Saksfremlegg. Saksnr.: 09/ Arkiv: 614 &46 Sakbeh.: John A. Suhr Sakstittel: EVALUERING AV KOMMUNENS VEDLIKEHOLDSTJENESTER

Transkript

1 Saksfremlegg Saksnr.: 09/ Arkiv: 614 &46 Sakbeh.: John A. Suhr Sakstittel: EVALUERING AV KOMMUNENS VEDLIKEHOLDSTJENESTER Planlagt behandling: Hovedutvalg for drift og miljø Kommunestyret Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Hovedutvalget for drift og miljø tar driftssjefens sak om Evaluering av kommunens vedlikeholdstjeneste til etterretning. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i okt, 2005 Plan for forvaltningsrevisjon Av denne planen framgikk det at det skulle gjøres en forvaltningsrevisjon av bygningsvedlikehold på kommunale bygg. På bakgrunn av dette foretok Vest-Finnmark kommunerevisjon i 2008 en total revisjon av hvordan vedlikeholdstjenesten er organisert, videre om kommunen har et planmessig vedlikehold og hvordan de økonomiske rammebetingelsene for bygningsvedlikeholdet er. Denne rapporten ble videre behandlet i Kontrollutvalget for til slutt å bli behandlet i kommunestyret. Kommunestyret fattet da, på bakgrunn av konklusjonene i rapporten, at det innen 2010 skulle foretas en evaluering av kommunens vedlikeholdstjeneste. Organisering: Over en 20 års periode har det vært en stor utvikling innen byggforvaltning i Alta kommune. På 1980 tallet hadde etatene selv alt ansvar for drift og vedlikehold av sine bygg. Alt personell innenfor vaktmester og renhold var ansatt i de respektive etater. Teknisk etat ble kun benyttet som fagetat innenfor større vedlikeholdsoppgaver, renoverings- og ombyggingssaker. Teknisk etat hadde kun drifts og vedlikeholdsansvaret for rådhuset og de kommunale boligene. Driften av boligene ble som kjent senere overfort til Stiftelsen utleieboliger. Den videre utvikling innenfor byggforvaltning har deretter gått steg for steg inntil Drift og utbygging på slutten av 1990 tallet fikk totalansvaret for alle bygg og tilhørende driftspersonell i kommunen. Det ble da opprettet en egen avdeling innenfor Drift og utbygging som skulle ha ansvaret for byggforvaltningen. Senere er det gjort noen små interne endringer slik at Bygg og eiendom i dag har følgende organisering:

2 Administrasjon Bygg og eiendom 2 hjemler Bygningsdrift 28 hjemler Renhold 74 hjemler Utbygging 4-5 hjemler Bygningsdrift har ansvaret for teknisk drift og vedlikehold av bygningsmassen og derav ansvaret for drifts/vedlikeholdspersonellet. Renhold har med sine ansatte ansvar for alt renhold på kommunale og leide bygg. Utbygging har ansvar for prosjektering og gjennomføring av alle kommunale renoverings/utbyggingsprosjekter (bygg). Alta kommune har valgt og organisere byggforvaltningen internt i egen organisasjon med de fordeler og ulemper det har. Vi vil her bemerke at den største ulempen er at en ikke har en forutsigbar økonomi til å drive et forsvarlig vedlikehold på bygningsmassen. Dette fordi det til enhver tid avhenger av øyeblikkets økonomi kommunen. I perioder med stram økonomi blir ofte vedlikeholdet en salderingspost i kommunebudsjettet. Skole og helse som har lovpålagte oppgaver blir da prioritert først. Dette har vist seg å være tilfelle ved flere budsjettbehandlinger og på sikt blir derfor tilstanden på byggene forringet og etterslepet på vedlikeholdet øker. Det er i dag ikke utarbeidet verken målsetting eller strategi for byggforvaltningen. Derfor må, uavhengig av hvilken organisering en i framtiden vil velge, eier (kommunestyret) utarbeide overordnede målsettinger og mål knyttet til kommunens eiendomsforvaltning. Videre må det etableres en vedlikeholdsstrategi med definert akseptnivå og med politisk forankring som grunnlag for vedlikeholdsplanlegging. Det finnes ulike måter å organisere eiendomsforvaltningen på. Jeg vil her nevne følgende alternativer: Kommunal etat Kommunalt foretak (KF) Aksjeselskap (AS) Interkommunalt selskap (IKS) Hvis en velger å organisere avdelinga som KF og innføre internhusleie vil en skape en mer forutsigbar økonomi for forvaltningen. Husleia som skal være kostnadsdekkende, vil danne grunnlag for en langsiktig tenkning og en mer langsiktig planlegging/gjennomføring av vedlikeholdet. En vil videre få en bedre arealutnyttelse fordi virksomhetene må betale leie ut fra det areal de benytter. Virksomhetene vil dermed bli mer arealbevist og ikke hele tiden rope etter nye arealer. Arealbevistheten kan selvfølgelig slå ut andre veien ved at vi får ledig areal, spesielt i distriktet, som det ikke vil være mulig å leie ut. Denne modellen for drift er i dag helt vanlig i norske kommuner og stadig flere velger å gå over til denne organiseringsformen. Bygningsdrift: Driftspersonellet er delt inn i 2 kategorier. 1. Vedlikeholdspersonell. 2. Personell for teknisk drift og bukertjenester.

3 På grunn av at vi har begrensede arealer tilgjengelig på Øyra har vært nødt til å fordele personellet på 2 baser/lokaliteter. Mannskapet som driver vedlikeholdsarbeidet har vi plassert på Øyra, mens personellet for teknisk drift og brukertjenester er vi plassert i basen på Helsesenteret. Ut fra effektivitetshensyn burde alt mannskap være plassert i en lokalitet. Vi ønsker derfor at Alta kommune kan tilegne seg større areal på Øyra. På Alta ungdomsskole m/nærliggende paviljonger har vi på grunn av byggets størrelse og kompleksitet valgt å ha eget driftspersonale (inkl. brukertjeneste) lokalisert. De har også ansvaret for Sandfallet ungdomsskole. Vedlikehold/økonomi. En forutsetning for et planmessig vedlikehold er at tiltakene innenfor vedlikeholdet skal ta sikte på å opprettholde kvaliteten, eller forsinke forringelsen av de tekniske egenskapene som er nødvendig for at bygningsdelene skal funksjonere som forutsatt. Alta kommunen har i dag til dels et planmessig vedlikehold, men har ikke en fullstendig oversikt over bygningenes tilstand etter langsiktige planer og vedtatte mål. Den fullstendige tilstandsoversikten må imidlertid vurderes opp mot de økonomiske rammer. En bør derfor ikke sette i gang store kostnadskrevende tiltak for å kartlegge tilstanden på bygningsmassen uten at det vedlikeholdspolitikken er endret. Alta kommune har over lang tid valgt å ha en strategi ved å la tilstanden på byggene synke, for i perioder å foreta en renovering av eksisterende bygningsmasse, samtidig med at utbygginger er blitt utført. I den senere tid har imidlertid det vært satset noe mer på vedlikehold, men kommunen ligger fortsatt lavere enn sammenlignbare kommuner både når det gjelder kostnader til eiendomsdrift pr innbygger, og andelen av driftsutgiftene som går til bygningsvedlikehold. Kommunen ligger også langt under Norsk kommunalteknisk forening sin bransjeavdeling Forum for offentlige bygg (FOBE) sine anbefalinger på vedlikeholdbudsjett. Deres anbefalinger for normtall på vedlikehold ligger på kr/m2 (2006). Til sammenlikning brukte Alta kommune i 2008 kr 51,30 m2 på bygningsvedlikehold. Av det kan vi se at kommunen har en lang vei å gå før vi kommer opp på det nivå som fagmiljøet anbefaler. Tiltakspakken som kom i år gjorde det mulig for avdelingen å foreta ekstraordinære tiltak som over år har ligget på vent. Situasjonen har derfor bedret seg noe, men budsjettene på vedlikehold må på sikt styrkes for at ikke etterslepet skal øke ytterligere. I 2008 var Alta kommune med på en landsomfattende kartlegging av nivået på bygningsvedlikehold. Kommunenes sentralforbund var initiativtaker til denne undersøkelsen. Dataene for vår kommune ble innsendt av administrasjonen i Bygg og eiendom. Vi vil bemerke at det er kun en grov kartlegging av tilstanden som brasserer seg på administrativ undersøkelse men bakgrunn i erfaringskunnskap om bygningsmassen og ikke fra en befaring på hvert enkelt bygg. Allikevel gir undersøkelsen en tendens på tilstanden og gir i grove trekk en antakelse av størrelsen på kostnadene i vedlikeholdsetterslepet. Kostnadsestimatene i undersøkelsen angis i 2 ambisjonsnivå. 1. Ambisjonsnivå A: innebærer å heve bygningsmassen opp til en gjennomgående god eller akseptabel tilstand. Ambisjonsnivået betyr at alle hovedkomponenter framstår som godt vedlikeholdt og hvor alle lover og forskrifter er ivaretatt. Det er å bemerke at dette ambisjonsnivået ligger en tilstandsgrad lavere enn tilstanden til et nyoppført bygg. 2. Ambisjonsnivå B: innebærer å heve bygningsmassen opp til en tilstand uten vesentlige feil eller mangler, men hvor enkeltkomponenter isolert sett kan aksepteres å ha en utilfredsstillende tilstand. Det betyr altså et lavere ambisjonsnivå enn A og kan ha negative konsekvenser for videre bygningsmessig utvikling og for virksomheten i bygningen.

4 For ambisjonsnivå A: er investreingsbehovet estimert til 160 mill for perioden 0-5 år og 220 mill for perioden 6-10 år. For ambisjonsnivå B: er investeringsbehovet estimert til 160 mill for perioden 0-5 år og 160 mill for perioden 6-10 år. De største investeringen ( ca %) ligger i bygningskategorien grunnskole. Lover og forskrifter i driftsforhold Ofte blir det sagt at det å drifte bygninger ikke relaterer seg til lovpålagte oppgaver for en kommune, men når en går inn litt nærmere i problematikken viser det seg at det er utallige lover og forskrifter en har å forholde seg til. Hvis de økonomiske prioriteringer for bygningsdrift kommer for langt ned på lista kan det fort oppstå problemer i forhold lover og forskrifter som skal beskytte kommunens ansatte og barn som oppholder seg i bygningene våre. Byggforvaltning har derfor ofte like lovpålagte oppgaver som skole og helse. Her vil jeg nevne noen lover og forskrifter som vi må forholde oss til i den daglige drift. (uprioritert rekkefølge). 1. Opplæringsloven. Fysisk og psykisk arbeidsmiljø for barn og ungdom 2. Lov om helsetjenesten i kommunen Fysisk og psykisk miljø for barn og ungdom 3. Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager Krav til inneklima, støyforhold, hygiene, lysforhold, luftkvalitet 4. Arbeidsmiljøloven Fysisk og psykisk arbeidsmiljø for alle ansatte i kommunal virksomhet 5. Internkontrollforskriften Fysisk og psykisk arbeidsmiljø for alle ansatte i kommunal virksomhet 6. Byggherreforskriften Helse, miljø og sikkerhet for alle leverandører som kommunen engasjerer 7. Forurensingsloven Helsefarlig stoffer Asbest, PCB, kjemikalier med mer. 8. Sikkerhetsforskriften for lekeplassutstyr Sikkerhet på lekeplasser 9. Lov om tilsyn med elektriske anlegg og utstyr. Brann og el-sikkerhet 10. Lov om brannvern og eksplosjonsvern Brannsikkerhet i bygninger 11. Plan og bygningsloven Bygningsteknikk, universell utforming Vedlegg: Fra KS-undersøkelsen: Rapport Vedlikehold i kommunesektoren (kun Sammendrag, Konklusjoner, Anbefalinger) Notat Oppgraderingsbehov Alta kommune Oversikt over lover og forskrifter for kommunale bygninger

5 Vurdering: Som nevnt over i saksframlegget er det flere momenter en må forholde seg til i den videre drift av kommunens bygningsmasse. Undersøkelsen som KS gjennomførte og også flere andre undersøkelser viser at de fleste av landets kommuner sliter med vedlikeholdsetterslep. Alta kommune er i så måte ikke alene om problemet. Her er det en sammenheng mellom økonomi og vedlikehold. Når planmessig vedlikehold forsømmes øker skadeomfanget og kostnadsbehovet til reparasjonsarbeid (uforutsett vedlikehold). Dersom også reparasjonsarbeidet utsettes, øker skadeomfanget, og bygningene forfaller. Utsettelse av vedlikehold for å spare penger er derfor kortsiktig, og vil gi økte kostnader i det lange løp. Drift og utbygging har i flere årsmeldinger rapportert om etterslep på vedlikehold og manglende oppgraderinger av kommunale bygg. Samtidig har det også vært rapportert at vi ligger altfor lavt i kr/m2 av hva det fagmiljøet anser som det forsvarlige. En stor del av bygningene har blitt oppgradert samtidig med utbygginger, men fortsatt er etterslepet altfor stort. Her må det gjøres en innsats for å komme opp på et forsvarlig nivå. Administrasjonen i Drift og utbygging må derfor hvert år foreta strenge prioriteringer innenfor bygningsvedlikeholdet. Av den grunn må altfor stor del av vedlikeholdsbudsjettet benyttes på reparasjoner i etterkant i stedet for å benytte midlene i forkant av problemene. Innstramninger i budsjettet har også i noen tilfeller medført at det ikke har blitt tilført friske penger til nye bygg som er tatt i bruk. Her har en måttet ta driftsmidler fra et allerede stramt vedlikeholdsbudsjett. Hvordan vi skal makte å komme opp på dette nivået avhenger delvis av hvordan vi ønsker å organisere oss, men også på at vi har klare strategiske mål for framtida. Videre må kommunen ha målsettinger på hvordan den ønsker at våre bygg skal fungere og derav kunne tilby gode oppvekstvilkår for våre barn og tilfredsstillende arbeidsforhold til kommunens ansatte. Bengt Fjellheim Driftssjef... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&