Arkivsak : : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 7. september 2010 kl 09.00

Transkript

1 Møteinnkalling Arkivsak : Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 7. september 2010 kl Møtested/lokaler : Formannskapssalen, rådhuset. Deltakere fra KU : Arne Morten Johnsen leder Marit Overby Landrø nestleder Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Andre : Sverre B. Midthjell KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Forfall : Kopi Møteansvarlig Møtesekretær: Sakliste: : 1.varamedlemmer Ordfører, rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : Arne Morten Johnsen : Sverre B. Midthjell Trondheim/Skaun Sak 24/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den Sak 25/2010 Referatsaker...7 Sak 26/2010 Orientering fra rådmannen...8 Sak 27/2010 Budsjettkontroll for kontrollutvalget 1. halvår...9 Sak 28/2010 Økonomiplan og budsjett 2011 for kontrollutvalget...11 Sak 29/2010 Eventuelt...13 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på mobil eller e-post sverre.midthjell@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arne Morten Johnsen leder (sign) Sverre B. Midthjell Oppdragsansvarlig, KonSek 1

2 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 24/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra møtet SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 2

3 Vedlegg sak 24/2010 Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : Utvalg/styre/råd : Kontrollutvalget. Møtested/lokaler : Skaun rådhus, kommunestyresalen. Møtedato/tid : Tirsdag 29. juni 2010 kl Saksnummer : 18-23/2010. Møtende medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Oddrun Husby Ola Meistad Roger Rian Møtende varamedlemmer : Ingen Forfall : Marit O. Landrø (BL) Andre møtende: Sverre B. Midthjell KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Arve Gausen Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 18-21) Innkalling og sakliste: Ingen merknader.

4 Vedlegg sak 24/2010 Sak 18/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 19/2010 Referatsaker Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Sekretariatet orienterte muntlig om følgende saker: 1. Kommunestyrets behandling av plan for forvaltningsrevisjon. 2. Status for lovlighetskontroll av kommunens budsjett for Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 20/2010 Forvaltningsrevisjon Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging til orientering, og ser med bekymring på at sykefraværet har økt i perioden Rådmannen bes holde fortsatt høyt fokus på nærværsarbeidet i Skaun kommune og gi prioritet til en gjennomgang av kommunens arbeid med arbeidsnærvær og inkluderende arbeidsliv.

5 Vedlegg sak 24/ I lys av ny IA-avtale bes rådmannen legge fram en handlingsplan for nærvær og inkluderende arbeidsliv i Skaun kommune til behandling i kommunestyret i løpet 1. halvår Protokoll: Revisor Arve Gausen presenterte revisjonsrapporten. Utvalget diskuterte saken. Det ble framhevet behov for systematisk arbeid med nærvær også på rådmansnivå. Det ble fremmet omforent forslag om å stryke ordet fortsatt i vedtaket. Instilling med endring ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging til orientering, og ser med bekymring på at sykefraværet har økt i perioden Rådmannen bes holde høyt fokus på nærværsarbeidet i Skaun kommune og gi prioritet til en gjennomgang av kommunens arbeid med arbeidsnærvær og inkluderende arbeidsliv. 3. I lys av ny IA-avtale bes rådmannen legge fram en handlingsplan for nærvær og inkluderende arbeidsliv i Skaun kommune til behandling i kommunestyret i løpet 1. halvår Sak 21/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalgssekretariatet bes legge fram en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon på neste møte basert på diskusjonen i møtet. Protokoll: Saken ble diskutert. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor eiendomsforvaltning med fokus på planmessig vedlikehold og investeringer. Prosjektet gjennomføres innen en ramme på 300 timer, og ferdigstilles med en rapport innen 30. april Kontrollutvalgssekretaraitet gis fullmakt til å inngå en endelig avtale med Revisjon Midt-Norge og følge opp prosjektet på vegne av kontrollutvalget. Vedtak:

6 Vedlegg sak 24/2010 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor eiendomsforvaltning med fokus på planmessig vedlikehold og investeringer. Prosjektet gjennomføres innen en ramme på 300 timer, og ferdigstilles med en rapport innen 30. april Kontrollutvalgssekretariatet gis fullmakt til å inngå en endelig avtale med Revisjon Midt-Norge og følge opp prosjektet på vegne av kontrollutvalget. Sak 22/2010 Forum for kontroll og tilsyn oppsummering av avholdt konferanse og årsmøte Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Fremlagte notat med oppsummering av avholdt konferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn tas til orientering. Protokoll: Notatet ble presentert i møtet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Fremlagte notat med oppsummering av avholdt konferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn tas til orientering. Sak 23/2010 Eventuelt Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten innstilling Protokoll: Ingen saker ble fremmet

7 Sak 25/2010 Referatsaker SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Invitasjon til KonSek-samling 5. oktober (vil bli delt ut i møtet) SAKSUTREDNING: Det vil bli orientert i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. 7

8 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 26/2010 Orientering fra rådmannen Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: SAKSUTREDNING: I tråd med praksis i kontrollutvalget i inneværende periode er rådmannen bedt om å orientere om økonomistatus for Skaun kommune. Videre har rådmannen etter samråd med kontrollutvalgets leder blitt utfordret til å orientere om følgende to saker: - Prosess mot entreprenør i forbindelse med lekkasjer ved kommunens parkeringsanlegg i Børsa. - Grunnskolens tilgjengelighet på lærerbøker og andre læremidler. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Tas til orientering. 8

9 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 27/2010 Budsjettkontroll for kontrollutvalget 1. halvår Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 151 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: SAKSUTREDNING: I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18, og retningslinjer for kontrollutvalget i Skaun kommune 4 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, inkludert revisjon og sekretariatstjenester. Her følger oversikt over budsjettet Budsjettkontroll per Ansvar 1101 i Skaun kommune. Kto Tekst Regnskap Budsjett 2010 (KU) Budsjett 2010 (Kst) 0803 Godtgjørelse folkevalgte Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement tidsskrift Kontingenter Andre driftsutgifter Kurs, konferanser inkl overnatting Reise- og diettgodtgj. (oppg.pl.) Reiseutgifter (fly, buss, tog o.l.) Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 3501 Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek. Midt-Norge IKS Sum kjøp av tjenester fra IKS Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Ved en inkurie ser det ut til at kommunestyrets budsjettvedtak ikke er helt i overensstemmelse med kontrollutvalgets forslag, på tross av at kommunestyrevedtaket er gjort med dette som forutsetning. Det er derfor budsjettert fra kommunestyrets side med litt andre tall, deriblant vesentlig høyere utgifter til revisjon og sekretariatstjenester enn det som er realiteten. Det antydes at dette vil bli korrigert i forbindelse med forestående budsjettrevisjon. 9

10 Det er enda ikke betalt ut godtgjøringer til folkevalgte, men kostnaden for dette ser ut til å komme litt under budsjettert. På øvrige poster ser vi ut til å holde oss godt innenfor budsjett. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalget ser ut til å holde seg godt innenfor budsjett for 2010 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Tas til orientering. 10

11 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 28/2010 Økonomiplan og budsjett 2011 for kontrollutvalget Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 151 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: SAKSUTREDNING: I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18, og retningslinjer for kontrollutvalget i Skaun kommune 4 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Herved fremmes sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2010 i Skaun kommune. Skaun deltar i et interkommunalt samarbeid sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner om revisjon og for funksjonen som sekretariat for kontrollutvalget. Samarbeidet er organisert gjennom to interkommunale selskaper: Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Selskapene ivaretar henholdsvis revisjonsfunksjonen og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Meldal kommune. Budsjett for disse selskapene fastsettes av de respektive representantskapene, der alle kommunene er representert. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Utgifter til innkjøp av sekretariatstjenester er økt med 5 % i henhold til vedtak i KonSeks representantskap, sak 3/2010. Utgifter til revisjon er justert i henhold til vedtatt årsbudsjett for Revisjon Midt-Norge IKS. Med bakgrunn i at både budsjettkontrollen pr og regnskapet for 2009 viser at kontrollutvalgets virksomhet er godt innenfor nåværende budsjett er ikke disse postene foreslått økt i 2011, med unntak av kontingent til FKT som baserer seg på den vedtatte kontingenten for 2011 på kr Budsjettet 2011 : Ansvar 1101 i Skaun kommune. Kto Tekst Regnskap 2009 Budsjett 2010 Budsjett Godtgjørelse folkevalgte Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift

12 1002 Abonnement tidsskrift Kontingenter Andre driftsutgifter Kurs, konferanser inkl overnatting Reise- og diettgodtgj. (oppg.pl.) Reiseutgifter (fly, buss, tog o.l.) Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 3751 Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek. Midt-Norge IKS Sum sekretariat og revisjon Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: (alle tall i 2010 kroner). Vedtatt budsjett for 2010 Budsjett forslag for 2011 Anslag for 2012* Anslag for 2013* Anslag for 2014* Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2010 videreført i planperioden. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas og oversendes kommunestyret. 12

13 Sak 29/2010 Eventuelt. SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. 13