Regionrådsmøte ORKidé Nordmøre regionråd

Transkript

1 Regionrådsmøte ORKidé Nordmøre regionråd Nordmøre museum mellom storsamfunnets krav og lokale ønsker v/styreleder Einar Lund og direktør Ståle Tangen

2 Historikk Viktige styringssignal i museumspolitikken ligg i: St.meld. nr. 22 ( ) Kjelder til kunnskap og oppleving (ABM-meldinga) St.meld. nr. 48 ( ) Kulturpolitikk fram mot 2014 (Kulturmeldinga) St.meld. nr. 49 ( ) Framtidas museum Mål for museumsreforma Det går fram av stortingsmeldingane at måla for museumsreforma er: Å gjere musea større, fagleg og administrativt sterkare, få betre budsjett og større muligheiter for utvikling. Å gjere musea til ein viktig og ansvarlig samfunnsaktør som samlar inn og forskar, formidlar, fornyar og forvaltar kulturhistoria. Å bevare og styrke lokalt engasjement og regional forankring.

3 Politiske vedtak Møre og Romsdal fylkeskommune I sak KU-22/02 vart rammene for det framtidige museumsvesenet i Møre og Romsdal vedtatt. Det vart lagt til grunn ei konsolidert museumseining i kvar region, Nordmøre, Romsdal og Sunnmøre. Målet var færre og sterkare einingar, både fagleg og administrativt. Saka la vekt på at regionmusea skulle ha ei felles driftseining og ha eit felles driftsstyre. Samarbeidsavtalar mellom dei lokale musea som skulle danne det nye konsoliderte museet, var ikkje tilstrekkeleg. Historisk var musea institusjonar for «danning» av folket, og vart tidvis betrakta som redningsinstitusjonar for gjenstandar og bygningar. I dag er musea definert som aktørar med eit samfunnsoppdrag. Det betyr at stiftelsen Nordmøre museum (SNM) årlig mottar tildelingsbrev frå stat og fylke som finansierer % av SNM, og som beskriv i detalj hva stiftelsen kal rapportere på.

4 Fylkesutvalget i Møre og Romsdal fylkeskommune behandlet planprogram for Regional delplan for museum i møte den Forslag til planprogram skisserte følgende sentrale hovedtema for planarbeidet: Skildre utfordringar og moglegheiter i museumssektoren i Møre og Romsdal, og utgreie moglegheiten for eitt konsolidert museum, framfor dagens 6 konsoliderte einingar Tydeleggjering av musea sitt samfunnsoppdrag Avklare korleis musea i Møre og Romsdal skal oppfylle samfunnsoppdraget gjennom arbeidet med forvaltning, forskning, formidling og fornying i planperioden Vurdere vidare samarbeid om bygningsvern og fartøyvern mellom musea og offentlig kulturminneforvaltning (fylkeskommunen og kommunen) Avklare kva rolle fylkeskommunen har og skal ha overfor musea i Møre og Romsdal

5 I saksutgreiinga i møte ble det vist til høringsuttalelsene til planprogrammet der det bl.a. ble pekt på: «Fleire høyringsuttalane trekk fram behovet for å definere omgrepet konsolidering, samt ei tydeleggjering av kva det innebær å vere/bli eit konsolidert museum.» Erfaringene fra arbeidet i fylkeskommunen med å forberede oppstart av planprosessen, samt innsamla kunnskapsgrunnlag om organisasjon og økonomi, viste at stiftelsen Nordmøre Museum (SNM) fortsatt fremstår som fragmentert framfor helhetlig. SNM synes, i likhet med andre museumsenheter i Møre og Romsdal så vel som i andre fylker, å ha utfordringer knytt til både organisasjonskultur og organisasjonsstruktur. For at organisasjonen skal nå sitt potensiale som et profesjonelt museum med solid faglig profil, er det nødvendig at organisasjonen blir utviklet til en strukturell og kulturellhelhetlig organisasjon, ikke fragmentert som i dag. På dette grunnlaget vurderte Møre og Romsdal fylkeskommune at konsolideringsprosessen i SNM som ble vedtatt og startet opp på 2000-talet, ikke er fullført. For å ta opp de utfordringene som var kommet frem, tilbød fylkeskommunen SNM dekke kostnadene med et OU- prosjekt som konsulentfirmaet Agenda Kaupang skulle ha ansvaret for.

6 18.januar 2017 ble det lagt frem et utkast til Prosjekt- og fremdriftsplan for en OU-prosess til drøfting i styret. Styret i SNM er styringsgruppe for prosjektet og det ble valgt prosjektgruppe etter innstilling fra styreleder: Enstemmig vedtak: 1. Utkast til prosjekt og framdriftsplan ble drøftet. Synspunkter og innspill fra styret meddeles Agenda Kaupang og innlemmes i presentasjon av prosjektplan som gis til de ansatte på fellesmøte den 25. januar. 2. Som prosjektgruppe oppnevnes: Ståle Tangen, leder Frida Berg Marianne Nystad Odd W. Williamsen Berit Johanne Vorpbukt 25.januar 2017 ble utkastet presentert for ansatte i SNM 22.februar 2017 hadde styringsgruppa sitt første møte og gjorde følgende vedtak: «Styringsgruppa tar informasjon etter prosjektgruppas møte til etterretning og godkjenner prosjekt- og framdriftsplan revidert »

7 Følgende mål vart vedtatt i OU-prosessen: Stiftelsen Nordmøre Museum blir opplevd som en konsolidert organisasjon med en kultur og en struktur som setter stiftelsen i stand til å nå sine strategiske mål (de fire F ene) best mulig Det foreligger en klar forståelse av roller og ansvar internt i stiftelsen, mellom stiftelsen styre og de ansatte, samt mellom stiftelsen og fylkeskommunen Det var forventet at OU-prosessen ved SNM skulle gi følgende leveranser: 1. Få frem en beskrivelse av dagens situasjon og en ønsket fremtid (målbilde) når det gjelder opplevelse av organisasjonskultur, organisasjonsstruktur og rolleforståelse. Det skal gjennomføres en kartlegging for å få frem hvordan relevante aktører vurderer dagens situasjon og hvordan de ser for seg at det bør være ett år frem i tid. 2. En tydeliggjøring av styrets rolle, ledelsens rolle, de ansattes rolle og avdelingenes rolle i organisasjonen, samt en tydeliggjøring av fylkeskommunens rolle i relasjon til stiftelsen. Gjennom dialog og skriftlige avklaringer skal man tydeliggjøre rollefordeling og styrke rolleforståelse og rolleaksept i stiftelsen. 3. Utvikle og vurdere alternative forslag til fremtidig organisering av SNM. Anbefale en prinsippmodell for fremtidig organisering. 4. Identifisere og utvikle forslag på tiltak og aktiviteter som må gjennomføres for å skape en helhetlig organisasjon med et godt samarbeidsklima preget av kommunikasjon, trygghet og tillit. Eksempelvis vil dette kunne handle om god ledelse, godt medarbeiderskap, god møtestruktur, kulturbyggende tiltak, samt individuelle holdninger og handlinger som underbygger god samhandling. 5. Prosessen skal i seg selv bidra til en mer sammensveiset organisasjon som har større kjennskap til og økt forståelse for den enkelte grupperings oppgaver, kompetanse og arbeidsmåter, som opplever en sterkere tilhørighet til SNM og som ser nye muligheter ved en styrket konsolidering.

8 Prosjektets arbeidsform og aktiviteter Strategiske føringer Nasjonale og regionale føringer og vilkår SNM Strategiplan Styrets ambisjoner og føringer Prosjektoppstart og planlegging Kartlegging av dagens situasjon og utvikling av målbilde Utvikle endringsforslag Vurdering og rapportering Beslutning og implementering Prosjektorganisasjon etableres Felles Oppstartsmøte Praktisk tilrettelegging Vedta prosjektplan og fremdriftsplan Dokumentstudier intervjuer/fokusgrupper Beskrive forståelse av nåsituasjonen. Få frem et bilde av en ønsket fremtid Kartlegge kompetanse, oppgaver og arbeidsmåter Fellessamling Utarbeide kriterier for vurdering av alternative organisasjonsmodeller utvikle forslag til alternativ organisering av SNM Utvikle forslag på tiltak og aktiviteter som skal styrke NMS sin organisasjonskultur Fellessamling Videreforedling av endringsforslag og utviklingstiltak Fellessamling Vurdere og foreslå Utvikling av sluttrapport Beslutning om prinsippmodell for fremtidig organisering Vedta implementeringsplan Implementering og oppfølging Januar mars april mai juni Arbeid i prosjektgruppe/styringsgruppe Kommunikasjon, informasjon og involvering. Interne møter/fellessamlinger Medbestemmelse dialog med tillitsvalgte

9 Regional delplan for museum vedtok Fylkesutvalget å legge ut på høring i møte den Høringsfrist er dett til 20.august OU-prosess i stiftelsen Nordmøre museum RAPPORT 2017 MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE Rapporten om OU- prosess i stiftelsen Nordmøre Museum ble behandlet i styringsgruppemøte og i styremøte samme dag. OU prosessen er et oppdrag som Agenda Kaupang har fått fra Møre og Romsdal fylkeskommune for å bistå SNM i en organisasjonsutviklingsprosess og da sett i sammenheng med Regional Delplan.

10

11

12

13 Utdrag fra styrets vedtak i sak 27/17: «Rapporten fra Agenda Kaupang er et godt grunnlag for det videre arbeide i beslutningsprosessen og implementeringsfasen av OU- prosessen i Stiftelsen Nordmøre Museum (SNM). 1) Formålet nedfelt i vedtektene for SNM legges til grunn for det videre arbeide med organisasjonsform og organisasjonsstruktur i SNM. «gjennom dei ulike museumseiningane å aktivisere innbyggarane i regionen, kartlegge, samle inn, dokumentere, ta vare på, gjere faglege undersøkingar, utvikle og formidle kunnskap om materielle og imaterielle kulturminne og kulturhistorie med særleg vekt på Nordmøre..» 1) Intensjonen er fortsatt å opprettholde museumstilbudene på Nordmøre. Prinsipielt oppleves ikke dagens organisasjonsstruktur å oppfylle målsettingen som er nedfelt i OU-prosjektet, at SNM er en konsolidert organisasjon med en kultur og en struktur som setter stiftelsen i stand til å nå sine strategiske mål (de fire F ene) best mulig. Det betinger at det må arbeides videre med å nå målet i forståelse med driftsavtalepartene jf. for øvrig Regional delplan for musea i Møre og Romsdal. 2) Det opprettes en stilling som fagsjef. Fagsjefen har tillegges funksjon som ass. direktør. Faggruppene forutsettes videreutviklet og skal ha et spesielt ansvar for prosjekter som initieres av fagsjef.»

14 Vedtak forts.: «Valg av organisasjonsform og organisasjonsstruktur og utredning av ny økonomimodell Styret oppnevner en arbeidsgruppe på 3 fra styret som skal ha ansvar for å gjennomføre møter med berørte parter i tidsrommet august - oktober for å informere og drøfte gjennomføringen av en ny organisasjonsform og en ny organisasjonsstruktur. Det forutsettes at prinsippene for en ny økonomimodell også inngår som tema i møtene. Målet er å oppnå en felles forståelse for endringer som må gjennomføres i SNM for å nå målsettingen i prosjektplanen som er vedtatt. Tiltak som inngår i denne del av prosessen og som må settes inn i en implementeringsplan om gjennomføring og iverksetting er følgende: Vedta ny organisasjonsform Vedta ny organisasjonsstruktur Avklare personalpolitiske spørsmål Utvikle skriftlige rollebeskrivelser/stillingsbeskrivelser for de sentrale rollene i stiftelsen En felles økonomi for stiftelsen Forventninger til eierstyrene Revisjon av driftsavtaler Oppstart av ny strategisk plan Videreutvikle dagens møteplasser Vedtak og plan for iverksetting skal vedtas i styremøtet den 1.november.» Styret oppnevnte følgende medlemmer til arbeidsgruppa som skal ha ansvar for å gjennomføre møter med berørte parter: Styreleder Einar Lund, styremedlemmene Maja Frønes og Svein Kongshaug.