Vi leder i en politisk styrt organisasjon. Ledersamling Nordre Follo Gruppelederforum

Transkript

1 Vi leder i en politisk styrt organisasjon Ledersamling Nordre Follo Gruppelederforum

2 Organisasjonsmodell og overordnet organisering Vedtatt GLF Korte beslutningsveier for innbyggere Myndig gjorte medarbeidere

3

4 Her er vi nå Samling 1 Samme visjon, samme mål Samling 2 Vi jobber sammen Samling 3 Organisering

5 ALT BLIR BRA TIL SLUTT ER DET IKKE BRA SÅ ER DET IKKE SLUTT

6 Vi skal skape resultater - Kan ikke tvinges fram de bygges i samarbeid med den enkelte medarbeider - Vil ikke komme av enighet de bygges på gode debatter og tøffe prioriteringer - Kan ingen skape alene de bygges på vår samlede kompetanse og en sterk lojalitet til de folkevalgtes vedtak

7 Politisk lederskap Avklare behov og prioritere Sette mål Lede omstillingsarbeidet

8 Hva er spesielt med å være leder i offentlig sektor? All by myself Don t wanna be All by myself Et styre som driver samfunnsdebatten Lite homogene interesser Levere ulike tjenester av høy kvalitet Kritisk media Anymore Folk kjenner hverandre Vi gjøres til en del av politikken Alt vi gjør skjer i offentlighetens lys

9 Vi blir satt på prøve og må håndtere både - og

10 Hvordan lede når Flertallet bestemmer Skiftende flertall Noe er lukket Motiver du ikke har

11 Trygg på formelle og uformelle roller Gode prosesser og bred involvering Saksutredningen Informer underveis Ikke eie saken emosjonelt VÆR ÅPEN Hva holder oss på rett spor?

12 Vi beveger oss makt over makt til posisjonsmakt relasjonsmakt

13 «Lederens legitimitet og autoritet må forankres i deres mellommenneskelige ferdigheter»

14 Lederskap og teamarbeid -mot nye mål Konstruktivt kritisk Team i teamet Det hjelper å trene!

15 ORIENTERING INNSPILL Inspirasjonsforedrag Samling 3 Organisering Faggrupper, FREMDRIFT Arbeidsgrupper INNSPILL Organisering av virksomheter og staber, helhetsvurderinger, tema LGNF INNSPILL Organisering av virksomheter og staber, helhetsvurderinger DF INNSPILL Organisering Fra Faggrupper og tjenester FRIST Oversendelse av innspill til adm.sjef. Kommunalsjefer, INNSPILL Høringsforslag: Organisering av virksomheter og staber DF, INNSPILL Høringsforslag Organisering av virksomheter og staber, Helhetsvurderinger LGNF BESLUTNING Høringsforslag Organisering av Virksomheter og staber, tema LGNF, INNSPILL Høringsperiode Organisering av Virksomheter og staber Alle, ORIENTERING Høringsmøter Åpent møte For ansatte, INNSPILL Organisering av virksomheter og staber, høringsuttalelser, tema LGNF, INNSPILL Organisering av virksomheter og staber DF, BESLUTNING Organisering av virksomheter og staber, sak LGNF, ORIENTERING Informasjon om organisering av virksomheter og staber publiseres. Adm.sjef,

16 Planer for: ombygging i Ski rådhus Ski

17 Agenda Bakgrunn Hva er besluttet hva skal besluttes? Rådhusfunksjoner Medvirkning og informasjon Plan for ombygging av Ski rådhus Arbeidsplassutforming

18 Bakgrunn Kommunestyrene i Ski og Oppegård har vedtatt at Dagens Ski rådhus blir rådhus i Nordre Follo kommune Oppegård rådhus skal selges Ski rådhus skal bygges om for å huse rådhusfunksjonene i Nordre Follo Lokalene skal ha høy fleksibilitet og arealutnyttelse Samlet budsjett er om lag 44 millioner kroner Ombygging vil pågå i måneder fra november i år Antall arbeidsplasser i rådhuset vil øke fra ca. 170 til ca. 210 Dette frigjør andre lokaler som kan brukes på annen måte eller selges

19 Når kommer de neste beslutningene? 2018 JUNI AUG SEPT OKT NOV DES Konseptvalg og økonomiske rammer vedtatt FN og KST Avklaring konsept kontorlokaler i rådhuset Prinsipper og prosedyrer for samlokalisering (m/evaluering av IKT-pilot) Plan for ombygging av Ski rådhus 2 og 4 etg. Avklaring av rådhusfunksjoner Organisering av tjenester og virksomheter Avklaring av behov kontorplasser rådhuset Plan for ombygging av Ski rådhus 1, 5 og 6 etg LGNF LGNF LGNF FN LGNF LGNF FN JAN FEB MARS APRIL MAI JUNI

20 «Rådhusfunksjoner» - 1 FNAU ga i juni 2018 innspill til «rådhusfunksjoner». Forslagene til innhold i rådhuset er senere behandlet i Drøftingsforum og LGNF. Forslagene i saken som skal behandles i FN er: 1. Ordførers kontor og folkevalgtes arbeidsplasser på dagtid plasseres nær dagens formannskapssal i rådhusets 6. etasje. 2. Dagens formannskapssal benyttes som møterom samt til seremonier. 3. Arbeidsplasser til kommunens administrative ledelse etableres i 6. etasje i det arealet som ikke er disponert i pkt. 1 og Det etableres møtesenter (herunder kommunestyresal og formannskapssal) i 1. etg og Auduns sal (2. etasje Ski rådhus/rådhusteateret).

21 «Rådhusfunksjoner» Arbeidsplasser til kommunens administrasjon opprettholdes i 2. og 3. etasje i rådhusets gamle del. I rådhusets nye del utvikles etasjene 2 5 med arealeffektive og fleksible arbeidsplasser av nøktern standard. 6. Hvilke administrative funksjoner som skal inn i 2. og 3. etasje i gamle rådhus og i etasje i ny del, avklares i løpet av høsten organisasjonsutviklingsprosess.

22 Medvirkning og informasjon 1. Hovedplanen for lokalisering, utforming og ombygging drøftes i Drøftingsforum før beslutning 2. Hver enkelt prosess organiseres som eget prosjekt med medvirkning fra lokale verneombud, tillitsvalgte samt bedriftshelsetjenesten. Arbeidstilsynets regler og anbefalinger for prosess følges 3. Prinsipper og prosedyre er videreutviklet etter evaluering av pilotprosjektet med samlokaliseringen av IKT i 3. etasje 4. Tillitsvalgte og vernetjeneste deltar i faste fora - i linjen og i NF-programmet. Medarbeidere som har innspill, kan ta kontakt med sine TV og VO.

23 Plan for ombygging av rådhuset Areal - lokaler Periode Innhold Ny del - Etasje 2 og 4 november 2018 februar 2019 Arbeidsplasser for adm. Ny del - Etasje 5 og 6 Februar/mars 2019 juni 2019 Besluttes i FN Ny og gml del Etasje 1 mars 2019 august 2019 Møtesenter, resepsjon Gamle rådhus etasje 2 og 3 Kort(e) periode(r) Arbeidsplasser for adm. Underetasjen Kort(e) periode(r) Foreløpig ikke avklaret Ca. 12 måneder totalt

24 Avlastningslokaler De som flytter ut av Ski rådhus for å gjøre plass til ombygging, flytter midlertidig til avlastningslokaler: - Idrettsveien 16 vil huse ca. 50 personer = 2 etasjer, klare i nov Ski sykehus vurderes som midlertidig lokalisering for helserelaterte arbeidsplasser som i dag er i 1. etg. - Når lokaler i Oppegård rådhus blir ledige, kan det bli aktuelt å benytte disse som midlertidige lokaler ifm. bla. tidlig samlokalisering

25 Arbeidsplassutforming Rammene besluttet i 1. tertial ikke for kostnadskrevende løsninger «Aktivitetsbaserte arbeidsplasser» Tilpasse lokalene til «aktiviteten» dvs. behovet til virksomheten Ikke lik løsning for alle virksomheter Tilpasning til individuelle behov Den eksisterende bygningsmassen (Ski rådhus) begrenser handlingsrommet.

26 Eksempel fra 3. etasje Midlertidige lokaler i 3. etasje i Ski rådhus. Samlokalisering av IKT Ski og Oppegård. Kombinerer cellekontor og ulike løsninger for flere medarbeidere i soner. Løsninger valgt for å ivareta at de to virksomhetene er samlokalisert uten en organisatorisk sammenslåing. De to virksomhetene har nylig flyttet inn og vil ila september gjennomføre en evaluering av både lokaler og prosess med utforming og flytting.

27 De store anskaffelsene Pr

28 Anskaffelse Sak-/arkivløsning Gjennomførte aktiviteter: Risiko- og sårbarhetsanalyse (jan 18) Generelle leverandørvisninger (mai/juni 18) Intern og ekstern behovskartlegging (juni/juli 18) Behovsbeskrivelse / konkurransegrunnlag

29 Sak-/arkiv: Status og fremdrift Behovskartlegging ble gjennomført i juni/juli og sluttrapporten er distribuert til alle deltakere og tilgjengelig på nett Sentrale funn er ønske om fokus på: Personvern, sikkerhet og brukeradministrasjon Forbedret dokumentfangst Mer effektiv prosessflyt Ekstern kommunikasjon og integrasjoner

30 Sak-/arkiv: Status og fremdrift (forts.) Prosjektet jobber med å ferdigstille konkurransedokument og skal ut på anbud ila uke 43. Vi samarbeider med interne fagpersoner, en ekstern fagkonsulent og innkjøpsrådgiver. Kjører anskaffelse i 2 runder med forhandlinger Tilbudsfrist før jul 2018 og vi håper å få tilbud fra de 3 aktuelle leverandørene i markedet Signering av kontrakt jan/feb 2019

31 Økonomi, HR, anskaffelser Det er denne uken inngått kontrakt med Visma som leverandør for ERP løsning for Nordre Follo I ERP løsning inkluderes HR-, lønn-, regnskapog innkjøpssystem

32 IKT-plattform Prosjektet har 5 delprosjekter: Brukerservice, Plattform, Klient, Masterdata og Server. Det er ulik framdrift i de forskjellige delprosjektene.