Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda

Transkript

1 Saksnr.: 2018/257 Løpenr.: 3189/2019 Klassering: 034 Saksbehandler: Jørn Reinert Werner Haabeth Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Nye arbeidsformer - piloter og caser Utrykte vedlegg: * Forslag til vedtak 1 Fellesnemnda tar saken til orientering 2 Hovedprosjektleder vil i dialog med aktuelle rådsområder og fylkeskommuner organisere det videre arbeidet med nye arbeidsformer og arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune Bakgrunn for saken Ved sitt møte ble fellesnemnda orientert om arbeidet med nye arbeidsformer og utarbeidelsen av et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune (PS 79/19). I sin behandling av saken ber fellesnemnda hovedprosjektleder om å «... vurdere, utrede og komme med konkrete forslag til nye arbeidsformer og arbeidsplasskonsepter, basert på enstemmig vedtaket i FN i februar 2019, sak 4-19». Sak om dette skulle legges frem i fellesnemndas møte 29. august. I denne saken redegjør hovedprosjektleder for de vurderinger, forslag og undersøkelser som foreligger.

2 Fakta I løpet av sommeren er det arbeidet med å konkretisere forslaget til piloter og caser for å svare ut bestillingen fra Fellesnemnda Forslaget er basert på innspill som er kommet frem under behandlinger av temaet i Viken ledergruppen, fellesnemndas arbeidsutvalg, intervjuer med toppledere og drøftinger med tillitsvalgte. Som fellesnemnda ble orientert om ved sitt møte består planen for arbeidet frem mot et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune av to hovedfaser: analyse og utforskning. Den første fasen består av innhenting av informasjon om dagens og fremtidig behov. I utforskningsfasen er formålet å gi viktige innspill og høste erfaringer, som igjen skal ligge til grunn for utarbeidelsen av et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune. I utforskningsfasen tas det sikte på å gjennomføre tester og piloter på utvalgte tema. Forslagen som presenteres i denne saken - under samlebetegnelsen VIKEN LAB - innebærer at utforskingsfasen er fremskyndet noe og analysefasen er forsert. Viken Lab piloter og caser Formålet med Viken Lab er å utforske mulige nye arbeidsformer med tilhørende lokaler, teknologi og organisering. Utforskingen skal gi kunnskap og erfaringer til virksomheten, enhetene og medarbeiderne og vil brukes som grunnlag for utviklingen av et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune. Temaene for uttestingen er tenkt være ulike aspekter av fremtidige arbeidsformer: Fleksibilitet, mobilitet, samhandling i nettverk, delte ressurser, mv. Viken Lab består av piloter og case. Piloter er steder hvor det gjennomføres en bevisst, målrettet endring for å høste kunnskap. Dette krever en tydelig målsetting og et tett samarbeid med de enhetene som berøres. Grad av endring kan variere, fra uttesting av en type møterom, teknologi eller en arbeidsstasjon, til et fullt aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept. En pilot er tidsavgrenset og har til hensikt å generere erfaring og kunnskap. Når piloten er gjennomført kan man velge å videreføre, omforme eller legge ned, avhengig av hva virksomheten og enheten som bruker piloten finner verdifullt og hensiktsmessig. For at pilotene skal tjene sin hensikt legges følgende kriterier til grunn: Tydelige mål: Det må være tydelig hva man ønsker å oppnå og hva som skal testes, for å kunne vurdere om virkemidlene har hatt ønsket effekt. Forankret: Piloten bør ha en god og bred forankring. I tillegg til beslutning i toppledelsen og prosjektet, må piloten gjennomføres i samarbeid med ledere i enheten. Ansatte, tillitsvalgte og vernetjeneste må være involvert. Det bør etableres en styringsgruppe for hver pilot. Plan og design: Virkemidlene og løsningene i piloten må planlegges og utformes, i passende skala i hht budsjett. Det gjelder uansett om det dreier seg om fysisk design (kontorutforming), organisatoriske tiltak og/eller teknologi. Dokumentere læring: En pilot etableres primært for å høste kunnskap. Derfor må det være metodiske aktiviteter i planen som sikrer at erfaringer blir dokumentert. Pilotprosjekter bruker forskningsbaserte metoder, men de er i utgangspunktet ikke forskningsprosjekter. 2

3 I case vil en eksisterende løsning eller steder undersøkes, med mål om å få innspill og se muligheter som kan være relevant for Viken fylkeskommune. En case gjennomføres for å innhente nyttig informasjon innen ett bestemt område eller tema. Aktivitetene i en case vil bestå av møter, intervjuer, befaring og dokumentasjon (bilder, tegninger, dokumenter). Resultatet av en case presenteres i form av en kort casebeskrivelse og inngår som underlag for det videre arbeidet. Piloter Hovedprosjektleder foreslår at følgende piloter settes i gang i 2019: 1. Vikenpilot 1: Aktivitetsbasert arbeidsplass og samproduksjonssenter. Sted: Avgrenset areal i Fylkeshuset i Sarpsborg 2. Vikenpilot 2: Arbeidsformer og ledelse i åpne kontorløsninger og over en geografisk avstand; Arbeidsformer, erfaringer og ledelse mobilitet og geografisk avstand. Sted: S12, galleriet i Oslo 3. Vikenpilot 3: Lokaler som verktøy for integrasjon nye arbeidsformer, samskaping, identitetsbygging. Sted: Nye lokaler for avdeling for infrastruktur Hovedprosjektleder åpner for at det dersom det skulle komme opp muligheter for flere piloter innenfor andre områder og med andre mål enn disse, er det mulig å forberede oppstart av noen flere inneværende år for oppstart i Hovedprosjektleder understreker at det også er mulig å gjennomføre flere piloter de kommende årene for å høste kunnskap frem mot planlegging og ibruktaking av nytt hovedkontor og videreutvikling av Vikens eksisterende kontorer i Sarpsborg og andre steder. Pilot 1. Aktivitetsbasert kontorkonsept og samproduksjonssenter Målet for denne piloten er: 1. Å prøve ut et aktivitetsbasert kontorkonsept i en avgrenset del av eksisterende arealer, med økt variasjon og delte møte- og kontorressurser. I dette ligger støtte og tilpasning til alternative arbeidsformer. 2. Å etablere og teste ut et samproduksjonssenter for interne seminarer, arbeidsøkter og samskapning. Enheter, seksjoner, avdelinger og andre grupperinger skal kunne benytte disse fasilitetene til arbeidsmøter, interne seminar mv. I piloten vil innovative, varierte og fleksible arbeidsplassløsninger testes, i tillegg vil det vurderes hvorvidt disse er egnet for fremtidige arbeidsformer i Viken fylkeskommune. I dette ligger uttesting av tilrettelegging for ulike typer arbeidsoppgaver. I tillegg foreslås det å omgjøre en avgrenset del av eksisterende arealer til et samproduksjonssenter for Viken. Et samproduksjonssenter vil kunne tilby prosjektgrupper, enheter og andre grupperinger lokaler og fasiliteter til å arbeide sammen i en definert tidsperiode. Avhengig av dimensjonering vil et samproduksjonssenter kunne tilby fasiliteter til interne arrangement som arbeidsseminar, samlinger mv. for hele virksomheten. Piloten er tenkt gjennomført på fylkeshuset i Sarpsborg. Pilot 2: Arbeidsformer og ledelse i åpne kontorløsninger; Arbeidsformer, erfaringer og ledelse mobilitet og geografisk avstand Målet for piloten er å fremskaffe erfaring og kunnskap om hvordan ulike varianter av åpne kontorløsninger og teknologiske løsninger legger til rette for ønskede arbeidsformer? Hva skal til for å få til samskaping i enheter som sitter på to eller flere kontorsteder? Hva kan vi lære om prosesser, bruksnormer og -regler, og ledelse i slike løsninger og arbeidsformer? 3

4 I S12 er det utformet nye kontorarealer for Viken fylkeskommune. Lokalene har i hovedsak en åpen kontorløsning, med noen lukkede kontorer (cellekontorer) som kan brukes både som arbeidsplass og multirom. Det er god tilgang på små og store møterom, som alle er utstyrt med teknologi som støtter digitale møter. I de åpne kontorarealene er det lagt vekt på god akustisk demping, individuell tilpasning av arbeidsplass (hev/senk-bord), og en god del visuell skjerming. Skap til lagring og oppbevaring er begrenset ut fra et mål om økt digitalisering. Lokalene skal være arbeidsplass for Avd. for videregående opplæring (ca 90 personer) og Økonomi (ca 15 personer). Det vil være en arbeidsplass for både ledere og medarbeidere. Galleriet S12 og enhetene som arbeider der foreslås være en pilot for å teste ut nye arbeidsformer i Viken på to ulike måter: 1. Arbeidsformer i åpne kontorløsninger 2. Arbeidsformer for samskaping på tvers av geografisk avstand De fysiske og teknologiske løsningene er allerede designet og etablert, så piloten vil i liten grad gjøre endringer i dette. I tillegg til de to testområdene vil vi i piloten innhente erfaringer om opplevd kvalitet og trivsel i S12. Erfaringer og anbefalinger om endringer/justeringer vil være en del av resultatet av piloten. Det viktigste vi vil undersøke i denne piloten er hva som skal til for å bruke disse løsningene på effektive måter for å realisere målene for Viken: Hvilke normer/regler for bruk er hensiktsmessige? Hvor tar man samtaler, telefoner og videomøter? Hva er god ledelse i slike løsninger? Hvordan gjennomfører man effektive møter? Hva egner seg for digitale møter, og hva må man møtes fysisk for å arbeide med? Hvordan utnytte teknologien til effektiv samproduksjon? Pilot 3: Lokaler som verktøy for integrasjon Mål: Pilot for å planlegg, utforme og anvende lokaler som verktøy for integrasjon mellom fagmiljøer. I Viken fylkeskommune vil ansatte som overføres fra Statens Vegvesen og fylkeskommunen samles i rådsområde for infrastruktur. Overføringen av oppgaver og medarbeidere fra Statens Vegvesen innebærer ca. 300 nye medarbeidere i Viken fylkeskommune. Disse medarbeiderne må ha et arbeidssted og integreres med de innplasserte medarbeidere fra de tre fylkeskommunene. Det anses sentralt å sikre god samhandling mot øvrige deler av Statens Vegvesen og mot øvrige rådsområder i fylkeskommunen. Lokaler for denne avdelingen er tenkt som en pilot for å teste ut hvordan nye lokaler kan være et verktøy for å støtte integrasjon i etableringen av en ny organisasjon. Dette er et tema som vil bli relevant i større skala ved etablering av nytt hovedkontor for Viken. I en slik pilot vil man kunne spille på alle tilgjengelige virkemidler, inkludert kontorutforming (f.eks. arbeidsplasser, møteplasser, sosiale arenaer), organisatoriske prosesser (f.eks. samskapingsmodeller, koordinering, ledelse) og teknologi (f.eks. standardisering, lagring, samhandling). Dette gir muligheten til å påvirke den summen av hverdagspraksiser vi gjerne kaller kultur. Alle detaljer rundt overføringen av oppgaver og ansatte fra Statens Vegvesen er foreløpig ikke avklart, men antas klargjort i løpet av 3 kvartal. Det er derfor ikke realistisk å gjennomføre en pilot på dette i 2019, men planlegging og forarbeid bør igangsettes. 4

5 Case Case er eksempler på kontor- og arbeidsformer som kan gi en læring og kunnskap for Viken fylkeskommune. Spesielt interessant er eksempler på samarbeidsformer med regionale ressurser og kontorsteder, som gir muligheter for enheter og medarbeidere i Viken til å arbeide andre steder og med andre partnere enn ved hovedkontorene. Hovedprosjektleder foreslår i første omgang følgende case: Fjellregionen/evn. Regionrådet for Hallingdal Grønt fagsenter, Modum Blender co-working, Fredrikstad Fylkeshuset Drammen, fleksikontor Fylkeskommunale lokaler Casene som er plukket ut er interne, på den måten at de er initiert/støttet eller at det allerede eksisterer en form for samarbeid med dagens fylkeskommuner. Det er imidlertid også planlagt å beskrive eksterne case som oppleves som relevante. Det vil være åpent for å inkludere flere «caser». Fjellnettverket / Regionrådet for Hallingdal Hva: Et politisk samarbeids- og interesseorgan mellom kommuner og fylker Hvorfor: Samarbeid og kontakt med kommunene og utviklingsaktører i fylket er avgjørende for at Viken fylkeskommune skal lykkes i rollen som samfunnsutvikler. Dette er en problemstilling det nye fylket må håndtere på tross av store geografiske avstander. Hvordan kan møteplasser mellom fylkeskommunen og kommunene fungere når avstanden økes. Grønt fagsenter, Modum Hva: Grønt Fagsenter Buskerud er et senter som har til formål å bidra til et sterkere fagmiljø innen landbruk og andre grønne næringer. Styringsgruppa til fagsenteret er sammensatt av representanter for regionrådet, Buskerud Bonde- og Småbrukarlag, Buskerud Bondelag, Norsk Landbruksrådgiving Østafjells, Buskerud videregående skole og Buskerud fylkeskommune. Hvorfor: Ut fra de undersøkelser som er gjennomført er det mye som tyder på at fagpersoner i Viken med fordel kan sitte tett på fagmiljøene i sitt eget nærområde i perioder. Grønt fagsenter er et eksempel på et slikt fagmiljø. Kan ansatte i Viken f.eks. bruke lokalene til Grønt fagsenter i perioder det jobbes med prosjekter som krever informasjon og kunnskap som berører landbruk og grønn næring i nærområdet? Co-working, Blender (Fredrikstad/Halden) Hva: Blender er et nettverk av kreative bedrifter i Østfold. De driver blant annet to co-working spaces i Fredrikstad og Halden, dvs. kontorer hvor medlemsbedriftene (og andre) kan leie plass hel- eller deltid. Som nettverksmedlem og leietager har man også tilgang til fellesarealer, møterom, kantine, samlinger, arrangementer og andre tilbud. Blender er blant annet støttet av Østfold fylkeskommune. Hvorfor: Co-working-steder er lokaler der man kan få et arbeidsfellesskap og tilgang til fasiliteter uten å være en stor organisasjon eller på et hovedkontor. For Viken er dette en interessant problemstilling i og med at geografiske avstander vil føre til lenger reisevei til «hovedbasene» og dermed også økte kostnader og tidsbruk knyttet til reisevirksomhet. For å ta vare på de ansatte og for å rekruttere medarbeidere fra hele det nye fylket, blir det viktig å se på alternative arbeidsmetoder, 5

6 arbeidsstasjoner og arbeidsmiljøer. Er dette (eller lignende) co-working-lokaler aktuelt for ansatte i Viken som har lang avstand til nærmeste fylkeshus? Hvordan fungerer det i praksis? Fleksikontor på fylkeshuset (Drammen) Hva: På fylkeshuset i Drammen er det etablert fleksikontorer, dvs. kontorer i fagmiljøer ulike steder i huset som ikke eies av noen og som er mulig å booke for alle ansatte i fylkeskommunen. Hvorfor: Kartlegge aktivitet og bruk ved å hente ut registreringer i bookingsystemet og ved å kontakte brukere av disse fleksikontorene. Hvem er det som hovedsakelig bruker de i dag, hvordan brukes de og hvor lenge? Er det noe ved disse kontorene som kan være nyttig å ta med seg videre i et arbeidsplasskonsept? Fleksikontorene er allerede etablert, så dette er per definisjon ikke en pilot for dette prosjektet. Men det representerer en nyttig kunnskap som vi bør dokumentere og ta med videre i arbeidet. Distribuerte organisasjoner (eksempelvis NAV, Skatt): Hva: En rekke virksomheter har en såkalt distribuert organisasjonsform som innebærer at virksomheten er spredd over flere lokasjoner. Hvorfor: Viken fylkeskommune blir en organisasjon spredt på flere lokasjoner over et geografisk område. I denne i den forbindelse vil det være interessant å hente inn erfaringer og inspirasjon knyttet til hvordan andre organisasjoner som også har en distribuert organisasjonsform - legger til rette for samskaping og felles kultur. Vurdering Utformingen av fysiske arbeidssteder er, sammen med organisering og teknologi, verktøy for å nå målene for Viken fylkeskommune. Arbeidsform og arbeidssted bør derfor utformes for å legge til rette for oppnåelse av Viken fylkeskommunes mål. Emnene knyttet til nye arbeidsformer, teknologi, fleksibilitet og allokering av arbeidsplasser til distriktene bør ses som elementer i hvordan fremtidens arbeidsplasser skal være i hele Viken fylkeskommune. Gjennom casene og pilotene beskrevet i denne saken vil virksomheten få testet ut, høstet erfaring og kunnskap om ulike måter å organisere og utforme lokaler og arbeidsprosesser. Dette vil være nyttig i utformingen av et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune. Medvirkning og involvering er sentralt i arbeidet med å utforme et arbeidsplasskonsept. Dette gjelder også for pilotene som planlegges startet opp og eller gjennomført høst/vinter 19/20. Det er derfor viktig at det avsettes nok tid til planlegging og involvering i prosessen. Ettersom pilotene er ulike i tematikk, eierskap og omfang, vil behovet for styring, beslutninger, forankring og ressurser variere. For å håndtere de ulike behovene ser hovedprosjektleder for seg at hver pilot organisere som et prosjekt. Dette innebærer at det bør opprettes en styringsgruppe for hver enkelt pilot. Hovedprosjektleder vil i dialog med aktuelle rådsområder og fylkeskommune utpeke styringsgruppe. Hovedprosjektleder understreker at i de tilfeller en pilot krever omfattende endringer og ombygging i eksisterende bygg, er en eventuell igangsetting avhengig av ressurser fra og beslutning i den aktuelle fylkeskommune. 6

7 Hovedprosjektleder vil også understreker vekten av å anvende tiden også etter til å prøve ut og videreutvikle arbeidsplasskonseptet for Viken fylkeskommune og vil sammen med Viken ledergruppe organisere det videre arbeidet. Avhengigheter Innholdet i saken er diskutert i Viken ledergruppe og med tillitsvalgte og verneombud. 7