Notat for beslutning Delprosjekt D.4 Oppvekst System Visma Flyktning og Voksenopplæring Nye Drammen kommune

Transkript

1 Notat for beslutning Delprosjekt D.4 Oppvekst System Visma Flyktning og Voksenopplæring Nye Drammen kommune Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 Innhold 1. Formål med notat for beslutning Kort om delprosjektet Sektor og system som berøres Valg Føringer Fordeler Ulemper Konsekvenser Anbefaling og vedtak... 5 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 1. FORMÅL MED NOTAT FOR BESLUTNING Formålet ved bruk av dette notatet er å sikre at det er en omforent prosess som ligger til grunn for beslutning om anskaffelse av system, videreføring, sammenslåing og/eller utfasing av systemer. Det er også et mål å sikre at alle delprosjekter og leveranseteam i A4.2 IKT- prosjektet gjør valg med bakgrunn i felles prosesser, samt dokumenterer med en felles standard de valg som gjøres for ny kommune. 2. KORT OM DELPROSJEKTET Introduksjonssenteret og flyktningtjenesten i de tre kommunene bruker samme system, og planen er å reetablere dette fagsystemet for Nye Drammen, for å sikre drift i de gamle, og den nye kommunen. Tilleggsmoduler må harmoniseres, eksempelvis SvarUt, digitalt arkiv og Scanning Sektor og system som berøres Beskriv hvilken sektor og system som blir berørt, samt mål med systemet og hvilken kommune som bruker systemet Sektor Navn på system Mål med systemet/løsningen Utdanning Visma Flyktning og Saksbehandling og Voksenopplæring voksenopplæring Kommune som bruker systemet Nedre Eiker, Svelvik og Drammen 2.2. Valg Sett kryss ved gjeldende valg Valg Ny anskaffelse Videreføring Sammenslåing Utfasing System X 3. FØRINGER Ved anskaffelse, videreføring, sammenslåing eller utfasing av systemer er følgende kriterier førende: - Tid - Kostnad - Kvalitet - Lov om anskaffelser (juss) Gjør rede for hvilke føringer i prioritert rekkefølge som er lagt til grunn for sammenslåing (stryk det som ikke passer) og hvorfor Tid, kostnad og lov om anskaffelser er lagt til grunn for valget om sammenslåing. Alle tre kommunene bruker samme fagsystem, og det vil være det enkleste å gjennomføre. Vi Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 slipper full anskaffelsesprosess og implementeringsfasen vil være svært mye enklere å gjennomføre når tre virksomheter skal harmoniseres i et system de allerede kjenner. Juridisk vurdering, utført av Leverandørstyring D-IKT Ved gjennomgang av de tre kommunenes eksisterende portefølje med tanke på harmonisering, skal hver enkelt løsning vurderes opp mot gjeldende regelverk. Det må gjennomføres en individuell juridisk vurdering av hver kontrakt før prosess for hvert enkelt system kan besluttes. Opprinnelig kjøpskontrakt for Visma Voksenopplæring og Flyktning, for Drammen, er fra starten av 2000-tallet. En så gammel avtale er i seg selv grunn til å vurdere en konkurranse. Med bakgrunn i de vurderingene som delprosjektet har gjort ovenfor, er det ikke ønskelig å gjennomføre det nå, men det bør utarbeides planer for dette i Nye Drammen. D-IKT (Drammen) og Nedre Eiker har avtaler på Brukerstøtte- og vedlikehold fra Visma. Svelvik kjøper tjenester knyttet til området av Drammen kommune. Vår vurdering er at Visma Voksenopplæring og Flyktning kan reetableres og gjøres gjeldende for Nye Drammen, under forutsetning av at det ikke kommer innsigelser i forbindelse med intensjonskunngjøringen. Prosessen for reetablering er beskrevet i «Overordnet plan for anskaffelser i prosjekt A4.2, pkt 4.1». 4. FORDELER Alle ansatte kjenner allerede systemet. Det er kun noen mindre grep som må gjøres for å sørge for samme oppsett, og opplæringsbehovet er minimalt. 5. ULEMPER Hovedutfordringene med dette alternativet er at vi kan gå glipp av mulige bedre system på markedet når vi unngår åpen konkurranse. Markedssituasjonen er ikke kartlagt, så det er kun en antakelse. Dette fører til at Nye Drammen går glipp av gevinster i digitalisering, effektivisering og økt tjenestekvalitet. 6. KONSEKVENSER Med foreslåtte løsning er konsekvensene for de ansatte holdt til det helt minimale. De kan i all hovedsak forholde seg til samme fagsystem som før, men arbeidsprosessene må naturligvis likevel harmoniseres. De økonomiske konsekvensene er først og fremst knyttet til selve sammenslåingen, og driftskostnadene vil holdes på noenlunde samme nivå som før. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4

5 7. GEVINST Etablering av tilleggsmodulene SvarUt, digitalt arkiv og scanning er allerede etablert i Nedre Eiker kommune. Ved å løfte Svelvik og Drammen til Nedre Eikers nivå, vil Nye Drammen få gevinster i form av effektiv kommunikasjon med brukere samt enklere arbeidsprosesser. 8. ANBEFALING OG VEDTAK Med bakgrunn i det som er beskrevet er følgende anbefaling utført av leveranseteam (stryk det som ikke passer) Anbefaling Vedtak Dato Sammenslåing Sammenslåing 16/8-18 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5