Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Inderøy kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Inderøy kommune Arkivsak: Møtedato/tid: Kl 08:30 Møtested: Inderøy rådhus, møterom Børgin Møtedeltakere: Laila Roel Harald Ness Arvid Nervik Marit Støre-Valen Laila Høgsve Bragstad Forfall: Kopi: Revisjon Midt-Norge SA Ordfører Rådmann Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Konsek Trøndelag IKS v/per Helge Genberg på telefon , eller e-post: per.helge.genberg@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Steinkjer, Laila Roel leder av kontrollutvalget Per Helge Genberg kontrollsekretær, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/18 Referatsaker 02/18 Kontrollutvalgets årsrapport /18 Oppfølging av saker fra kontrollutvalget 04/18 Besøk i kommunal avdeling - Flyktningtjenesten 2

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Inderøy kommune /18 Saksbehandler Per Helge Genberg Arkivkode FE Arkivsaknr 18/6-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Svar på interpellasjon fra Inderøy Venstre Fritak Svein Jørum Saksutredning Følgende referatsaker vedlegges: 1. Ordførerens svar på interpellasjon i Inderøy kommunestyre om Nessjordet B2 og B3 2. Melding om vedtak i Inderøy kommunestyre: Fritak fra verv i kontrollutvalget og valg av nytt medlem 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 Kontrollutvalgets årsrapport 2017 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Inderøy kommune /18 Saksbehandler Per Helge Genberg Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 18/19-1 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalget oversender årsrapporten til kommunestyret og innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 Saksutredning I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møte-protokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid. 10

11 Kontrollutvalgets årsrapport 2017 Inderøy kommune 11

12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON BEFARING/BESØK DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER ANDRE SAKER AVSLUTNING VEDLEGG... 6 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 SIDE 2 AV 6 12

13 1 INNLEDNING Kommunestyret i Inderøy valgte i møte et kontrollutvalg på 5 faste medlemmer og 5 varamedlemmer for perioden Leder Laila Roel 1. Karin Kjølmoen Nestleder Svein Jørum 2. Arvid Nervik Medlem Harald Ness 3. May Kojan Medlem Marit Støre-Valen 1. Anstein Lyngstad Medlem Laila Høgsve Bragstad 2. Knut Arne Aasan Ved kommunestyrevedtak i møte fikk Svein Jørum fritak fra vervet og Arvid Nervik ble valgt til nytt medlem. Harald Ness ble valgt til ny nestleder. Marit Støre-Valen sitter i kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER Kontrollutvalget har i 2017 holdt 5 møter og behandlet 21 saker, se vedlegg. Tilsvarende tall for 2016 var 6 møter og 22 saker. Møtene i utvalget er åpne. Kommunens revisor deltar med møte- og talerett. Ordføreren har møte og talerett i kontrollutvalget, og både ordfører og rådmann får tilsendt møteinnkalling og -protokoll. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen går til kommunestyret, men kopi skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til uttalelsen før dette organet avgir sin innstilling til kommunestyret, jfr. forskr. 7. I møte ga kontrollutvalget uttalelse til kommunestyret om Inderøy kommunes årsregnskap med revisjonsberetning og årsberetning for 2016 (sak 10/17). 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kontrollutvalget (sak 05/16) og av kommunestyret Kontrollutvalgets forvaltningsrevisjonsprosjekter i uprioritert rekkefølge er: Integrering av flyktninger Tidlig innsats (helsestasjon og PPT) Vedlikehold av kommunal eiendom I møte (sak 06/17) behandlet kontrollutvalget forvaltningsrevisjonsrapporten Introduksjonsprogrammet. Kommunestyret behandlet rapporten i møte , sak 7/17. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 SIDE 3 AV 6 13

14 I sak 11/17 i møte vedtok kontrollutvalget å endre Plan for forvaltningsrevisjon ved å ta inn det nye prosjektet Plan- og byggesak og prioritere dette foran de andre prosjektene. Utvalget godkjente prosjektplanen for «Saksbehandling innenfor plan- og byggesaksområdet» i møte , sak 21/ SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kontrollutvalget (sak 11/16) og av kommunestyret (sak 79/16). Følgende selskaper er prioritert for selskapskontroll i perioden : 1. Brannvesenet Midt IKS 2. Innherred Renovasjon IKS 3. Reko AS I møte , sak 20/17, godkjente kontrollutvalget prosjektplanen for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Innherred Renovasjon IKS. 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet tas som et ledd i revisors ordinære statusrapportering. Hensikten med gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen fører utvalget tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møte 29.08, sak 13/ ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Disse har møtt og orientert kontrollutvalget i møte: Rådmann Peter Ardon og enhetsleder Per Arne Olsen under sak 04/17 om oppfølging av eksternt tilsyn med helse- og omsorgstjenester til personer med psykisk utviklingshemming Rådmann Peter Ardon under sak 05/17 om saksbehandlingen ved kommunens salg av to tomteområder på Nessjordet Rådmann Peter Ardon under sak 09/17 om utviklingen i saken om saksbehandlingen ved kommunens salg av to tomteområder på Nessjordet Rådgiver økonomi Grethe Haugan Aasen og rådmann Peter Ardon under sak 10/17 om kommunens årsregnskap for 2016 Rådmann Peter Ardon under sak 11/17 om hele saksgangen knyttet til kommunens salg av to tomteområder på Nessjordet Rådgiver Renate Trøan Bjørshol om prosedyrene ved forhåndsstemmegiving/valg KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 SIDE 4 AV 6 14

15 2.8 BEFARING/BESØK Kontrollutvalget besøkte Inderøyheimen og Mosvik sykeheim og hadde møter med ledelse og representanter for ansatte og brukere. 2.9 DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER Laila Roel og Svein Jørum deltok på Norges Kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar ANDRE SAKER På bakgrunn av medieomtale tok kontrollutvalget opp kommunens saksbehandling ved salg av to tomteområder på Nessjordet, og utvalget fikk senere brev fra en innbygger med spørsmål om å vurdere den samme saken. Utvalget har fått flere orienteringer fra administrasjonen (jfr. pkt. 2.7.). Dette førte videre til at kontrollutvalget endret Plan for forvaltningsrevisjon og bestilte en forvaltningsrevisjon om saksbehandlingen på plan- og byggesaksområdet (jfr. pkt. 2.3.). 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. Den årlige meldingen er viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Inderøy, Laila Roel Harald Ness Laila Høgsve Bragstad leder nestleder medlem Marit Støre-Valen medlem Arvid Nervik medlem KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 SIDE 5 AV 6 15

16 4 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2017 Møtedato Saksnr. Sakstittel Referatsaker Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 til kommunestyret Besøk ved Inderøyheimen og Mosvik sykeheim Referatsaker Oppfølging av eksternt tilsyn Orientering fra administrasjonen Forvaltningsrevisjonsrapport - Introduksjonsprogrammet Skatteoppkreverfunksjonen 2016 Besøk ved kommunal avdeling/institusjon - oppsummering Orientering fra administrasjonen Kontrollutvalgets uttalelse Inderøy kommunes årsregnskap for Orientering fra administrasjonen kommunens salg av tomteområder på Nessjordet Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn 2018 Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetsvurderinger Revisjonsstrategi 2017 Besøk i kommunal avdeling Innspill til selskapskontroll Innherred Renovasjon Referatsaker Innstilling på valg av revisor Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2018 Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS prosjektplan Forvaltningsrevisjon Saksbehandling innen plan- og byggesaksområdet prosjektplan KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 SIDE 6 AV 6 16

17 17

18 Oppfølging av saker fra kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Inderøy kommune /18 Saksbehandler Per Helge Genberg Arkivkode FE Arkivsaknr 18/22-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt for 2017 over de sakene som er aktuelle for videresending/oppfølging. Orienteringssaker er ikke tatt med. Dato Sak nr og tittel Oppfølging Merknad /17 Kontrollutvalgets årsrapport for Behandlet i 2016 til kommunestyret kommune-styret; sak /17 Forvaltningsrevisjonsrapport - Introduksjonsprogrammet /17 Skatteoppkreverfunksjonen /17 Kontrollutvalgets uttalelse Inderøy kommunes årsregnskap for /17 Orientering fra administrasjonen kommunens salg av tomteområder på Nessjordet /17 Forslag til driftsbudsjett for 6/17 Behandlet i kommune-styret; sak 7/17 Behandlet i kommune-styret; sak 5/17 Oversendt kommunen Prosjektplan for forvaltningsrevisjon godkjent Oversendt kommunen kontroll og tilsyn /17 Besøk i kommunal avdeling Besøket gjennomført /17 Innstilling på valg av revisor Behandlet i kommune-styret; sak 56/17 18

19 Besøk i kommunal avdeling - Flyktningtjenesten Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Inderøy kommune /18 Saksbehandler Per Helge Genberg Arkivkode FE - 033, TI - &43 Arkivsaknr 18/24-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget gjennomfører besøk i Flyktningtjenesten Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 15/17 å besøke Flyktningtjenesten i januar Besøket blir gjennomført 24.januar, etter standard opplegg; ett møte med ledelsen og ett møte med representanter for de tilsatte. Det blir ikke holdt møte med brukerrepresentanter denne gangen. Besøket vil bli oppsummert og ev. fulgt opp i neste kontrollutvalgsmøte. 19