SAMARBEIDSAVTALE MELLOM KS OG ASSS-KOMMUNENE

Transkript

1 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM KS OG ASSS-KOMMUNENE 1. SAMARBEIDSPARTER Avtalen er inngått mellom ASSS-kommunene 1 og KS. ASSS-kommunene er den ene parten i denne samarbeidsavtalen og KS den andre parten i samarbeidsavtalen. I sum utgjør dette partnerskapet ASSS nettverket. ASSS-kommunene er: Bergen, Bærum, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Trondheim og Tromsø. 2. FORMÅL Formålet med samarbeidsavtalen er å spesifisere ansvar, roller og arbeidsfordeling mellom ASSS kommunene og KS. Ytterligere spesifikasjoner framgår av vedlegget til samarbeidsavtalen. ASSS-nettverket skal bidra til læring og utvikling i et partnerskap mellom deltakende kommuner og KS. Samarbeidet skal også styrke interessearbeidet overfor staten og andre samfunnsaktører. Dette oppnås gjennom: Utvikling av relevante sammenliknbare styringsdata for både kortsiktig og langsiktig planlegging til bruk i utvikling av tjenestene Drøfting av felles faglige utfordringer mellom kommunene, KS, statlige organer og andre relevante parter. Fagdrøftinger gjøres primært i tjenestenettverkene. Drøfting av faglige problemstillinger knyttet til økonomistyring og tjenesteproduksjon, utveksling av erfaringer om gode løsninger («beste praksis») og spesielle aktuelle problemstillinger. ASSS-kommunene og KS er likeverdige samarbeidspartnere. Partene skal være aktive bidragsytere for å skape gode resultater. Sammen har partene ansvar for å skape et velfungerende miljø for å frembringe kunnskap om effektive arbeidsprosesser og tjenester i kommunene. Samarbeidet mellom ASSS-kommunene og KS innebærer at KS bistår som utreder, prosessveileder, rådgiver, og sekretariat for arbeidet med styringsinformasjon. Samarbeidsarenaen benyttes også for samhandling om utviklingsarbeid. 1 ASSS = Aggregerte styringsdata for samarbeidende storkommuner ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 1

2 3. ORGANISERING ASSS-nettverket består av følgende organisatoriske hovedstruktur: Styringsgruppen Programkomiteen Nettverkene Makrogruppen 3.1. Roller og hovedansvar STYRINGSGRUPPEN Styringsgruppen består av representant for administrativ ledelse i de 10 kommunene og en representant fra KS. Styringsgruppen i ASSS skal bestille konkrete prosjekter/utredninger som ønskes gjennomført gjennom godkjennelse av årlig aktivitetsplan. Det velges en leder for styringsgruppen med en funksjonstid på 2 år blant de ti kommunene. Lederen velges av styringsgruppen året før de overtar ansvaret. Ansvaret sirkulerer blant de deltagende kommuner. Programkomiteen deltar i det årlige møtet styringsgruppen avholder i september hvert år. I det årlige møtet i september vedtar styringsgruppen årsberetninger, arbeidsplan for kommende år, eventuelt endringer av vedtekter og godkjenner de fremlagte rapportene. Kommunen som har leder for styringsgruppen har ansvar for det løpende arbeid knyttet til kontakten med KS og eventuelle økonomiske fordelingsoppgjør mellom kommunene. PROGRAMKOMITEEN Programkomiteen har det løpende koordineringsansvaret for ASSS-nettverket og gjennomfører de beslutninger som er fattet i styringsgruppen. Hver kommune velger selv hvem som skal representere kommunen i programkomiteen. Den kommunen som har ledelse av styringsgruppen velger leder av programkomiteen. Kommunen som er leder for programkomiteen skal ha to representanter i programkomiteen. Kommunenes representanter i programkomiteen bør være sentrale medarbeidere som har ansvaret for koordinering av arbeidet internt i kommunen. Programkomiteen kan foreta endringer av antallet tjenestenettverk og måten nettverkene arbeider på, innenfor arbeidsplanen og ressursrammen som styringsgruppen har vedtatt. ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 2

3 Programkomiteen kan også opprette prosjekt-/arbeidsgrupper for å gjennomføre spesifikke utviklingsoppgaver innenfor og på tvers av tjenesteområdene. Det forutsettes at dette gjøres innenfor rammen av gjeldende avtale både med hensyn til ressursrammer og organisasjonsstruktur. Opprettelse av prosjekt-/arbeidsgrupper ut over de ressursrammer som denne avtalen setter må godkjennes av styringsgruppen. MAKROGRUPPEN Makrogruppen er en gruppe for diskusjon og innspill om økonomiske konsekvenser for ASSS kommunene. Leder for makrogruppen utpekes av programkomiteen og rapporterer til programkomiteen. Makrogruppen er en møteplass hvor blant annet KS kan ta opp til diskusjon økonomiske problemstillinger som det jobbes med i KS. Hvis makrogruppa setter ned egne arbeidsgrupper er det viktig at disse arbeidene synliggjøres i rapporteringen til programkomiteen, og at det lages planer om hvordan disse rapportene kan brukes videre. TJENESTENETTVERKENE Tjenestenettverkene skal være en lærings- og utviklingsarena med vekt på analyse og effektivisering av kommunenes tjenesteproduksjon. Det er per september 2013 etablert ni tjenestenettverk 2. Hovedformålet med nettverkene er å fremskaffe og anvende data som er egnet for sammenligning over tid og mellom kommuner. Nettverkene skal som en lærings- og utviklingsarena gi rom for at kommunene kan å drøfte aktuelle faglige problemstillinger knyttet til tjenesteområdene, utveksle erfaringer med gode løsninger (beste praksis) samt drøfte problemstillinger knyttet til de ulike kommunene. Fokus på datakvalitet og mulighet for å sammenligne data er viktig. I nettverkene deltar personer fra kommunene med økonomi- og fagkunnskap Nettverkene kan også fungere som møteplass mellom statlige aktører og ASSS-kommunene, og SSB kan med fordel inviteres til å delta i nettverkssamlinger 3.2. KS sitt ansvar og rolle I tillegg til at KS skal være representert i nettverkets ulike organer, jamfør punkt 3.1, har KS oppgaven som sekretariat for ASSS-nettverket og som faglig tilrettelegger og driver av arbeidet i tjenestenettverkene. KS skal bistå som utreder, prosessveileder, rådgiver, og sekretariat for arbeidet med styringsinformasjon. 2 Skole, pleie og omsorg, barnevern, sosialtjeneste, byggesak, barnehage, kultur, kommunehelse og eiendomsdrift ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 3

4 4. RAPPORTER Det skal for hvert år utarbeides følgende rapporter: Hovedrapport 10 kommunerapporter I tillegg utarbeides utfordringsnotater som internt arbeidsgrunnlag for samlinger i tjenestenettverkene. KS har ansvaret for å utarbeide rapporter, utfordringsnotat og å sammenstille kommentarene fra kommunene til utfordringsnotatene i et dokument som benyttes som en del av den interne saksforberedelsen for rapportene. Hovedrapporten er den faglig tyngste og største rapporten. Målgruppen for hovedrapporten er det administrative nivå (kommuneledelse og staber). Rapporten består av 4 deler: 1. Regnskaps- og finansanalyse 2. Forskjeller i inntektsgrunnlag, utgiftsbehov og ressursbruk. 3. Tjenesteproduksjon og effektivitet (produksjonsindekser) 4. Tjenesteområdene i ASSS-nettverkene Det kan i hovedrapporten i tillegg tas med rapportsammendrag fra andre kilder som kan være relevante i den helhetlige vurderingen av kommunens tjenester, som f. eks vann, avløp og brann. Kommunerapporter: Det skal utarbeides en rapport for hver kommune (dvs 10 rapporter). Målgruppen for kommunerapportene er den administrative kommuneledelse og de folkevalgte. Rapporten består av 4 deler: 1. Regnskaps- og finansanalyse 2. Beregnet utgiftsbehov og ressursbruk 3. Tjenesteproduksjon og effektivitet (produksjonsindekser) 4. Tjenesteområder i ASSS-nettverkene Utfordringsnotatene: Disse utarbeides og utsendes av KS senest en uke før første nettverkssamling i kalenderåret og legges ut på websiden. KS sammenstiller kommunenes kommentarer til utfordringsnotatene i et dokument som benyttes som en del av den interne saksforberedelsen til de øvrige rapportene. ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 4

5 5. AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder fra med opsjon for ASSS-kommunene og KS på ytterligere ett + ett år. Forlengelse (prolongering) av avtalen er betinget av at både kommunene og KS ønsker dette. 6. ØKONOMI Kommunene bidrar totalt med kr 2,7 millioner kroner til KS, inkl. mva. Beløpet skal hvert år justeres med anslag på kommunal deflator for kommende år som fremgår av forslaget til statsbudsjett. KS dekker lokalleie og lunsj i Kommunenes Hus når møtene finner sted der. Reise og oppholdsutgifter for deltakelse i nettverkssamlingene, makrogruppen, programkomiteen og i styringsgruppemøtet dekkes av den enkelte kommune og av KS for sine representanter. Det legges til grunn om lag samme nivå mht. deltakelse fra KS som i forrige avtaleperiode. Kommunen som har lederansvaret i ASSS godtgjøres med kr ,- fra hver kommune per år. Kommunen som har lederansvaret må selv fakturere de andre kommunene for dette beløpet. ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 5