VEDLIKEHOLDSSTRATEGI FOR KOMMUNENS BYGNINGSMASSE OG AKTUELLE UTEOMRÅDER

Transkript

1 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO JEL1-13/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Kommunalstyret for miljø og utbygging / Stavanger formannskap (AU) / Stavanger formannskap / Stavanger bystyre / VEDLIKEHOLDSSTRATEGI FOR KOMMUNENS BYGNINGSMASSE OG AKTUELLE UTEOMRÅDER Forslag til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Tilstandskartleggingen for kommunens bygningsmasse og uteområder tas til etterretning. 2. Det er en langsiktig målsetting at våre bygninger og uteområder har skal en god teknisk tilstandsgrad. 3. Følgende vedlikeholdsstrategi legges til grunn: a. det skal etableres en mer bærekraftig forvaltning ved en overgang fra et kortsiktig investeringsfokus til en et langsiktig forvaltningsfokus b. det skal etableres krav ved nybygg og nye uteområder som bidrar til å redusere vedlikeholdsbehovet mest mulig c. dokumentasjon av tilstanden på de ulike byggene og uteområdene d. vurdere avhending eller riving av de dårligste objektene (gjelder byggene) e. følge byggene og aktuelle uteområder nøye gjennom vedlikeholdsbefaring, rapportering og en komplett tilstandsregistrering hvert fjerde år f. økt kapasitet og kompetanse for å ivareta økt ambisjonsnivå.. 4. Gjennomføringstempo og finansiering må vurderes i tilknytning til fremtidige versjoner av handlings- og økonomiplanen. ::: Sett inn innstillingen over denne linja 1

2 ... Sett inn saksutredningen under denne linja VEDLIKEHOLDSSTRATEGI FOR KOMMUNENS BYGNINGSMASSE OG AKTUELLE UTEOMRÅDER I Innledning 1.1 Hva saken gjelder I denne saken framlegges et forslag til en overordnet strategi for vedlikehold av kommunens bygningsmasse og uteområder i tilknytning til skoler, barnehager og sykehjem. Sentrale elementer i dette arbeidet har vært dokumentasjon av vedlikeholdsetterslep og midler avsatt til vedlikehold sammenholdt med faglige standarder. Samlet sett skal dette bidra til at kommunen utnytter sine ressurser på en best mulig og planmessig måte. Dette innebærer bl.a. en ambisjon om at de konklusjonene en kommer fram til, så langt det er mulig kan innarbeides ved framtidige revisjoner av Handlings- og økonomiplanen. I vedlagte sammenfattende rapport er dokumentert et betydelig vedlikeholdsetterslep, både når det gjelder bygg og uteområder i tilknytning til skoler, barnehager og sykehjem. Samtidig er midler avsatt til løpende vedlikehold av kommunens bygg altfor lavt til å unngå ytterligere etterslep. En forutsetning for en bærekraftig forvaltning på dette området er en overgang fra kortsiktig investeringsfokus til et langsiktig forvaltningsfokus. 1.2 Sakens bakgrunn Kommunalstyret for miljø og utbygging har ved ulike anledninger etterlyst en samlet oversikt over kommunens vedlikeholdsetterslep. Videre vedtok bystyret ved behandling av forvaltningsrevisjonsrapport om eiendomsforvaltning og vedlikehold (sak 37/11) at kommunen skal styrke sitt arbeid med en helhetlig eiendomsstrategi der vedlikehold inngår som et vesentlig element. Sett fra rådmannens side har det lenge vært et behov for å dokumentere tilstand på bygg og aktuelle uteområder som grunnlag for en systematisk vurdering av vedlikeholdsetterslep og løpende bevilgninger til vedlikehold. Det er denne avgrensningen som er gitt prioritet nå og som er grunnlaget for foreliggende sak. Arbeidsutvalget i KMU ble orientert om arbeidet i møter og I møtet sluttet arbeidsutvalget seg til en anbefaling om at arbeidet nå skulle omfatte en tilstandskartlegging og utarbeidelse av en vedlikeholdsstrategi for kommunens bygningsmasse og uteområder. Det tas sikte på at dette utvikles til en mer helhetlig eiendomsstrategi ved kommende revisjoner. 1.3 Mandat Hensikten med denne saken er å få vedtatt en overordnet strategi for vedlikehold av kommunens bygningsmasse og uteområder i tilknytning til skoler, barnehager og sykehjem. Arbeidet med å lage en strategi har omfattet å: - kartlegge og legge en overordnet plan for å håndtere vedlikeholdsetterslepet - kartlegge og lage en overordnet plan for vedlikehold - lage et plansystem eller tidshjul, for eksempel over fire år, der bl.a. behandling i aktuelle politiske fora framgår - klarlegge personalmessige og organisatoriske forutsetninger og implikasjoner 1.4 Prosjektorganisasjon og arbeidsmåte Basert på ovenstående mandat er nedsatt en prosjektgruppe med følgende sammensetning: Prosjektgruppen har bestått av: 2

3 Jostein Førland, prosjektansvarlig Jarl Harry Gjedrem, prosjektleder Stig Wathne, prosjektmedarbeider og sekretær Olav Stredet, forvaltningsansvarlig Jostein Ellingsen, prosjektmedarbeider Torgeir E. Sørensen og Aina Hovden Lunde, begge Park og vei, Odd Kåre Kvelvane, Prosjektavdelingen ved Stavanger eiendom og Ernst Olsen, Drifts- og energiseksjonen ved Stavanger eiendom, samt Belma Covic ved Økonomi drift, har deltatt i dette arbeidet etter behov. Representanter for Oppvekst og levekår og for de som utfører tilsyn i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. er blitt orientert om arbeidet underveis. Tillitsvalgte har vært involvert etter Hovedavtalens bestemmelser. Som vedlegg 1 følger en sammenfattende rapport. Kartlegging av vedlikeholdsetterslep for byggene og tilstøtende uteområder er gjennomført av egne ansatte. På grunnlag av denne kartleggingen har ekstern konsulent, Multiconsult, utarbeidet en rapport om vedlikeholdsetterslepet for byggene (vedlegg 2). For uteområdene har det ikke vært mulig å benytte seg av et slikt analyseverktøy. Rapport er derfor utarbeidet av egne ansatte (vedlegg 3). 2. Resultatene av tilstandsvurderingen 2.1 Bygg Ved tilstandsvurderingen for kommunens bygningsmasse er tatt utgangspunkt i Norsk Standard 3424 «Tilstandsanalyse av et byggverk». Teknisk tilstand er gradert fra tilstand 0 (beste tilstand) til tilstand 3 (svakeste tilstand). Tilstandsgrad 0 er topp eller meget bra, tilstandsgrad 1er brukbar eller bra, tilstandsgrad 2 er tvilsom og tilstandsgrad 3 er uakseptabel. Multiconsults beregning av tilstanden i den kommunale bygningsmassen, viser en gjennomsnittlig teknisk tilstand på 1,3. Samlet etterslep for å komme opp på tilstandsgrad 1er beregnet til ca. 2,1 milliarder kroner. Fratrukket bygg som er under avvikling eller under rehabilitering, er etterslepet beregnet til 1,775 milliarder kroner. Etterslepet som rapporten anbefaler dekket innenfor de nærmeste fire årene, der minst en av bygningsdelene er registrert med tilstandsgrad 3, er beregnet til ca. 400 millioner kroner. Ved valg av standard for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens bygningsmasse (FDV) er tatt utgangspunkt i den såkalte Holte-modellen. Holte-modellen opererer med tre satser for løpende FDV: - Lav sats (innebærer kun forefallende vedlikehold og vil gradvis redusere standarden på kommunale bygg) - Middels sats (innebærer verdibevarende vedlikehold) - Høy sats (innebærer mulighet for utvikling av byggene basert på standardheving og forskriftskrav) Av de tre funksjonene som ligger i FDV, forvaltning, drift og vedlikehold, må forvaltning og drift ivaretas. De midlene som blir til overs, går til vedlikehold. Sammenlignet med verdibevarende vedlikehold, definert som Holte-modellens middels sats, er det en underdekning per år på 220 millioner kroner. Nåværende FDV-budsjett ligger på 90 % av Holte-modellens lave sats. 2.2 Uteområder ved skoler, barnehager og sykehjem Det er ikke utarbeidet nasjonale standarder for uteområdene. Park og vei har derfor utarbeidet egne tilstandsgrader for uteområdene basert på prinsippene i Norsk Standard 3424 «Tilstandsanlyse av et 3

4 byggverk». Det har heller ikke vært mulig å benytte Multiconsult eller andre eksterne analyseverktøy. Park og vei har derfor gjennomført kartlegging, analyse og skrevet rapport ved hjelp av egne ansatte. Tilstandsgrad 1viser at tilstanden er god (grønn), tilstandsgrad 2 viser vesentlige avvik (gul) og tilstandsgrad 3 viser dårlig tilstand (rød). Vedlikeholdsetterslepet er beregnet til ca. 330 millioner kroner. Fratrukket bevilgninger i henhold til Prosjekt skolegårder er etterslepet 285 millioner kroner. Behovet for midler ved omlegging av enkelte anlegg er hhv. ca. 430 og 380 millioner kroner. Verdibevarende vedlikehold av aktuelle uteområder er beregnet til ca. 2 millioner kroner per år i tillegg til nåværende bevilgninger. 3. Vedlikeholdsstrategi 3.1 Bygg Kommunens langsiktige mål er å bringe bygningsmassen opp til tilstandsgrad 1 (god teknisk standard), samt å gjennomføre vedlikehold på et verdibevarende nivå. Med utgangspunkt i tilstandsvurderingen av bygningsmassen og vedlagte rapport, legges følgende vedlikeholdsstrategi til grunn: Nye bygg Til nye bygg skal det settes tydelige krav som bidrar til redusert framtidig vedlikeholdsbehov: Prosjekteringsanvisninger Det skal utvikles en standardisert prosjekteringsanvisning/kravspesifikasjon for alle bygningskategorier Målet er å ha en jevn kvalitet i byggene, med mer forutsigbare drifts- og vedlikeholdskostnader. Bruk av levetidsberegninger (LCC- beregninger) I nye byggeprosjekter skal livsløpskostnadene vises ved at byggekostnaden vurderes opp mot en langsiktig bruks- og vedlikeholdsverdi. Kvalitetssikringssystem Stavanger eiendom sitt kvalitetssikringssystem oppdateres og forbedres. Prøvedrift Det innføres en prøvedriftsfase for å sikre at de tekniske installasjonene oppfyller funksjonskravene Overtakelse og oppfølging Det skal utvikles bedre rutiner for oppfølging i byggefasen og for overtakelse av bygg. Målet er å bygge 0-feil-bygg. Leverandørene gjøres tydeligere ansvarlige for kvaliteten av leveransen ved overlevering og i garantifasen. Det forutsettes tett samhandling mellom prosjektleder og forvaltningsansvarlig ved planoppstart, ved overlevering og i garantifasen Eksisterende bygningsmasse Byggenes tilstand og utvikling skal få en tettere oppfølging: På alle bygg skal det gjennomføres en årlig vedlikeholdsbefaring. Her kartlegges tilstand ved visuell inspeksjon og dialog med driftspersonale og virksomheten. I tillegg skal det hvert 4. år på hvert bygg gjennomføres en komplett tilstandsregistrering pr bygningsdel (basert på Norsk standard) Vedlikeholdsbefaringene skal danne grunnlag for en årlig rapport til KMU pr bygningsgruppe. Rapporteringen skal gi en kortfattet oversikt over tilgjengelige budsjettmidler, hva som settes av til faste driftsutgifter og hvilke variable vedlikeholdstiltak som planlegges gjennomført inneværende år. Saken skal også kort redegjøre for virksomhetenes innmeldte behov og gi en status på fjorårets planlagte gjennomføring. 4

5 Saken legges frem for politisk behandling i mars/april slik at KMU gis en mulighet til å påvirke prioriteringer, og om nødvendig vurdere budsjettmessige tiltak i tertialrapporteringer. Oppgradering/økt vedlikehold av de dårligste byggene gis høyest prioritet. Før det iverksettes vedlikeholdstiltak skal følgende vurderes: - er det behov for bygget? - er bygget egnet for brukeren? - annen bruk? - salg? - riving /nybygg? 3.2 Uteområder ved skoler, barnehager og sykehjem Et langsiktig mål er at aktuelle uteområder skal komme opp på tilstandsgrad 1 (grønn) og å gjennomføre vedlikehold på et verdibevarende nivå. Med utgangspunkt i tilstandsvurderingen av uteområdene og sammenfattende rapport legges følgende vedlikeholdsstrategi til grunn: Nye uteområder Til nye uteområder skal det settes tydelige krav ved etablering for å redusere fremtidig vedlikeholdsbehov mest mulig: I løpet av 2013 skal det utarbeides en norm for opparbeidelse av utomhusanlegg. Normen stiller krav til reguleringsprosessen, prosjekteringsfasen, tekniske krav og krav ved gjennomføring, overtakelse og etableringsvedlikehold. Gjennomgang av interne rutiner for planlegging, godkjenning, ferdigbefaringer, overtakelsesbefaringer og etableringsvedlikehold på uteområder for tilpasning til normen. Prosjekt for å definere funksjonskrav for uteområder ved sykehjem (tidligst 2015). Eksisterende uteområder Uteområdenes tilstand og utvikling skal få en tettere og mer systematisk oppfølging: Ettersynsprogram for sikkerhet på lekeplassutstyr (pågår løpende gjennom året). Årlige befaringer på uteområdene der Park og vei og virksomheten deltar (er innført på skoler og barnehager, må innføres fra 2014 for sykehjem). Det er behov for prosjekter for uteområdene med egne bevilgninger i en 10 års periode. Prioriteringer må gjøres i prosjektene, men uteområder som er foreslått omlagt på grunn av sin dårlige funksjon eller som befinner seg i rød kategori i tilstandsanalysen bør prioriteres først. Videreføre Prosjekt skolegårder. Oppdatere anleggsregisteret ISY Park (2013/2014) og gjennomgang av standard for drift og vedlikehold etter NS 3420, er riktig standard beskrevet? Stikkprøvekontroll av vedlikehold (oppstart ). Kartlegging av uteområdene hvert 4. år etter mal utarbeidet våren Årlig rapportering til KMU med kortfattet oversikt over tilgjengelige budsjettmidler, samt kort redegjørelse for status på fjorårets planlagte gjennomføring. Saken legges frem for politisk behandling i mars/april, slik at KMU gis en mulighet til å påvirke prioriteringer, og om nødvendig vurdere budsjettmessige tiltak i tertialrapporteringer. Gjennomgang av det som i dag er definert som brukertjenester. Mangelfull oppfølging av disse tjenestene kan føre til forringelse og vedlikeholdsetterslep. Dersom brukertjenester skal inn i vedlikeholdet, må dette legges til i den økonomiske rammen til dette formålet. 5

6 3.3. Tempo i gjennomføringen av vedlikeholdsstrategien Tilstandskartleggingen avdekker store mangler, både med hensyn til vedlikeholdsetterslep og nivå på det løpende vedlikeholdet på kommunens bygningsmasse. For uteområdene ved skoler, barnehager og sykehjem er vedlikeholdsetterslepet stort. Behovet for økte bevilgninger er så stort at det det ikke er realistisk å nå målene på kort og mellomlang sikt. Mulighetene for avsetning til økt vedlikehold må vurderes opp mot andre behov i forbindelse med den årlige Handlings- og økonomiplanprosessen. 4. Rådmannens oppsummerende vurdering 4.1 Oppsummering av vedlikeholdsetterslep og behov for økte midler til vedlikehold Rådmannen vil understreke at både tilstandskartleggingen som er gjennomført og den strategien som foreslås er helt avgjørende dersom det skal være mulig å oppnå en verdibevarende vedlikeholdsstrategi. Reduksjon av vedlikeholdsetterslepet til et minimum og avsetning av tilstrekkelige midler til løpende vedlikehold for å unngå nytt eller ytterligere etterslep er avgjørende i en slik strategi. Samtidig er det dokumenterte behovet så vidt stort at en slik målsetting vil være vanskelig å oppnå fullt ut på kort sikt. I vedlegg 1 i denne saken er dokumentert et stort vedlikeholdsetterslep for kommunens bygningsmasse og uteområdene ved barnehager, skoler og uteområder. En mulig overordnet prioritering for de nærmeste årene er skissert. Videre er dokumentert et stort behov for å styrke bevilgningene til løpende vedlikehold av kommunens bygningsmasse og aktuelle uteområder for å unngå et høyere vedlikeholdsetterslep. Tabellarisk kan aktuelle beløp oppsummeres slik: Art Vedlikeholdsetterslep Etterslep som bør prioriteres Behov for økt vedlikehold pr år Bygg 1 775,6 mill. kr. 402,8 mill. kr. 220 mill. kr. 1) Uteområder 285,6mill. kr 85,2 mill. kr 2 mill. kr Sum 2 061,2 mill. kr. 488,0 mill. kr. 222 mill. kr. 1) Basert på Holte-modellen midlere sats For ordens skyld presiseres at disse beløpene kommer i tillegg til nåværende bevilgninger. 4.2 Forslag til vedlikeholdsstrategi Foruten reduksjon av vedlikeholdsetterslepet og styrking av bevilgningene til løpende vedlikehold ligger følgende delstrategier i denne saken: - Økte krav ved nybygg og nye uteområder for å redusere vedlikeholdsbehovet - Dokumentasjon av tilstanden på de ulike byggene og uteområdene - Vurdere avhending eller riving av de dårligste objektene (gjelder byggene) - Følge byggene og aktuelle uteområder nøye gjennom vedlikeholdsbefaring og rapportering en gang i året og en komplett tilstandsregistrering hvert fjerde år - Økt kapasitet og kompetanse for å fange opp økt ambisjonsnivå. 4.3 Andre kommentarer Spørsmålet om budsjettmessig dekning og gjennomføringstempo må håndteres i tilknytning til framtidige revisjoner av handlings- og økonomiplanen. En forutsetning for en betydelig oppgradering av vedlikeholdet innenfor de midlene kommunen har til disposisjon, er at anskaffelse og oppføring av nye bygg eller anlegg som ikke er en del av den grunnleggende infrastrukturen, undergis en streng prioritering. Rådmannen vil påpeke at vi her ikke snakker om et problem som er spesielt for Stavanger. Som dokumentasjon kan nevnes den rapporten om tilstanden og vedlikeholdsetterslepet for den kommunale bygningsmassen som Multiconsult og Price waterhouse Cooper (PwC) gjennomførte for KS i

7 Rapporten fra Multiconsult og PwC fastslår at et kjennetegn på kommuner som får til et godt vedlikehold, er en god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet eller aktuelt politisk utvalg som operativ eier og eiendomsforvalteren. Dette innebærer at eiendomsforvalteren får anledning til å rapportere om tilstand, utfordringer og muligheter knyttet til eiendommene. De folkevalgte må på sin side stille krav til god forvaltning og rapportering som gir oversikt og grunnlag for politisk diskusjon og prioritering. Forslag til vedtak 1. Tilstandskartleggingen for kommunens bygningsmasse og uteområder tas til etterretning. 2. Det er en langsiktig målsetting at våre bygninger og uteområder har skal en god teknisk tilstandsgrad. 3. Følgende vedlikeholdsstrategi legges til grunn: a. Det skal etableres en mer bærekraftig forvaltning ved en overgang fra et kortsiktig investeringsfokus til en et langsiktig forvaltningsfokus. b. Det skal etableres krav ved nybygg og nye uteområder som bidrar til å redusere vedlikeholdsbehovet mest mulig c. dokumentasjon av tilstanden på de ulike byggene og uteområdene d. vurdere avhending eller riving av de dårligste objektene (gjelder byggene) e. følge byggene og aktuelle uteområder nøye gjennom vedlikeholdsbefaring, rapportering og en komplett tilstandsregistrering hvert fjerde år f. økt kapasitet og kompetanse for å ivareta økt ambisjonsnivå.. 4. Gjennomføringstempo og finansiering må vurderes i tilknytning til fremtidige versjoner av handlings- og økonomiplanen. Kristine Hernes kst. rådmann Leidulf Skjørestad direktør Jostein Førland/ Jarl Harry Gjedrem saksbehandlere Vedlegg: 1.) Samlet rapport datert ) Tilstandskartlegging av bygninger, rapport fra Multiconsult datert ) Vedlikeholdsetterslep på uteområder ved barnehager, skoler og sykehjem. Rapport datert Sett inn saksutredningen over denne linja 7

8 Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 8