PROSJEKTPLAN SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE

Transkript

1 PROSJEKTPLAN SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Den fekk Stord kommune melding om opptak i programmet Saman om ein betre kommune, og får støtte med kr per år til og med I januar 2013 deltok kommunen i oppstartsamling der det vart gitt informasjon om programmet. Kommunen var innstilt på å rigga prosjektet med 80% stilling som prosjektleiar. Etter ny vurdering av organisering og gjennomføring av prosjektet vert det gjennomført på vanleg måte etter PLP metoden. Ein ser føremoner i å driva prosjektet gjennom den etablerte organisasjonen i staden for. I budsjett og økonomiplan under Driftsstyret finn me kommunen si målsetjing for sjukefråvær i 2014 som er sett til 7.5%. I prosjektplanen vert det lagt fram forslag til tiltak for korleis dette målet kan nåast. Kommunen ønskjer å setja fokus på tema nærvær og setja det i samanheng med arbeid for eit godt omdøme for Stord kommune. Me ønskjer å setta fokus på nærvær i staden for fråvær. Nytt prosjekt Saman om ein betre kommune vert det viktigaste tiltaket vidare for arbeidet med å nå mål for nærvær. 1.2 Mål Målet er å skapa best mogelege tenester til innbyggjarane og stå rusta til å møta framtida sine utfordringar med bærekraftige kommunale tenester. Stord kommune sine tilsette har eit nærvær på 92.5% i 2014 og ut økonomiplanperioden. Helsefremjande og meiningsfulle arbeidsmiljø for tilsette. 1.3 Rammer Inntekter Sum Kommunal og regionaldepartementet Stord kommune, budsjett KLP- søknad innen Det vert sendt søknad til KLP i høve støtte til Saman om ein betre kommune. Dersom søknaden vert innvilga, skal midlane kr nyttast til å finansiere utviklingstiltak innan pleie og omsorg, viss ikkje fell dette tiltaket bort. Utgifter Sum Prosjektleiing Leiarutvikling Temadag Prosjektadministrasjon

2 Kartlegging/status/sjukefråvær i einingane Prosjektsamling/studietur Utviklingsprosjekt Omfang 2.1 Oppgåver Det overordna er å utvikla vidare effektive tenester til innbyggjarane for å stå rusta til å møta framtida sine utfordringar innan sjukefråvær/nærvær, rekruttering og omdøme Dette ønskjer me å få til ved å ha fokus på tiltak for gode arbeidsmiljø ved å styrke leiarfunksjonen, bygge omdøme ved mellom anna å utarbeide kommunikasjonsstrategi for Stord kommune og fornye og implementere kultur og verdiplakaten. Vidare vil me gå gjennom system og rutinar for HMT og oppfølging og til rettelegging for sjukemeldte, samt å sjå på arena for godt samarbeid med andre aktørar som bedriftshelsetenesta og NAV m.m 3. Organisering 3.1 Ansvar

3 Styringsgruppe (SG) Styringsgruppa er Driftsstyre og arbeidet vert utført gjennom eit trepart samarbeid. Driftsstyre er PA sin støttespelar og rådgjevar og skal vurdera målrealisering og ta beslutningar i prosjektet. Prosjektansvarleg/prosjekteier (PA) Prosjektansvaret ligg hjå rådmannen og er delegert til personal og organisasjonssjefen Prosjektleiar (PL) Prosjektleiar er HMT leiar i kommunen som har det operative ansvaret for prosjektet. Prosjektleiar har ansvaret for å utarbeida nødvendige prosjektplanar, rapportering m.m Prosjektgruppe (PG) Prosjektgruppa skal bestå av aktive prosjektdeltakarar som arbeider saman med PL om å planleggje og å gjennomføra prosjektet. Gruppa vert sett slik saman: HMT leiar i Stord kommune Hovudverneombodet Hovudtillitsvald Representant frå Arbeidslivssenteret i Hordaland To einingsleiarar Referansegruppe (RG) Ikkje oppretta per dato. 3.2 Samarbeid Ein vil i prosjektet etablere samarbeid med Nav Stord og Arbeidslivssenteret i Hordaland, bedriftshelsetenesta Haugaland HMT og KLP. 4. Avgjerder, oppfølging og milepælar 4.1 Avgjerdspunkt (Link til meir informasjon) Kopier så mange avgjerdspunkt du treng og fyll inn. AP nr. 1 Dato: Namn: Organisering av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Godkjenning av prosjektplanen i styringsgruppa

4 Dokumentasjon: Prosjektplanen AP nr. 2 Dato: Namn: Styring og leiing av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Rekruttering av prosjektleiar Dokumentasjon: Sak til Driftsstyre om organisering og gjennomføring av prosjektet AP nr. 3 Dato: Våren 2014 Namn: Temadag om nærvær med einingsleiarar, tilsette, hovudtillitsvalde og politikarar Kva skal det takast ei avgjerd om: Organisering av temadag og informasjon som skaper forståing for prosjektet Saman om ein betre kommune Dokumentasjon: Program for dagen Prosjektleiar og prosjektansvarleg skal arbeida vidare med avgjerder, oppfølging og milepælar i samarbeid med prosjektgruppa AP nr 4 Dato: Namn: Endra organisering av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Organisering og gjennomføring av prosjektet Dokumentasjon: Vedtak i Driftsstyre 4.2 Oppfølging Me legg opp til at:

5 PL har faste møter med PA. Statusrapportar til SG per møte i Driftsstyre Prosjektgruppa møter til faste tider Det vert PL sin oppgåve å sette opp møteplanane. 4.3 Milepælar Nr.1 Dato Milepæl Organisering av prosjektet Nr Styring og leiing av prosjektet Nr. 3 Våren 2014 Temadag Nr Endra organisering og gjennomføring av prosjektet 5. Risikoanalyse og kvalitetssikring (Link til støtteverktøy) 5.1 Risikofaktorar Risikofaktor S K RF Tiltak Manglande planlegging Bruke god tid til planlegging av prosjektet, nytte ekstern kompetanse ved behov. Kommunal og regionaldep kan bidra. Dårleg organisering av informasjon i prosjektet Manglande engagement i organisasjonen Vanskeleg å prioritere tid til prosjektet i organisasjonen Få de viktige eigenskapane på plass ved rekruttering av kompetent prosjektleiar, God organisering av prosjektet Gode rutiner for samarbeid/informasjon og rapportering Skape motivasjon for prosjektet i heile organisasjonen (S= sannsynleg, K= konsekvens, RF= risikofaktor)

6 6. Gjennomføring 6.1 Hovudaktivitet Nr Namn Formål Oppgåver Resultat 1. Informasjon og eigarskap i organisasjonen Stord kommune Alle tilsette er kjende med prosjektet og deltek 2 Helsefremjande arbeidsplasser» 3 Sjukefråværs- og nærværsarbeidet må baserast på grundig kartlegging og analyse Å skapa trivsel og forhold som kan ha betydning for om medarbeidarane velgjer å gå på jobb eller ikkje om dei ikkje kjenner seg heilt friske eller inkludert Identifisere problem og utfordringar før tiltak vert sett i verk Informasjon til leiarar og tilsette Temadag om nærvær PL/PA deltek på ulike møter og arena i einingane Få til godt trepartssamarbeid Identifisere nærværsfaktorar Skreddarsy løysingar for kommunen sine utfordringar Tilsette kjenner til prosjekt og tiltak og medverkar til suksess i måloppnåinga Nå mål om 92.5% nærvær Iverksette tiltak som verkar 4 System og rutinar for HMT 5 Rutinar for oppfølging og tilrette legging av sjukemeldte Overordna HMT system for kommunen er oppdatert Raskast mogeleg attende i arbeid Revisjon av overordna system Opplæring einingsleiarar Revisjon av rutinar for oppfølging og tilrettelegging IA Opplæring Einingane i kommunen gjennomfører systematisk HMT arbeid Tilsette som kjenner seg ivaretekne ønskjer seg raskt attende i arbeid

7 6 Samarbeid med andre som til dømes bedriftshelsetjenesten Nav Stord, arbeidslivssenteret 7 Styrke leiarfunksjonen Andre aktører er og viktig for å bidra til å skape gode rutinar for både forebygging og oppfølging av sykefravær Einingsleiarane har kjennskap til verksemda Stord kommune og retningslinjene. Einingsleiarane får utvikla kunnskap om leiing einingsleiarar av rutinar og system Etablere system/arena for samarbeid med andre viktige aktørar Program for å støtte og utvikle våre einingsleiarar Tiltak som er sette i verk/prøvd ut, bør ein evaluera effekten av Ein kan få inspirasjon av andre verksemder sitt arbeid. Skal bidra til å skapa helsefremjande og gode arbeidsmiljø 8 Omdømebygging Bygge eit godt omdøme for Stord kommmune som særleg skal bidra til god rekruttering 9 Rekruttering Bygge godt omdøme og behalda og rekruttera Utarbeide og implementere kommunikasjonsstrategi for Stord kommune Kultur og verdiplakaten som styringsdokumentrevitalisering og ny omgang med implementering i alle einingar. Utvikle heimesida til Stord kommune/annonsesida Tilsette skal vera stolte av arbeidsplassen sin i Stord kommune. Dette kan bidra til å redusere turnover og gi grunnlag for god rekruttering Få fram dei tilsette sine opplevingar av å arbeide i Stord kommune Utviklingsprosjekt i pleie og omsorgutdanne eigne tilsette ufaglærte til helsefagarbeidarar God rekruttering i pleie og omsorg/helsefagarbeidarar 6.2 Tidsplan Denne vert planlagt i prosjektgruppa

8 Hovudaktivitet Tidsplan (fyll inn dato) Ansvarleg HA 1 gjennomført HA 2 HA 3 HA 4 HA 5 HA 6 HA 7 HA 8 HA - 9 Milepælar Avgjerdspunkt Statusmøte Styringsgruppemøte 7. Økonomi Prosjektbudsjett Handling Kostnad pr time Totalt timetal Kostnad