#ORG2022. Styringsgruppemøte 31. mai 2016

Transkript

1 #ORG2022 Styringsgruppemøte 31. mai 2016

2 Agenda for dagens møte 1. Statusgjennomgang hva har skjedd siden sist vi møttes 2. Styringsdokument for prosjektet mål og milepæler, organisering 3. Prosjektplan for prosjektet konkrete tiltak 4. Eventuelt SIDE 2

3 Styringsdokument og prosjektplan Dagens gjennomgang Innspill og ønsker fra styringsgruppen Styringsdokumentet - endelig behandling i august (delvis dynamisk dokument) Prosjektplanen fortløpende behandling (dynamisk dokument) Dokumentene vil etter behandling i august bli sendt til universitetsstyret SIDE 3

4 Hva har skjedd siden sist? Etablering av prosjektorganisasjonen Møter i sekretariatet og ressursgruppen Orienteringsmøte alle ansatte Oppstart av arbeid med tiltak Arbeid med styringsdokumentet og prosjektplanen Dialogmøter med universitetsledelsen og administrativ ledergruppe Orienteringssak til Universitetsstyret SIDE 4

5 Prosjektorganiseringen SIDE 5

6 Orienteringsmøtet i Egget 27. april SIDE 6

7 Konkret arbeid med tiltak Indre arbeidsmarked Analysegrunnlaget Arbeidsprosess digital eksamen og sensur Forenklinger og forbedringer innen forskerutdanning Verktøy SIDE 7

8 Arbeidet med styringsdokumentet og prosjektplan Møter i sekretariatet og sammen med ressursgruppen Innspill fra enheter og avdelinger Innspill fra ansatte Pågående utviklingsarbeid og OU-prosjektet OneNote arbeidsverktøy for prosjektgruppene SIDE 8

9 Styringsdokumentet 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet 2. Styringsmål for prosjektet 3. Måling av resultater 4. Rammebetingelser 5. Vurdering av prosjektets usikkerheter 6. Nytte/Kost-vurderinger som grunnlag for prioriteringer 7. Prosjektplan 8. Organisering, roller og ansvar 9. Interessenter/målgrupper SIDE 9

10 Mål for prosjektet - utgangspunktet Prosjektet skal ha som overordnet mål å legge til rette for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester, som skal bidra til å løse universitetets oppgaver innenfor forskning, utdanning, formidling og innovasjon. I dette ligger også et ønske om å kunne frigi tidsmessige og økonomiske ressurser på alle nivå i organisasjonene, slik at disse ressursene kan rettes inn mot en offensiv satsning inn mot universitetets satsingsfelt. Prosjektet skal gjennomføre tiltak for fornying og forenkling for å frigjøre tidsressurser på alle nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha fokus på å legge til rette for faglig og tekniskadministrativt samarbeid på tvers av enheter og nivå i organisasjonen Prosjektet skal ha som et viktig delmål å frigjøre økonomiske ressurser, og på den måten bidra til direkte styrking av universitetets kjerneaktiviteter SIDE 10

11 Forslag styringsmål 1. Prosjektet skal prioritere å iverksette tiltak som kan gi tidsmessige besparelser i vitenskapelige og teknisk-administrative stillinger. Styringsmål er antall iverksatte tiltak og beregnet effekt av tiltakene. 2. Prosjektet skal bidra til mer og bedre samarbeid på tvers av enheter og nivå. Styringsmål er antall tiltak og resultater for hvert enkelt tiltak, herunder effektene av et indre arbeidsmarked. 3. Prosjektet skal ha tiltak som gir effekt både i form av reduserte lønnsutgifter og reduksjon i andre driftsutgifter. Prosjektet skal prioritere tiltak som gir varige budsjettmessige effekter. Styringsmål er antall tiltak og beregnet økonomisk effekt av tiltakene. 4. Prosjektet skal lage en plan for tiltak med økonomisk effektiviseringseffekt tilsvarende reduksjon i bevilgning knyttet til regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform. Styringsmålet er 80 mill. kr lavere kostnader ved inngangen til 2019 sammenliknet med SIDE 11

12 Måling av resultater Måling mulig, men viktig å være bevisst hva som kan måles på hvilket nivå. Anbefaler å arbeide utifra på parametere på UiB-nivå men flere parametere på Skille måling på overordnet nivå og vurderinger som gjøres på tiltaksnivå SIDE 12

13 Måling av resultater adm/tekn* årsverk (+ 15,3% fra 2009) SIDE 13

14 Måling av resultater vitenskapelige årsverk (+ 11,7% fra 2009) SIDE 14

15 Målegrunnlag: Alle administrative + tekniske stillinger i sentraladministrasjonen SIDE 15

16 Forventet utvikling SIDE 16

17 Prioritering av tiltak - Kvalitative effekter Sammen med relevante interessenter vurderes prosjektet tiltaket opp mot et sett kriterier. - Kvantitative gevinster Aktuelle kriterier er redusert tidsbruk og netto reduksjon kostnader. - Gjennomføringstid Hvor lang tid det tar fra oppstart til tiltaket gir effekter SIDE 17

18 Risikovurdering 1. Manglende ledelsesforankring administrativ linje 2. Manglende ledelsesforankring vitenskapelig linje 3. Det er ikke tilstrekkelig tilgang til økonomiske og personalmessige ressurser i gjennomføring av prosjektet 4. Manglende involvering av de ansatte for å sikre gjennomføring av prosjektet 5. Iverksatte tiltak gir store negative effekter på faglig aktivitet 6. Iverksatte tiltak gir ikke-optimal organisering av ressurser på lengre sikt SIDE 18

19 Styringsgruppens mandat (uendret) Styringsgruppen har ansvar for: Sikre at prosjektet resulterer i utvikling av effektive og fremtidsrettede tjenester som på en god måte understøtter universitetets kjerneaktiviteter SIDE 19

20 Ressursgruppen Gruppen vil ha ansvar for å bidra til ideutvikling og planlegging av tiltak. Ressursgruppen vil sammen med sekretariatet ha ansvar for tilrettelegging og gjennomføring av tiltak i prosjektet. Prosjektleder er leder for ressursgruppen. Ressursgruppen har ansvar for: Forberedelse og støtte av større tiltak knyttet til arbeidsprosesser, digitalisering og samarbeid på tvers i organisasjonen Bidra til arbeidet med analysegrunnlaget for prosjektet Utarbeide forslag til retningslinjer for intern omdisponering av ressurser og andre personalrelaterte virkemidler Gjennomføring av tiltak knyttet til forenkling av rutiner og gjennomgang av fullmaktstruktur Ressursgruppen vil kunne endre sin sammensetning etter oppgaver og kompetansebehov SIDE 20

21 Sekretariatet Prosjektets sekretariat har ansvar for samlet koordinering og gjennomføring av tiltak, og vil samarbeide tett med ressursgruppen. Prosjektsekretariatet har ansvar for: Dokumentasjon og formidling av arbeidet i styringsgruppen, ressursgruppen og alle undergrupper Utarbeide analysegrunnlaget til prosjektet Utarbeide en detaljert framdriftsplan/milepælsplan til styringsgruppen, og ha ansvar for løpende oppdatering av denne Tilrettelegge for iverksetting av raske tiltak Prosjektstøtte og koordinering til prosesser, både lokalt ved enhetene og for tiltak som settes i gang i #ORG2022. Følge opp og rapportere resultater til styringsgruppen. Følge opp kommunikasjonsplan og drive fortløpende informasjonsarbeid til hele organisasjonen SIDE 21

22 Styringsdokumentet - vedleggene 1. Prosjektplan (dynamisk plan) 2. Kommunikasjonsplan (oppdatert) 3. Notat om analysegrunnlaget (oppdateres) 4. Rapporteringsplan (forslag) SIDE 22

23 Kommunikasjonsplanen Målgrupper og interessenter Alle ansatte Ledere Tillitsvalgte og verneombud Studenter Universitetsstyret Myndigheter SIDE 23

24 Kommunikasjonsplanen Kommunikasjonskanaler To åpne møter per semester -Om prosjektet, aktiviteter og underprosjekter -Innspill og ideer -Deling av gode SIDE 24

25 Rapporteringsplan Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen etter rapporteringsplan som er vedlagt styringsdokumentet. Følgende skal rapporteres: Fremdrift, avvik, risikovurdering og risikoreduserende tiltak. «Ved avvik fra vedtatt prosjektplan skal styringsgruppens leder orienteres uten unødig opphold.» SIDE 25

26 Milepælsplan - tiltakene SIDE 26

27 Prosjektplanen 1. Gjennomgang av arbeidsprosesser (herunder også fullmaktstruktur) A. Fokus på forenklinger og forbedringer B. Det selvbetjente universitet 2. Verktøybygging C. Fokus på mål og resultater enkle verktøy D. Personalrelaterte verktøy E. Koordinering og prosjektstøtte til prosjekter vad avdelinger og enheter 3. Egne prosjekter i regi av #ORG2022 F. Videre oppfølging av digitaliseringsstrategien G. Gjennomgang av utvalgsstrukturer i organisasjonen H. Andre tiltak SIDE 27

28 Prosjektplanen de konkrete tiltak SIDE 28

29 Styringsdokumentet oppsummering av diskusjonen Behov for justeringer, forbedringer eller endringer? Behov for endringer av vedlegg 2-4? Kommunikasjonsplan Notat om analysegrunnlaget Rapporteringsplan SIDE 29

30 Prosjektplanen oppsummering av styringsgruppens kommentarer Behov for justeringer, forbedringer eller endringer? Konkrete tiltaksforslag fra styringsgruppen? SIDE 30

31