Ledelse - introduksjon Jan Frich Institutt for helse og samfunn Universitetet i Oslo Kurs i administrasjon og ledelse for samfunnsmedisinere 14. mars 2012 Fem måter å styre/lede Rettslig styring Gjennom lover og forskrifter, vedtak Økonomisk styring Gjennom finansieringsordninger og insentiver Faglig styring Retningslinjer, prosedyrer, etiske normer Organisatorisk styring (ledelse) Overordnede grep, funksjonsfordeling Ledelse / lederskap Visjon, strategi, motivasjon 1
Moderne begreper om ledelse Italiensk maneggiare å håndtere en hest Manus = hånd Management brukt i år 1561 Management-begrepet brukt innen andre felt Ledelse handler horsemanship en kyndighet Management = Ledelse/ administrasjon Leadership = Lederskap Managers do things right leaders do the right things (Peter Drucker) 2
Ledelse og administrasjon Abraham Zaleznik: Ledere og administratorer har så ulike funksjoner at de må være ulike personer John P. Kotter: Ledelse og administrasjon er ulike aktiviteter, men én leder må kunne betjene begge områdene Henry Mintzberg: Alt er management Administrasjon Planlegging Fordeling av ansvar Kontroll/problemløsning Skape balanse Maktkonsentrasjon Skape lydighet Kontraktstyring Rasjonalitet Avstand (byråkrati) Ledelse Visjon/misjon Kommunisere visjon Motivasjon/inspirasjon Innovasjon/endring Maktspredning Skape engasjement Ekstra ytelse Intuisjon Empati/innlevelse 3
Likevekt? Ledelse I Sterk ledelse Svak administrasjon III Svak ledelse Svak administrasjon II Sterk ledelse Sterk administrasjon IV Svak ledelse Sterk administrasjon Administrativ ledelse ( management ) Mintzbergs ti lederroller Kategori Rolle Aktivitet Samhandling Informasjon Beslutninger Gallionsfigur Lederskap Bindeledd Overvåker Informasjonsspreder Talsperson Entreprenør Problemløser Ressursfordeler Forhandler Utføre seremonielle og symbolske handlinger Instruere, motivere, opplære, gi råd Opprettholde eksterne informasjonskanaler Oppsøke og motta informasjon Viderebringe informasjon, orientere Representere enheten utad Initiere nye prosjekter, se muligheter, utvikling Håndtere kriser og nye ytre krav, konfliktløser Beslutte hvem som får ressurser, prioritere Representere enheten i forhandlinger (Henry Mintzberg. Mintzberg on management, 1989) 4
En definisjon av ledelse Ledelse er en prosess hvor andre påvirkes til å forstå og bli enige om hva som trengs å gjøres og hvordan det skal gjøres, og den prosessen som fasiliteter individuelle og kollektive anstrengelser for å oppnå mål det er enighet om (Gary Yukl, 2010) Hva kan ledere ha innflytelse på? Valg av mål og strategier Medarbeideres tolkning av ytre hendelser Medarbeidernes motivasjon, tillit og samarbeid Organisering og koordinering av aktiviteter og ressursfordeling Utvikling av medarbeideres ferdigheter Erverving av ny kunnskap og deling av denne Rekruttering av støtte eksternt Utvikling av formelle strukturer, programmer og systemer Normer og verdier i organisasjonen ( kulturen ) (Gary Yukl. Leadership in organizations, 2010) 5
Ledelse ppgaverelaterte aktiviteter Organisere arbeid for å øke effektiviteten Planlegge operasjoner på kort sikt Tildele arbeid til grupper eller individer Tydeliggjøre forventede resultater Formulere mål og standarder Forklare regler, politikken og standardoppgaver Lede og koordinere arbeidet Monitorere oppgaver og resultater Løse umiddelbare problemer som oppstår (Yukl. Leadership in organizations, 2010) Ledelse relasjonsorienterte aktiviteter Gi støtte og oppmuntring to noen som har en vanskelig oppgave Gi uttrykk for tiltro til at en person eller en gruppe kan utføre en vanskelig oppgave Sosialisere / bygge relasjoner Anerkjenne medarbeideres bidrag Gi råd og veiledning Rådspørre medarbeidere om beslutninger som får konsekvenser for dem (Yukl. Leadership in organizations, 2010) 6
Ledelse relasjonsorienterte aktiviteter La medarbeidere få avgjøre hva som er best måte å løse en oppgave Holde medarbeidere orientert om tiltak som påvirker dem Bidra i konfliktløsning på en konstruktiv måte Bruke symboler, seremonier, ritualer og fortellinger for å bygge identitet Rekruttere kompetente, nye medarbeidere til organisasjonen (Yukl. Leadership in organizations, 2010) Ledelse endringsorienterte aktiviteter Overvåke miljøet for å avdekke trusler og muligheter Fortolke hendelser / forklare hvorfor endring er nødvendig Studere konkurrenter/omgivelsene for ideer til forbedringer Formulere nye muligheter for organisasjonen Oppfordre medarbeidere til å se problemer eller muligheter på nye måter Fremme innovasjon knyttet til kjernevirksomheten (Yukl. Leadership in organizations, 2010) 7
Ledelse endringsorienterte aktiviteter Fremme læring i organisasjonen Eksperimentere med nye måter å nå mål på Gjøre symbolske endringer for å understreke en ny visjon eller strategi Fremme og bistå med initiativ til å implementere endring Fortelle om og feire forbedringer Påvirke aktører utenfor organisasjonen til å støtte endring og forhandle avtaler med dem (Yukl. Leadership in organizations, 2010) Nivåer av ledelse Hel organisasjon (toppledelse) Tjenesteovergripende ledelse (deler av en organisasjon) En hel tjeneste eller enhet, evt. ledelse av flere team Egen virksomhet og eget team 8
Ledelse som individuelt prosjekt Level 5: Executive Paradoxical blend of humility and professional will Level 4: Effective leader Fremmer felles forpliktelse og innsats mot en visjon Level 3: Competent manager Organiserer medarbeidere og ressurser mot forhåndsbestemte mål Level 2: Contributing team member Bidrar til at gruppen når sitt mål og arbeider effektivt med andre Level 1: Highly capable individual Bidrar gjennom talent, kunnskap og gode arbeidsvaner (Jim Collins. Good to great. 2001) Teorier om ledelse 9
Paradigmer innen ledelsesteori 1890 2000 Karaktertrekk Scientific management Human relations Kvantitative studier Organisasjonsatferd Situasjonsteorier Transformasjonsledelse The age of the gurus Klassiske perspektiver Nyere perspektiver Ledere født sånn eller blitt sånn? Det finnes antakelig et talent for ledelse Den miljømessige påvirkningen er stor Kanskje situasjonen velger sin leder? 10
Fredrick W. Taylor (1856-1915) Scientific Management (1911) tar til orde for en instruerende lederstil Inkorporerer ideer fra Fordism (standardisering og oppdeling av arbeidet) Effektiviteten avhenger av at arbeidet gjøres i tråd med regler og instrukser: Detaljert styring (presise instrukser) Oppfølging (lederen er løpende orientert) Kontroll (alle arbeidsoperasjoner registreres) Inngrep/mottiltak (det slås ned på avvik) The human relations movement En rekke forsøk for å øke produktivitet 1924-32 Ulike intervensjoner ga alle effekt på produktivitet (Hawthorne-effekten) Arbeiderne ses ikke som vedheng til maskinene Motivasjon, jobbtilfredsstillelse, medvirkning er viktige faktorer: The change which you and your associates are working to effect will not be mechanical but humane (Elton Mayo, 1929) 11
Nyere perspektiv på ledelse Lederens ferdigheter (trekk) Lederens atferd (stil) Karakteristika ved situasjonen ( contigency-teorier ): Medarbeiderne Arbeidsoppgaver Kultur/klima Organisasjonsstruktur Ulike stiler hos ledere Relasjonsorientering 1 9 Ettergivende ledelse Svak ledelse Kompromisssøkende Teamledelse Autoritet / underkastelse Oppgaveorientering 1 9 Blake & Mouton. The Managerial Grid, 1964 12
Situasjonsbestemt ledelse Medarbeider modenhet Lederstil Styrende Støttende Ikke kompetent / villig Instruerende + - Ikke kompetent / ikke villig Overtalende + + Kompetent / ikke villig Deltakende - + Kompetent / villig Delegerende - - (Hersey & Blanchard, Management of organizational behavior, 1993) Emosjonell intelligens Daniel Goleman (f. 1946) Emotional intelligence (1995) Psykologisk resonans Toksiske organisasjoner Toksisk ledelse 13
Typologi over lederatferd Pro-medarbeider Støttende illojal ledelse Konstruktiv ledelse Anti-organisasjon Pro-organisasjon Avsporet ledelse Tyrannisk ledelse Anti-medarbeider Einarsen et al. Destructive leadership behaviour, Leadership Quarterly,2007 Karisma Karisma = hellig gunst (gr.) Max Weber (1864-1920) Tradisjonell makt Byråkratisk makt (legal-rasjonell) Karismatisk makt 14
Karismatisk ledelse skyggesider Beundring for lederen gjør at medarbeidere ikke kommer med forslag til forbedringer Ønske om aksept fra lederen legger bånd på kritikk Medarbeidere tror lederen er ufeilbarlig Lederen overser farer / grandiose prosjekter Tar all æren selv og fremmedgjør medarbeidere Impulsiv og utradisjonell atferd kan gi fiender Avhengighet av leder i organisasjonen fører til manglende etterfølgere (Yukl, 2010) Transformasjonsledelse James McGregor Burns studier av politiske ledere Introduserer begrepet transformasjonsledelse i kontrast til transaksjonsledelse i boken Leadership (1978) Transformasjonsledelse noe mer enn endringsledelse Dyptgripende endring av medarbeiderens innstilling, motivasjon og innsats gjennom å appellere til medarbeiderens verdier og håp 15
Transformasjonsledelse Kjennetegnes ved at lederen (fire I er): Idealisering innflytelse/karisma: Skaper visjon og følelse av å ha et overordnet mål, stolthet, respekt og tillit Inspirasjon: Kommuniserer høye forventninger, bruker symboler for å fokusere på anstrengelser, uttrykker viktige mål enkelt Intellektuell stimulering: Understøtter intelligens, rasjonalitet og grundig problemløsning Individuelle hensyn: Gir folk oppmerksomhet, behandler hver ansatt individuelt, instruerer og gir råd (Avolio & Bass, 1995) Transformasjonsledelse hvordan? Artikuler en klar visjon som vekker appell Forklar hvordan visjonen kan oppnås Vis trygghet og optimisme Gi uttrykk for tiltro til medarbeidere Bruk dramatiske og symbolske handlinger for å understreke nøkkelverdier Led gjennom å fremstå som et godt eksempel (Yukl, 2010) 16