beskriver hvordan funksjoner/ hendelser/ prosesser skal håndteres. - Prosedyrer som fastsetter ansvar og framgangsmåte som skal følges når arbeidsoppgaver skal løses. Delegering av ansvar og myndighet Fylkestinget i Sør-Trøndelag har vedtatt 16 reglement for anvisning og attestasjon. Anvisning er fullmakt til å gi ordre om å foreta utbetaling og/ eller belastning av en utgiftspost i fylkeskommunens regnskap. Fylkestinget har delegert anvisningsmyndigheten til fylkesrådmannen, som kan delegere anvisningsmyndigheten videre. Slik delegering skal foretas på fastsatt skjema. Skjemaet skal vise hvilke budsjettområder anvisningsmyndigheten omfatter, når den trer i kraft og eventuelle tidsbegrensninger. Fylkesrådmannen har delegert anvisningsmyndigheten videre til enhetslederne. 14 Forvaltningsrevisjonsrapport på oppdrag fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune "Intern kontroll og styring". Mai Definert i plan for styring og kontroll som fellesbetegnelse for dokumenter som setter krav til, og gir retningslinjer for planlegging, utvikling, organisering og gjennomføring av aktiviteter. 16 Fylkestingets vedtak 86/ 97. 5

91 RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2016 Attestasjon er en bekreftelse på at både bilaget og underliggende forhold er tilstrekkelig behandlet, kontrollert og i orden. Alle posteringer i fylkeskommunens regnskap skal være attestert før de anvises og regnskapsføres. Det gjelder både inntekter og utgifter. Den som har budsjettansvar for et område har attestasjonsansvar i kraft av sin stilling. Han/ hun kan delegere attestasjonsansvar til andre for samme budsjettområde eller for en begrenset del av dette. Delegert attestasjonsansvar skal dokumenteres. Innholdet i attestasjonsoppgaven er definert i reglementets pkt. 2.4 og er nærmere gjengitt under kap og Agresso og ESK STFK har i mange år benytter seg av økonomi-, lønns- og personalsystemet Agresso. Budsjettmodulen i regnskapssystemet brukes, og enhetene registrerer sine budsjettall og - endringer i modulen selv. Enhetene rapporterer sine økonomiske prognoser for regnskapsåret til fylkesrådmannen gjennom månedsrapporteringsmodul hvert kvartal. ESK 17 er et kvalitetssystem som skal inneholde alle overordnede styrende dokumenter som gjelder for alle enheter, både de som er vedtatt i STFK og de som er vedtatt på nasjonalt eller internasjonalt nivå. I tillegg til de overordnede dokumentene har enhetene utarbeidet "egne" dokumenter på de områdene hvor det ikke er utarbeidet overordnede styrende dokumenter, eller på områder hvor de overordnede styrende dokumentene gir behov for nærmere presiseringer. Den enkelte enhet skal bruke begge disse systemene. 17 Elektronisk støtte til kvalitetsprosessen i STFK. 6

92 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens Hus, Orkanger Tlf

93 Utkast til avtaler om revisjon for 2017 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 17/6-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til utkast til avtalene om revisjon for Utvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Forslag til avtale om finansiell revisjon 2017 Forslag til avtale om forvaltningsrevisjon mm 2017 Saksutredning Sør-Trøndelag fylkeskommune er i tråd med selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS forpliktet til å bruke selskapet som sin leverandør av finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Eierstyringen, deriblant rammer for virksomheten og de enkelte deltakernes økonomiske bidrag, skjer gjennom representantskapet, der også STFK er representert. Kontrollutvalget opptrer på vegne av fylkeskommunen som kunde, og har ansvar for bestilling av revisjonstjenester. Kontrollutvalget inngår årlig avtaler med Revisjon Midt-Norge om gjennomføringen av de ulike revisjonsformene. Avtalen legger blant annet rammer for tilgjengelige revisjonsressurser og dialogen om oppdragene. Avtalen har ingen konsekvenser for fylkeskommunens økonomiske bidrag til revisjonsselskapet. Den finansielle revisjonen styres i stor grad av forskriftskrav og krav i ulike revisjonsstandarder. I avtalen anslås behovet for revisjonstjenester, dersom det endrer seg på grunn av uforutsette hendelser er ikke avtalen begrensende. Fylkeskommunen får revisjonstjenestene som er nødvendige. I avtaleutkastet er behovet for finansiell revisjon i 2017 anslått til 1350 timer, et omfang som er identisk med fjoråret. Antall timer til forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser er satt til 1738 timer i Omfanget er redusert fra 2016, utvalget hadde var 1900 tilgjengelige timer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å godkjenne avtalene og gi leder fullmakt til å signere på utvalgets vegne.

94 AVTALE OM GJENNOMF0RING AV FINANSIELL REVISJON 1.lnnledning Det inngas avtale mellom Kontrollutvalget i S0r-Tr0ndelag Fylkeskommune (heretter kalt kontrollutvalget) og Revisjon Midt-Norge IKS (heretter kalt revisor) om gjennomforing av finansiell revisjon i S0r-Trnndelag Fylkeskommune (heretter kalt kommunen). Avtalen bygger pa avtalen om revisjonstjenester mellom kommunen og revisor som inngar som en del av stiftelsesdokumentene for selskapet. 2 Formal med avtalen Denne avtalen skat regulere forhold knyttet til den finansielle revisjonen i kommunen. Avtalen skal avklare forventninger som ligger til revisjonsfunksjonen, regulere forholdet mellom revisor som utf0rer av oppdraget og kontrollutvalget som bestiller finansiell revisjon. 3 Organisering av oppdraget Revisor utpeker oppdragsansvarlig revisor som er ansvarlig for finansiell revisjon i kommunen. Det skal avgis en uavhengighetserklcering arlig, samt en politiattest (vandelsattest) det f0rste aret. Dersom det skjer skifte av oppdragsansvarlig revisor i l0pet av aret skal kontrollutvalget informeres og det skal utstedes ny uavhengighetserklcering. Dersom revisor engasjerer andre eksterne revisorer pa oppdraget skal kontrollutvalget informeres. 4 Avtalens innhold og omfang 4. 1 Spesifikasjon av oppdraget Avtalen omfatter revisjon av kommunen i henhold til Kl 78, herunder forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Revisjonsaret l0per fra 1. januar til 31. desember. Revisor anslar at det er behov for 1350 timer netto til finansiell revisjon. 5 Revisjonsutf0relsen Revisor skal utf0re revisjonen i samsvar med kommuneloven, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder gjeldende internasjonale revisjonsstandarder vedtatt av IMSB (ISA-ene) med offentlige vedlegg. 5.1 Kommunikasjon om utf,arelse Revisor og kontrollutvalget skal ha en dialog seg i mellom som gj0r begge i stand til a utf0re sine oppgaver i kommunen pa en mest mulig systematisk, effektiv og malrettet mate. Begge skal gi informasjon som kan ha betydning for den andres oppdragsutf0relse. Kontrollutvalget skal gjennom sitt sekretariat KonSek legge til rette for tydelig og effektiv dialog med revisor. Pa foresp0rsel skal revisor redegj0re for status til kontrollutvalget. side 1 av 2

95 5.2 Kommunikasjon om resultat av oppdraget F0lgende dokumenter skal oversendes kontrollutvalget; Kopi av engasjementsbrev som oversendes kommunene Nummererte brev Kopi av arsoppgj0rsbrev oversendt til kommunene Kopi av tilbakemeldinger pa utf0rt kvalitetskontroll 6 Taushetsplikt og offentlighet Det vises til kommuneloven, forvaltningsloven og offentleglova. 7 Varighet Denne avtalen gjelder for revisjon av regnskapsaret Reforhandling/ endringer Eventuelle end ringer i oppdragets innhold som medf0rer betydelige end ringer i arbeidets omf ang gir grunnlag for revisjon av avtalen. Endringer i avtalen vil i f0rste rekke pavirke forholdet mellom finansiell revisjon og annet revisjonsarbeid i kommunen. I scerlige tilfeller kan det bli aktuelt a endre kommunens revisjonshonorar. De mest relevante situasjonene er avdekking av misligheter eller vesentlige endringer i kommunens intern kontroll. 'X-/ Sted og ato: p Sted og dato: ~ For Kontrollutvalget side 2 av 2

96 Avtale om gjennomf0ring av forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre unders0kelser. 1 lnnledning Det inngas avtale mellom kontrollutvalget i S0r-Tr0ndelag Fylkeskommune (heretter kalt kontrollutvalget) og Revisjon Midt-Norge IKS (heretter kalt revisor) om gjennomf0ring av forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre unders0kelser(heretter kalt oppdrag) pa vegne av S0r Tr0ndelag Fylkeskommune (heretter kalt fylkeskommune). Avtalen bygger pa avtalen om revisjonstjenester mellom fylkeskommunen og revisor som inngar som en del av stiftelsesdokumentene for selskapet. 2 Formalet med avtalen Foruten de retningslinjer som f0lger av lov og forskrift skal avtalen avklare de 0vrige forventninger til revisjonsfunksjonen og forholdet mellom kontrollutvalget som bestiller og revisor som utf0rer av oppdragene. 3 Avtalens innhold og omfang 3.1 Generelt om oppdragene Denne avtalen gjelder for revisjonsaret Revisjonsaret l0per fra 1. januar til 31. desember hvor revisor skal levere 1738 timer (heretter kalt leveranse) som kontrollutvalget disponerer til bestilling av oppdrag. Kontrollutvalget forplikter seg til a bestille oppdrag gjennom revisjonsaret. Hensikten er a legge til rette for en jevn og forutsigbar arbeidsbelastning for revisor. 3.2 Bestilling av det enkelte oppdrag Tidsforbruk og leveringsfrist avtales mellom kontrollutvalget og revisor. Kontrollutvalget kan be revisor legge frem en skisse med forslag til aktuelle problemstillinger til behandling i kontrollutvalget. Revisor skal ta med seg innspill gitt i m0tet og utformer endelig problemstilling f0r endelig prosjektplan legges frem til behandling i kontrollutvalget. 3.3 Gjennomf0ring av det enkelte oppdrag Revisor skal utf0re oppdraget i samsvar med gjeldene lover, forskrifter og RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon. Revisor utsteder uavhengighetserklcering for den eller de oppdragsansvarlig(e) forvaltningsrevisor(er), kontrollutvalget skal informeres dersom det skjer skifte av oppdragsansvarlig revisor i l0pet av oppdraget. Kontrollutvalget skal informeres dersom revisor engasjerer andre eksterne revisorer. Kontrollutvalget og revisor skal legge til rette for systematisk, effektiv og malrettet gjennomf0ring av oppdraget. Forhold som medf0rer at revisor ikke kan gjennomf0re oppdraget i henhold til bestilling skal legges frem til behandling i kontrollutvalget. Reviser bestemmer valg av metode.

97 3.4 Rapportering for det enkelte oppdrag og for revisjonsaret. Foruten de krav lov, forskrift og RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon stiller til revisors rapportering av resultater eller endringer av oppdraget, skal revisor informere kontrollutvalget om faktisk timeforbruk etter avsluttet oppdrag og etter revisjonsarets slutt. 3.5 Mer- eller mindreforbruk for det enkelte oppdrag og for revisjonsaret Mer- eller mindreforbruk av timer for det enkelte oppdrag medf0rer henholdsvis en reduksjon eller 0kning av timer tilgjengelig for bestilling av oppdrag. I tilfelle det totale mer- eller mindreforbruket av timer ikke kan utjevnes i l0pet av revisjonsaret skal leveransen ses over tid. Mer- eller mindreforbruket skal utjevnes over ar pa en slik mate at fylkeskommunen over tid mottar tjenester som star i rett forhold til honoraret. 4. Rettigheter til resultatet av oppdraget Endelig rapport anses som et offentlig dokument som ikke har opphavsrettslig beskyttelse, jf. andsverksloven 9. Alie rettigheter til verkt0y, metodegrunnlag eller an net grunnlagsmateriale revisor benytter for a frembringe det endelige resultatet av oppdraget, tilh0rer revisor. 5. Taushetsplikt og offentlighet Taushetsplikt og offentlighet reguleres i henhold til norsk lov, forskrifter og god kommunal revisjonsskikk.. 6. Avtalerevisjon Avtalerevisjon kan kreves i tilfelle gjennomf0ring av avtalen fremstar som urimelig for en av avtalens parter. Avtalerevisjonen kan likevel ikke kreves ved avvik i avtalt leveranse for det enkelte ar, gitt at fylkeskommunen over tid mottar tjenester som star i rett forhold til honoraret. Sted og data: Gura Angell Gimse for S0r-Tr0ndelag fylkeskommune kontrollutvalget