Plan for brukermedvirkning Viken fylkeskommune - Nytt arbeidsplasskonsept

Transkript

1 Plan for brukermedvirkning Viken fylkeskommune - Nytt arbeidsplasskonsept For å lage et godt arbeidsplasskonsept, er det viktig å forstå virksomhetens arbeid og egenart. Dette innebærer at det samles informasjon og utvikles kunnskap om dagens situasjon, fremtidige muligheter og nødvendige endringer. Medvirkning og involvering er sentralt i utviklingen av arbeidsplasskonseptet. Involvering av brukere vil gi kunnskap om enhetene og medarbeidernes behov, både ledernes og de ansatte. Det er viktig at man både møter lovpålagte krav om medvirkning, og legger til rette for involvering ut over dette for å få best mulig kunnskap om organisasjonen. Dette dokumentet gir en oversikt over brukerinvolveringen i prosjektet, hvem som blir involvert, hvordan og i hvilke faser. Planen for arbeidet fram mot et arbeidsplasskonsept har to hovedfaser: Analyse og Utforskning. Analysefase: For å forstå fylkeskommunens behov, er det viktig å kartlegge dagens situasjon i tillegg til å se på fremtidig behov. Ved å bruke flere typer metoder, vil man få bredere kunnskap som vil være viktige for utviklingen av et arbeidsplasskonsept. Utforsking: Gjennom å utforske ulike sider ved arbeidet i den nye organisasjonen, vil man få viktig kunnskapsbidrag til arbeidsplasskonseptet. Det kan være av ulike typer tema som utforskes, fra distribuert arbeid, fleksikontor eller lignende. Utforskningen vil kunne kan form som en pilot, i et avgrenset tidsrom. Tema som ønskes utforskes, vil kunne identifiseres underveis i analysefasen. God kunnskapsspredning og kommunikasjon om de aktivitetene som gjennomføres, er nødvendig for å tilrettelegge for mulige fremtidige endringer. Det er derfor viktig at det gjennom alle fasene kommuniseres godt ut i hele organisasjonen.

2 KARTLEGGING & ANALYSE UTFORSKE VIKEN - LAB 1 Flexi 2 S Arbeidsplasskonsept 5 6 Oversikt over medvirkning frem mot nytt arbeidsplasskonsept. Interessenter Metoder

3 Hvem skal innvolveres? Arbeidsgruppen Arbeidsgruppe A12.3 vil arbeide fram forslag til arbeidsplasskonsept, basert på kartlegging analyse og utforskingsfasen. Endelig beslutning vil bli gjort politisk. Ledere Skal lede og arbeide i den nye organisasjonen. - Direktører - Avdelingssjefer/områdedirektører - Seksjonssjef, enhetsledere, koordinatorer Folkevalgte Overordnete beslutninger tas på politisk nivå. Dette gjør at folkevalgte også er en gruppe som vil bli involvert i noen aktiviteter Medarbeidere Ansatte i sentraladministrasjonen er en sentral gruppe av brukere som skal involveres. Dette er en stor gruppe, hvor det er viktig å finne god representativitet i de aktivitetene der ikke absolutt alle medarbeidere kan bli involvert. Denne gruppen vil særlig bli involvert i kartleggingsfasen, men også få muligheten til å medvirke gjennom pilotprosjekter. Andre enheter Enheter som styres av eller samarbeider med deler av den nye organisasjonen. Ytre virksomheter: Videregående skoler, PPT/OT, Fagskolene, folkehøgskoler, fylkeskommunale skoler, karrieresenter, kollektivtrafikk, kulturutvikling, tannhelse etc. Samarbeidspartnere: Kommuneregioner, partnerskap, bypakker, innovasjon Norge etc. Tilitsvalgte/ verneombud Med tillitsvalgte forstår vi representanter i formelle hørings- eller medvirkningsorgan. Begrepet inkluderer bl.a. verneombud, arbeidsmiljøutvalg og fagforeningsrepresentanter. Tillitsvalgte involveres både gjennom formelle medvirkningsfora og gjennom deltagelse i partssammensatte grupper.

4 Metoder Intervjuer Spørreundersøkelse Registrering/ Tellinger Gåturer Annet Som en del av analysen skal det utføres både kvalitative og kvantitative metoder for å samle inn relevant informasjon, som senere vil bli brukt som grunnlag for arbeidsplasskonseptet. Ulike grupper av interessenter vil bli involvert i forskjellige aktiviteter for å kunne dele kunnskap og gi innspill. Av disse metodene vil spørreundersøkelsen være en metode hvor alle har muligheten til å delta.

5 Metoder HVA HVORFOR HVEM Intervjuer Formelle, åpne samtaler med intervjuobjekter fra ulike avdelinger og ansvarsområder innad i Viken. Intervjuene kan være om ulike tema, og spenne fra arbeidsmåter, fremtidens offentlige tjenester, fremtidens arbeidsplass, bærekraft, IT, drift, og annet. Det er en anledning til å gå i dybden, stille spørsmål og søke forståelse for ulike aspekter ved annen innsamlet data. Ledere, folkevalgte og medarbeidere Ledere inviteres til workshop med hensikt å skape et felles målbilde av den nye arbeidsplassen. Å skape en felles forståelse av hva som må til for at organisasjonen skal kunne jobbe best mulig sammen mot felles ambisjoner og mål. Ledere, folkevalgte, tilitsvalgte/ verneombud, medarbeidere Spørreundersøkelse Spørreundersøkelsen gir svar på hvordan ansatte opplever at dagens areal støtter det arbeidet og de arbeidsoppgaver de har. Undersøkelsen gir mulighet til å sammenligne opplevelsen av ulike bygg, og å sammenligne svar fra ulike avdelinger og steder. Undersøkelsen brukes som grunnlag til å velge sted for videre kvalitative undersøkelser. Alle medarbeidere

6 Metoder HVA HVORFOR HVEM Registrering Det gjennomføres en registrering av bruk av utvalgte eksisterende lokaler, for å etablere data om bruksfrekvens. Registreringene knyttes ikke til personopplysninger. Den viktigste leveransen er en dokumentasjon av bruken av dagens lokaler. Formålet med denne aktiviteten er å registrere bruk av eksisterende lokaler. Dette gir et datagrunnlag som strekker seg ut over egenrapportering, og som fungerer som en validering av denne. Det vil gjøres et utvalg av arealer som skal registreres. Ansatte og tillitsvalgte kan involveres i planleggingen. Gåturer Befaring på utvalgte arbeidssteder. Hver befaring skal gjennom et antall stoppesteder så som kontor/arbeidsplass, arbeidssoner, møteromsoner, sosiale soner, etc. Ansatte og ledelse bidrar med innsikt om bruk av arealene. Befaringen med brukere gir oss en kvalitativ forståelse av bruk av dagens areal. Den viktigste leveranse fra denne aktiviteten er en kvalitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer og bruk av rom i dagens arealer. Ledere, tilitsvalgte/verneombud, medarbeidere. Ansatte og tillitsvalgte kan involveres i planleg- Annet

7 Utforske: Viken LAB Pilot Fleksikontor Pilot Pilot Pilot Pilot Pilot Utforskingsfasen er tenkt gjennomført ved å etablere en rekke piloter på ulike relevante tema. Et tema kan for eksempel være utprøving av fleksikontoret. En pilot vil vare i et avgrenset tidsrom og bli evaluert. Erfaringer fra piloter vil være verdifulle innspill til arbeidsplasskonseptet. kan etableres med basis i kunnskap fra analysefasen.

8 Hvem skal innvolveres Når? Analyse Medarbeidere Tilitsvalgte Gåturer Registreringer Spørreundersøkelse (alle) Ledere Intervjuer Folkevalgte Intervjuer Andre enheter Arbeidsgruppen 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal