Sammenslåing av fellesråd. «IKT-valg og -beslutninger»

Transkript

1 Sammenslåing av fellesråd «IKT-valg og -beslutninger» 22. mars 2018 Bjarne Neerland, Utviklingsdirektør IKT - Dnk

2 Innledning Generelle utfordringer og IKT-strategien i Den norske kirke

3 Utfordringer: fra omgivelsene Mer digitalisering

4 Økonomiske rammer i framtiden Dåpstall Medlemstall Budsjett fra kommune og stat Det forventes intern effektivisering gjennom automatisering.

5 Størrelse fellesråd Små (0 5 ) Ant: 152 Middels (5 25 ) Ant: 197 Stort ( ) Ant: 60 Størst (100 ) Ant: 9 Kostnadskartlegging (basert på tallene presentert i desember 2017, noe nedjustert) Fagsystemer Annen software Plattform/ infrastruktur Linje Totalt Kostn per FR Totalt for FR-gruppe Kostn per FR Totalt for FR-gruppe Kostn per FR Totalt for FR-gruppe Kostn per FR Totalt for FR-gruppe TOTALT Anslag nedjustert MNOK 30+ MNOK 45+ MNOK 40+ MNOK 25+ MNOK 140+ I tillegg kommer kostnader i Kirkerådet og KA

6 Hva er de positive mulighetene Hvordan redusere tid på administrasjon Hvordan få maksimal nærhet og dialog Hvordan forenkle og forbedre for alle

7 Revider IKT-strategi Sette mål og ta ut gevinster. 2. Ledere må ha kompetanse om IKT som strategisk virkemiddel. 3. Kultur for å dele. 4. Samordning av IKT-løsningene. 5. Forankring og forpliktelse ved bruk av felleseiet selskap, Kirkepartner AS. 6. Informasjonssikkerhet og personvern styrkes.

8 Ny personvernforordning fra 2018 regelverk i EU; The General Data Protection Regulation (GDPR) Vi samler alt dere trenger på Kirkebakken ersonhandtering/eus-personvernforordning-- ressursside-for-organer-i-den-norske-kirke/

9 Sammenslåing Hva skal være mål og effekt av sammenslåingen

10 Se digitalisering, effektivisering og endringsledelse i sammenheng Medlem og menighet Ledelse Kommunikasjon Kirkebygg Gravplass Administrasjon

11 Hva vil dere oppnå? Bygge felles kultur. Bli mer robust og mindre sårbar i forhold til kompetanse. Tilfredsstille formelle krav (arkiv, personvern). Bedre tilgjengelighet og service for publikum/medlemmer. Omfordele ressurser. Styrke kjerneaktivitetene.

12 IKT er et sentralt virkemiddel for å oppnå effekter av sammenslåingen Dere må planlegge med utgangspunkt i at dere skal ha felles løsninger og felles infrastruktur. Overgang til felles IKT-løsninger må organiseres som et prosjekt. (Med alle de element som ligger i det.) Dokumentforvaltning og arkiv bør være et eget delprosjekt under dette.

13 Dnk er fragmentert på drift og administrative løsninger Medlemsregister Trosopplæringsl. Kirkebyggdatab. Energistyring Hoist Valgfritt Valgfritt Valgfritt Hjemmesider Intranett for Dnk kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirke- og gravplass Lønn, Regnskap, Sentralbord, Arkiv/møte 1. linje brukerstøtte og basisapplikasjoner 3 leverandører: Agrando: Labora/Medarbeideren, Kirkedata: Kardinal og Gravlund og Kommunion: Ecclesia TET/ Xledger, TDC Public 360 Følger kommunen Valgfritt Valgfritt Driftsleverandør: Kirkepartner Kommunen Kirkedata Annet

14 Dnk er fragmentert på drift og administrative løsninger Medlemsregister Trosopplæringsl. Kirkebyggdatab. Energistyring Hoist Valgfritt Valgfritt Valgfritt Hjemmesider Intranett for Dnk kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirke- og gravplass Lønn, Regnskap, Sentralbord, Arkiv/møte 1. linje brukerstøtte og basisapplikasjoner 3 leverandører: Agrando: Labora/Medarbeideren, Kirkedata: Kardinal og Gravlund og Kommunion: Ecclesia TET/ Xledger, TDC Public 360 Følger kommunen Valgfritt Valgfritt Driftsleverandør: Kirkepartner Kommunen Kirkedata Annet

15 Fremgangsmåten Kartlegge nåsituasjon. Sette seg mål; - hvilken nytte skal vi oppnå gjennom IKT, i det nye fellesrådet. Legg inn; - innfrielse av formelle krav som personvernforordningen og digitalt arkiv ihht Noark 5. Gjøre enkle kost/nytte vurderinger for de valg man tar. Planlegge et implementeringsprosjekt og budsjett for dette. Ressurser og tiltak for opplæring. Gjennomføre konvertering, test og godkjenning. NB! Avklare at ressurser er tilgjengelig hos leverandører. Følg opp målene når nytt fellesråd er på plass!

16 Gevinst/nytte av investeringen/beslutningen skal vurderes i forhold til: - kvalitet/kvalitetskrav, - mulighet for omdisponering av ressurser og - økonomisk besparelse Foreslått alternativ (B) Fortsette som i dag Investering Foreslått alternativ (A) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Investeringen/beslutningen skal gi best totalnytte over tid

17 Hva er nytten av felles: epostkonto og kalender sentralbord integrert med kalender fagsystem for kirkelige handlinger og gravplass system for rådsarbeid, saksbehandling og arkivering. (Noark godkjent) regnskaps- og lønnssystem (tjeneste) forvaltningssystem for kirkebygg nettsider for alle menighetene og fellesrådet 1. linje brukerstøtte inkl. sikker pålogging og lagring av data Og hva er nytten av å være med på nasjonale fellesløsninger i forhold til pris, delta på videreutvikling og tilgang til kompetanse.

18 Kartleggingen Tema Linjer til den enkelte lokasjon og lokalt nett Dagens situasjon Linjer utstyr, kontrakter, tjenester, kompetanse, pris. Kapasitet. med kommunen? Trådløse nett,.. Ønsket fellesløsning GAP; Investeringsbehov og tiltak Printere PC: lap-top,/stasjonære eller «tynne klienter». Bruk av smarttelefon og nettbrett. Hvor moderne de er i forhold til standardisert funksjonalitet for å stå i et nytt nettverk. Antall Alder Driftspartner. felles infrastruktur/linjer, kontorstøtteprogrammer, brukerstyring, epost-konto og kalender, lagring av data (inkl sikkerhet og back-up) og 1. linje brukerstøtte Sak-arkiv og møteløsning. Er det papirbasert eller fulldigital ihht til Noark krav. (Test: kan arkivet overføres til Riksarkivet digitalt, eller må det være papir.) Lønn og personal Regnskap og økonomi Hjemmesider Beskriv både systemer og om tjenesten gjøres internt eller eksternt. Beskriv både systemer og om tjenesten gjøres internt eller eksternt. Tilfredsstiller de tilgjengelighetskrav, gen. sikkerhet og er de egnet for mobil og nettbrett (responsiv design) Ev. spesialprogram f.eks for List opp aktuelle spesialløsninger hvor

19 Anskaffelse/videreføring? Kan man velge en av de eksisterende løsninger/plattformer uten anbud? Er det ønskelig å starte med «blanke ark» og å teste markedet Er det en åpenbar fordel å fortsette med en av løsningene eller plattformene uten anbud. Greie seg med intensjonskunngjøring: Må melde fra på Doffin. Ved bruk av fellesløsningene og plattformen som er fremforhandlet ifbm IKT-satsingen i Dnk, trenger man ikke å gå ut på eget anbud. Må ha en aksje i Kirkepartner AS. Anskaffelse av sak-arkiv løsning koster minimum kroner

20 Kirkebakken Dele informasjon under sammenslåingen Bygge felles kultur og nettverk

21 Det vil bli lagt ut informasjon og stoff på Kirkebakken Se også KS sine sider og veiledninger. Eks: SJEKKLISTE FOR KOMMUNER FoUprosjekt nr : Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing, August 2016

22 Kulturbyggende og informativt med artikler, informasjon, påminnelser og kalender med egen v påmeldingsmodul

23 v Samhandlingsrom for blant annet deling av dokumenter, chat, milepælsplaner osv. Man velger selv om de som inviteres inn skal ha tilgang til å kunne delta aktivt i rommet, eller kun lese det som står. Kan variere fra rom til rom. Eks: prosjektrom for prosjektgruppen som da har tilgang til å delta, mens alle ansatte får lesetilgang og kan følge fremdriften.

24 Hvordan bestille arbeidsrom for brukere! v

25 Hvordan bestille brukertilgang til Kirkebakken? v