Virksomhetsrapportering for Vestre Viken HF pr 31. januar 2013 Innhold 1 VESTRE VIKEN HF, sammendrag...2 1.1 Økonomisk situasjon...2 1.2 Resultatavvik pr klinikk...4 1.3 Lønnsavvik pr klinikk...5 1.4 Konsulenter og innleie...5 1.5 Likviditet...6 1.6 Investeringer...6 1.7 Innsatsstyrt finansiering av somatisk aktivitet...8 1.8 Aktivitet psykisk helse og rus...9 1.9 Medarbeidere status pr januar 2013... 10 1.10 Kvalitets- og styringsindikatorer... 13 2 Omstillingsutfordring... 17 3 Risikovurdering for Vestre Viken HF... 20
1 VESTRE VIKEN HF, sammendrag Sammendrag Saken viser status for Vestre Viken HF (VVHF) pr 31. januar 2013. Resultatet for Vestre Viken viser samlet et negativt akkumulert avvik på 2,3 MNOK i forhold til budsjettet ved utgangen av januar. Vestre Viken har krav om et resultat i balanse i 2013. For mer informasjon om klinikkenes arbeid med omstilling og tiltak vises det til de klinikkvise vedlegg, samt eget vedlegg angående årsverksutvikling i. Øvrige vesentlige forhold Reduserte pensjonskostnader Pensjonskostnader er budsjettert for 2013 basert på en aktuarberegning foretatt i juni, i tråd med gjeldende praksis innenfor HSØ. I januar 2013 er det mottatt en ny aktuarberegning for 2013, som gir en reduksjon i pensjonskostnadene på 94 MNOK sammenlignet med juni beregningen. Reduksjonen i pensjonskostnader er hovedsakelig knyttet til følgende forhold: diskonteringsrenten er justert fra 3,8 % til 4,2 %, Vestre Viken pensjonskasse har fått et betydelig overskudd som medfører at fondsbeholdningener økt og medfører lavere kostnader. Det største utslaget gir endret forutsetning om AFP uttakstilbøyelighet som nå er redusert basert på faktisk utvikling og ikke lenger følger KLP sin forutsetning om et uttak på 45 %. Etter pålegg fra de regionale helseforetakene er det i februar (etter januar rapportering) foretatt en ny aktuarberegning der diskonteringsrenten er endret fra 4,2 % til 4,05 %. Ny aktuarberegning nå i februar viser en kostnadsreduksjon på 76,7 MNOK i forhold til hva som er budsjettert. Denne korreksjonen som vil medføre en økning i kostnadene på 1,4 MNOK vil bli bokført i februar resultat. 1.1 Økonomisk situasjon Det er et negativt resultat fra driften på 2,3 MNOK ved utgangen av januar. Avvik mot budsjettet inkluderer 7,4 MNOK i positivt avvik som resultat av reduserte pensjonskostnader. Resultat eksklusiv effektene av redusert pensjonspremie viser et underskudd på 9,7 MNOK. VVHF har krav om drift i balanse pr måned i 2013. Tabellen under spesifiserer regnskapsmessig rapportering til HSØ RHF pr januar. pr januar 2013 Regnskap denne perioden Budsjett denne perioden Avvik denne perioden Regnskap hittil i fjor % endring i år ift i fjor Basisramme - 416 518-416 080 437-377 433 10 % Driftsinntekter - 194 870-190 395 4 475-214 428-9 % SUM Inntekter - 611 388-606 475 4 912-591 862 3 % Varekostnader 63 369 58 879-4 490 59 156 7 % Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenester 49 409 49 521 112 54 449-9 % Innleid arbeidskraft 2 062 2 048-14 2 386-14 % Lønnskostnader 408 929 409 270 341 400 513 2 % Avskrivninger 18 785 18 433-351 18 976-1 % Andre driftskostnader 67 614 64 362-3 252 64 267 5 % Netto finanskostnader 3 531 3 962 432 3 357 5 % SUM Driftskostnader inkl. finans 613 699 606 475-7 223 603 104 2 % Resultat 2 311-2 311 11 242 79 % 2
* I rapportering vises alle inntekter som minusposter og alle kostnader som positive poster i tråd med fortegn i regnskapet (debet og kredit). Det betyr at et minusresultat er et overskudd, og et positivt resultat er et underskudd. Av tabellen ovenfor fremgår det at sum inntekter har økt med 19,5 MNOK i forhold til samme periode i fjor, en økning på ca. 3 %. Basisrammen har økt, mens driftsinntektene er redusert sammenlignet med samme periode i. Veksten i basisrammen fra skyldes i hovedsak kompensasjon for lønns- og prisvekst, mens reduksjonen i driftsinntekter skyldes gevinst ved salg av eiendom i januar. Driftskostnadene har økt med 10,6 MNOK, eller ca 2 %, sammenlignet med regnskapet for samme periode i fjor. Inntekter totalt viser et positivt avvik på 4,9 MNOK hittil i år. Pr januar er ISF-inntektene 2,4 MNOK høyere enn budsjettert, og 1,3 MNOK foran samme periode i fjor. Gjestepasientinntektene er i henholdt til budsjett, og 1,4 MNOK høyere enn i fjor. ISF-inntektene i januar er regnskapsført i henhold til ISF-regelverket for. Årsaken til dette er at Helsedirektoratet foreløpig ikke har levert ny og oppdatert programvare (grouper) tilpasset 2013- regelverket. Effekten av nye DRG-vekter for 2013 (groupereffekten) er beregnet å gi en negativ inntektseffekt på ca. 1 % sammenlignet med, dvs. ca 1,0 MNOK i januar. Øvrige driftsinntekter er 2,1 høyere enn budsjettert pr januar. Øvrige driftsinntekter Regnskap denne perioden Budsjett denne perioden Avvik denne perioden Regnskap hittil i fjor % endring i år ift i fjor Polikliniske inntekter - 20 258-18 743 1 515-16 604 22 % Øremerket tilskudd Raskere tilbake - 2 394-2 791-397 - 978 145 % Andre øremerkede tilskudd - 451-719 - 268-335 35 % Utskrivningsklare pasienter - 2 935-839 2 096-2 592 13 % Andre driftsinntekter - 30 358-31 155-797 - 58 116-48 % Øvrige driftsinntekter - 56 397-54 247 2 149-78 625-28 % Driftskostnader inklusive finans viser et negativt avvik mot budsjett på 7,2 MNOK. Dette gir et avvik på ca. 1 % målt mot budsjett. Varekostnader er 4,5 MNOK over budsjett pr januar, hovedsakelig på grunn av høyere forbruk av medikamenter, laboratorierekvisita og implantater. Gjestepasientkostnader og kjøp av helsetjenester er samlet sett i henhold til budsjett. VVHF har en ambisjon om å redusere gjestepasientkostnadene ved å øke egendekningen, bl.a. som resultat av hovedstadsprossen. Egendekningen i er økt med ca 2 % fra 2011. 3
80 % Egendekning Vestre Viken 75 % 70 % 65 % 60 % 55 % Gj.s Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des nitt 73,9 70,0 69,6 68,1 72,0 74,7 74,7 68,4 72,1 68,9 69,0 72,7 71,2 2011 73,1 72,0 69,8 61,2 70,6 69,1 67,2 66,8 68,9 71,8 70,2 68,5 69,1 Lønns- og pensjonskostnader er samlet i henhold til budsjett. Se for øvrig avsnittet over om reduserte pensjonskostnader i 2013. Innleid arbeidskraft må sees i sammenheng med lønnskostnadene. Pr januar er innleid arbeidskraft som budsjettert, men utviklingen følges nøye fremover. Andre driftskostnader pr januar viser et negativt avvik på 3,2 MNOK i forhold til budsjett. Avviket skyldes i hovedsak avsetninger for forventede kostnader. Blant annet er det avsatt for kostnader fra Sykehuspartner. 1.2 Resultatavvik pr klinikk Tabellen under viser akkumulerte avvik pr klinikk, på henholdsvis inntekter, kostnader og totalt resultatavvik. pr januar 2013 Inntekter Kostnader RESULTAT Avvik hittil i år % avvik Avvik hittil i år % avvik Avvik hittil i år De største avvikene ved klinikkene på kostnadssiden gjelder lønn og varekostnader. For nærmere kommentarer av klinikkvise avvik vises det til vedlagte klinikkrapportering. Avvik som % av total budsjett Drammen Sykehus - 857-1 % - 4 363-4 % - 5 220-5 % Bærum Sykehus - 1 376-2 % - 3 960-6 % - 5 336-8 % Ringerike Sykehus 230 1 % 317 1 % 547 1 % Kongsberg Sykehus 696 3 % - 268-1 % 428 2 % Intern Service - 89 0 % - 1 043-1 % - 1 132-2 % Psykisk Helse og Rus - 655-1 % 311 0 % - 344 0 % Prehospitale Tjenester 0 % - 975-4 % - 976-4 % Medisinsk Diagnostikk 1 432 3 % - 1 217-3 % 215 0 % Stabene - 244-1 % 1 389 5 % 1 145 4 % Overordnet VVHF 5 776 7 % - 4 842 3 % 934 0 % Reduserte pensjonskostnader 0 % 7 428 7 428 1 % Totalt 4 912 1 % - 7 223-1 % - 2 311 0 % 4
1.3 Lønnsavvik pr klinikk pr januar 2013 Fast lønn Overtid Offentlig Tilskudd Annen lønn Pensjon SUM Lønn % avvik Drammen Sykehus - 754-1 877 526-193 - 2 298-2,4 % Bærum Sykehus - 2 808-451 578-505 8-3 177-5,6 % Ringerike Sykehus - 56-717 439-35 - 369-1,1 % Kongsberg Sykehus 54-284 - 22-43 - 296-1,6 % Intern Service - 203-32 659-47 376 1,6 % Psykisk Helse og Rus - 1 457-661 2 646-446 82 0,1 % Prehospitale Tjenester - 815-442 187 89-980 -5,8 % Medisinsk Service - 27 18 46-217 - 180-0,5 % Stabene - 140 754 187-221 580 2,5 % Overordnet VVHF - 367-185 - 265 7 419 6 602 Totalt - 6 574-3 876 5 246-1 883 7 428 341 0,1 % Totalt ekskl. pensjon - 6 574-3 876 5 246-1 883-7 087-2,1 % % avvik ift budsjett -2,2 % -34,8 % 28,7 % -3,8 % 10,7 % 0,1 % Totale lønns- og pensjonskostnader er pr januar i henhold til budsjett. Som følge av ny aktuarberegning er pensjonskostnadene redusert, jf. avsnittet om øvrige vesentlige forhold over. Totale lønnskostnader eksklusiv pensjon viser et overforbruk på 7,1 MNOK. Det er overforbruk av fast- og variabel lønn, mens offentlige tilskudd (refusjoner) er høyere enn budsjettert. Det er spesielt Drammen Sykehus, Bærum Sykehus, og PHT som viser negative avvik. Kostnadene til variabel lønn har vist en stigende trend de siste månedene. Økt bruk av variabel lønn er sterkt knyttet til økt sykefravær. Refusjoner i forbindelse med sykefravær er 5,2 MNOK over budsjett pr januar. 1.4 Konsulenter og innleie pr januar 2013 Regnskap hittil i år Budsjett hittil i år Avvik hittil i år % avvik Regnskap hittil Endring ift Avvik Innleie av helsepersonell 2 062 2 048-14 -1 % 2 386-14 % -324 Sykehuspartner 16 275 17 312 1 037 6 % 23 906-32 % -7 631 Konsulenter 8 484 10 245 1 761 17 % 6 420 32 % 2 064 Totalt konsulenter og innleie 26 821 29 605 2 784 9 % 32 713-18 % -5 891 Lønn faste ansatte 303 562 296 988-6 574-2 % 289 374 5 % 14 188 Overtid/esktrahjelp 15 010 11 135-3 876-35 % 11 894 26 % 3 117 Totalt 345 393 337 728-7 666-2 % 333 980 3 % 11 413 Pr januar er det brukt 2,8 MNOK mindre på konsulenter og innleie av helsepersonell enn budsjettert. Dette gir et positivt avvik mot budsjett på 9 %. Bruk av konsulenter og innleie må sees også i sammenheng med lønnsområdet. Kostnader for innleie av helsepersonell er i tråd med budsjett pr januar, men er fortsatt et risikoområde. Priser for innleie av helsepersonell fra eksterne byråer vil øke i 2013 med 10 % til 25 %. Dette er et resultat av nye rammeavtaler inngått med byråene som følge av innføring av vikarbyrådirektivet. Vikarbyrådirektivet stiller større krav til kvalitet i alle prosesser fra leverandørene, blant annet gode rutiner for kvalitetssikring og intern kontroll. De nye 5
rammeavtalene er inngått av Helsesektorens Innkjøpsservice AS (Hinas), med virkning fra 1. februar 2013. Avtalene omfatter legespesialister, sykepleiere, jordmødre og annet helsepersonell. Kostnader i forbindelse med Sykehuspartner er pr januar 1,0 MNOK lavere enn budsjettert. Kostnader i forbindelse med Sykehuspartner inkluderes hovedsakelig i klinikk for Intern Service (Ehelse), men finnes også på stabsområdet i forbindelse med lønn og HR-området. Sykehuspartner står for ca 61 % av totale konsulentkostnader i januar, og 58 % av totalt budsjett. Fakturering fra Sykehuspartner er tradisjonelt et risikoområde for VV HF. 1.5 Likviditet Pr 31. januar var trekket på driftskreditten 1572 MNOK. Den ubrukte driftskreditten er 186 MNOK. Blant annet som følge av negativ resultatutvikling i, er driftskredittrammen økt fra til 2013. Det positive budsjettavviket i januar skyldes i hovedsak reduserte pensjonskostnader som følge av ny aktuarberegning på 41,9 MNOK, og salg av anleggsmidler på 9,0 MNOK som det ikke er tatt høyde for i budsjettet. Likviditetsutvikling -1 000-1 100-1 200-1 300-1 400-1 500-1 600-1 700-1 800-1 900 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Faktisk Budsjett Prognose Driftskreditt 1.6 Investeringer pr januar 2013 Budsjett Avvik % Hittil Årsbudsjett Jan hittil i år hittil i år avvik i fjor Bygg & anlegg 5 661 4 000 1 661 41,5 % 6 356 126 600 MTU 0 3 909 0 0,0 % 1 357 86 650 Andre 0 0 0 799 13 000 Sum 5 661 7 909 1 661 21,0 % 5 146 226 250 Sum 8 416 1 154 13,7 % 5 146 6
Investeringsbudsjettet er delt i tre hovedkategorier (styresak 079/): Av de 231,0 MNOK, skal 5,0 MNOK benyttes til lokale IKT-investeringer som foretas av Sykehuspartner. MTU-budsjettet i har kun gitt rom for reparasjon og erstatning av høyst nødvendige brekkasjer. Det har derfor vært lite rom for erstatning av nødvendig utskifting av utstyr, og det har løpende vært foretatt harde prioriteringer. HSØ har bekreftet at Vestre Viken kan benytte inntil 40 MNOK mer enn budsjettert i 2013 til MTU-investeringer. Forutsetningen er at disse investeringene finansieres ved fremtidig salg av eiendom. Midlene skal inntil videre lånes fra HSØ med tilbakebetaling høst 2013 eller vår 2014. En prioritering av bruk av disse midler kommer i senere rapporteringer. Det er også et stort behov for vedlikehold av bygningsmassen. Årets budsjett inkluderer kun 20,0 MNOK til dekning av vedlikehold av bygg i Vestre Viken. Drammen Sykehus har fått tildelt friske midler på 87,0 MNOK som i hovedsak skal gå til oppgradering av infrastruktur og ombygging av sentraloperasjon og obs-post i akuttmottaket. Det ble anskaffet seks nye ambulanser i første halvår av. Knapphet på investeringsmidler medfører at flåteplanen for utskifting av bilene ikke opprettholdes. Det er satt av midler i årets budsjett til å anskaffe fire til fem nye biler. Det vurderes om det er mulig å lease ambulanser, i stedet for å kjøpe de direkte selv. Det er overført 42,5 MNOK til Hovedstadsprosessen fra. Midlene skal gå til ferdigstillelse av bygg og MTU for Øre-, nese-, halsavdelingen, Øye-seksjonen og CT på Drammen Sykehus. Det totale estimatet for hele prosessen uavhengig av år, opprettholdes med totalt 198,2 MNOK. 7
1.7 Innsatsstyrt finansiering av somatisk aktivitet pr januar 2013 Hittil i år Avvik mot budsjett % avvik Hittil i % endring ift Årsbudsjett DRG poeng dag og døgn 6 539-218 -3 % 6 870-5 % 75 080 DRG poeng poliklinikk 1 127 28 3 % 1 086 4 % 12 191 SUM DRG-poeng "sørge for" 7 666-190 -2 % 7 956-4 % 87 271 Gjennomsnittlig liggetid 4,1-0,2-6 % 4,0-3 % 3,9 Antall utskrevne pasienter døgnbehandling 5 550-163 -3 % 5 348 4 % 63 754 Antall liggedøgn - døgnbehandling 22 751 715 3 % 21 329 7 % 245 966 Antall dagopphold 2 509-235 -9 % 2 962-15 % 31 448 Antall polikliniske konsultasjoner 27 134 1 255 5 % 24 369 11 % 287 007 Samlet aktivitet målt i antall DRG-poeng er 190 poeng bak budsjett, og 290 DRG-poeng lavere enn samme periode i. Aktivitetstall pr januar inkluderer estimert verdi av DRG 470, dvs. ikke ferdigstilt koding av pasientopphold. Pr januar er det 928 ukodede behandlinger. I regnskapet er det avsatt 300 DRGpoeng for ikke ferdigstilt koding og glidning (periodisering). Total verdi av avsatte DRG-poeng pr januar er 4,7 MNOK. Pr januar er DRG-poengene beregnet i henhold til ISF-regelverket for. Årsaken til dette er at Helsedirektoratet foreløpig ikke har levert ny og oppdatert programvare (grouper) tilpasset 2013- regelverket. Effekten av nye DRG-vekter for 2013 (groupereffekten) er beregnet å gi en reduksjon i antall poeng på ca. 1 %, gitt samme produksjonsmiks. Antall liggedøgn er 715 flere enn budsjettert, og 1422 flere enn samme periode i. Antall dagopphold er 235 færre enn budsjettert og 453 færre enn ved samme periode i fjor. Antall polikliniske konsultasjoner er 1255 flere enn budsjettert, og 2765 flere enn ved samme periode i. 8
9 000 8 500 8 000 7 500 7 000 6 500 6 000 5 500 5 000 4 500 4 000 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Estimat 2013 Budsjett 2013 Faktisk 2013 korrigert for grupper 1.8 Aktivitet psykisk helse og rus pr januar 2013 Hittil i år Budsjett hittil i år Avvik hittil i år % avvik Hittil i fjor % avvik Årsbudsjett % avvik Voksenpsykiatri Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (VOP) 270 258 12 4,6 % 262 3,1 % 3 038 4,6 % Antall liggedøgn døgnbehandling (VOP) 7 604 7 574 30 0,4 % 7 441 2,2 % 89 180 0,0 % Antall polikliniske konsultasjoner (VOP) 9 736 10 461-725 -6,9 % 8 771 11,0 % 106 750-6,9 % Antall polikliniske konsultasjoner private (VOP Private) 525 554-29 -5,2 % 5 650-5,2 % Barne- og ungdomspsykiatri Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (BUP) 14 8 6 83,2 % 7 100,0 % 90 11,1 % Antall liggedøgn døgnbehandling (BUP) 305 431-126 -29,2 % 404-24,5 % 5 070-29,2 % Antall polikliniske konsultasjoner (BUP) 7 062 7 802-740 -9,5 % 6 999 0,9 % 79 619-9,5 % TSB for rusmiddelmisbrukere Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (TSB) 50 46 4 7,8 % 43 16,3 % 546 0,7 % Antall liggedøgn døgnbehandling (TSB) 1 797 1 640 157 9,6 % 1 846-2,7 % 19 306 5,0 % Antall polikliniske konsultasjoner (TSB) 2 031 2 256-225 -10,0 % 2 288-11,2 % 23 025-10,0 % Aktiviteten innenfor voksenpsykiatrien (VOP) er totalt sett lavere enn budsjettert hittil i år, men viser et positivt avvik mot budsjett for antall utskrevne pasienter og antall liggedøgn. Målt mot fjoråret er aktiviteten høyere både for døgn- og poliklinisk behandling. Aktiviteten innenfor barne- og ungdomspsykiatri (BUP) er også bak plan hittil i år, men totalt sett er aktiviteten på samme nivå som for samme periode i. Aktiviteten innenfor TSB for rusmiddelmisbrukere er totalt sett lavere enn budsjettert, og lavere målt mot samme periode i fjor. 9
1.9 Medarbeidere status pr januar 2013 Utvikling totale brutto månedsverk til og med februar 2013 (faste og variable månedsverk). 7 100 7 000 6 900 6 800 Brutto månedsvserk 6 700 6 600 6 500 6 400 6 300 6 200 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bto Mnd Verk Bud - 6 514 6 558 6 519 6 539 6 584 6 494 6 664 6 830 6 803 6 604 6 529 6 538 Bto Mnd Verk Bud - 2013 6 561 6 577 6 558 6 556 6 642 6 547 6 780 7 037 7 052 6 706 6 657 6 635 Bto Mnd Verk Regn - 2011 6 685 6 779 6 748 6 760 6 798 6 714 6 833 6 997 6 993 6 776 6 677 6 738 Bto Mnd Verk Regn - 6 599 6 494 6 583 6 632 6 589 6 627 6 804 6 983 7 012 6 779 6 785 6 813 Bto Mnd Verk Regn - 2013 6 758 6 685 Bruttomånedsverk inkluderer alle utlønnede årsverk for ansatte med faste og midlertidige arbeidskontrakter, samt all variabel timelønn og overtid omregnet til årsverk. Bruttomånedsverk pr februar er 6685, og 73 månedsverk ned fra januar. Dette er 108 månedsverk mer enn budsjettert for februar måned, og 191 årsverk mer enn pr februar i fjor. 7500 7000 6500 534 592 633 579 575 650 913 935 680 683 704 668 597 6000 5500 5960 5992 5999 6009 6052 6154 6070 6077 6098 6102 6108 6090 6088 5000 feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov Fast årsverk Variabel Brutto des jan 2013 feb 2013 10
I februar var den fastlønnede bemanningen 6088 månedsverk. I tillegg er det 597 variable månedsverk. Det tilsvarer totalt 6685 brutto månedsverk pr februar 2013, mot 6494 pr februar i fjor. Forbruket av variable månedsverk i februar 2013 er 63 årsverk høyere enn februar. Resten av differansen er månedslønnede årsverk (økning på 128 årsverk). Økningen i variable månedsverk må sees i sammenheng høyere sykefravær. Høyere sykefravær har også ført til en økning i refusjoner. Nettoeffekten av et økt antall variable månedsverk og høyere refusjoner, er lavere enn det veksten i bruttomånedsverk gir uttrykk for. Andel deltidsansatte 39,0 % 38,0 % 37,0 % 36,0 % 35,0 % 34,0 % 33,0 % 32,0 % 31,0 % 30,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2013 2011 Indikatoren viser andel deltid i perioden blant ansatte foretaket har en forpliktende fast arbeidsavtale med. Andel deltidsansatte beregnes ut fra antall ansatte som har en fast stilling lavere enn 100 %, dividert på antall faste stillinger totalt. Andel deltidsansatte viser en reduksjon på ca 1 prosentpoeng i forhold til samme periode i fjor. Arbeidet med å redusere deltid fortsetter med uforminsket styrke i 2013. Vestre Viken vil i 2013 ha et forsterket fokus på å skape forståelse for en heltidskultur i foretaket. Alle deltidsansatte skal registrere hvorvidt deres deltid er ønsket eller uønsket. Denne meldingen går til den respektive leder, og registreres i vedkommende sin mappe i personalportalen. Dette gir den enkelte leder oversikt over hvilke medarbeidere som ønsker å utvide stillingen sin, og leder skal bruke dette i arbeidet med å redusere andelen deltid blant sine medarbeidere. De ansatte må selv sørge for at denne informasjonen holdes oppdatert i Personalportalen. 11
Utvikling sykefravær 10,0 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 jan feb mars april mai juni juli aug sept okt nov des Kort Lang Plan 2011 Kort 2011 Total Det er høyt fokus på målrettet nærværsarbeid og systematisk sykefraværsoppfølging. Det skal gis ytterligere støtte til ledere i dette arbeidet. Sykefraværet for desember er på totalt 8,7 %, hvorav korttidsfraværet er 2,8 % og langtidsfraværet er 5,9 %. Totalt for ble det registrert en reduksjon i sykefraværet på 0,2 prosentpoeng til 7,8 % mot 8,0 % i 2011. All reduksjon er relatert til det langvarige sykefraværet (mer enn 16 dager). Det fremgår av tabellen over at sykefraværet frem til august lå lavere enn for tilsvarende måneder i 2011. For 3 tertial er fraværet høyere enn for tilsvarende måneder i 2011. Økningen i langtidsfraværet siste tertial mot 2011 viser en vekst på 9 %. Utviklingen i sykefraværet for siste måneder i er en av hovedårsakene til at man fikk en betydelig vekst i brutto månedsverk på slutten av fjoråret. 12
1.10 Kvalitets- og styringsindikatorer Tabellen under viser innrapporterte parametre til Helse Sør-Øst RHF pr januar 2013., pr januar 2013 gj.snitt Jan STYRINGSPARAMETRE 5a Andel korridorpasienter - somatikk 2,1 % 2,3 % 2h Andel med timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning 58 % 59 % 7a Antall utskrivningsklare pasienter totalt somatikk 122 240 7b Antall liggedøgn utskrivningsklare pasienter totalt somatikk 443 711 7c Gjennomsnittlig andel liggedøgn utskrivningsklare pasienter somatikk 2,1 % 3,2 % 7d Antall utskrivningsklare pasienter totalt psykisk helsevern voksne 13 1 7e Antall liggedøgn utskrivningsklare pasienter totalt psykisk helsevern voksne 112 23 7f Gjennomsnittlig andel liggedøgn utskrivningsklare pasienter psykisk helsevern voksne 0,1 % 0,3 % 8a Gjennomsnittstid fra mottak av henvising (ansiennitetsdato) til vurdering av henvisningen er fullført 3 13 8b Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle ( = des. mnd) 6 375 5 972 8c Antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt ( = des. mnd) 6 135 6 397 Korridorpasienter Andel korridorpasienter pr klinikk pr måned 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % VVHF BS DS RS KS PHR Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan2013 Andel korridorpasienter innen somatikk var 2,3 % i januar 2013, mens det ikke var korridorpasienter innen psykisk helse og rus. Det har vært stor pågang særlig ved de medisinske avdelinger i januar. 13
Ringerike sykehus hadde over tid i fjor en høy andel korridorpasienter. Her ble det iverksatt tiltak i løpet av oktober, og tall mot slutten av året viste en klar reduksjon. I januar har det imidlertid vært en topp igjen etter stor pasientpågang. Det arbeides kontinuerlig med å sikre effektive pasientforløp. De andre somatiske sykehus viser temmelig stabile tall. Utskrivningsklare pasienter Tabellen under viser at antall liggedøgn for utskrivningsklare pasienter på foretaksnivå i januar 2013 er omtrent som i tilsvarende måned i fjor, men Drammen har flere og Bærum færre enn fjoråret. Asker, Røyken, Bærum og Drammen er de kommunene som hadde mer enn 100 liggedøgn med utskrivningsklare pasienter denne måneden. DRG-aktivitet med kommunal medfinansiering var på fjorårets nivå. Tall tom januar Antall liggedøgn utskrivningsklare DRG, kommunal Medfinansiering 2013 % 2013 % VV 734 738-0 % 4064 4076-0,3% Drammen 251 99 +153 % 1580 1532 +3,1 % Bærum 380 573-34 % 949 942 +0,8 % Ringerike 53 51 +4% 585 634-7,8 % Kongsberg 24 2 323 365-11,5 % Fristbrudd Reduksjon i fristbrudd er en høyt prioritert oppgave. Etter en ytterligere nedgang siste måneder av fjoråret, gikk andelen opp i januar. Dette skyldes at en noen pasienter med fristbrudd i desember først er behandlet i januar. Det stod således 81 pasienter med fristbrudd ved utløpet av januar mot 115 pasienter ved utløpet av fjoråret. Det har vært et mål om at det ikke skal være fristbrudd etter 01.03.13. Det arbeides med dette, men det vil nok gå litt lengre tid før målet nås. 14
Andel fristbrudd rettighetspasienter VVHF totalt, somatikk og PHR 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % VVHF Somatikk PHR Tabellen under viser utvikling i en del styringsindikatorer i for Vestre Viken samlet. Snitt 12 mnd Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan2013 Epikrise Andel epikriser sendt innen 7 dager 81,0 % 83,9 % 81,9 % 83,2 % 83,8 % 83,6 % 80,3 % 82,4 % Andel epikriser sendt/gitt på utskrivningsdagen 29,5 % 32,9 % 29,4 % 29,1 % 31,9 % 30,5 % 29,3 % 31,1 % Fristbrudd (Pasienter med rett til prioritert helsehjelp) Andel fristbrudd avviklet i perioden (ny def) 5,4 % 6,5 % 8,4 % 6,0 % 5,9 % 2,8 % 1,8 % 4,4 % Ventetid for start av helsehjelp Antall ventende over tolv måneder totalt 1 017 1 177 1 221 1 281 1 067 926 889 772 Antall ventende over tolv måneder med rett til prioritert helsehjelp 33 43 24 19 10 4 4 5 Gj.snittl.ventetid for start av helsehjelp pasienter totalt 108 117 120 115 106 101 108 104 Gj.snittl.ventetid for start av helsehjelp pasienter med rett til prioritert helsehjelp 59 69 65 58 51 48 58 55 Ventetid for avviklet helsehjelp Gj.snittl.ventetid avviklet for pasienter totalt 78 62 86 90 83 84 83 73 Gj.snittl.ventetid avviklet for pasienter med rett til prioritert helsehjelp 62 54 73 73 64 60 59 55 Gj.snittl.ventetid avviklet for pasienter uten rett til prioritert helsehjelp 96 71 103 107 102 112 113 95 Korridorpasienter Antall korridorpasienter 446 416 401 347 422 532 336 514 Andel korridorpasienter 1,4 % 1,4 % 1,3 % 1,1 % 1,2 % 1,6 % 1,0 % 1,5 % Utskrivingsklare pasienter Antall liggedøgn for utskrivingsklare i perioden 464 184 175 267 744 922 755 734 Epikriser Andel epikriser sendt innen 7 dager har flatet ut på noe over 80 % for Vestre Viken samlet de siste månedene. Målet er ytterligere forbedring i 2013. Ventetid Det er et mål at gjennomsnittlig ventetid for avviklet helsehjelp skal være under 65 dager. Tabellen under viser gjennomsnittlig ventetid for 2011 og samt for de siste måneder. Det fremgår at gjennomsnittlig ventetid var den samme i som i 2011 til tross for økning i aktivitet. Ventetid er noe lavere i januar 2013, og lavere enn tilsvarende måneder i årene før. Det arbeides kontinuerlig 15
med å redusere ventetid. Antall som har ventet over ett år har gått ned med ca. 100 pasienter i løpet av måneden, slik at det var 772 pasienter som hadde ventet over ett år. Det har vært et prioritert mål i Helse Sør-Øst å avvikle de langtidsventende innen 01.03.13, men det er behov for lenger tid for å få avviklet langtidsventende innen alle fagområder. Foretakene i regionen arbeider sammen for å løse dette. Ventetid avviklet helsehjelp - Alle pasienter Snitt -11 Snitt -12 Okt Nov Des Jan -13 Vestre Viken 79 78 83 84 83 73 Drammen 90 91 94 96 95 95 Bærum 67 68 69 80 85 57 Ringerike 78 73 86 76 71 55 Kongsberg 68 61 67 81 65 59 PHR 52 52 51 46 44 48 Andre styringsindikatorer Det rapporteres på to parametre knyttet til pasientadministrative forhold, nemlig antall åpne dokumenter i elektronisk pasientjournal som er mer enn 14 dager gamle og antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt, dvs. pasienter som ikke står som ferdigbehandlet, men som heller ikke har fått noen ny timeavtale eller tentativ dato for ny time. En del pasienter skal stå med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt. Det har imidlertid vært et betydelig antall pasienter som er ferdigbehandlet, men uten at henvisningen er blitt avsluttet, slik den skulle ha vært. Det kan også være pasienter på denne listen som skulle vært innkalt til kontroll. Tallene som rapporteres gjelder for perioden fra innføring av DIPS i mai 2010. Etter rydding med en betydelig reduksjon i antall ventende uten ny kontakt, har antallet nå stabilisert seg. Det arbeides for å kvalitetssikre hvilket nivå dette bør ligge på. Det gjøres nå en ny spesiell gjennomgang av dette. Antall åpne dokumenter eldre enn 14 dager er også redusert betydelig etter rydding. Det arbeides med ytterligere rydding her, samt med vurdering av hva som er et akseptabelt nivå for antall åpne dokumenter. Samtidig med rydding i databasen, er det viktig at det skjer opplæring, slik at det pasientadministrative arbeidet gjøres riktig med en gang samtidig som det foreligger rydderutiner som gjør at feil som likevel oppstår korrigeres fortløpende. Opplæringsressursene er styrket. Vestre Viken deltar i det regionale forbedringsarbeidet med de pasientadministrative systemene, jfr. andre saker behandlet i styret. Det er også viktig å arbeide med forbedring av IKT-systemene. Konsernrevisjonen vil foreta oppfølgende revisjon av arbeidet på det pasientadministrative området ved alle foretak i regionen, og i Vestre Viken i løpet av dette året. 16
1.11 Innkjøp og logistikk Det jobbes aktivt innenfor innkjøps- og logistikkområdet for å oppnå gevinster både i form av bedre priser og betingelser, kvalitetsforbedringer, samt å bidra til en mest mulig effektiv drift. Innkjøpsavdelingen har et overordnet ansvar for inngåelse av rammeavtaler (kjøpsavtaler) og kontrakter for varer og tjenester, samt at dette skjer i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Dette gjøres i nært samarbeid med de respektive avdelingene og brukergrupper bestående av fagpersonell og operative avdelinger. Ved anskaffelser stilles det krav til leverandører i forhold til etisk handel, miljøpolitikk, logistikk, e-handel og bruk av e-faktura. Ved implementering av nye avtaler er det viktig at gevinstpotensialet som ligger i avtalene utnyttes. Dette må skje i et samarbeid mellom brukerne og innkjøpsavdelingen. I forbindelse med prosjektet for å implementere et felles innkjøpssystem for helseforetaket, etableres det et mest mulig likt varesortiment på sykehusene. Dette fører til at man foretar produktbytter som fører til økonomiske gevinster. Gevinstrealisering Innkjøpsavdelingen vil fra 2013 presentere de gevinster som oppnås innenfor innkjøpsområdet. I tillegg til å presentere potensialet i de ulike tiltakene, vil det måles i hvor stor grad klinikkene får realisert de potensielle gevinstene. Nedenstående tabell viser status hittil i år for 2013 Tiltak Besparelse hittil i år Planlagt besparelse hittil i år Abs % Estimert årsbesparelse Estimert årlig 2013 besparelse Klinikk Kommentar Vask av tekstiler (Nor Tekstil) 233 569 250 000-16 431-13,14 % 3 000 000 3 000 000 KIS Total innsparing 5,5 mill NOK fra 2011 Brannvernøvelser og opplæring 0 0 658 850 658 850 KIS (BS) Kurs ikke startet Brannvernøvelser og opplæring 0 0 456 120 456 120 KIS (DS) Kurs ikke startet Brannvernøvelser og opplæring 0 0 137 950 137 950 KIS (KS) Kurs ikke startet Brannvernøvelser og opplæring 0 0 245 750 245 750 KIS (RS) Kurs ikke startet Terminalbriller 0 0 238 180 238 180 Samtlige Gyldig fra 12.02. Under utarbeidelse. Gevinsten kan bli Ny avtale Roche AS 160 000 160 000 KMD høyere. SUM 233 569 250 000-16 431-13,14 % 4 896 850 4 896 850 Aktiv forsyning Aktiv forsyning er i bruk flere steder, men det er ulike løsninger for aktiv forsyning på sykehusene. I forbindelse med innføring av ett felles innkjøps- og logistikksystem utvikles det en felles metode for aktiv forsyning for hele helseforetaket. Dette er en løsning som vil gi sykehusene en mer effektiv drift. Aktiv forsyning baserer seg på kjente prinsipper for produksjons- og lagerstyring. Hovedfokus er at avdelingenes og sengepostenes lagre settes i system. Anslagsvis bruker hver avdeling 20 % sykepleierstilling for bestilling av forbruksvarer og væsker. I tillegg bruker kontorpersonalet tid på å 17
bestille kontorrekvisita, samt at kjøkken og renhold må bestille det de har behov for. Ved aktiv forsyning samles alt i en bestilling som personalet fra sentrallagret leser av på strekkode. Når felles innkjøps- og logistikksystem er implementert i Vestre Viken vil man få mulighet til å gjennomføre ytterligere forbedrings- og effektiviseringsprosesser innenfor innkjøps- og logistikkområdet. Metodikken kan også tas i bruk innenfor andre fagfelt, f. eks tekstil eller matforsyning. 2 Omstillingsutfordring Totalt omstillingsbehov i 2013 er på om lag 174 MNOK for klinikkene. Det er i etterkant av styrets vedtak og som følge av endret styringsfart og uløste utfordringer i vedtatt budsjett, definert nye omstillingstiltak på til sammen 64 MNOK. Det er konkretisert tiltak for samlet 187,6 MNOK. Status vurdert Realvekst basis feb 2013 Klinikker Regnskap Budsjett 2013 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring Omstillingsbehov Konkretiserte tiltak Klinikker med risiko( underskudd) 10 - Klinikk Drammen sykehus - 34 840 10 000-17 460-42 300 42 300 20 - Klinikk Bærum sykehus - 42 588 6 000-5 769-42 357 40 224 70 - Klinikk for Prehospitale tjenester - 7 206 2 000-4 420-9 626 9 626 60 - Klinikk for Psykisk helse og rus (PHR) - 8 264-6 000-19 975-34 239 34 239 Sum klinikker med stor risiko (75 % realisering) - 92 898 12 000-47 624-128 522 126 389 Klinikker med styringsfart og tiltak (Balanse) 80 - Klinikk for Medisinsk Diagnostikk (KMD) - 7 053 4 300-5 662-8 415 8 415 30 - Klinikk Ringerike sykehus - 13 831 4 000-10 464-20 295 20 295 40 - Klinikk Kongsberg sykehus - 20 214 4 000-35 - 16 249 16 249 Sum klinikker med liten risiko(100 % realisering) - 41 098 12 300-16 161-44 959 44 959 Klinikker med en kontrollert økonomi (Overskudd) 50 - Klinikk for Intern service 34 775-5 000 11 603 93 - Stabsområdet 26 933-10 000 4 700 98 - Fellesøkonomi - 24 851 122 000 Budsjettområder som styrer mot overskudd 36 858 107 000 16 303 Disponering friske midler til groupereffekter m.m 19 000 Sum - 97 138 150 300-63 786-173 481 187 651 Av tabellen over fremgår den økonomiske risiko slik den fremstår klinikkvis per februar 2013, klinikkene er her definert i kategoriene risiko for underskudd, og klinikker med riktig styringsfart for balanse. Det fremgår også at for staber, klinikk for intern service og fellesøkonomien styrer man mot et overskudd. Av tabellen under fremgår det at totalt omstillingsbehov for å oppnå en bærekraftig økonomi tilsvarer en reduksjon på nærmere 52 årsverk sammenlignet med totalt forbruk brutto årsverk i. Omstillingsbehovet er betydelig, men mindre enn total omstilling knyttet til årsverk i som viser en reduksjon på 66 årsverk. 18
Brutto årsverk Totalt forbruk av brutto årsverk 2011 6791 Totalt forbruk av brutto årsverk 6725 Reduksjon forbruk brutto årsverk 2011 - -66 Totalt forbruk av brutto årsverk 6725 Totalt forbruk av brutto årsverk 2013 etter planlagte tiltak 6673 Reduksjon forbruk brutto årsverk - 2013-52 I motsetning til hvor effektene av årsverksreduksjonen ble gjennomført første halvår og andre halvår hadde en betydelig økning i årsverkene er strategien nå og få hovedeffektene av årsverksreduksjonene, 2 halvår. Det fremgår av grafen under(blå linje) at utviklingen i hadde en ikke ønsket utvikling spesielt for siste tre måneder. Sort prikkete linje i grafen under viser prognosen for utvikling i månedsverk i 2013 hensyntatt effekt av planlagte tiltak. 7100 7000 6900 6800 Brutto månedsvserk 6700 6600 6500 6400 6300 6200 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bto Mnd Verk Bud - 2013 6560,964 6576,606 6558,06 6556,459 6641,977 6547,156 6780,021 7036,589 7051,563 6705,665 6656,766 6635,084 Bto Mnd Verk Regn - 2011 6685,123 6778,705 6747,944 6759,796 6797,961 6713,813 6833,196 6996,935 6992,76 6775,877 6676,96 6737,569 Bto Mnd Verk Regn - 6599,433 6494,033 6583,308 6632,335 6588,583 6626,781 6803,594 6982,642 7012,364 6778,554 6785,248 6813,064 2013 + effekt tiltak 6756,8 6685,0 6550,8 6533,9 6592,5 6504,6 6695,6 6949,1 6971,0 6655,6 6604,6 6583,0 Se de klinikkvise vedlegg for en videre redegjørelse av tiltaksarbeid i klinikkene. 19
3 Risikovurdering for Vestre Viken HF Det er ikke foretatt en prognosevurdering eller vurdering av total økonomisk risiko pr januar. Det vil bli foretatt en prognosevurdering og utvidet risikovurdering i forbindelse med mars virksomhetsrapportering. Risiko for avvik i forhold til budsjett 2013 gruppes i følgende hovedkategorier: Gjestepasienter Det er risiko knyttet til både gjestepasientinntekter og gjestepasientkostnader. Det er vanskelig å forutse pasientstrømmer og effektene av hovedstadsprosessen. Konserninterne gjestepasientkostnader er tradisjonelt et vanskelig område. I var konserninterne gjestepasientkostnader 20 MNOK mer enn budsjettert. Høykostmedisin og varekostnader Høykostmedisin er et risikoområde i budsjettet, og det er iverksatt tiltak for å redusere risiko, spesielt knyttet til refusjoner. Varekostnader er tett knyttet til produksjon, og det er risiko knyttet til om budsjetterte økninger i varekostnader er tilstrekkelig i forhold til budsjettert produksjonsøkning i 2013. Lønnsområdet Innleie Lønnsområdet viser et negativt avvik på 7,1 MNOK i forhold til budsjett pr januar eksklusiv effektene av reduserte pensjonskostnader. Bruttomånedsverk pr februar er 108 månedsverk høyere enn budsjettet. Det er høyt bruk av variable årsverk, knyttet bl.a. til høyt sykefravær. Et resultat i balanse krever en reduksjon på ca 200 årsverk i forhold til nivå. Nye rammeavtaler som følge av vikarbyrådirektivet vil gi en økning i kostnader på 10 % til 25 % i forhold til nivå. Det er ikke tatt høyde for en så stor prisøkning i budsjettet. Innleie er tradisjonelt et risikoområde, og det ble brukt ca 30,8 MNOK mer på innleie av helsepersonell i enn budsjettert. 20