PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - VERDAL KOMMUNE - 2008
Innhldsfrtegnelse 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn...2 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn...2 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder...2 3.1 Eksempler på risiki...3 3.2 Identifisering av risikmråder...3 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt...3 4 Risikmråder i Verdal kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt...4 4.1 Innkjøp - investering...4 4.2 Tjenestetilbud Omsrg g velferd...4 4.3 Rusmsrg...5 4.4 Etiske retningslinjer...5 4.5 Plan- g byggesak...6 4.6 Barneverntjenesten...6
1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Frvaltningsrevisjn er et viktig verktøy fr å føre tilsyn g kntrll med kmmunens frvaltning g de resultater sm ppnås. Frvaltningsrevisjn innebærer å gjennmføre systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger. Frvaltningsrevisjn blir satt i gang fr å redusere risik fr avvik, peke på utfrdringer g eventuelt gi frslag til frbedringer på utvalgte mråder. Vår ambisjn er å levere rapprter sm har nytteverdi fr plitikerne, administrasjnen g innbyggerne. 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn Ifølge frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 10, skal det minst én gang i valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret er knstituert, utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjnsprsjekt. KmRev Trøndelag IKS har gjennmført en verrdnet analyse av Verdal kmmunes virksmhet g presenterer på bakgrunn av denne frslag til plan fr frvaltningsrevisjn fr periden 2008-2011. Plan fr frvaltningsrevisjn skal vedtas av kmmunestyret. Ifølge frskriften kan kmmunestyret delegere til kntrllutvalget å gjennmføre endringer i planen i løpet av planperiden, dvs. endre pririteringsrekkefølge eller freslå nye prsjekt. Vi anbefaler at kntrllutvalget blir delegert slik myndighet. I frbindelse med pprettelsen av KmRev Trøndelag IKS ble det utredet hva begrepet minimumsrevisjn skulle mfatte. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjn inkl. frvaltningsrevisjn per kmmune per år. Fr Verdal kmmune er det lagt pp til et estimat på 500 timer til frvaltningsrevisjn per år. Avhengig av mfanget på prsjektene, innebærer dette nrmalt 1-2 prsjekt per år. Frvaltningsrevisjnsprsjekt i selskaper hvr kmmunen har eierinteresser blir ikke mtalt i denne rapprten, men mtales i en egen plan fr selskapskntrll utarbeidet av KmSek Trøndelag IKS. 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Plan fr frvaltningsrevisjn bygger på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet, ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet verrdnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kmmunens virksmhet på et verrdnet plan. Hensikten er å identifisere mråder der det er risik fr vesentlige avvik når det gjelder målppnåelse, prduktivitet, øknmi g regelverk. 2
3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risik fr at kvaliteten på en tjeneste ikke er gd nk Risik fr at kmmunen ikke tilfredsstiller lvpålagte krav Risik fr at ressursene ikke utnyttes gdt Risik fr at kmmunen ikke ppfyller mål fastsatt av kmmunestyret Risik fr at øknmistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikmråder Identifisering g utvelgelse av frvaltningsrevisjnsprsjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige mrådene, g kmmunen får prsjekt med høy nytteverdi. Fr å identifisere risikmråder har vi gått fram på følgende måte: Kntrllutvalget er bedt m å kmme med innspill til prsjekt/mråder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kmmunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen g sammenliknet disse med nøkkeltall fr andre kmmuner, samt utvikling ver tid. Vesenlige avvik i frhld til sammenliknbare kmmuner eller stre svingninger ver tid, er faktrer vi tar hensyn til når vi anbefaler mråder fr nærmere revisjn. Sentrale kmmunale dkumenter (øknmiplan, budsjett, årsmeldinger, saker til kmmunestyret, rapprt m effektivisering g mstilling i kmmunen) er gjennmgått. Vi har gjennmført samtale med rådmannen m hvilke utfrdringer g mulige risiki kmmunens virksmhet står verfr. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å kmme med innspill til knkrete prsjekt. Erfaringer fra tidligere frvaltningsrevisjn g regnskapsrevisjn ligger gså til grunn fr våre prsjektanbefalinger. 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt Følgende kriterier er lagt til grunn fr freslåtte prsjekt: Der det er størst risik fr at kmmunen ikke fungerer ptimalt i frhld til målppnåelse, prduktivitet, øknmi, regelverk sv. Frhld av str knsekvens g sannsynlighet (øknmisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig sv.). Tiltak sm begrenser risiken (f.eks. der fylkesmannen har tilsyn eller at kmmunen selv har gde interne kntrllrutiner). Ved en knkret utvelgelse av prsjekt har vi vurdert nytteverdien i frhld til frventet ressursbruk ved å gjennmføre prsjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellm flere kmmuner vi reviderer, er de freslått likelydende prsjekt/tema. 3
4 Risikmråder i Verdal kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Vi presenterer her frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt. Det er pp til kntrllutvalget å priritere rekkefølgen på prsjektene. Vi gjør ppmerksm på at kntrllutvalget g kmmunestyret står fritt til velge prsjekt sm ikke er listet pp i denne planen. De freslåtte prblemstillingene under hvert tema er frslag til mulige vinklinger av prsjektet. 4.1 Innkjøp - investering Innkjøpsmrådet har generell høy øknmisk risik fr kmmunesektren. Ny lv m ffentlige anskaffelser trådde i kraft fra 01.01.07. Med regelendringene kan de øknmiske knsekvensene ved å bryte regleverket bli stre. Samtidig er det knyttet øknmisk risik til at innkjøp ikke blir fretatt på mest kstnadseffektive måte. Ifølge Frnyings- g administrasjnsdepartementet er en hyppig årsak til brudd på anskaffelsesregelverket mangel på kunnskap. I 2007 kjøpte Verdal kmmune varer g tjenester til drift fr ca 103 milliner krner. Offentlige anskaffelser har derfr str betydning fr effektiviteten g ressursbruken i kmmunen. Kmmunen har tidligere hatt brudd på regelverket, g sak i KOFA (Klagenemnda fr ffentlige anskaffelser, sak avgjrt 17. desember 2007). Verdal kmmune står verfr mfattende investeringer i sklebygg (anslag på 200 milliner krner) de kmmende årene. I et slik prsjekt kan det være aktuelt å både se på m innkjøp er tråd med inngåtte avtaler eller følge en anbudsprsess. Eksempler på prblemstillinger er: Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Følge, ev. evaluere, et investeringsprsjekt har kmmunen gde rutiner fr gjennmføring av byggeprsjekt? Overhldes miljøfrskriftene? 4.2 Tjenestetilbud Omsrg g velferd Et prsjekt på dette mrådet kan ha ulike vinklinger. En mulig innfallsvinkel er å se på tildelingskriterier fr pleie- g msrgstjenester. SSBs framskrivninger i beflkningsutviklingen fram til 2025 viser at Verdal kmmune vil få en økning i antallet eldre. Dette ble pekt på sm en av kmmunens hvedutfrdringer på Dialgseminaret i februar 2008. Dette vil gi stre utfrdringer i pleie- g msrgstjenestene. Utviklingen kan medføre skjerpede tildelingskriterier fr hjemmetjenester g plass i institusjn. I rapprt m effektivisering g mstilling i Verdal kmmune (datert 12.06.08) pekes det på at kmmunen i dag ikke nyttegjør seg infrmasjn sm ligger i styringssystemene, fr å danne grunnlag fr beslutninger i øknmiplansammenheng. Dette kan være en vinkling på et prsjekt. 4
En tredje tilnærming kan være at vi ser på tjenestetilbudet til utvalgte brukergrupper, fr eksempel funksjnshemmede. Aktuelle prblemstillinger kan være: Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling av pleie- g msrgstjenester? Hvrdan praktiseres disse? Bruken av styringsinfrmasjn i planleggingen Tjenestetilbudet til utvalgte brukergrupper, fr eksempel til funksjnshemmede. 4.3 Rusmsrg Det er fkus på rusmsrg på nasjnalt plan, jf. helseminister Bjarne Håkn Hanssens uttalelser den senere tiden. Hanssen sier det er mange åpenbare svakheter i nrsk rusmsrg g viser til manglende behandlingsplasser g bliger, fr dårlig ppfølging etter at man er skrevet ut av institusjn, dårlig samarbeid mellm stat g kmmune, g fr lite fritids- g arbeidstilbud til pasienter sm får metadn g Subutex (Sitat VG 18.08.08). Rusmsrgen i Verdal ivaretas delvis gjennm NAV, delvis via ressurssenter Helse. Det arbeides på tvers mellm ulike instanser, men det antydes at kmmunen kan bli bedre på verrdnet ledelse. Det kan synes sm m det mangler krdinering, jf. sak m fem bliger fr rusmisbrukere sm står tmme. Aktuell prblemstilling kan være: Er rganisering av rusmsrgen slik at den ivaretar brukerne på en tilfredsstillende måte? 4.4 Etiske retningslinjer Det har vært mye ppmerksmhet m etikk innen ffentlig virksmhet de siste årene, g gså i kmmunal sektr. Flere krrupsjnsskandaler er avdekket i kmmune-nrge de siste årene, g dette har knsekvenser fr tilliten til flkevalgte g ansatte i kmmunene. Etiske spørsmål drøftes gjerne i frbindelse med krrupsjn g øknmisk kriminalitet, men mfatter alle deler av kmmunens virksmhet. Verdal kmmune har etiske retningslinjer, vedtatt av administrasjnsutvalget. Retningslinjene skal bidra til å skape en felles frståelse av hvilke handlinger sm er akseptable i kmmunen. Fr å ppnå dette er det viktig at retningslinjene er kjent g brukes, g kmmunen må bevisstgjøre sine ansatte m etikk. Varsling er å melde/si ifra m kritikkverdige frhld på arbeidsplassen, uetiske eller ulvlige. Ifølge Arbeidsmiljølven skal kmmunen legge til rette fr et gdt ytringsklima g ha interne rutiner fr varsling. Aktuelle prblemstillinger i et prsjekt m etikk kan være: Er kjennskapen til innhldet i de etiske retningslinjene blant ledere g ansatte tilfredsstillende? Hvilke tiltak er satt i verk fr å gjøre retningslinjene kjent i enhetene? 5
På hvilke(t) mråde(r) er det størst risik fr brudd på de etiske retningslinjene? Er det etablert kntrllrutiner sm sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Er det lagt til rette fr varsling i tråd med kravene i lvverket? Prsjektet vil blant annet baseres på bruk av en nettbasert spørreundersøkelse sm sendes til kmmunens ansatte. 4.5 Plan- g byggesak Ifølge Årsrapprten fr ISK fr 2006 var det i perider prblematisk å verhlde lvpålagte tidsfrister innen plan- g byggesak. Videre heter det at knapphet på saksbehandlerkapasitet medfører lengre behandlingstid g at enheten sliter med ressursknapphet i frhld til den aktiviteten de skal betjene. Knapp saksbehandlingskapasitet medfører risik fr at saker ikke blir behandlet tilstrekkelig grundig. Det har både i Levanger g Verdal kmmuner de siste årene vært generell ppmerksmhet rettet mt byggesaksbehandling, blant annet i ulike medieppslag. Det har blitt gitt flere dispensasjner i frhld til kmmunens arealdelplan. Med disse utviklingstrekkene sm bakgrunn, kan prsjekt sm mhandler saksbehandling innen plan- g byggesak være aktuelle. Mulige prblemstillinger/vinklinger kan være: Hvrdan håndteres dispensasjner i frhld til plan- g bygningslven g kmmunens arealdelplan? (stikkrd: mfang, likebehandling/knsistens, administrativ g plitisk behandling) Overhldelse av tidsfrister. 4.6 Barneverntjenesten Ifølge årsrapprten fr 2007 har barneverntjenesten i Verdal pplevd en str økning i antall bekymringsmeldinger i løpet av 2007. Økningen har ført til at barneverntjenesten hvert kvartal verfr fylkesmannen har måttet melde m fristverskridelser i frhld til behandlingstid. Revisjnen har gjrt en gjennmgang av barneverntjenesten i Levanger, g tilsvarende prsjekt er gså i gang i Stjørdal g Steinkjer. Aktuelle prblemstillinger/vinklinger kan være: Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g tiltak i frhld sammenliknbare kmmuner Hvilke faktrer kan frklare veksten i antall meldinger de siste årene? Kan vi på bakgrunn av utviklingen sm har vært i Verdal g sammenliknbare kmmuner si ne m frventet utvikling? 6
Nr. Prsjekttema Aktuelle prblemstillinger/innfallsvinkler Innkjøp investering Tjenestetilbud Omsrg g velferd Rusmsrg Etiske retningslinjer Plan-g byggesak Barneverntjenesten Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Følge, ev. evaluere, et investeringsprsjekt har kmmunen gde rutiner fr gjennmføring av byggeprsjekt? Overhldes miljøfrskriftene? Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling g pleie- g msrgstjenester? Hvrdan praktiseres disse? Bruken av styringsinfrmasjn i planleggingen Tjenestetilbudet til utvalgte brukergrupper, fr eksempel til funksjnshemmede. Er rganisering av rusmsrgen slik at den ivaretar brukerne på en tilfredsstillende måte? Er kjennskapen til innhldet i de etiske retningslinjene blant ledere g ansatte tilfredsstillende? Hvilke tiltak er satt i verk fr å gjøre retningslinjene kjent i enhetene? På hvilke(t) mråde(r) er det størst risik fr brudd på de etiske retningslinjene? Er det etablert kntrllrutiner sm sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Er det lagt til rette fr varsling i tråd med kravene i lvverket? Hvrdan håndteres dispensasjner i frhld til plan- g bygningslven g kmmunens arealdelplan? (stikkrd: mfang, likebehandling/knsistens, administrativ g plitisk behandling) Overhldelse av tidsfrister. Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g tiltak i frhld sammenliknbare kmmuner Hvilke faktrer kan frklare veksten i antall meldinger de siste årene? Kan vi på bakgrunn av utviklingen sm har vært i Verdal g sammenliknbare kmmuner si ne m frventet utvikling? 7