Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget

Transkript

1 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2016 Tor Harald Hustad Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Val av ar for 2017 Bakgrunn Ifølgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført i fylkeskommunen. I forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar 7 kjem en sitt innhald nærare fram: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd Det har vore rutine at fylkestinget avgjer kva prosjekt innan som skal gjennomførast det enkelte år, men slik at kontrollutvalet gir tilråding om aktuelle prosjekt. Kontrollutvalet skal vidare sørge for at valte sprosjekt gjennomført, og rapportere om resultatet av en til fylkestinget. Denne saka gjeld val av prosjekt i 2017.

2 Side 2 Kontrollutvalet skal som del av prosedyren få utarbeidd ei overordna analyse av fylkeskommunen for å avdekke område der fylkeskommunen har utfordringar i å imøtekome lovkrav, nasjonale føringar eller eigne vedtak og målsettingar. Den overordna analysen ligg vedlagt. - Vedlegg 1: Overordna analyse 2017 Overordna analyse vart lagt fram og drøfta i kontrollutvalet i møte den 2. november d.å. (sak Ko-45/16), med grunnlag i ei oppsummering og med konkrete forslag om prosjekt frå kontrollsjefen. Vurdering: Aktuelle sprosjekt basert på risiko og vesentlegheit: Med bakgrunn i den overordna analysen som ligg vedlagt, blei kontrollutvalet lagt føre følgande aktuelle prosjekt basert på kva område som er vurdert som risikofylte (i uprioritert rekkefølgje): Fylkesveg Heilskapleg risiko- og verksemdstyring samt intern kontroll og HMS Den kulturelle skolesekken (DKS) Ressursstyring av lærarar og bruk av overtid (i VGS og i Fagskolen i Møre og Romsdal) Fagskolen i Møre og Romsdal styring og kontroll Budsjett- og økonomistyring Informasjonssikkerheit Svart økonomi, arbeidslivskriminalitet, og «sosial dumping» Kvalitet hos lærebedrifter og oppfølging av lærlingar Innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skolar Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar Kontraktsoppfølging på samferdselsområdet innan kollektivtrafikk og ferjer

3 Side 3 Val og innretning av sprosjekt: Med bakgrunn i risikovurderingane i den overordna analysen som ligg vedlagt, fann kontrollutvalet å ville tilrå følgjande 4 ar i 2017 (i uprioritert rekkefølgje): 1. Fylkesveg I kva grad er vedlikehaldsbehovet kartlagt og i kva grad er det etablert system for løpande kartlegging I kva grad er det etablert mål samt system og planar for verdibevarande vedlikehald av vegnettet I kva grad ivaretar fylkeskommunen sitt ansvar for å vedlikehalde fylkesvegane Er ansvar og roller for oppfølging av vedlikehald og behov tilfredsstillande avklara I kva grad er det etablert tilfredsstillande intern kontroll for forsvarleg oppfølging og forvaltning av fylkesvegane I kva grad har fylkeskommunen tilfredsstillande kapasitet og kompetanse for oppfølging av SVV kva gjeld drift- og vedlikehald I kva grad er det etablert system og rutinar for gjennomføring av «marginale» prosjekt 2. Ressursstyring av lærarar og bruk av overtid i skolane (i VGS og i Fagskolane i Møre og Romsdal) Kor omfattande er bruken av overtid ved dei einskilde skolane i den vidaregåande opplæringa og fagskolane, og korleis har omfanget av overtid utvikla seg over tid I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at dei arbeidsrettslege forholda i AML blir ivaretatt (planlagt overtid er ikkje tillat) I kva grad er det skilnader mellom skolane med omsyn til bruken av overtid og kvifor I kva grad er det etablert eit heilskapleg og forsvarleg system og rutinar for ressursstyring av lærarane med tanke på å redusere overtidsbruk I kva grad er det etablert system og rutinar for ressursstyring som sikrar at elevane sikrast krava om minste årstimetall med undervisning

4 Side 4 3. Den kulturelle skolesekken (DKS) 4. Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar I kva grad er det etablert system og rutinar for at kulturproduksjon (DKS) skjer i tråd med måla og prinsippa gitt i dei årlege statlege tildelingsbreva I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at avtale- og kontraktsinngåing med underleverandørar er i samsvar med gjeldande regelverk i samband med kulturproduksjonane I kva grad er det etablert system og rutinar for oppfølging og oppdatering av avtalar og kontraktar med tanke på regelverket og eventuelle endringar i regelverket I kva grad er ansvarsforhold kva gjeld transport av elevar til/frå kulturproduksjonar avklara I kva grad har fylkeskommunen system og rutinar som sikrar at regelverket for vidaregåande opplæring av unge asylsøkjarar blir ivaretatt I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar tilfredsstillande samspill og samordning mellom dei ulike forvaltningsnivåa som er berørt I kva grad får minoritetsspråklege elevar tilbod om særskilt språkopplæring i samsvar med føresetnadane i regelverket I kva grad blir det nytta innføringsklasse for minoritetsspråklege Som reserveprosjekt fann kontrollutvalet å tilrå følgjande prosjekt (i uprioritert rekkefølgje): 1. Kontraktsoppfølging på samferdselsområdet innan kollektivtrafikk og ferjer I kva grad er det etablert system og rutinar for kartlegging av kontraktrisiko i kontraktsportefølja På kva måte er kontraktsoppfølging organisert og er organiseringa hensiktsmessig og forsvarleg I kva grad er det etablert forsvarleg system og rutinar for oppfølging av kontraktrisiko

5 Side 5 2. Heilskapleg risikoog verksemdstyring samt intern kontroll og HMS I kva grad er det etablert tydelege og konsistente mål for tenestene og for organisasjonen I kva grad er det etablert eit forsvarleg system for overordna intern kontroll samt delegasjons- og fullmaktsreglement Korleis blir risikovurderingar nytta som element i internkontrollen og styringa av verksemda I kva grad er det etablert kontrollaktivitetar som skal sikre at sentrale arbeidsprosessar løpande følgjer lovkrav og interne retningslinjer I kva grad er det etablert rutinar for oppfølging av at internkontrollen fungerer slik den var tenkt innanfor dei ulike einingane I kva grad er rapporteringa til leiinga (både til toppleiing og avdelingsleiing samt politiske utval) heilskapleg og hensiktsmessig utforma og i kva grad gir den tilstrekkeleg grunnlag for heilskapleg styring og kontroll Har fylkeskommunen system og rutinar som sikrar etterleving av sentrale krav i regelverket når det gjeld HMS 3. Kvalitet hos lærebedrifter og oppfølging av lærlingar I kva grad er det etablert system og rutinar for kvalitetssikring av lærebedrifter ved inngåing av avtale med lærebedrift I kva grad er det system og rutinar for løpande oppfølging av kvaliteten i lærebedriftene I kva grad er det etablert system og rutinar for oppfølging av lærlingar hos lærebedrifter I kva grad er det etablert system for systematisk evaluering av lærebedrifter Til opplysning har kontrollutvalet i tillegg til det som er nemnd over, under arbeid sprosjektet «Drift og vedlikehald av skolebygg». Dette blei vedtatt i fylkestinget sitt møte i juni d.å i sak T-34/16 med bakgrunn i uheldige forhold avdekt gjennom Arbeidstilsynet sitt tilsyn ved Kristiansund vgs. Som følgje av dette meinte kontrollutvalet at det på generell basis var hensiktsmessige å sjå nærare på korleis bygningsmassen er gjenstand for verdibevarande vedlikehald. Det er venta sluttrapport til fylkestinget i april 2017 når det gjeld dette prosjektet.

6 Side 6 I tillegg har kontrollutvalet eit prosjekt som i sak KO-16/16 vart utsett. Dette gjeld sprosjektet Nordøyvegen organisering, styring, kontroll og rapportering. Som følgje av uklarheiter og usikkerheit som oppstod i vår meinte kontrollutvalet at tidspunktet for gjennomføring av sprosjektet var uheldig. Med bakgrunn i dette vedtok kontrollutvalet i sak KO-16/16 foreløpig å utsette start av sprosjektet Nordøyvegen til hausten Prosjektutforming m.m. Ovanfor er det gitt ei grovskisse over kva utfordringar som kvart av dei føreslåtte prosjekta representerer. I det vidare skal det utleiast meir spesifiserte problemstillingar og kriteria som grunnlag for sprosjekta, gjennom ei prosjektskisse som kontrollutvalet får seg førelagt. Når det gjeld prioritering av rekkefølgja i utføringa av prosjekta er det å anbefale at kontrollutvalet får fullmakt til å fastsette dette, ettersom det må tilpassast ressurssituasjonen. Kontrollutvalet bør og få fullmakt til å ta endeleg stilling til utforminga av prosjekta, og eventuelt utsetting/bortfall av prosjekt og iverksetting av reserveprosjekt. Ut over dette ligg føringar lagt i overordna analyse til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid. Forslag til vedtak: Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalets forslag til prosjekt innan i 2017, med desse prioriterte prosjekta: 1. Fylkesveg 2. Ressursstyring av lærarar og bruk av overtid i skolane 3. Den kulturelle skulesekken (DKS) 4. Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar Kontrollutvalet vedtok følgjande reserveprosjekt: 1. Kontraktsoppfølging på samferdselsområdet innan kollektivtrafikk og ferjer 2. Heilskapleg risiko- og verksemdstyring samt intern kontroll og HMS 3. Kvalitet hos lærebedrifter og oppfølging av lærlingar Kontrollutvalet får fullmakt til å prioritere rekkefølgja mellom prosjekta, og ta nærare avgjerd om utforming og gjennomføring, eventuelt iverksetting av reserveprosjekt. Vedlegg 1 Overordna analyse 2017 Tor Harald Hustad kontrollsjef