STATUSRAPPORT. Nye Drammen. Prosjekt Delprosjekt Ansvarlig A1 Administrativ organisering, 1.1 Organisering, styring og kontroll Elisabeth Enger

Transkript

1 STATUSRAPPORT Nye Drammen Administrative prosjekter Rapporteringsperiode: Uke 44 Programkoordinator: Ulla Nordgarden Navn og kode på prosjekter, med ansvarlige: Prosjekt Delprosjekt Ansvarlig A1 Administrativ organisering, 1.1 Organisering, styring og kontroll Elisabeth Enger ledelse og tjenesteutvikling 1.2 Virksomhetsoverdragelse Marit Nielsen 1.3 HR Eiendom Ulla Nordgarden A3 Kommunikasjon Odd Myklebust A4 IKT, Arkiv, Matrikkel, Veinavn 4.1 Samordning Arkivdepot Ulla Nordgarden 4.2 IKT 4.3 Matrikkel 4.4 Veinavn Anskaffelser Ulla Nordgarden Innmeldte milepæler, status og tiltak for perioden: P.nr Milepælsplan Status Tiltak A1.1 Prosjekt følger plan A1.2 Prosjekt følger stort sett plan Kompetansekartlegging av ansatte Opplæring for kartlegging 28. oktober A1.3 Prosjekt følger plan Prosjekt forsinket Innspill fra arbeidsverksted skal diskuteres med tillitsvalgte, før sak sendes fellesnemnda A3 Prosjekt følger plan A4.1 Arkivdepot prosjekt følger plan A42 IKT Prosjekt følger plan Prosjektet følger stort sett plan, men siden tidsfristen er så knapp, og større forsinkelser kan få alvorlige konsekvenser, så settes prosjektet som helhet på rødt inntil videre. A4.2 D1 Sak og arkiv fase 1 (Min Sak) Prosjektet er iht plan, med unntak av tidsforsinkelser for to milepæler: 1. Prøvemigrering (Milepæl 3.9.) er forsinket. Ser så langt ikke ut til å påvirke driftssetting. Har mottatt 1

2 D2 - Administrative system D3 - Helse og Velferd D4 - Oppvekst og utdanning D5 - Plan, bygg og geodata D6 - Harmonisering A4.3 Prosjekt i rute A4.4 Prosjekt i rute Prosjekt stort sett i rute Kartlegging av avtaleportefølje reviderte estimater fra Evry og fortsetter arbeidet. 2. Godkjenning av basisløsning er ca. 4 uker forsinket pga versjonsoppgradering. Påvirker mest sannsynlig ikke driftssetting, men berører delgodkjenningsprøve Arbeidet med etablering av D5 er kommet godt i gang, og så langt ser det ut for at D5.1 Kart og geodata, plan og bygg er det området det blir mest arbeide. Gjennomgang av avtaleporteføljen tar lengre tid enn antatt og vil trolig medføre ekstra arbeid i tilknytning til utfordringer innenfor de tekniske områdene. Alle aktiviteter er gjennomført i henhold til plan Noe forsinkelse i enkelte aktiviteter. Klar plan for å nå målene Aktiviteten ikke gjennomført og det vil bli betydelig forsinkelse Aktiviteter rapporteringsperiode: Prosjekt Gjennomførte aktiviteter A1.1 To eksterne direktører rekruttert Arbeidet med kommunalsjef-nivået er i gang. A1.2 Materiale til drøfting i oktober er ferdigstilt og distribuert. Det jobbes nå med en overordnet veileder for innplasseringsprosessen på alle nivåer. Opplæring av HR-ressurser mht kartlegging er igang A.1.3 Det blir en statuspresentasjon til den nyetablerte styringsgruppen den 22 oktober. Har gjennomført møte med HTV/HVO. De ønsket saken til drøfting i november. De ønsket også et notat som forklarer FK-modellen. Dette er skrevet og sent Paul Røland for kvalitetessikring. A3 Mediegruppa har månedlige møter. Ferdigstiller magasin 2 Startet forprosjekt for sammensmeltingen av de fire nettsiden til én for Nye Drammen Følger piloteringen av Workplace status presentert for prosjektstaben A4.1 Arkiv Politisk behandling av oppsigelsen av avtale IKA Kongsberg i formannskapet 23. okt - resultat: forslaget vedtatt. To transporter gjennomført estimert tid for pakking oppakking stemmer - ingen behov for å justere plan 2

3 4.2 IKT Startet arbeidet med å revidere styringsdokument for Hovedprosjekt (HP) og Delprosjektene D1-D6. Justert og ferdigstilt budsjettet og sammensettingen i prosjektstyrene for HP og Delprosjektene. Besluttet i prosjektstyre den Startet arbeidet med presentasjon av reviderte styringsdokumenter i hovedprosjektstyret og oppstartsmøte med alle prosjektstyrene den Startet arbeidet med etableringen av D5 - Plan, bygg og geodata Utarbeide beslutningsdokumenter for valg av systemer. Arbeidet med avklaringer av oppgaver som må gjøres i forhold til arkivering av data fra systemene. Etablert rammeverk for dokumentasjon av løsningsbeskrivelser. Arbeidet med fremdriftsplan for teamene og fordele ansvar. Gjennomført møter med leverandørene av systemløsningene og forberede arbeidet. Gjennomført oppstartsmøter med leveranseteamene. Startet planleggingen og oppsett av testmiljø for Gerica og Socio. Det arbeides videre med etablering av utvikling- og testmiljøer, samt avklaring av testverktøy. Startet arbeidet med utarbeidelse av fremdriftsplaner i leveranseteamene og etablering av kritisk linje. Arbeidet med etablering av rutiner for endringshåndtering. A4.3 Arbeidet litt med feillister fra Kartverket relativt lite som gjenstår. Matrikkel Har hatt oppfølging med Kartverket vedrørende endring av gårdsnummer A4.4 Nye Adresser Gjennomført møte i koordinerende veikomite. Nye navn er foreslått på alle de 74 veiene som skal ha ny adresse. Navneforslagene er sendt til Språkrådet for tilbakemelding foreslår følgende etter prosjektmøte: Det skapes handlingsrom til å gjøre evt. fremtidige justeringer i grad av konkurranseutsetting og egenregi. Det foreslås at det utarbeides en klausultekst som godkjennes av Nye Drammen og skal benyttes på tekniske anskaffelser som gjennomføres før Viktig at og Nye Drammen er enige i at klausulteksten gjenspeiler det som adresseres i nyhetsbrevet (egenregi vs konkurranseutsette) uke 41 korrekt. Aktiviteter neste rapporteringsperiode: Prosjekt Kommende aktiviteter A1.1 Forberede underlag til november drøftingsmøte (veileder, innplassering nivå 2) A1.2 Ferdigstille oversikter over ansatte i Svelvik og Nedre Eiker som A1.1 trenger for A1.3 å dimensjonere Gjennomføre første styringsgruppemøte for HR Forberede sak om Drammen Eiendom KF til drøfting, når KF-notat er utarbeidet og distribuert. A3 Nettsiden oppdateres jevnlig Ferdigstille magasin 2 som distribueres 12. og 13. desember Følger opp pilotene for Workplace Jobbe med et notat om ny nettside for Nye Drammen med budsjett A4.1 Arkivdepot Politisk behandling av oppsigelsen av avtale IKA Kongsberg i kommunestyret den 30. okt Utmelding skjer ved positivt vedtak i kommunestyret 3

4 To nye transporter ventes for neste periode A4.2 Ferdigstille styringsdokument for Hovedprosjekt (HP) og Delprosjektene D1-D6. Utarbeide første økonomirapportering for delprosjektene og hovedprosjektet. Forberede presentasjon av reviderte styringsdokumenter i delprosjektstyrene, hovedprosjektstyret og oppstartsmøte med alle prosjektstyrene den Videre etablering av D5 Plan, bygg og geodata Utarbeide beslutningsdokumenter for valg av systemer. Etablere avtaler med leverandørene av systemløsninger. Videre avklaringer av oppgaver som må gjøres i forhold til arkivering av data fra systemene. Gjennomføre løpende prosjektmøter og styringsgruppemøter og møter med leverandørene. Planlegging og etablering av utvikling og testmiljøer samt avklaring av testverktøy. Arbeide med fremdriftsplan for teamene og fordele ansvar og etablere kritisk linje(r). Arbeide med etablering av rutiner for endringshåndtering A4.3 Gjennomføre prosjektmøte for å sikre fremdrift på oppgavene nevnt nedenfor Fortsette samarbeid med Kartverket vedrørende nye nummer på valgkretser og skolekretser Ha kontakt med prosjektgruppen som har ansvar for valget 2019 Fortsette arbeidet med feillister fra Kartverket A4.4 Forberede sak om nye veinavn til fellesnemnda i desember. fasiliteter og inviterer til et møte mellom lederne av alle tekniske virksomheter og foretak (19. november) med mål om o Sikre at ny klausul (om ny kommune) benyttes på anskaffelser som gjennomføres før 2020 o Drøfte mulighetene for å samkjøre konkrete anskaffelser da noen konkurranser uansett må gjennomføres før Dette vil tilrettelegg for stordriftsfordeler og færre avtaler innenfor de samme produktområdene Bemanning: Prosjekt A1 (1.2/1.3) A3 A4 Bemanning A1.2: De eksisterende kommunene blir bedt om å starte kartleggingen etter drøftingsmøtet i oktober. Som del av kartleggingen er det anbefalt at det samles en ressursgruppe som får felles opplæring. Denne gruppen kommer hovedsakelig til å bestå av HR ressurser. Anslagsvis 8-10 personer som trolig må benytte opp mot 50% av tiden sin til å bistå i kartleggingen. Ved innplassering av nivå 2 er det behov for administrativ bistand i prosessen. Dette vil også være HR ressurser. 2-3 nøkkelressurser som må bistå intensivt fra medio desember til ultimo januar/medio februar. IKT: Mangler ressurser til leveranseteam på Helsestasjon og Kemneren. Jobber med saken. Generelt mer utfordrende å få tiden til å strekke til pga. nye oppgaver hos nøkkelpersoner som følge av kommunereformen. 4

5 Øvrige utfordringer / risiko som programleder må gjøres oppmerksom på: Prosjekt A1 (1.2/1.3) A3 A4 Utfordring/risiko Store avhengigheter internt mellom delprosjektene. Hyppig dialog viktig. IKT: Avhengigheter til andre delprosjekter i Nye Drammen og da spesielt organisatoriske beslutninger. Avklaringer om hvilke bedrifter som skal bli en del av Nye Drammen og tilrettelegging av systemløsninger for disse. D5 er under etablering og har en omfattende systemportefølje (71 ulike systemer på 56 systemområder) og følgelig mange avklaringer og beslutninger som må fattes med hensyn til systemvalg og organisatoriske konsekvenser/valg. Vegnavn: Den største risikoen for at alle veinavn blir vedtatt i 2018 er at politikerne som gjør vedtakene kommer med «benkeforslag» på veinavn som ikke er kvalitetssikret med f.eks Språkrådet. Dette kan medføre forsinkelser typisk til første kommunestyremøte i Dette er ikke kritisk, men selvfølgelig ikke ønskelig, med tanke på ferdigstille omadressering innen planlagt tid, som er satt til august Foreløpig analyse av avtaler innenfor teknisk område viser et stort behov for administrative og/eller politiske beslutninger. På flere områder er de samme tekniske tjenestene enten helt eller delvis produsert i egenregi eller kjøpes eksternt. Avtalene i de tre kommunene innenfor bygg/anlegg, drift, vedlikehold og håndverkstjenester gjelder helt eller delvis de samme tjenestene og utløper på forskjellige tidspunkter. Disse avtalene må ses på i sammenheng av tekniske fagpersoner, for å kunne konkludere på hva som er hensiktsmessig å gjøre videre. 5