Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, Hudiksvall, Namsos De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet holdes for åpne dører. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 012/13 013/13 014/13 015/13 Referatsaker Orientering fra rådmannen Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling Besøk ved kommunal enhet/institusjon Steinkjer Hilde Vatnar Selnes /s/ Leder Einar Sandlund kontrollsekretær tlf: / mob: e-post: einar.sandlund@komsek.no 1

2 SAK 012/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget Einar Sandlund 012/ De fremlagte referater tas til orientering. Vedlagte referat Nr Avsender/mottaker Tittel 1 KomRev Trøndelag IKS Protokoll Rep.skap Namsos kommune Svar på revisjonsnotat til KomRev Trøndelag IKS 3 KomSek Trøndelag IKS Protokoll Rep.skap KS Bedrift Pressemelding Uakseptabel forskjellsbehandling av ansatte i kommunerevisjonen SAK 013/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget Einar Sandlund 013/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Det er rettet en forespørsel til rådmannen om administrasjonen kan gi en orientering om aktuelle saker i kommunen. 2

3 SAK 014/13 FORVALTNINGSREVISJON - SAKSBEHANDLING Kontrollutvalget Einar Sandlund 014/ Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan forvaltningsrevisjon Saksbehandling. 2. Kontrollutvalget ber om statusrapport for prosjektet til sitt neste møte Prosjektplan fra KomRev Trøndelag IKS datert Forvaltningsrevisjon saksbehandling Kontrollutvalget fattet den i sak 011/13 slikt vedtak: Namsos kommune sin plan for forvaltningsrevisjon endres med slik prioritering av prosjekter: 1. Saksbehandling; jfr. kst. vedtak pkt. 4 i sak 012/13 2. Innkjøpsrutiner 3. Helse og omsorg/samhandlingsreformen 4. Etikk/etiske retningslinjer 5. Oppvekst Kontrollutvalget ber om prosjektplan til neste møte på pkt. 1 og evt. ressursmessige konsekvenser på iverksetting av forvaltningsprosjektet. Sak 012/13 i kommunestyret omhandlet rapporten fra KomRev Trøndelag IKS sin rapport om kommunens engasjement i Rock City AS. Revisor har i henhold til kontrollutvalgets sak 011/13 startet arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjekt saksbehandling og utarbeidet prosjektplan, jfr. vedlegg. Bakgrunn er kommunestyrets vedtak`s pkt. 4 i sak 012/13 som lyder: 4. Kommunestyret vedtar å be kontrollutvalget foreta stikkprøver av saker i hver resultatenhet for å vurdere om forhold påpekt av revisjonen om saksbehandlingen representerer kommunens organisasjonskultur eller er frittstående enkeltsaker. Revisor har i prosjektplan følgende forslag til problemstillinger: Forsvarlig saksutredning: Var saken så godt opplyst som mulig før vedtak ble fattet? Habilitet: Er saksbehandler inhabil? Delegasjon: Er vedtak fattet av riktig instans? 3

4 Journalføring: Har sakspapirene blitt journalført? I tillegg til problemstillingene beskriver prosjektplanen bl.a. bakgrunnen for prosjektet, kilder til revisjonskriterier og hvordan prosjektet er avgrenset. Som revisjonskriterier er ført opp forvaltningslovens 6 og 17, kommunelovens 6 og arkivforskriftens 2-6. Problemstillingene er avgrenset til de saksbehandlingsforhold som KomRev Trøndelag IKS påpeker i sin rapport om Rock City AS. Kontrollen vil bli gjennomført som stikkprøver av saker i kommunens resultatenheter. Revisor ber kontrollutvalget ta stilling til om undersøkelsen skal innebære alle resultatenhetene eller kun et utvalg av disse. Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode, milepæler, tids- og ressursbruk. Det er ikke planlagt bruk av ekstern bistand. Estimert timeforbruk er på 200 timer. Rapporten forventes levert kontrollutvalget i første møte Kritiske faktorer for fremdriften er blant annet når revisor får tilgangen til saker, samt tidspunkt for intervju og verifisering av intervju. Andre forvaltningsrevisjonsprosjekter kan også påvirke fremdriften. Kommunen har i 2013 brukt opp mesteparten av sine forvaltningsrevisjonsressurser. Konsekvensen av å igangsette forvaltningsrevisjonsprosjektet nå er at en del av forvaltningsrevisjonsressursen for 2014 nyttes i Vurdering Saksbehandler viser til kommunestyrets vedtak pkt. 4 i sak 012/13, samt siste avsnitt ikontrollutvalgets vedtak den i sak 011/13. Revisor ber kontrollutvalget ta stilling til om det skal gjøres stikkprøver av saksbehandlingen i alle kommunens enheter eller kun et utvalg av enhetene. Saksbehandler viser til at kommunestyrets vedtak pkt. 4, og er av den oppfatning at i henhold til dette bør det gjøres stikkprøver i hver(alle) resultatenhet(er). Saksbehandler er i all vesentlighet enig i de vurderinger og avgrensninger vedrørende problemstillinger og revisjonskriterier som revisjonen gjør i vedlagte utkast. Kravet til forsvarlig saksutredning innebærer, som revisor påpeker, at saken skal være så godt opplyst som mulig før vedtaket fattes. Saksbehandler viser til at dette er utfordrende å svare på og avhenger av sakens art, omfang og kompleksitet, men er av helt grunnleggende betydning i all saksbehandling. Når det gjelder om et vedtak er fattet av riktig instans vil saksbehandler vise til at kommunens delegasjonsreglement er et viktig dokument. Journalføring av sakspapirer er viktig for å kunne dokumentere en sak og saksbehandlingen. Saksbehandler viser til at e-post utgjør mer og mer en vesentlig del av kommunikasjon og dokumentasjon i kommunenes saksbehandling. Journalføring av arkivverdig e-post i sakene er således av stor betydning. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til den fremlagte prosjektplan. Kontrollutvalget kan, innenfor kommunestyrets vedtak i sak 012/13 pkt. 4, gjøre de endringer i problemstillinger og revisjonskriterier, som de anser nødvendige i prosjektplanen. 4

5 SAK 015/13 BESØK VED KOMMUNAL ENHET - INSTUTISJON Kontrollutvalget Einar Sandlund 015/ Saken legges frem uten forslag til vedtak Ingen Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde favner bredt, og i tillegg til ordinære møter kan utvalget foreta besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Slike besøk skal ikke være noe formelt tilsyns- eller kontrollbesøk, men en mulighet for kontrollutvalget å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet. Tradisjon for slike besøk er at kontrollutvalget treffer ledelse, tillitsvalgte og brukerrepresentanter hver for seg, samt en omvisning på enheten. Generelle temaer for møtene er enhetens målsettinger, utfordringer og ressurser. På bakgrunn av disse møtene lages det en egen sak for kontrollutvalget hvor besøket gjennomgås. Siden 2008 har kontrollutvalget gjennomført et enhetsbesøk. Det var i 2011 ved Namsos Sykeheim. Vurdering Saksbehandler viser til at kommunale tjenester i all vesentlig utstrakt grad er brukerrettet. Generelt er det to tjenester som i årenes løp har vært viet liten oppmerksomhet fra kommunale kontrollutvalg. Det er brann- og redningstjeneste, samt den kommunale delen av NAVtjenesten(«sosialkontoret»). Begge tjenestene er av vesentlig betydning for de av kommunenes innbyggere som har behov for disse. Saken legges frem for diskusjon i kontrollutvalget uten nærmere forslag til vedtak. 5