Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Alf-Petter Tenfjord 73199109 18.09.2014 2014/4396-320 Kommunal- og samordningsstaben Deres dato Deres ref. Kommunene i Sør-Trøndelag v/ ordførere og rådmenn Kommunereformen opplegg for arbeidet i Sør-Trøndelag 2014-2016 Et flertall på Stortinget slutta 18. juni seg til Regjeringens mål og opplegg for en kommunereform. Kommunalministeren sendte 26.08.14 et brev til alle ordførere og invitert til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Oppstartskonferansen i Sør-Trøndelag fant sted 26.08.14, og der vedtok også KS fylkesmøte en prosjektplan for gjennomføring av reformen i Sør-Trøndelag 2014-2017. Den finnes her http://fylkesmannen.no/sor-trondelag/kommunalstyring/kommunereformen/ Hensikten med dette brevet er å gi kommunene orientering om møter/milepæler for lokale/regionale diskusjoner framover. veiledning til lokale prosesser og hva kommunene vil bli tilbudt av verktøy og prosessbistand. 1. Debattene starter nå og kommunene har ansvaret Fremgangsmåten i reformen er å sikre lokal forankring og eierskap til fremtidig endring. Kommunene er utfordret til å vise lokalt lederskap og finne de beste løsningene for innbyggerne gjennom gode lokale prosesser. Det er imidlertid ikke bare den enkelte kommune, verken med gamle eller nye grenser som skal legges til grunn. Hva som er god kommuneinndeling og hva som gir slagkraft for kommunene, skal og må sees i et Trøndelagsperspektiv. Dagens fylkesgrenser skal ikke være et hinder for løsningene. Fylkesmannen skal være tilrettelegger og koordinator for prosessene som gjennomføres lokalt/regionalt. Fylkesmannen skal også vurdere helheten i regionen og se til at prosessene avsluttes innen våren 2016. KS er trukket inn i gjennomføringsarbeidet og det er opprettet en fylkeskoordineringsgruppe som skal bidra til å se helhet og samkjøre prosesser. En viktig rammebetingelse er oppgaver og økonomi. Regjeringa har varsla at de våren 2015 vil legge fram forslag for Stortinget om nye oppgaver til større og mer robuste kommuner. Endringer i inntektssystemet skal gjøres 2017. 2. Opplegget for den lokale prosessen høsten 2014 Arbeidet med kommunereformen er delt inn i 4 faser, se under. Kommunene bes nå, utfra hvordan de ser lokale og regionale utfordringer noen tiår framover, starte drøftinger om geografiske retningsvalg og alternative løsninger for hvilke Embetsledelse og Kommunal og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 kommuner det er naturlig å samarbeide med (fase 2). Det sentrale nå vil være å utforske kommunens handlingsrom i framtiden, der ulike løsninger drøftes og det klargjøres hvilke beslutninger som må tas i dag for å møte disse. Faser i kommunestrukturprosessen 1. Oppstartfase fram til 1. september 2014 2. Dialogfase fra september 2014 til februar 2015 Hovedinnhold - Avklaring av reformens innhold og verktøy. Oppdragsbrev fra Regjeringen - Etablering av prosjektorganisasjon i fylket, dialog med KS og nabofylker - Oppstartskonferanse med ordførere og rådmenn med forankring av prosjektplan og milepæler - Avklaringer av geografiske retningsvalg på bakgrunn av tilrettelagt kunnskapsgrunnlag og prosesser i enkeltkommuner og mellom kommuner - Vedtak i kommunestyrene til 1. februar 2015 3. Utrednings- og utviklingsfase to spor 4. Beslutningsfase i kommunene 2015/vår 2016 - Gjennomføring av avgrensa konsekvensanalyser/utredninger (utfra nasjonale mål og kriterier). - Forberedelse av sammenslåing - To spor; a) kommuner som vil vedta sammenslåing innen høsten 2015 og b) kommuner som vil fatte vedtak senest våren 2016. Fylkesmannen vil komme tilbake til kommunene med en konkret bestilling på hva vedtakene 1. februar bør inneholde, men hovedpunktene vil være: Hvilke geografisk retningsvalg som kommunen prioriterer. Begrunnelser og forutsetninger for dette, herunder hvilken dialog som er gjennomført med nabokommunene. Behov som kommunen ser for konsekvensanalyser av de ulike alternativene, kunnskapsbehov kommunen ellers har og ev særskilte problemstillinger som må avklares. Beskrivelse av vegen videre fram mot endelig vedtak i kommunestyret. Behovet for bistand fra Fylkesmann og KS. Konklusjon mht om det er aktuelt for kommunen/naboer å være tidlig ute med kommunestyrevedtak allerede 2015 om sammenslåing (åpner for kongelig resolusjon om sammenslåing våren 2016), eller om kommunen/naboene vil gå for vedtak innen sommeren 2016. Med dette som bakgrunn, oppfordrer vi kommunene til så fort som mulig å lage seg lokale prosjektorganisasjoner og lage en plan for prosessen videre i egen kommune og sammen med nabokommunene. Arbeidet må forankres i kommunestyret. Arbeidet bør ha bredt sammensatt deltakelse, både politisk og administrativt. Det bør være en avsatt ressurs (prosjektleder) som kan drive fram arbeidet. Det er viktig med bred involvering av aktører i lokalsamfunnet innbyggere, næringsliv, ansatte i kommunen, lag og foreninger mv
3 Vi oppfordrer videre til at kommunestyrene/formannskap både alene og sammen holder temamøter om kommunestruktur. Vedlagt finnes to eksempler på måter å gjøre dette på. Fylkesmann og KS vil kunne bistå med gjennomføring av temamøter. Fylkesmannen og KS ønsker å være tett på prosessene i kommunene. Vi ber om at kommunene raskt tar kontakt dersom de ønsker bistand til orienteringer og eller gjennomføring av temamøter i kommunestyrene mv. 3. Bistand og verktøy til hjelp i prosessen På www.kommunereform.no finner dere oversikt over både de økonomiske virkemidlene reformen bygger på, samt hvilke verktøy kommunene kan bruke i lokale prosesser. Dette gjelder: Standardisert faktaoppsett og prosessveileder, som blir tilgjengelig ca. til 1. oktober Spørreundersøkelser til bruk i høringen av innbyggerne, blir tilgjengelig ca. til 1. oktober Kommunene får dekket 100 000 kr til utgifter til informasjon og folkehøring. Distriktssenteret http://distriktssenteret.no/temaer/kommunereform/ bidrar med å samle utredninger/rapporter/verktøy som er nyttige i reformarbeidet og sammenslåingsprosesser. I tillegg til dette har kommunene selv mye informasjon om egen virksomhet som kan brukes til å lage utfordringsbilder for seg selv/naboer. Fylkesmannen kan også kontaktes om behov for kunnskapsgrunnlag. Det er imidlertid viktig å ha et kritisk blikk på hvilket omfang av utredninger og kunnskapsgrunnlag som er strengt tatt nødvendig for de beslutninger som skal tas. Kommunene vil via skjønnsmidlene bli tilført støtte til lokalt/regionalt arbeid med kommunereformen. På statsbudsjettskonferansen 8. oktober vil Fylkesmannen gjøre kjent støttebeløpene for 2014 og 2015. Kriteriene for 2015 vil være: støtten skal brukes til internt frikjøp av ressurs til kommunereformarbeidet. støtten gis kun til de kommuner som 1. februar vedtar at de vil gå videre med sammenslutning 4. Viktige møter i regi av regionale aktører - Fylkesmannen og KS samler de som er prosjektledere i kommunene til samling 1. oktober og 14. november. Link til påmelding for 1. oktober http://www.fylkesmannen.no/sor-trondelag/kurs-ogkonferanse/kommunereformen-samling-for-prosjektledere-ikommunene/, - Fylkeskoordineringsgruppa (ledet av FM), med fylkesstyret i KS og politikere fra regionrådene og fylkesrådmannen, møtes 30/9, 31/10 og 21/11. - KS Rådmannsutvalg møtes i forkant av fylkeskoordineringsgruppa -29/9, 24/10 og 18/11.
4 I tillegg vil Fylkesmannen ha løpende dialog med Fylkesmennene i våre nabofylker. 5. Avslutning Prosessene som kommunene nå gjennomføres skal legges grunnlaget for en kommunestruktur som skal stå seg i mange tiår framover. Vi oppfordrer til å ta aktivt tak i arbeidet og det som skal bli gode løsninger for et slagkraftig Trøndelag framover. Det vil være viktig at beslutninger og kunnskapsgrunnlag videreføres til de nyvalgte folkevalgte etter kommunevalget 2015. Fylkesmannen ser fram til spennende og engasjerte prosesser de nærmeste to årene, og ønsker lykke til med prosessene. Med hilsen Jørn Krog Fylkesmann Alf-Petter Tenfjord direktør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 2 vedlegg Kopi med vedlegg: - Fylkesordfører og fylkesrådmann, - Fylkeskoordineringsgruppen (via epost), - Distriktssenteret - KS Sør-Trøndelag - Tillitsvalgte, hovedsammenslutninger Sør-Trøndelag (via epost)
5 Vedlegg 1 EKSEMPEL PÅ TEMAMØTE - 1 Kommunereform Kort presentasjon og gjennomgang av reformen og faktagrunnlaget. (20 min) Stortinget har fattet vedtak om at det skal gjennomføres en nasjonal strukturreform med færre antall kommuner som resultat. Men, det er opp til kommunene selv å finne fram til den mest hensiktsmessige struktur og størrelse på morgendagens kommuner, for at reformens mål kan realiseres. Gruppedrøftinger (ca. 2 t): Alle svar/kommentarer til spørsmålene begrunnes. Hvordan kan en ny kommune bidra til bedre enn i dag, sikre gode og likeverdige tjenester til innbyggerne, en helhetlig og samordnet samfunnsutvikling, kommuner som er bærekraftige og økonomisk robuste, og et styrket lokaldemokrati? Hvilke nabokommuner mener dere det vil være ønskelig å ta kontakt med for å drøfte eventuell mulighet for sammenslåing? Hvilke andre kommuner bør også kunne inviteres med? Hvor realistisk er det at X består som egen kommune dersom kommunene rundt endrer struktur? Hvilke spørsmål sitter dere fortsatt med når det gjelder det videre reformarbeidet?
6 Vedlegg 2 EKSEMPEL PÅ TEMAMØTE - 2 Kommunereform Forslaget nedenfor er først og fremst skissert som et temamøte for kommunestyret utenom ordinært møte, uten at det skal fattes noe som helst slags vedtak. Opplegget kan lett tilpasses grendemøter, folkemøter, ansatte-samlinger etc. Hensikt Gi saklig, kortfattet og enkel informasjon om reformen som Stortinget har vedtatt. Gå nærmere inn på konkretisering av utfordringsbildet og særlig fokus på mulighetsperspektivet. Konkretisere og forklare de 4 målene: Styrke lokaldemokratiet Velferdskommunens evne til å levere gode tjenester Helhetlig samfunnsplanlegging Økonomisk bærekraft Gi møtedeltakerne muligheter til å bli hørt og sett Opplegg (3-4 timer) 10 min Introduksjon, velkommen til temamøte 45 min Informasjon om reformens mål, utfordringsbildet og mulighetene som ligger i en slik strukturreform. 15 min Pause 60 90 min Refleksjon i grupper over mulige spørsmålsstillinger (Kan variere mellom kommuner og regioner. Kan også arrangeres som kafedialog.) Hvordan kan en ny kommune bidra til bedre enn i dag, sikre gode og likeverdige tjenester til innbyggerne, en helhetlig og samordnet samfunnsutvikling, kommuner som er bærekraftige og økonomisk robuste, og et styrket lokaldemokrati? Hvilke nabokommuner mener dere det vil være ønskelig å ta kontakt med for å drøfte eventuell mulighet for sammenslåing? Hvilke andre kommuner bør også kunne inviteres med? Hva mener dere vil være de viktigste utfordringene for din kommune og nabokommunene de neste 10 til 50 årene? (Det kan vel antas at utviklingen de foregående 10 til 50 årene bare vil fortsette og ikke stoppe opp. Det kan være usikkert om utviklingen vil skje i samme, økende eller redusert tempo.) Hvilke regionale og/eller statlige funksjoner og oppgaver vil det være mulig og ønskelig for større kommuner å kunne overta? Hvilke spørsmål sitter dere fortsatt med når det gjelder det videre reformarbeidet? 45 min Plenum- tilbakemelding fra grupperefleksjonene 10 min Avslutning