Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Møtedato/tid: kl 09:00 13:30 Møtested: Fylkestingssal B Møtende medlemmer: Tove Eivindsen Olav Huseby Arne Braut Helge Rønsåsbjørg (fra kl 10:40 sak 18-25) Forfall: Michael Momyr (vara for Hestnes) Egil Hestnes Ragna Vorkinnslien Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek Knut Aspås, fylkesrådmann (sak 15-16) Sveinung Salater, økonomisjef (sak 15-16) Per Lund, regnskapssjef (sak 15-16) Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge (sak 15-16) Gard S. G. Lyng, Revisjon Midt-Norge (sak 15-17) Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge (sak 16-18) Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (sak 19-20) Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge (sak 21) Arkivsak: 17/55 Sakliste: Saksnr. Saktittel 15/17 Referatsaker 16/17 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse 17/17 Selskapskontroll Trondheim bussterminal AS - prosjektplan 18/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss 19/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring 20/17 Skisse for selskapskontroll av VIGO IKS 21/17 Prosjektplan - kvalitet i fagopplæringen 22/17 Regnskap og årsberetning for UKM Norge kontrollutvalgets uttalelse 23/17 Fylkessammenslåing - innspill til politisk organisering 24/17 Orientering om sammenslåinger av revisjon og sekretariat 25/17 Eventuelt

2 Sak 15/17 Referatsaker /17 Referatsakene tas til orientering. 1. Følgende referatsaker ble presentert: Protokoll fra representantskapet i Konsek Invitasjon til FKT Fagkonferanse 2017 Referatsakene tas til orientering. Sak 16/17 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse /17 Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskap og årsberetning for 2016 og oversender denne til fylkestinget med kopi til fylkesutvalget. Fylkesrådmann Knut Aspås orienterte om regnskapet. Ann Katharine Gardner fra Revisjon Midt-Norge orienterte om revisjon av regnskapet.

3 Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskap og årsberetning for 2016 og oversender denne til fylkestinget med kopi til fylkesutvalget. Sak 17/17 Selskapskontroll Trondheim bussterminal AS - prosjektplan /17 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen Gard S. G. Lyng fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen Sak 18/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss /17 1. Fylkestinget er tilfreds med at den økonomiske situasjonen i forbindelse med tilrettelagt skoleskyss nå ser ut til å være under kontroll. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å fortsette forbedringsarbeidet på området ved å: a. Sørge for at Sør-Trøndelag fylkeskommune og AtB kommer til enighet om hvem som skal være behandlingsansvarlig for data om brukerne av tilrettelagt skoleskyss b. Påse at AtB etablerer et tilfredsstillende system for internkontroll, herunder rutiner for håndtering av personopplysninger. c. Fortsette arbeidet med å forbedre styringsdata for tilrettelagt skoleskyss. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen rapporterer om status for arbeidet innen utgangen av 2017.

4 Espen Langseth fra Revisjon Midt-Norge orienterte. 1. Fylkestinget er tilfreds med at den økonomiske situasjonen i forbindelse med tilrettelagt skoleskyss nå ser ut til å være under kontroll. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å fortsette forbedringsarbeidet på området ved å: a. Sørge for at Sør-Trøndelag fylkeskommune og AtB kommer til enighet om hvem som skal være behandlingsansvarlig for data om brukerne av tilrettelagt skoleskyss b. Påse at AtB etablerer et tilfredsstillende system for internkontroll, herunder rutiner for håndtering av personopplysninger. c. Fortsette arbeidet med å forbedre styringsdata for tilrettelagt skoleskyss. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen rapporterer om status for arbeidet innen utgangen av Sak 19/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring /17 Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar rapporten til orientering. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling:

5 Fylkestinget tar rapporten til orientering. Sak 20/17 Skisse for selskapskontroll av VIGO IKS /17 1. Kontrollutvalget ber om at det lages en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen basert på skissen. Planen legges fram for kontrollutvalget i Sør- Trøndelag fylkeskommune for godkjenning. 2. Kontrollutvalgene i øvrige eierfylker/oslo kommune inviteres til å delta i selskapskontrollen. 3. Kontrollutvalget gir revisjon og sekretariat fullmakt til å ta de nødvendige skritt for å sørge for videre framdrift i prosessen. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte. 1. Kontrollutvalget ber om at det lages en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen basert på skissen. Planen legges fram for kontrollutvalget i Sør- Trøndelag fylkeskommune for godkjenning. 2. Kontrollutvalgene i øvrige eierfylker/oslo kommune inviteres til å delta i selskapskontrollen. 3. Kontrollutvalget gir revisjon og sekretariat fullmakt til å ta de nødvendige skritt for å sørge for videre framdrift i prosessen. Sak 21/17 Prosjektplan - kvalitet i fagopplæringen /17 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen og ber om at arbeidet utføres innenfor den foreslåtte timerammen på 450 timer og med levering av rapport innen

6 Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen og ber om at arbeidet utføres innenfor den foreslåtte timerammen på 450 timer og med levering av rapport innen Sak 22/17 Regnskap og årsberetning for UKM Norge kontrollutvalgets uttalelse /17 Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse som oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget: Kontrollutvalget har blitt forelagt regnskap og årsberetning for Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF for 2016, og revisors beretning. Årsregnskapet er avlagt med et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskapet er revidert av Revisjon Midt-Norge IKS som har avlagt normalberetning. På denne bakgrunnen anbefaler kontrollutvalget at regnskapet for 2015 godkjennes. Skrivefeil i årstall i innstilling ble korrigert. Korrigert innstilling ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse som oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget: Kontrollutvalget har blitt forelagt regnskap og årsberetning for Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF for 2016, og revisors beretning. Årsregnskapet er avlagt med et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskapet er revidert av

7 Revisjon Midt-Norge IKS som har avlagt normalberetning. På denne bakgrunnen anbefaler kontrollutvalget at regnskapet for 2016 godkjennes. Sak 23/17 Fylkessammenslåing - innspill til politisk organisering /17 Saken legges fram uten innstilling. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget bør ha 7 medlemmer med en god partipolitisk og geografisk spredning. Både leder og nestleder av kontrollutvalget bør sitte i fylkestinget. Flertallet av kontrollutvalgets medlemmer bør ikke sitte i fylkestinget, av hensyn til å fristille kontrollvirksomheten fra partipolitiske hensyn. Leder av kontrollutvalget bør komme fra opposisjonen. Dagens ordning i STFK med ett personlig varamedlem per medlem av utvalget er for sårbar. Det bør være varamedlemmer i rekkefølge slik at det er mer enn ett varamedlem per medlem av utvalget. Omforent forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget bør ha 7 medlemmer med en god partipolitisk og geografisk spredning. Både leder og nestleder av kontrollutvalget bør sitte i fylkestinget. Flertallet av kontrollutvalgets medlemmer bør ikke sitte i fylkestinget, av hensyn til å fristille kontrollvirksomheten fra partipolitiske hensyn. Leder av kontrollutvalget bør komme fra opposisjonen. Dagens ordning i STFK med ett personlig varamedlem per medlem av utvalget er for sårbar. Det bør være varamedlemmer i rekkefølge slik at det er mer enn ett varamedlem per medlem av utvalget.

8 Sak 24/17 Orientering om sammenslåinger av revisjon og sekretariat /17 Informasjon om sammenslåing av revisjon og sekretariat tas til orientering. Sekretariatet orienterte. Informasjon om sammenslåing av revisjon og sekretariat tas til orientering. Sak 25/17 Eventuelt /17 Saken legges fram uten innstilling. Det ble referert at fylkesrådmannen blir bedt om en orientering om anskaffelser ved Guri Kunna vgs. avd. Frøya i neste møte. Ingen vedtak fattet. Protokollen ble gjennomlest og godkjent i møtet.