Midlertidig lokalisering, nye arbeidsformer og digitalisering. Ramme for videre prosess

Transkript

1 Saksnr.: 2018/257 Løpenr.: 111/2019 Klassering: 034 Saksbehandler: Thore Desserud Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Midlertidig lokalisering, nye arbeidsformer og digitalisering. Ramme for videre prosess Vedlegg 1 Mandat A12 - Nytt hovedkontor - midlertidig lokalisering, nye arbeidsformer og digitalisering Forslag til vedtak 1. Saken tas til orientering. 2. Hovedprosjektleder orienterer fellesnemndas arbeidsutvalg om framdrift. Nødvendige avklaringer tas med fellesnemndas arbeidsutvalg Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune Bakgrunn for saken Hovedprosjektleder nedsatte i desember en ny administrativ arbeidsgruppe A12 - Nytt hovedkontor, midlertidig lokalisering, nye arbeidsformer og digitalisering. Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A12 består i å gjennomføre et forprosjekt som klargjøre og utreder rammer og prosess for etablering av nytt hovedkontor hvor følgende momenter skal behandles: Definere rammer og prinsipper for midlertidig lokalisering fram til nytt hovedkontor er etablert

2 Utarbeide forslag til hvordan nye arbeidsprosesser, nye arbeidsformer og «shared workplaces» kan etableres og utnyttes på kort og lang sikt Utarbeide spesifikasjoner for teknisk infrastruktur og fysiske lokaler som legger til rette for digitale arbeidsplasser, digitale kommunikasjonskanaler internt og eksternt for alle brukere, både innbyggere, samarbeidspartnere, ansatte, elever, folkevalgte Leveransene fra A12 skal være underlag for beslutninger knyttet til utforming og prosjektering av nytt bygg/nye kontorfasiliteter, midlertidig organisering og fremtidige arbeidsformer. Tilleggsmandat: Fremme forslag om hvilke arbeidsplasser som kan/bør lokaliseres til Nedre Glomma. For hele mandatet for A12 - Nytt hovedkontor, midlertidig lokalisering og organisering, nye arbeidsformer og digitalisering vises til vedlegg. Tidligere behandling Bakgrunn for saken er blant annet fellesnemndas vedtak i PS 6/2018: - Vikens hovedkontor skal ligge ved togstasjon i Akershus vest, nærmest mulig Oslo. I tillegg vil Viken ha kontor i Nedre Glomma i umiddelbar nærhet til togstasjon, med om lag en fjerdedel av arbeidsplassene knyttet til sentraladministrative funksjoner. Det legges til grunn at også kontoret i Nedre Glomma skal ha viktige og likeverdige kompetansearbeidsplasser med gode karrieremuligheter, blant annet med oppgaver innenfor videregående opplæring og regional utvikling. - Det skal legges til rette for fleksible løsninger, som bidrar til at Viken fylkeskommune kan rekruttere bredt, sørge for, og sikre best mulig kompetanse på alle nivåer og alle fagområder i organisasjonen. Arbeidsgruppa har videre lagt til grunn fellesnemndas vedtak i PS 64/2018 Regionale fylkeskommunale kontorer/shared workspaces: - Fellesnemnda tar saken til orientering. Forhold som er drøftet tas med i det videre arbeidet med organisering av Viken fylkeskommune. Fellesnemnda vektlegger at brukermedvirkning er viktig. Hovedprosjektleder gis ansvaret for oppfølgingen. Videre fattet fellesnemnda følgende vedtak i PS 140/18 - Betingelser for ansatte ved overføring til Viken - lønnsharmonisering, sluttpakke, gavepensjon og førtidspensjon 1. ( ) 2. Administrasjon i Viken fylkeskommune jobber videre etter de prinsipper for alternative arbeidsmåter og arbeidssteder som fremkommer i saksgrunnlaget. Prinsippene videreføres og utdypes ytterligere i arbeidet med Viken fylkeskommunes overordnede arbeidsgiverstrategi. 3. ( ) 2

3 Om saken Med utgangspunkt i mandatet og tidligere behandlinger i fellesnemnda, gjennomgår saksframlegget noen sentrale problemstillinger knyttet til utkvittering av oppgaven. Saken er ment som en orientering om pågående prosess. Med bistand fra ekstern konsulent tar en sikte på å legge fram en mer konkret sak knyttet til rammer og prinsipper for midlertidig lokalisering fram til nytt hovedkontor er etablert, og senere en sak knyttet til videre prosess for organisering av funksjoner og arbeidsplasser når nytt hovedkontor etableres. Prosessen vil inkludere brukermedvirkning. Vurdering Generelle merknader I perioden fram til nytt hovedkontor er etablert, bør arbeidsplasser lokaliseres slik at ansatte så langt som mulig slipper flere flyttinger. Ansatte bør derfor som hovedsak ha sin arbeidsplass der den er i dag, fram til permanente arbeidsplasser etableres. Samtidig må det etableres tilstrekkelig fleksibilitet, slik at bygging av felles Viken-kultur lar seg gjennomføre. Dette vil være en betydelig oppgave for Vikens ledere, og må hensyntas når midlertidige kontorlokaler utformes. Gjennom prosjektperioden, og særlig i perioden fra fram til nytt hovedkontor er på plass, vil det høstes vesentlig erfaring og læring om hvordan spredning av Vikens administrasjon på flere steder påvirker og utvikler blant annet arbeidsprosesser, arbeidsformer og lederskap. Denne erfaringen må det tas hensyn til når endelig strukturering og lokalisering av administrasjonen skal skje. Det tilsier også at det ikke treffes endelige beslutninger på dette nivået i denne fasen. Ledelse og selvledelse når miljøer er spredt over flere steder krever kultur og ferdighet som det tar tid å bygge opp. Det kreves et solid fundament av tillit og relasjoner for å få dette til å fungere tilfredsstillende. Selv om Viken fylkeskommune delvis begynner på dette gjennom arbeidet i prosjektfasen, må det påregnes ekstra innsats og tiltak over tid for å etablere et fundament som kan beskrives som effektiv og godt. For noen ledere og medarbeidere er det sannsynlig at det ikke vil fungere tilfredsstillende selv etter lang tid og at man må gjøre endringer. Det vil variere med oppgavens innhold og type stilling hvorvidt spredt lokalisering er hensiktsmessig eller ikke. Dette kan gå både på oppgavenes innhold, og i hvilken fase man er med oppgavene. I miljøer hvor ikke-strukturert samhandling eller raske avklaringer er viktig for utførelsen, vil spredt lokalisering kunne gi vesentlig effektivitetstap. Tilsvarende vil det for andre oppgaver være helt uproblematisk, og kanskje til og med en fordel, at miljøer er spredt. Det anbefales at det gjøres egne vurderinger av dette for de enkelte fagområdene. 3

4 Arbeidsgruppa legger til grunn at ingen avdelinger i sin helhet lokaliseres desentralisert/utenfor sentraladministrasjonen. Ved etablering av desentraliserte arbeidsplasser må det søkes å skape tverrfaglige miljøer i tråd med overordnede målsettinger for regionreformen, miljøer som blir både faglig og sosialt velfungerende. Dette formålet må balansers mot ønsket om minst mulig flytting. Mange må likevel være forberedt på at daglig arbeidssted, fram til nytt hovedkontor er etablert, i noen utstrekning vil kunne avvike fra den formelt definerte arbeidsplassen. Rent midlertidig vil det ikke være mulig å få til optimale løsninger som samtidig ivaretar at ansatte skal flytte minst mulig, at arbeidsmiljøer skal være samlet, at det legges til rette for tverrfaglighet, at ansatte som overføres fra Statens vegvesen skal integreres og at det legges til rette for å bygge felles Viken-kultur. Lokalisering I perioden fram tid nytt hovedkontor er etablert vil Viken fylkeskommunes arbeidsplasser befinne seg følgende steder: - Galleri Oslo. Det er enighet om at politisk ledelse med sekretariat og administrativ toppledelse med nødvendig administrasjon skal ligge her inntil nytt hovedkontor kan tas i bruk - Fylkeshuset Drammen - Fylkeshuset Sarpsborg - Statens vegvesens kontorer i o Drammen o Oslo/Helsfyr o Moss. I tillegg kan det være aktuelt å etablere arbeidsplasser knyttet til andre lokaler i fylkeskommunalt eie (videregående skoler) med tanke på økt attraksjon for ansatte med lang avstand mellom bosted og kontorarbeidsplass, og med tanke på nyrekruttering. Av samme grunn bør det vurderes å etablere kontorer i tilknytning til kommunale kontorarbeidsplasser/rådhus, dersom det viser seg hensiktsmessig. Noen oppgaver/funksjoner vil kunne ha nytte av desentralisert lokalisering pga. lokalkunnskap og nærhet til brukerne, på samme måte som desentraliserte arbeidsplasser kan styrke rekrutteringsgrunnlaget. Andre funksjoner vil kunne oppleve redusert effektivitet ved slik lokalisering, som kan gå på bekostning av sterke fagmiljøer, enhetlige systemer mv. Det vektlegges at alle ansatte må tilbys arbeidsplasser som gir faglig, kollegial og sosial tilhørighet. Det tilsier at lokale miljøer ikke bør bli for små. Arbeidstakernes arbeidsmiljø må ivaretas. Arbeid hjemmefra 4

5 Det bør åpnes for anledning til å arbeide hjemmefra i de tilfeller dette vurderes hensiktsmessig, ikke minst i en overgangsfase. Slik vurdering med påfølgende beslutning bør gjøres av fagavdeling/leder. Arbeid hjemmefra bør om mulig skje i henhold til felles retningslinjer. Arbeidsplasser og fleksibilitet Antall arbeidstakere i sentraladministrasjonen, basert på dagens tre fylkeskommuner, vil være rundt ett tusen. Inkluderes arbeidsplassene som skal overføres fra Statens vegvesen, vil det samlet utgjøre omkring 1300 arbeidsplasser. Rundt ¼ av sentraladministrasjonen skal ha sin arbeidsplass et annet sted enn der hvor øverste ledelse er lokalisert. Dette kan først legges til grunn når nytt hovedkontor er etablert. Hva gjelder arbeidstakere som overføres fra Statens vegvesen, legges til grunn at noen vil sitte lokalisert sentralt, mens resten, i alle fall foreløpig, må forutsettes fortsatt å ha arbeidssted der hvor de i dag er lokalisert. Se også eget punkt under om oppgaver og arbeidstakere som overføres fra Statens vegvesen. Samtidig bør det, både av faglige og kulturbyggende årsaker, legges til rette for fleksible arbeidsplasser og møterom sentralt, slik at ansatte som ikke er samlokalisert med toppledelsen, om ønskelig kan ha arbeidsplass og møterom der. Vice versa må det i overgangsperioden legges til rette for møterom og drop-in arbeidsplasser i Drammen og Sarpsborg, slik at ledelsen som er sentralisert til Oslo, i minst like stor grad kan reise ut, som at ansatte skal reise inn til Oslo. Slike løsninger vil innebære behov for flere fleksikontorer, åpne-landskap-arbeidsplasser og stillerom enn hva tilfellet er i dag. Galleri Oslo Politisk ledelse med fylkesrådsleders kontor, fylkesråd og fylkesdirektører med sentral stab lokaliseres midlertidig til Galleri Oslo, Schweigaardsgate 4. Etasjene 7, 6 og hva som vil være nødvendig av etasje 5, samt møterom i etasje 8, fristilles til disse funksjonene. Hvor mange arbeidsplasser dette vil omfatte er ikke endelig avklart. Noe ombygging må påregnes. Det er inngått kontrakt om leie av midlertidige lokaler i Schweigaardsgate 12. Disse skal ombygges i sin helhet, og må utformes slik at de ivaretar nødvendige hensyn til fleksibilitet og møteromskapasitet, samt ivaretar arbeidstakernes behov. Det er anslått at de nye lokalene vil kunne romme rundt 90 arbeidsplasser. I tillegg kommer lokalene som i dag disponeres av hovedprosjektkontoret. Fylkesordførers kontor med tilhørende stab skal også lokaliseres til Galleri Oslo. Dersom det er ønskelig å markere et skille mellom fylkesordførers og fylkesrådets funksjoner, kan fylkesordfører med stab vurderes plassert et annet sted i Galleri Oslo enn fylkesrådet med direktører og stab. Selv om lokaliseringen vil være midlertidig fram til nytt hovedkontor er på plass, bør utformingen av lokalene ta høyde for den representative funksjonen som fylkesordfører har. 5

6 Ombud, fylkesrevisjon og kontrollutvalgets sekretariat Disse funksjonene omfatter ikke mange arbeidsplasser. En vil komme tilbake til om ombudene bør lokaliseres nær politisk ledelse, dvs. i Galleri Oslo, eller om de bør lokaliseres til enhetene. Fylkesrevisjonen og kontrollutvalgets sekretariat kan lokaliseres uavhengig av Galleriet. Arbeidsplasser Nedre Glomma I henhold til fellesnemndas beslutning skal rundt 1/4 av sentraladministrasjonens arbeidsplasser lokaliseres hit. Arbeidsgruppa har lagt til grunn fellesnemndas vedtak om at dette skal være samme likeverdige arbeidsplasser med samme utviklingsmuligheter som ved hovedkontoret. Arbeidsgruppa legger videre til grunn at det med Nedre Glomma menes fylkeshuset i Sarpsborg, inntil nytt hovedkontor er etablert og andre beslutninger er gjort. Unntatt herfra er de arbeidsplassene tilknyttet Østfold fylkeskommune som i dag er lokalisert til Fredrikstad (kulturproduksjon). Ettersom utgangspunktet for midlertidige løsninger er at færrest mulig skal få sin arbeidsplass endret inntil nytt hovedkontor er på plass, foreslås det at arbeidsplassene som i dag er lokalisert til Nedre Glomma, i det vesentlige opprettholdes foreløpig. Dersom det kan etableres en struktur for arbeidsplasser i Nedre Glomma som vil være varig også etter at nytt hovedkontor er etablert, bør det, av hensyn til bygging av felles Viken-kultur, vurderes å gjennomføre slike endringer nå. Det bør legges til rette for et naturlig tverrfaglig miljø som utformes etter vurderinger gjort av den enkelte avdeling. Hver avdeling/fylkesdirektør bør derfor vurdere hvordan aktiv bruk av arbeidsplasslokalisering kan bidra til å bygge felles Viken-kultur. Ut fra gruppas forståelse vil en rekke arbeidsplasser være aktuelle for lokalisering til Nedre Glomma, enten basert på funksjoner nær brukerne, behov for lokalkunnskap, eller funksjoner som i stor grad er steds- og tilknytningsuavhengige. Bant annet har funksjonene under vært nevnt. Det understrekes at listen kun er ment eksemplifiserende, og ikke på noen måte uttømmende: - Den kulturelle skolesekken - Eiendom - Feltarkeologi/kulturminnevern - IKT - Infrastruktur/vei - Inntakskontor - Kompetanse - Kultur - Lønn og regnskap - Næringsutvikling - Plan 6

7 Overføring av oppgaver og arbeidsplasser fra Statens vegvesen Opp mot 300 arbeidsplasser skal overføres til Viken med virkning fra Disse er i dag lokalisert til hhv. Drammen, Moss og Oslo/Bryn. Disse vil utgjøre brorparten av antall ansatte i avdeling for infrastruktur. Ettersom dette i stor grad vil omfatte oppgaver som vil være nye i fylkeskommunal sammenheng, vil arbeidstakerne inneha kompetanse av avgjørende betydning for videreutvikling av avdelingen. Det vil være en vesentlig oppgave å sørge for at disse arbeidstakerne blir godt innlemmet i, og bli en del av felles Viken-kultur, helt fra starten av. Det vil vanskelig kunne skje dersom disse arbeidstakerne i sin helhet fortsatt skal være samlokalisert med Statens vegvesen. Det bør derfor legges til grunn at minst 20 prosent av de arbeidsplassene som overføres fra Statens vegvesen, i overgangsperioden bør samlokaliseres med dagens ansatte, primært i henholdsvis fylkeshusene i Drammen, Sarpsborg og i Galleri Oslo. Et tilsvarende antall ansatte i dagens tre fylkeskommuner bør av samme grunn - og av plassproblematikk - lokaliseres til Statens vegvesens lokaler i Drammen, Oslo og Moss. Endelig beslutning om disse arbeidsplassene bør gjøres av fylkesdirektøren for infrastrukturavdelingen, i samråd med hovedprosjektkontoret og øvrige fylkesdirektører, samt ansattes representanter. Ettersom disse lokalene eies/leies av Statens vegvesen, må formalitetene rundt bruk av disse lokalene avklares snarest. Det er opplyst at Statens vegvesen i dag benytter rundt 130 ulike IKT-systemer. Ved lokalisering av arbeidsplasser overført fra Statens vegvesen må det sørges for, blant annet at beredskaps- og sikkerhetshensyn, at nødvendige IKT-systemer er operative. IKT - Digitalisering Alle tre fylkeskommuner har i dag løsninger som understøtter nettverksbehov som den enkelte virksomhet har for et fungerende IKT-plattform. For nye Viken fylkeskommune vil det være en ny felles standard på alle Viken fylkeskommunes arbeidsplasser. Det vil selvfølgelig være høy fokus på at også eventuelt nye arbeidsplasser får samme standard etter hvert som det blir klart hvilke nye lokasjoner som blir etablert. IKT vil ikke være begrensende på hvor arbeidsplasser kan etableres, men det er ikke budsjettert med AV-utstyr eller annet IKT-utstyr for å klargjøre eksisterende eller nye kontorbygg. Arbeidsgruppen A2 har tidligere meldt inn et økonomisk behov, men i det budsjettet er det ikke lagt inn kostnader som vil kunne tilkomme ved etablering av nye arbeidsplasser som i dag ikke tilhører en av de tre fylkeskommunene. Spesielt oppgaver som overføres fra SAMSveiadministrasjon og nye arbeidsplasser vil har høy fokus, og løsninger samt kostnader vil bli fremlagt så snart de foreligger. Arbeidsgruppen A2 har først og fremt fokus på IKT-leveranser som må være på plass for at Viken fylkeskommune er operativ fra og med , men sørger også for å legge til rette for fremtidige løsninger. Alle tre fylkeskommuner har i sine ledergrupper godkjent «Prinsipper for god digitale samhandling», som blant annet legger opp til nye arbeidsformer, gjennom at en blant annet skal legge til rette for nettmøter når enn innkaller til møter i kalenderen for å inkludere møtedeltaker som ikke kan være fysisk til stede. Det har 7

8 også blitt godkjent nye arkitekturprinsipper for Viken fylkeskommune, jf. PS 130/18 i fellesnemda. Ett av punktene her er mobilitet hvor en legger vekt på: «Tjenester som tilbys skal kunne nås av brukeren overalt forutsatt at det er tilgjengelig internettilgang. Dette gir større fleksibilitet for den enkelte ansatte og for fylkeskommunen. Tilgang til mobil-/smarttelefon og bærbare pc er vil kunne øke de ansattes mobilitet, men må vurderes opp mot kostnadene. Disse vil bli utredet før politisk behandling. Hovedprosjektleder legger derfor til grunn at nødvendig IKT kan installeres der arbeidsplasser blir etablert, og at IKT ikke vil være begrensende på hvor arbeidsplasser kan etableres, ut over eventuelle økonomiske begrensninger. Systemløsninger for oppgaver som overføres fra Statens vegvesen bør gis spesiell oppmerksomhet. Økonomi Arbeidsgruppa har ikke vurdert nærmere kostnader knyttet til midlertidig ombygginger, digitale løsninger som følge av fleksible arbeidsplasser, mv. Det må tas høyde for tilstrekkelig antall temporære kontorplasser og møteplasser både i Drammen, Sarpsborg og Oslo. Det kan vise seg å være like hensiktsmessig for den administrative ledelsen som samles i Galleri Oslo å legge arbeidsdager og møter til lokalene i Drammen og Nedre Glomma, som å trekke arbeidstakere til Oslo. Uansett vil det måtte påregnes betydelige kostnader til ombygging, IKT og reisevirksomhet. Oppsummerende vurdering Saken belyser en rekke rammebetingelser for arbeidsplasslokalisering både midlertidig og på lang sikt. I noen grad vil overordnede mål kunne stå i motsetning til hverandre, for eksempel på den ene side å skulle bygge felles Viken-kultur, og på den annen side å unngå flytting av arbeidstakere. Fram til nytt hovedkontor er etablert, legger hovedprosjektleder til grunn færrest mulig flyttinger. Det vil ha som konsekvens at ansatte inntil videre i hovedsak vil ha sin faste arbeidsplass hvor den nå er. Det må imidlertid påregnes mer reising og bruk av midlertidige arbeidsplasser/drop-in arbeidsplasser. For best mulig å integrere oppgaver og ansatte som overføres fra Statens vegvesen, vil det innenfor dette fagfeltet måtte påregnes mer flytting enn for andre fagområder. For å få arbeidsplasskabalen til å gå opp, vil også ansatte i dagens tre fylkeskommuner måtte lokaliseres til lokaler hvor Statens vegvesen i dag holder til. Hovedprosjektleder anbefaler at sakens drøfting av rammer og prosess tas til orientering, og at disse legges til grunn for ytterligere konkretisering av lokalisering, arbeidsformer og digitalisering for arbeidsplassene i Viken i oppfølgende saker for fellesnemnda. For å sikre saken nødvendig framdrift vil en del beslutninger måtte tas løpende. Dette bør kunne gjøres i nær dialog mellom fellesnemndas arbeidsutvalg og hovedprosjektleder. 8