Før behandlingen av sakene blir det en gjennomgang av prosjektmetodikken som benyttes (PLP) ved ass rådmann Ingvar Rolstad. Levanger, 4.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Styringsgruppa Forny 2006 Møtested: Formannskapssalen (rom 3008 i rådhuset) Dato: Tid: kl: 13:00 (etter formannskapets ordinære sakliste) Faste medlemmer er Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig, på tlf , eller e-post: mailto:rita.mari.keiseras@levanger.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr SG 2006/01 SG 2006/02 SG 2006/03 SG 2006/04 SG 2006/05 Innhold Sammensetning av styringsgruppen Prosjektplan hovedprosjekt Prosjektplan delprosjekt administrativ organisering Prosjektplan delprosjekt politisk organisering Prosjektplan delprosjekt NAV Før behandlingen av sakene blir det en gjennomgang av prosjektmetodikken som benyttes (PLP) ved ass rådmann Ingvar Rolstad Levanger, 4.april 2006 Prosjektansvarlig 1

2 SAMMENSETNING AV STYRINGSGRUPPA Styringsgruppa Forny SG 2006/01 Styringsgruppa gis følgende sammensetning: Formannskapets medlemmer Odd Thraning Olav Norberg Eli Grevskott Gudny Ronglan Annikken Kjær Haraldsen Hans Heieraas Hilde Haugan Hynne Jostein Trøite Birger Meinhardt 4 enhetsledere Håkon Lorås Anne Aadahl Moen Solveig Martinsen Per Tore Sandsaunet 5 tillitsvalgte Håvard Heistad, TEKNA Berit Lyngen, Fagforbundet Hilde Føll, Utdanningsforbundet Mette Andersen, Norsk Sykepl.forbund Bjørn Golimo, FO. Kommunestyret vedtok 8.3 følgende: 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til etablering av et helhetlig prosjekt Forny 2 for samordning og gjennomføring av prioriterte utviklings- og endringsoppgaver i Formannskapet gir sin tilslutning til mål, organisering, framdrift og ressursrammer for prosjektet 2 av 8

3 3. Vudere konkretisering av prosjektene, operasjonalisering av mål, godkjenning av prosjektplaner for det enkelte prosjektet, opprettelse av nye prosjekter osv. delegeres til styringsgruppa for prosjektet 4. Gjennomføringen av og resultatene fra Forny 2 rapporteres som del av kommunens ordinære periode- og årsrapportering I den organiseringen det vises til i punkt 2 lå følgende forslag til grunn: Prosjekteier Kommunestyret Prosjektansvarlig Rådmannen Styringsgruppe Formannskapet 4 Tillitsvalgte 4 Enhetsledere Prosjektleder NN Prosjektgruppe 3 personer Delprosjekt Delprosjekt Delprosjekt Delprosjekt I Forum for Tillitsvalgte 24.3 anmodet rådmannen om at fagforeningene innen 31.3 oppnevnte 4 representanter i styringsgruppa. Hovedtillitsvalgt i fagforbundet Berit Lyngen tok på seg å koordinere oppnevningen. Berit Lyngen skrivber slik i e-post til rådmannen den 3. april: Hovedtillitsvalgte i Levanger har hatt møte idag og kom fram til følgende: Tillitsvalgte til styringsgruppe: Håvard Heistad, TEKNA Berit Lyngen, Fagforbundet Hilde Føll, Utdanningsforbundet Mette Andersen, Norsk Sykepl.forbund Bjørn Golimo, FO Vi ser at det i styringsgruppa er det bestemt at det skal være 4 tillitsvalgte, men håper at vi kan ta med 5. Vi har satt sammen en gruppe som favner de fleste områder i FORNY 2006 og det synes vi er viktig for å få en mest mulig vellykket prosess. Bjørn Golimo har mye kompetanse innen Helse-/Rehab. og arbeide med NAV. Tillitsvalgte i prosjektgruppe: Tove Randi Olsen, Fagforbundet. 3 av 8

4 Vurdering: Som prosjektansvarlig ser rådmannen nytte i at fagforeningene blir så bredt representert som det som foreslås. Selv om det er 1 medlem mer enn det kommunestyret behandlet tilrår jeg at styringsgruppen aksepterer denne sammensetingen. Når det gjelder representasjon fra enhetene legger rådmannen opp til at de lederne som til enhver tid sitter i den Utvida Ledergruppa (URLG) deltar. I denne er hver av de fire lederlabbene representert slik: LEDERLAB fra Per Tore Sandsaunet /Solveig Martinsen Håkon Lorås Anne Aadahl Moen Gunn S Jørstad Lillian Breivik John Grønli Otto A Solli Geir Mediås Helge K Nyberg (Kristin H Nøst) Idar P Lundemo Gunvor Galaaen Kjell Hugo Dybwik Tore A Kolstad Morten Christiansen Ytterøy OS Odd S Håpnes Geir Larsen Roar Eriksen URLG VÅR 2006 På denne måten blir det en bred faglig spredning, samt at alle enheter får en forankring i styringsgruppa. 4 av 8

5 SKISSE TIL PROSJEKTPLAN HOVEDPROSJEKTET Styringsgruppa Forny SG 2006/03 Styringsgruppa tar skisse til prosjektplan for hovedprosjektet til etterretning. Forslag til prosjektplan hovedprosjektet Forslaget vil bli gjennomgått i møtet. Tanken er at styringsgruppen engasjeres i forhold til å fylle ut kritiske suksessfaktorer og komme med evt innspill. Prosjektgruppa vil få ansvar for å ferdigstille prosjektplanen etter møtet i styringsgruppa. 5 av 8

6 MANDAT OG SKISSE TIL PROSJEKTPLAN DELPROSJEKT ADMINISTRATIV ORGANISERING Styringsgruppa Forny SG 2006/04 Prosjektplanen tas til etterretning. Forslag til prosjektplan Ettersom dette delprosjektet direkte vil berøre ledelsen og organiseringen av kommunen har prosjektansvarlig funnet det riktig å innhente tilbud på ekstern bistand i dette arbeidet. Ut fra de positive erfaringer vi har med bruk av ViaVassli har jeg bedt om et tilbud fra denne konsulenten som kan gå inn å gjøre en kvalifisert jobb med begrenset ressursbruk ettersom han kjenner vår organisasjon og utfordringer etter tidligere oppdrag. Konsulenten har også nylig gjort en jobb for Verdal kommune. Vurdering: Det kan brukes veldig mye tid og ressurser på administrativ organisering. Av hensyn til rasjonell drift av organisasjonen er det viktig at uklarheter avklares raskt. Prosjektansvarlig har derfor kommet fram til at den beste måten å gjennomføre dette delprosjektet på er at Prosjektleder gjennomfører oppdraget i henhold til bestilling, men medvirkning vil bli ivaretatt med bred deltakelse i arbeidsseminar, drøftinger i styringsgruppen og ved høringsrunder i etterkant. 6 av 8

7 PROSEKTPLAN DELPROSJEKT POLITISK ORGANISERING Styringsgruppa Forny SG 2006/05 1. Mandat for delprosjektet godkjennes 2. Skisse til prosjektplan tas til etterretning. 3. Som delprosjektgruppe oppnevnes: Mandat for delprosjektet Skisse til prosjektplan Forslag til mandat legges fram for styringsgruppa for beslutning i prosjektet. Det vil være naturlig at styringsgruppa oppnevner delprosjektgruppe. Vurdering: I arbeidet med Forny 2001 var det også et delprosjekt som gikk på politisk organisering. Dette delprosjektet var bemannet slik: Navn Rolle/ansvar Rita Mari Keiserås delprosjektleder Odd Thraning Hans Heieraas Atle Sjaastad Ivar Haarstad Gerd Marit Svendsen Etter prosjektansvarliges vurdering er det ikke unaturlig at det organiseres på samme vis denne gang. 7 av 8

8 PROSJEKTPLAN NAV Styringsgruppa Forny SG 2006/06 Styringsgruppa tar prosjektplanen til orientering. Prosjektplan, godkjent av Prosjektansvarlig Inger Marie Bakken Det meste av de kommunale oppgavene som kan bli aktuelle å legge til de nye NAVkontorene er i dag lagt til Innherred samkommune. Administrasjonssjefen i samkommunen satte derfor ned en felles prosjektgruppe for de to kommunene med ansvar å avklare hva kommunene ønskes å legge inn i NAV. Ass rådmann i Verdal Inger Marie Bakken er prosjektansvarlig. Vurdering: Prosjektplanen er allerede godkjent av prosjektansvarlig, og arbeidet er godt i gang, men det vil være naturlig å legge den fram for styringsgruppa til orientering. 8 av 8