Omstilling 2020 organisasjonsanalysen, metodisk opplegg

Transkript

1 Omstilling 2020 organisasjonsanalysen, metodisk opplegg Metoder og sekvenser i analyseområde 1 og 2 fremkommer av i figuren under Analyseområde 1: Analyse av økonomi, statistikk og måloppnåelse/tjenestekvalitet Dette gjøres i form av en organisasjonsanalyse hvis hensikt er å etablere en felles forståelse for dagens situasjon og en vurdering av styrker, utfordringer og muligheter knyttet til økonomi og kvalitet. En sentral oppgave i forprosjektet er å identifisere og analysere utfordringsbildet for de ulike sektorene med bakgrunn i de vedtatte økonomiske rammene for perioden Det skal foretas en analyse for hver sektor: videregående opplæring, tannhelse, kultur, regional og næringsutvikling, samferdsel, samt stabsfunksjoner. Fagskolene er gjenstand for en egen gjennomgang og holdes utenfor i dette forprosjektet. Analysene vil bli utført ved hjelp av: Analyse av KOSTRA- tall og annen relevant statistikk Dokumentstudier Intervjuer Spørreundersøkelse Workshops Kvantitativ analyse Vi har gjennomført økonomisk og statistisk analyse. Analysen identifiserer utfordringsområder med bakgrunn i de økonomiske rammene for fylkeskommunens virksomhet og vil sammen med annen tilgjengelig statistikk- og datagrunnlag kunne gi innspill til omfang av fremtidig tjenestetilbud. Gjennom

2 KOSTRA-analysen kan vi sammenligne Møre og Romsdal fylkeskommune med andre. I våre beregninger korrigeres det for forskjeller i behov fylkeskommunene imellom. KOSTRA-tall er generelt sett pålitelige og av god kvalitet. Unntaket er administrative funksjoner. Vi ser at her er det svært store forskjeller fylkeskommunene imellom, noe som indikerer at det ikke nødvendigvis er en felles praksis for hvordan disse kostnadene føres og at føringspraksis for administrasjonskostnader kan påvirkes av organisering. Det bør derfor gjøres en egen kartlegging av administrative stillinger. Vi oppfordrer Møre og Romsdal fylkeskommune til å foreta en sammenligning i samarbeid med de øvrige fylkeskommunene i sammenligningen. Agenda Kaupang har utviklet en metodikk for slike sammenligninger for kommuner som kan tilpasses fylkeskommuner. Vi kan bidra med metodisk opplegg dersom oppdragsgiver selv ønsker å gjennomføre kartleggingen. En oversikt over hvilke stillinger som bør inngå i kartleggingen finnes som vedlegg til notatet. Dokumentstudier I dokumentanalysen har vi særlig fokus på analyse av måloppnåelse og tjenestekvalitet gjennom å vurdere måloppnåelse opp mot planer og budsjett. Vi vil bruke tilgjengelige data fra kvalitetsmeldinger, årsrapporter, kvalitetssystem m.v. som gir informasjon om resultatindikatorer og måloppnåelse i de ulike tjenestene. Eksempler på aktuelle dokumenter er overordnete styringsdokumenter og sektorspesifikke dokumenter som (listen er ikke fullstendig, men trekker frem noe av det mest sentrale): Fylkesplan og handlingsprogrammer Årsrapport, økonomiplan, tertialrapport Dokumentasjon mottatt fra fagavdelingene/sektorene og noen stabsavdelinger De viktigste funksjonene til dokumentstudiet er: Forklare/fylle ut funn gjort i økonomisk og statistisk analyse Gi grunnlag for vurderinger av kvalitet og måloppnåelse i de enkelte sektorene. Når det gjelder vurderinger av måloppnåelse og kvalitet i tjenestene, vil vurderingene i forprosjektet i all hovedsak konsentrere seg om å synliggjøre i hvilken grad fagavdelingene/sektorene har formulert tydelige målsettinger for sitt arbeid, og hvordan de jobber for å nå målene. Under dette vil vi også se på hvilke tiltak som er opprettet for å nå målene, om det rapporteres på kvalitative mål, og hvordan (og i hvilken grad) eventuelle slike rapporteringer blir fulgt opp som en del av fylkeskommunens kontinuerlige forbedringsarbeid Agenda Kaupang har mottatt en rekke dokumenter fra fylkeskommunen. Oversendelsen er ikke avsluttet ennå. Det kan være vanskelig å bruke dokumentstudium som grunnlag for å vurdere måloppnåelse/tjenestekvalitet knyttet til stabsfunksjonene. Stabsfunksjoner har selvstendig fag- og oppgaveansvar for noen områder, men skal primært understøtte kjernevirksomheten og det som leveres i fagavdelingene/sektorene. Det vil derfor bli gjennomført en egen intern «brukerundersøkelse» relatert til funksjoner ivaretatt av sentralt stabsnivå der ledere og ansatte som mottar støtte eller interne tjenester vil være målgruppe. Formålet med en slik intern brukerundersøkelse vil være å få fram vurderinger av stabsnivåets kompetanse og kapasitet som grunnlag for videre utvikling og organisering av stabsfunksjoner. De stabsområdene som bør inngå i en eventuell intern brukerundersøkelse kan være: HR/personal IT Juridisk inklusiv innkjøp

3 Økonomiforvaltning og -rådgivning Kommunikasjonsfaglege ressurser Arkiv- og dokumenthåndtering En intern brukerundersøkelse gjennomføres ved bruk at Questback fulgt opp av semi-strukturerte intervju med ledere. Undersøkelsen gjennomføres i regi av prosjektstaben. Agenda Kaupang bistår med innspill til og kvalitetssikring av, det metodiske opplegget. Intervjuer På bakgrunn av KOSTRA-analyse og dokumentstudier skal vi gjennomføre intervjuer med ledere og nøkkelpersonell både i sektoradministrasjonene og et utvalg virksomheter og i stabsavdelingene. I tillegg bør hovedtillitsvalgte/verneombud inkluderes. Formål med intervjuene er å supplere den kvantitative analysen og dokumentstudiene med sentrale informanters opplevelse av status i fylkeskommunen når det gjelder økonomi, kvalitetsarbeid og måloppnåelse. I tillegg er en viktig hensikt med intervjuene å avklare konsekvenser av nye oppgaver (se analyseområde 2 under) Målgrupper for intervjuene: Individuelle intervju med fylkesrådmann og assisterende fylkesrådmann Gruppeintervju med ledergruppene i hver enkelt fagavdeling supplert av noen fagrådgivere på utvalgte områder (fastsettes av avdelingsledelsen) Gruppeintervju med lederne i stabsavdelingene Gruppeintervju med arbeidsutvalget for rektorene Gruppeintervju med overtannlegegruppen Gruppeintervju med hovedtillitsvalgte/hovedverneombud De individuelle intervjuene tar halvannen time, mens det settes av to timer til fokusgruppeintervjuene. Det er mulig å gjennomføre intervjuene på 3 dager. Spørreundersøkelsene Intervjuene i forhold til analyseområde 1 og 2 skal følges opp av en spørreundersøkelse som hovedsakelig dekker de samme temaene som intervjuene. Hensikten med spørreundersøkelsen er todelt: 1) Vi vil nå ut til en et bredere utvalg av informanter, og nå ansatte i tillegg til ledere og tillitsvalgte/verneombud. Dette vil gi et større datatilfang og også bidra til at flere får kjennskap og eierskap til temaene som gjennomgås og vurderes i forprosjektet. All den tid flere av spørsmålene i undersøkelsen vil være knyttet til respondentenes «opplevelse av» hvordan sentrale arbeidsprosesser i egen virksomhet gjennomføres, kan en slik undersøkelse oppleves som en mulighet til å påvirke, og bli inkludert i en viktig omstillingsprosess som vil berøre hele organisasjonen 2) Spørreundersøkelsen vil gi en mulighet til å spørre flere og mer detaljerte spørsmål knyttet til tema de innledende intervjuene viser at det er behov for å undersøke grundigere. Spørreundersøkelsen gjennomføres elektronisk ved hjelp av verktøyet Questback. Spørreundersøkelsen vil bli sendt ut til alle ledere og til sentrale medarbeidere i fylkeskommunen. Endelig utvalg til spørreundersøkelsen vil vi avklare i samråd med prosjektgruppen/ prosjektstaben. Spørreundersøkelsen gjennomføres i uke Spørreundersøkelsen knyttet til stabsfunksjoner blir gjennomført noe senere.

4 Workshops Når analysegrunnlaget er på plass vil vi ta våre funn til dialog med organisasjonen gjennom 2 workshops med en halv dags varighet. Målet er både å forankre og kvalitetssikre våre funn. Vi foreslår at de er de samme respondentene som var målgruppe for intervjuene som innkalles til workshopene. Innholdet i workshopene er funn og vurderinger knyttet til både analyseområde 1 og 2. Workshopene bør gjennomføres 15. januar Det gjenomføres også en workshop med fylkesutvalget som referansegruppe i etterkant av fylkesutvalgsmøte Analyseområde 2: Identifisere og vurdere omfang av nye oppgaver og ansvarsområder, samt kompetansekrav som følge av kommune- og regionreformen og prosjektet Møre og Romsdal mot 2025 Det skal foretas en analyse og vurdering av hva overføringen av oppgaver fra staten vil medføre når det gjelder tjenesteomfang og ressursbruk for fylkeskommunen, samt hvilke krav dette stiller til kompetanse hos ansatte. Det skal også vurderes om oppgaveoverføring vil ha organisatoriske konsekvenser. Når det gjelder oppgaveoverføring synes aktuelle oppgaver å være avklart med hensyn til Næringsutvikling Landbruk Samferdsel Folkehelse Klima og miljø Kompetanse og integrering. De fleste oppgavene synes å falle naturlig inn i eksisterende organisasjonsstruktur. Unntaket er kompetanse og integrering. Her må det avklares hvilken del i organisasjonen som skal ha ansvar for å gjøre utredningen og eventuelt få ansvar for å ivareta oppgavene. Når det gjelder oppgaver innen kulturområdet er endelige avklaringer skjøvet til kulturmeldingen. Den vi foreligge enten ultimo 2018 eller primo Vi foreslår ut fra dette at vi i analysene har fokus på de oppgavene som var antydet i statsbudsjettet. Vi tenker i utgangspunktet å foreta den kvalitative vurderingen av omfanget av oppgaver og kompetanse- og kapasitetsmessige utfordringer knyttet til dette gjennom intervjuene, og spørreundersøkelsen, nevnt under analysegrunnlag 1. I tillegg skal det gjøres en kartlegging av omfanget og ressursbehovet for å ivareta nye oppgaver (minimumsnivå for å ivareta nye oppgaver) som innebærer en vurdering av: De oppgavene/områdene som er omtalt i st.melding 6 og st.melding 8 (Kulturmeldingen) Hva som kan løses med eksisterende ressurser/bemanning (muligheter for omfordeling-/prioritering) Hva som krever tilføring av «friske ressurser» - økt bemanning og ny kompetanse? Hva vil være utfordrende å løse innenfor gjeldende organisatoriske strukturer Kompetanseanalysen vil innebære at avdelingene definerer kompetansekrav for å ivareta nye oppgaver, samt kartlegger hvilken kompetanse vi har i til å ivareta nye oppgaver/kompetansekrav.

5 Formålet er å kartlegge kompetansebeholdning, kompetansegap og rekrutteringsbehov. Kartleggingen av omfang, ressursbehov og kompetanse gjennomføres i regi av fylkeskommunen. Agenda Kaupang bidrar med innspill til og kvalitetssikring av metodikk. Analyseområde 2 samlet dekkes av intervjuene og spørreundersøkelsen som er omtalt under analyseområde 1, samt den kartleggingen som gjennomføres av fylkeskommunen. Resultatene fra kartleggingen av analyseområde 2 inngår også i workshopene som er nevnt over. Analyseområde 3 Arbeidsmiljø Her benyttes resultatene fra medarbeiderundersøkelsen MTM som grunnlag for analysen. Analyseområde 4 Kartlegging av digital modenhet Gevinstrealisering og digitalisering vil bli et av flere underprosjekt til hovedprosjektet. Vektlegging av brukertilpassede tjenester og et behov for effektivisering, koblet sammen med nye digitale løsninger, bruk av big data, robotisering og automatisering av arbeidsprosesser, gir mulighet for helt nye måter å yte tjenester på. Utviklingen av fylkeskommunens organisering må skje i parløp med digitaliseringsarbeidet, slik at en unngår at organiseringen blir en barriere for gevinstgivende digitalisering. For å sikre et nødvendig kunnskapsgrunnlag vil vi nå blant annet gjennomføre en måling av fylkeskommunens digitale modenhet. Hva betyr digital modenhet og hvorfor er det så viktig? Modenheten sier oss noe om hvor digitalt utviklet fylkeskommunen er og hvor vi står sammenlignet med andre virksomheter. For å kartlegge den digitale modenheten, brukes et verktøy fra Difi. Verktøyet hjelper til med å identifisere organisasjonens styrker og svakheter i det digitale transformasjonsarbeidet gjennom å vurdere fem definerte kartleggingsområder: 1. Styring og ledelse: Hvordan vurderes støtte fra toppledelsen, handlingsrom, ansvar, roller, rapporteringsveier osv. 2. Mennesker og kultur: Hvordan vurderes kulturen for brukerfokus, innovasjon, risikovillighet og endringsledelse? 3. Kapasitet og evner: Hvordan vurderes organisasjonens forutsetninger for å oppnå digital modenhet? Ressurser, ansatte og deres kompetanse, kompetansetiltak, prosess-støtte osv. 4. Innovasjon: Hvordan vurderes evnen og villigheten til å tenke nytt om nye tjenester, oppgaver og nye måter å tilby tjenester på? Og evnen til å være i forkant og ta i bruk ny teknologi, prosesser og arbeidsmåter? 5. Teknologi: Er plattformer, systemer og programmer egnet til å støtte opp om de fire foregående områdene? Hvis vi forstår våre styrker og svakheter kan vi bli mer treffsikre på tiltak. Det kan også gi grunnlag for å prioritere ressurser på en måte som støtter bedre opp under digitaliseringsarbeidet (prosjekter, tid, personalressurser, innkjøp osv.) Kartleggingen av modenhet gjennomføres ved at et utvalg enhetsledere, IT-ansvarlige, ansattrepresentant/tillitsvalgt og merkantilt ansatt/superbruker i utvalgte enheter besvarer modenhetsundersøkelsen som et enhetsspesifikt gruppearbeid. Disse får i oppgave å gjennomføre modenhetsvurderingen og gi innspill på utfordringer og muligheter i fylkeskommunens digitale økosystem. Svarene bearbeides av Agenda Kaupang og danner grunnlag for en 3 4 timers workshop. Deltakere i workshopen bør være representanter for IKT i fylkeskommunen supplert med

6 representanter fra sektorene som har innsikt i fylkeskommunens digitaliseringsarbeid. Mellom 10 og 20 deltakere kunne være passende. Workshopen vil kunne ha følgende innhold: Presentasjon av undersøkelser av digital modenhet og utfordringer og muligheter Diskusjon av resultatene - korreksjoner, nyanseringer og prioritering av utfordringsområder Faglig innlegg - sentrale trender i utviklingen av digitalisering i Norge Fremtidsbilder for digitalisering i Møre og Romsdal gruppeprosess og diskusjon Mulige implikasjoner for fylkeskommunens organisering Resultater fra workshopen bearbeides av Agenda Kaupang og integreres i rapporteringen fra forprosjektet. Workshopen gjennomføres den