Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Møtedato/tid: kl 09:00 12:30 Møtested: Møterom Kvarts Møtende medlemmer: Tove Eivindsen (møteleder) Olav Huseby Arne Braut Ragna Vorkinnslien Egil Hestnes Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (sak 9) Espen Agøy Hegge, Elev- og lærlingombudet (sak 10) Kjersti Bjørnevik, Elev- og lærlingombudet (sak 10) Arkivsak: Sakliste: Saksnr. Saktittel 08/16 Referatsaker 09/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - oppfølging av innkjøpsavtaler 10/16 Elev- og lærlingombudets årsrapport 2014/ /16 Forvaltningsrevisjon Miljøpakken 12/16 Plan for forvaltningsrevisjon /16 Rullering av reglement for kontrollutvalget 14/16 Eventuelt

2 Sak 08/16 Referatsaker /16 Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ble referert: 1. Undersøkelse fra sivilombudsmannen - offentlig ansattes ytringsfrihet 2. Rapport fra Samarbeid mot svart økonomi - Strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner. Referatsakene tas til orientering. Sak 09/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - oppfølging av innkjøpsavtaler /16 Rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. sørge for at brukerne av e-handelssystemet har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet b. sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert c. styrke brukergruppene ved blant annet å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side d. styrke samhandlingen med kommunene e. oppdatere kompetanseplanen i jus- og innkjøpstjenesten f. vurdere å inngå innkjøpsavtaler for varer og tjenester der slike mangler g. Fokusere spesielt på leverandørenes bruk av lærlinger. 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å orientere om hvilke tiltak som er satt i verk i etterkant av revisjonen innen 1. juni Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering

3 Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte om rapporten. Rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. sørge for at brukerne av e-handelssystemet har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet b. sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert c. styrke brukergruppene ved blant annet å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side d. styrke samhandlingen med kommunene e. oppdatere kompetanseplanen i jus- og innkjøpstjenesten f. vurdere å inngå innkjøpsavtaler for varer og tjenester der slike mangler g. Fokusere spesielt på leverandørenes bruk av lærlinger. 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å orientere om hvilke tiltak som er satt i verk i etterkant av revisjonen innen 1. juni Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering Sak 10/16 Elev- og lærlingombudets årsrapport 2014/ /16 Rapporten tas til orientering. Elev- og lærlingombud Espen Agøy Hegge og Kjersti Bjørnevik orienterte om rapporten. Rapporten tas til orientering. Sak 11/16 Forvaltningsrevisjon Miljøpakken

4 /16 Kontrollutvalget ber om å få fremlagt en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon av miljøpakken så snart som mulig dersom dette blir vedtatt i fylkestinget i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ber om å få fremlagt en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon av miljøpakken så snart som mulig dersom dette blir vedtatt i fylkestinget i plan for forvaltningsrevisjon. Sak 12/16 Plan for forvaltningsrevisjon /16 Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Tilrettelagt skoleskyss 2. Miljøpakken 3. Tilpasset opplæring 4. Virksomhetsstyring og internkontroll 5. Skoleadministrasjon 6. Gjennomføring av anskaffelser 7. Arealplanlegging 8. Skjetlein grønt kompetansesenter Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Følgende omforente forslag til endring ble fremmet: Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: Tilrettelagt skoleskyss Miljøpakken

5 Tilpasset opplæring Virksomhetsstyring og internkontroll Kvalitet i fagopplæringen Gjennomføring av anskaffelser Kollektivtrafikk i distriktene Skjetlein grønt kompetansesenter Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Omforent endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: Tilrettelagt skoleskyss Miljøpakken Tilpasset opplæring Virksomhetsstyring og internkontroll Kvalitet i fagopplæringen Gjennomføring av anskaffelser Kollektivtrafikk i distriktene Skjetlein grønt kompetansesenter Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sak 13/16 Rullering av reglement for kontrollutvalget /16 Forslag til reglement legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget vedtar endringer i reglement for kontrollutvalget slik de fremgår av vedlegget.

6 Forslag til reglement legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget vedtar endringer i reglement for kontrollutvalget slik de fremgår av vedlegget. Sak 14/16 Eventuelt /16 Saken legges fram uten innstilling. Det ble fremmet spørsmål om eventuelle konsekvenser av forvaltningsrevisjon om investeringsprosjekter for aktuelt prosjekt om tilpasninger ved Malvik vgs. Ingen vedtak fattet.