November 2011 - October 2013 Tema: Valg av prosedyre
Anskaffelser etter forskriftens del I Ikke krav til kunngjøring, eller spesielle prosedyrer 3-1 stiller grunnleggende krav til alle anskaffelser: Krav til konkurranse og likebehandling Forbud mot diskriminering Leverandørene skal ha lik mulighet til å gjøre seg kjent med de forhold som vektlegges ved tildeling av kontrakt Krav til forholdsmessighet Krav til god anbuds- og forretningsskikk Skriftlig dokumentasjon Miljøhensyn og krav til universell utforming vurderes
Prosedyrer i forskriftens del II Oppdragsgiver kan velge fritt mellom: Åpen eller begrense anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Ett-trinns prosedyre: alle interesserte leverandører gis anledning til å levere tilbud To-trinns prosedyre: Prekvalifisering + tildelingsfase
Prosedyrer i forskriftens del III Hovedregel: Åpen eller begrenset anbudskonkurranse Unntaksbestemmelse: Konkurransepreget dialog Unntaksbestemmelse: Konkurranse med forhandling (med eller uten kunngjøring)
Anbudskonkurranse Forhandlingsforbud, må akseptere tilbudene som de foreligger, enkelte avklaringer tillatt, jf FOA 12-1 Mindre fleksibilitet, risikerer å måtte avvise tilbud men, dette avhenger også av hvordan spesifikasjonene utformes Krever at leveransen er godt spesifisert slik at tilbudene blir sammenlignbare Godt egnet for standardiserte produkter og tjenester
Åpen eller begrenset anbudskonkurranse? Hva gir best konkurranse? Lengre frister totalt med begrenset anbudskonkurranse og konkurransen tar normalt lengre tid Stort antall leverandører? Kan være fordel med begrenset anbudskonkurranse Ved bruk av utvelgelseskriterier og bruk av best kvalifiserte; vær obs på SMB er ikke gitt at dette er nødvendig av hensyn til kontrakten Hvor mye ressurser kreves for å levere tilbud? Bør redusere unødvendig ressursbruk hos leverandørene
Konkurranse med forhandling Unntaksbestemmelse som skal tolkes restriktivt, oppdragsgiver har bevisbyrden for at vilkårene er oppfylt. Med forutgående kunngjøring når vilkårene i 14-3 er oppfylt. Noen eksempler: Mislykket resultat fra tidligere anbudskonkurranse, og det ikke gjøres vesentlige endringer i de opprinnelige kontraktsvilkårene I særlige tilfeller hvor kontraktens «art eller tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd» Kofa sak 2010/129, sentralt spørsmål «om det på forhånd kan etableres en mekanisme for prising av kontraktsgjenstanden.»
Konkurranse med forhandling forts. Uten forutgående kunngjøring når vilkårene i 14-4 er oppfylt. Noen eksempler: Ukorrekte eller uakseptable tilbud i forutgående anbudskonkurranse eller konkurransepreget dialog, at det ikke gjøres vesentlige endringer i kontraktsvilkårene og alle leverandørene som har levert gyldig tilbud i første konkurransen inviteres til forhandlingene. Se Kofa sak 2010/221 og 2010/325 om tilbud som overstiger budsjett Det av tekniske eller kunstneriske grunner eller for å beskytte enerett kun er én leverandør i markedet.
Hvis man kan velge- når er konkurranse med forhandling hensiktsmessig? Gir større fleksibilitet enn anbudskonkurranse Kan gi bedre og mer innovative løsninger ved komplekse anskaffelser Mindre gjennomsiktig prosedyre, krever ryddig prosess for gjennomføring Krever forhandlingskompetanse hos oppdragsgiver Krever ofte mer ressurser og lengre tid enn åpen anbudskonkurranse
Konkurransepreget dialog Kan brukes ved særlig komplekse kontrakter når oppdragsgiver ikke er i stand til: å objektivt presisere de tekniske vilkår, som kan oppfylle deres behov og formål, eller objektivt å presisere de rettslige eller finansielle forhold i forbindelse med et prosjekt
Hvordan foregår konkurransepreget dialog? Dialogfase hvor målet er å identifisere og fastslå hvordan oppdragsgivers behov best kan oppfylles. Dette innebærer både en felles analyse av det reelle behovet og dialog om mulige løsninger for å oppfylle det aktuelle behovet. Etter avsluttet dialogfase inviteres tilbyderne til å levere endelig tilbud basert på de løsninger som er identifiserte gjennom dialogfasen.
Noen fordeler og ulemper ved konkurransepreget dialog Kan fremme innovasjon og bedre løsninger for oppdragsgiver Krever mye ressurser og kompetanse hos både oppdragsgiver og leverandør
Eksempel fra Statens vegvesen E6 Trondheim - Stjørdal Bakgrunn Kompleks utførelse i vanskelige grunnforhold Høyt og usikkert kostnadsestimat Usikkert om foreliggende spesifikasjon tilfredsstiller prosjektet behov og formål
Eksempel forts. Krevende å: gi rom for løsninger som ligger utenfor oppdragsgivers erfaringsrammer velge løsninger som ivaretar krav til sikkerhet gi leverandøren trygghet til å kunne ta ansvar for valgte løsning å utarbeide funksjonskrav som ikke begrenser deltagernes løsningsforslag mer enn strengt nødvendig vurdere ressursbruk, mht kompensasjon til leverandørene, hvor mange som inviteres til å gi tilbud
Eksempel forts. Har oppnådd: Forventer at valgte løsninger vil tilfredsstille prosjektets behov og formål. Utviklet grunnlag for en praksis for bruk av Konkurransepreget dialog som anskaffelsesform i Statens vegvesen. Les mer på www.anskaffelser.no
Oppsummering Vilkårene for prosedyrene må vurderes Ved valgmuligheter, vurder Hvilken anskaffelse skal gjøres? Kompleks eller standardisert Hvordan er markedet Behov for fleksibilitet og dialog med leverandør Ressursbruk for både oppdragsgiver og leverandør Uavhengig av prosedyre, gjør grundige markedsundersøkelser først Det må gjøres en helhetlig vurdering av spesifikasjoner, prosedyre og tildelingskriterier
Noen tips til videre lesning Analyse af transaktionsomkostninger ved udbud: www.udbudsportalen.dk Erfaringer fra konkurransepreget dialog, se innovasjonssidene på www.ankaffelser.no Om prosedyrene: Veilederen til regelverket om offentlige anskaffelser fra FAD