Notat for beslutning Delprosjekt D System Socio Nye Drammen kommune

Transkript

1 Notat for beslutning Delprosjekt D System Socio Nye Drammen kommune mal 1

2 Innhold 1. Formål med notat for beslutning Kort om delprosjektet Sektor og system som berøres Valg Føringer Fordeler Ulemper Konsekvenser... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7. Gevinst Anbefaling og vedtak... 6 mal 2

3 1. FORMÅL MED NOTAT FOR BESLUTNING Formålet ved bruk av dette notatet er å sikre at det er en omforent prosess som ligger til grunn for beslutning om anskaffelse av system, videreføring, sammenslåing og/eller utfasing av systemer. Det er også et mål å sikre at alle delprosjekter og leveranseteam i A4.2 IKT- prosjektet gjør valg med bakgrunn i felles prosesser, samt dokumenterer med en felles standard de valg som gjøres for ny kommune. 2. KORT OM DELPROSJEKTET Prosjektplan A4.2 IKT beskriver følgende mandat og mål for delprosjekt D3 Helse og Velferd: Digitale løsninger innen helse og velferd er svært kritiske, og har stor påvirkning på innbyggernes liv og helse. Digitale løsninger på dette området må prioriteres høyt og være driftssikre fra første dag i den nye kommunen. Må: Etablere Gerica som fagsystem innen pleie og omsorg Etablere Socio som fagsystem for NAV Anskaffe enheter for velferdsteknologi Etablere HSPro som fagsystem for helsestasjon 2.1. Sektor og system som berøres Sektor Navn på system Mål med systemet/løsningen Helse, Sosial og Socio Fagsystem for Omsorg sosialtjenesten Helse, Sosial og Velferd Fagsystem for Omsorg sosialtjenesten Kommune som bruker systemet Drammen, Svelvik Nedre Eiker 2.2. Valg Valg System Ny anskaffelse - Videreføring - Sammenslåing Socio Utfasing Velferd 3. FØRINGER Ved anskaffelse, videreføring, sammenslåing eller utfasing av systemer er følgende kriterier førende: - Tid mal 3

4 - Lov om anskaffelser (juss) - Kvalitet - Kostnad Føringer for etablering av Socio som felles fagsystem for sosialtjenesten: - Det er kritisk å etablere felles fagsystem for NAV for den nye kommunen. NAV sine systemer kan forholde seg kun til ett sosialsystem per kommune. Dersom den nye kommunen har flere parallelle sosialsystemer, vil det ikke være mulig for NAV å hente inn opplysninger om den sosiale støtten innbyggerne mottar fra kommunen. Dette vil medføre redusert tjenestekvalitet og betydelig økning i antall henvendelser fra innbyggerne til kommunen. Grunnet tiden prosjektet har til rådighet, er sammenslåing av Socio/utfasing av Velferd, det eneste alternativet som er mulig å gjennomføre for å sikre ovennevnte. - Det er kun begrenset tid til systemoppsett, det er derfor en stor fordel å videreføre det man allerede har. - Utvidelse av avtalen medfører ikke en prisøkning på over 50% av den opprinnelige kontraktsverdien. Det er derfor mulig å utvide avtalen uten å måtte gå ut på en anskaffelse. - To av kommunene bruker allerede Socio som fagsystem for sosialtjenesten. Det vil derfor mulig å ta inn den tredje kommunen i avtalen. - 2 av de 3 kommunene har god kjennskap til Socio - Leverandøren av Socio, Tieto, har økt sin satsing på offentlig sektor i mange land de siste årene og er innen flere sektorer en betydelig samarbeidspartner for kommunen. Dette betyr at Nye Drammen vil ha større muligheter til å være med å påvirke fremtidig utvikling av løsningene. Tieto har, sammenliknet med andre tilsvarende leverandører, vært tidlig ute med å tilpasse nye trender i markedet og føringer fra nasjonalt hold. For å klare å holde tritt med endringene som kommer i løsninger for offentlig sektor i årene fremover, er det viktig at Nye Drammen har en sterk samarbeidspartner. Juridisk vurdering, utført av Leverandørstyring D-IKT Ved gjennomgang av de tre kommunenes eksisterende portefølje med tanke på harmonisering, skal hver enkelt løsning vurderes opp mot gjeldende regelverk. Det må gjennomføres en individuell juridisk vurdering av hver kontrakt før prosess for hvert enkelt system kan besluttes. Opprinnelig kjøpskontrakt for Socio er fra starten av 2000-tallet, men det har ikke lyktes å finne avtalen, verken hos Drammen kommune eller hos leverandør. En så gammel avtale er i seg selv grunn til å vurdere en konkurranse. Med bakgrunn i de vurderingene som delprosjektet har gjort ovenfor, er det ikke ønskelig å gjennomføre det nå, men det bør utarbeides planer for dette i Nye Drammen. Det har ikke lyktes å finne Brukerstøtte- og vedlikeholdsavtale på Socio verken hos D-IKT eller Tieto. Fakturering skjer til D-IKT, men de ankommer som 4 separate fakturaer og det kan tyde på at dette ikke er en felles avtale. mal 4

5 Den økonomiske modellen som brukes for beregning av kostnadene for Socio baserer seg på antall innbyggere, kommuner og brukere. En utvidelse med Nedre Eiker vil ikke utgjøre en økning på over 50 % av det økonomiske omfanget, da Drammen og Svelvik til sammen er over dobbelt så store som Nedre Eiker. Vår vurdering er at en utvidelse er mulig innenfor FOA og bestemmelsen om at «Nødvendige endringer som følge av uforutsette omstendigheter er tillatt», siden avtalen ble inngått lenge før beslutningen om kommunesammenslåing ble fattet og kostnadene øker med mindre enn 50 %. Av dette følger at Socio kan reetableres og gjøres gjeldende for Nye Drammen, under forutsetning av at det ikke kommer innsigelser i forbindelse med intensjonskunngjøringen. Prosessen for reetablering er beskrevet i «Overordnet plan for anskaffelser i prosjekt A4.2, pkt 4.1». 4. FORDELER - Drammen kommune har planer om å implementere og pilotere DigiSos (Digitalisering av de sosiale tjenestene i NAV) i løpet av Løsningen vil kunne tas i bruk av Svelvik og Nedre Eiker fra 2020 og vil utgjøre en stor fordel for brukerne (både ansatte og sluttbrukere). - Drammen kommune har, sammenliknet med Svelvik og Nedre Eiker kommune, kapasitet og ressurser til både å pilotere DigiSos og i stor grad bidra i implementeringen av en felles løsning for Scocio i Nye Drammen. - 2 av de 3 kommunene har god kjennskap til Socio. Det betyr at det er en mye større gruppe ansatte som vil kunne fortsette å bruke et kjent system enn antall ansatte som vil måtte lære seg et nytt system. - I 2 av kommune har man god systemkunnskap om Socio, dvs. at ved en videreføring av Socio, har man et høyt ressursantall som allerede kan Socio. - Ved å etablere et sterkt leveranseteam, vil man kunne sikre: o forankring hos de ansatte o etablering av gode felles arbeidsprosesser og rutiner o bedre bruk og utnyttelse av systemet o forbedret pasientsikkerhet 5. ULEMPER - Nedre Eiker vil ha behov for opplæring i mange nye systemer i tillegg til Socio - Også ansatte i Svelvik og Drammen vil ha behov for opplæring i Socio 6. KONSEKVENSER - Sosialsystemet bør være integrert med økonomi- og regnskapssystemet. Manuell overføring av grunnlaget for utbetalinger vil medføre betydelig merarbeid. - Krever utarbeidelse av felles arbeidsprosesser og rutiner o De ansatte i Nedre Eiker må lære seg et helt nytt system o De ansatte i Drammen og Svelvik må avlære visse arbeidsprosesser og rutiner og lære nye mal 5

6 - Gjennomgang av bestående og utarbeidelse av felles arbeidsprosesser og rutiner vil kunne sikre bedre kvalitet i arbeidet og bedre utnyttelse av systemet ved å ta i bruk systemet etter beste praksis - Uansett hvilken løsning Nye Drammen velger, vil det medføre betydelig arbeid. Selv om alle hadde hatt samme løsning, ville det måttet gjøres mye for å slå sammen de besående løsningene. - Det å slå sammen to forskjellige systemer før man vet hvordan organisasjonen skal oppføres vil kunne skape mye merarbeid og ev. dobbeltarbeid. På grunn av begrenset tid, risikerer man at noen ting må gjøres to ganger fordi det ikke lar seg gjøre å vente til hele organisasjonsstrukturen er på plass. 7. GEVINST Gevinster ved sammenslåing av Socio: - Bedre videreutviklingsmuligheter av løsningen, da kun én leverandør og én løsning å forholde seg til. Flere brukere gir i så måte også større muligheter til å påvirke leverandøren. - Bedre utnyttelse av interne ressurser, som systemansvarlige og superbrukere. - Ved å ta i bruk e-søknad gjennom DigiSos, vil Nye Drammen ha et stort potensial for innsparinger av utgifter til porto, papir og saksbehandlers tid. 8. ANBEFALING OG VEDTAK Med bakgrunn i det som er beskrevet er følgende anbefaling utført av delprosjektstyret: Anbefaling Vedtak Dato Etablere Socio som felles løsning for Nye Drammen mal 6