Bård Humberset Internrevisjonen Helse Vest RHF. Jeg viser til mail av 30. august 2017 vedrørende overnevnte.

Transkript

1 Fra: Utaaker, Askjell Sendt: 7. september :52 Til: Fromreide, Torun Emne: VS: Oppfølging av internrevisjon av «Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt» frå saksnr. 2016/2692 Vedlegg: Styresak Gevinstrealisering i byggeprosjekt.pdf Torun Kan du legge dette svaret og vedlegget inn på sak 2016/3776? Med vennlig hilsen Askjell Utaaker Divisjonsdirektør Drift/teknisk divisjon Mobil Fra: Utaaker, Askjell Sendt: 7. september :25 Til: Humberset, Bård Emne: Oppfølging av internrevisjon av «Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt» frå saksnr. 2016/2692 Bård Humberset Internrevisjonen Helse Vest RHF Jeg viser til mail av 30. august 2017 vedrørende overnevnte. Revisjonsrapporten ble behandlet i styremøte i Helse Bergen HF 26. oktober 2016 «Sak 86/16 O Rapport og handlingsplan - Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt» (Vedlagt). Styret fattet følgende vedtak:

2 «Oppsummering Internrevisjonen i Helse Vest har i april-mai 2016 gjennomført eit revisjonsprosjekt med formål å stadfeste at helseføretaka si planlegging av nye sjukehusbygg er tilstrekkeleg og hensiktsmessig for å kunne realisere forventa gevinstar. Totalt sett kjem Helse Bergen godt ut av revisjonen, ikkje minst på grunn av føretaket si bevisste program- og prosjektorganisering der fagutvikling, organisasjon og byggeprosjekta er tett kopla. Rapporten er vedlagt. Håkon Totland frå internrevisjon i Helse Vest presenterte saka i møtet. Revisjonen er gjort i samarbeid med KPMG i Bergen. Styret meinte at Helse Bergen som eigar av prosjekta må sørge for å ha fokus på realisering av gevinstane av nye bygg i heile prosjektprosessen, både under planlegging, undervegs og når bygga vert tatt i bruk. Det vart frå fleire i styret peika på at «nytte» i mange samanhengar er eit betre ord enn «gevinst». Oppfølging Styret ynskjer meir informasjon om prosjektstyring i Helse Bergen og orientering om aktuelle evalueringsrapportar. Vedtak [samrøystes].» Videre oppfølging i Helse Bergen HF Anbefaling 1 Helse Vest bør vurdere å utarbeide ein felles policy for korleis føretaka skal drive gevinstrealisering, for å legge eit enda betre grunnlag for felles forankring og lik gjennomføring av denne typen investeringsprosjekt. AD støttar denne anbefalinga. Helse Bergen har gjennom Eiendomsutvalget bidratt til innspill i utforming av felles policy i Helse Vest RHF. Dette er sett i sammenheng med utarbeidet rammeverk for gevinstrealisering. Blir avklart i samråd med Helse Vest RHF. Divisjonsdirektør Drift/teknisk divisjon internt i Helse Bergen. Under avklaring. Anbefaling 2 Føretaka bør arbeide systematisk for å gjere gevinstar meir konkrete, involvere brukarane tidleg og la organisasjonsutvikling bli ein integrert del av korleis byggeprosjekt blir styrt og utvikla AD vurderer at dette er gode tiltak og at dette vil vere ei vidareføring av Helse Bergen sin metodikk for program- og prosjektstyring. Vi har videreført Helse Bergen sin metodikk for program- og prosjektstyring.

3 Skjer kontinuerlig i alle større prosjekt. Overordet ansvar ligger hos viseadministrerende direktør, på program- og prosjektbasis vil program- og prosjektledere bli utpekt. Under utføring. Anbefaling 3 Føretaka bør sikre at det blir gjennomført systematiske evalueringar og dokumentert kva ein har oppnådd og korleis det har skjedd. AD vurderer at dette er gode tiltak. Helse Bergen vil sørge for at de større prosjektene blir evaluerte mer systematisk enn det som har vært gjennomført hittil. Felles metode blir viderutviklet etter at dette er forsøkt på evaluering av Dag/thorax prosjektet. Vi vil avklare metodikk med Helse Vest RHF og i neste omgang etter vel ett års driftstid benytte metoden på Prosjektene Marie Joys hus og trinn 1 av Barne- og ungdomssjukehuset. Disse evalueringene er planlagt gjennomført i et er plassert hos økonomidirektør i samarbeid med stabsdirektørene og divisjonsdirektør i Drift/teknisk divisjon. Under arbeid. Vennligst gi en tilbakemelding dersom det er behov for ytterligere opplysninger fra Helse Bergens side. Med vennlig hilsen Askjell Utaaker Divisjonsdirektør Drift/teknisk divisjon Mobil

4 Fra: Humberset, Bård Sendt: 30. august :25 Til: Helse Vest, Postmottak; Postboks, HFD, Postmottak Helse Førde; Postboks, HBE, Postmottak Helse Bergen; Postboks, HFO, Postmottak; Postboks, HST, Postmottak Helse Stavanger Kopi: Helgevold, Ketil; Haukås, Pia Kristin; Utaaker, Askjell; Nes, Terje Jan; Eriksen, Ivar; Bjørklund, Kjell Einar; Totland, Haakon Kjell Emne: Oppfølging av internrevisjon av «Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt» frå Vårt saksnr. 2016/2692 Til Helse Førde HF Helse Bergen HF Helse Fonna HF Helse Stavanger HF Helse Vest RHF Kopi: Kontaktpersonene i revisjonsprosjektet Oppfølging av internrevisjon av «Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt» frå 2016 Internrevisjonen i Helse Vest la i 2016 fram ein rapport frå eit revisjonsprosjekt der formålet var «å stadfeste at helseføretaka si planlegging av nye sjukehusbygg er tilstrekkeleg og hensiktsmessig for å kunne realisere forventa gevinstar». Hovudkonklusjonen vår var at det var føretaka i ferd med å leggje eit godt grunnlag for. Det er fast praksis at internrevisjonen følgjer opp revisjonsrapportane etter ei tid, og legg resultatet fram for revisjonsutvalet, eventuelt òg styret i Helse Vest RHF. Vi vil be om tilbakemeldingar som syner korleis HF-et/RHF-et har arbeidd med revisjonsrapporten (handlingsplanar, styresaker mv.) og status på oppfølgingstiltak. Svarfrist: 15. september Vennleg helsing, Bård Humberset Leiar for internrevisjonen Helse Vest RHF Nådlandskroken 11, Stavanger Postboks 303, 4066 Stavanger Direkte: Sentral: bard.humberset@helse-vest.no

5 Tenk miljø skriv ut kun dersom det er absolutt nødvendig

6 Vedlegg: Styresak Gevinstrealisering i byggeprosjekt.pdf STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Bergen HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Divisjonsdirektør Askjell Utaaker SAKA GJELD: STYRESAK: Rapport og handlingsplan - Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt 86/16 A STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Helse Bergen HF sluttar seg til handlingsplanen for gevinstrealisering i byggeprosjekt.

7 Vedlegg: Styresak Gevinstrealisering i byggeprosjekt.pdf Bakgrunn Internrevisjonen i Helse Vest RHF har i april-mai 2016 gjennomført eit revisjonsprosjekt med formål å stadfeste at helseføretaka si planlegging av nye sjukehusbygg er tilstrekkeleg og hensiktsmessig for å kunne realisere forventa gevinstar. Totalt sett kjem Helse Bergen godt ut av revisjonen, ikkje minst på grunn av føretaket si bevisste program- og prosjektorganisering der fagutvikling, organisasjon og byggeprosjekta er tett kopla. Rapporten er vedlagt. Oppfølging Vedtatt handlingsplan skal sendast internrevisjonen etter behandlinga i styret. Internrevisjonen har gjeve følgjande tilrådingar: 1. Helse Vest bør vurdere å utarbeide ein felles policy for korleis føretaka skal drive gevinstrealisering, for å legge eit enda betre grunnlag for felles forankring og lik gjennomføring av denne typen investeringsprosjekt. 2. Føretaka bør arbeide systematisk for å gjere gevinstar meir konkrete, involvere brukarane tidleg og la organisasjonsutvikling bli ein integrert del av korleis byggeprosjekt blir styrt og utvikla. 3. Føretaka bør sikre at det blir gjennomført systematiske evalueringar og dokumentert kva ein har oppnådd og korleis det har skjedd. Til det første punktet vil vi legge til at det ligg føre Prosedyre for beslutning og gjennomføring av investeringsprosjekter i Helse Vest RHF. I framlegg til RHF-styret etter prosedyren, inngår vurderingar av gevinstrealisering. For ytterligare å systematisere og for-betre korleis ein skal jobbe med gevinstrealisering i helseføretaka, vil vi anbefale at Helse Vest RHF nedfeller ein policy for korleis ein skal jobbe med gevinstrealisering i byggeprosjekt. Vi anbefaler at policyen ikkje blir for omfattande, men at den tydeleggjer seks sentrale element: 1. Gevinstar skal identifiserast 2. Gevinstar skal vere konkrete, realistiske og målbare 3. for og eigarskap til gevinstar skal plasserast 4. Samspel mellom driftslinje og prosjektorganisasjon kva angår gevinstar skal vere avklart og tydelig 5. for oppfølging, evaluering og dokumentasjon av gevinstrealisering skal plasserast. 6. Dokumentasjon på gevinstrealisering skal rapporterast til Helse Vest RHF. Ein policy som skissert, vil for alle dei fire undersøkte føretaka i monaleg grad vere nedfelling av etablert praksis. For helseføretaka vil vi anbefale at den overordna policyen vert tilpassa og brote ned for kvart einskild byggeprosjekt. For dette arbeidet vil vi tilrå at 2

8 Vedlegg: Styresak Gevinstrealisering i byggeprosjekt.pdf Sykehusbygg HF vert utfordra til å komme med konkrete erfaringspunkt og innspel på løysingar og tips. Forslag til handlingsplan Rapporten skal leggjast fram for styret i Helse Bergen med ein handlingsplan etter fastsett mal. Anbefaling 1 Helse Vest bør vurdere å utarbeide ein felles policy for korleis føretaka skal drive gevinstrealisering, for å legge eit enda betre grunnlag for felles forankring og lik gjennomføring av denne typen investeringsprosjekt. AD støttar denne anbefalinga. Helse Bergen vil delta i utforming av felles policy i samarbeid med Helse Vest RHF og dei andre helseføretaka. Dette blir sett i samanheng med anna gevinstarbeid og nyleg utarbeidd rammeverk for gevinstrealisering. Blir avklara i samråd med Helse Vest RHF. Divisjonsdirektør Drift/teknisk divisjon internt i Helse Bergen. Under avklaring. Anbefaling 2 Føretaka bør arbeide systematisk for å gjere gevinstar meir konkrete, involvere brukarane tidleg og la organisasjonsutvikling bli ein integrert del av korleis byggeprosjekt blir styrt og utvikla AD vurderer at dette er gode tiltak og at dette vil vere ei vidareføring av Helse Bergen sin metodikk for program- og prosjektstyring. Vidareføring av Helse Bergen sin metodikk for program- og prosjektstyring. Skje kontinuerleg i alle større prosjekt. Overordna ansvar ligg hos viseadministrerande direktør, på program- og prosjektbasis vil program- og prosjektleiarar bli peika ut. Under utføring. 3

9 Vedlegg: Styresak Gevinstrealisering i byggeprosjekt.pdf Anbefaling 3 Føretaka bør sikre at det blir gjennomført systematiske evalueringar og dokumentert kva ein har oppnådd og korleis det har skjedd. AD vurderer at dette er gode tiltak. Helse Bergen vil sørgje for at dei større prosjekta blir evaluerte meir systematisk enn det som har vore gjennomført hittil. Felles metode blir utvikla i løpet av 2016, og blir avklara med Helse Vest RHF. ligg hos økonomidirektør i samarbeid med stabsdirektørane og divisjonsdirektør i Drift/teknisk divisjon. Under arbeid. - Vedlegg: Revisjonsrapport 4