STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 31.10.11 Tid: 17:00 Sted: BI Trondheim TILSTEDE: Leder, KA, VK1, VK2, KVK1, KVK2, MA, SA, IT, NU, SAK x230-11 Behandlingssak/Valg av ordstyrer og referent Foreslår leder som ordstyrer og KA som referent Vedtak: enstemmig godkjent SAK x231-11 Behandlingssak/Godkjenning av innkalling og referat Foreslår at innkalling og referat blir godkjent. Vedtak: enstemmig godkjent SAK x232-11 Oppføring av saker til Eventuelt 1 MA SAK x233-11 Orienteringssak/Kort orientering fra alle i Styret og Ledelsen Leder: - Gjennomført LEF - Vært ordstyrer på GF i Bergen - Mye rutinearbeid. Mye mailsending frem og tilbake. - Mange interne møter. Kommunikasjon: - Oppdatert poster på bis.no, BIS facebook side. - Venture cup på bis.no - Deltatt på Høstseminaret til Kommunikasjonsforeninga. - Gjennomført LEF - Evalueringsmøte fra LEF med kommunikasjonsutvalget. Kommunikasjonsutvalget: - Presentasjon av alle undergruppe til bis.no, mangler noen enda. - Startet oppryddingen på BI Studentsamfunn Trondheim sin facebook side og undersider (Idrett, revy..)
- Tatt bilder fra Oktoberfest, Temakveld denne uken. Økonomi: - Kort gjennomgang/innføring med Jon Petter. - Satt i gang prosess med bankbytte. - Vært referent på GF til BIS Bergen. Marked: - I stadiet med close avtale med ny samarbeidspartner - Lagt ny plan sammen med MU på neste steg videre. - Fordelt oppgaver deretter. - Utarbeidet forslag av maler både for BIS generelt men også for MU og NU - Fulgt opp alle mine 3 undergrupper. Fag: - temakveld er omsider klar - masse sosiale planer med klassekontaktene - fortsatt jobbing med masterdag, fastsatt dato torsdag 2.februar 2011 - vært i Køben Sosialt: Idrett: - Møte med engasjert i vintersport - Møte med engasjert i golf - LEF - Informasjonsmøte KVK: - Godt i gang med overlapping, ny KVK - LEF - Minner om at alle som ønsker PP-presentasjonen av det siste foredraget (LEF, ledelse) sender sin mail til meg innen tirsdag kl 1200. - Jon Petter vært møte med Håkon ang. avtemning og billagsperm - Vidar har jobbet med ny kalender / planlegging. (egen sak) Spørsmål: KA: Kan man legged et ut på bis.no? KVK: Usikker, skal høre med foredragsholder. VK: - Deltatt på LEF - Planlegging av overlapping med Jarle.
NLD: - Kommet i mål med bekledning på NLD, dvs klær er bestilt - I gang med filming av promofilm - Skrevet tekst/tatt bilder til nettsiden - 3. foredragsholder i boks! :) - Oppfølging av alle undergruppene - Neste komitemøte: tirsdag 2. november IT: - Har nå fått satt opp infoskjermen i kantinen. Det er også gjort kartlegging av utfordringer rundt de resterende skjermene. - Har også gjort ferdig fjernstyringsløsningen av PCene på kontoret. I tillegg har jeg, simen, gjort ferdig billedtagning og redigering av bildene fra Oktoberfesten. - Videre skal IT få orndet tilgang til Scala Content Manager, og administrere materiale som skal vises der. Det vil også utarbeides en løsning for TV-skjermen på kontoret. - Det skal også bestilles opp materiale nødvendig for at fargeprinteren skal fungere igjen. Grafisk: NU: - LEF - BISniss - Mye inspirasjon, og deling av erfaringer og planer med de andre deltakerne - Oppfølging av arbeidet til NU - Planer for nye bedrifter å ringe, både i forhold til NLD og bed. pres. Redaktør: - Har gått på en liten stopp i vente på annonser og grafisk. - Grafisk er enda ikke på plass og er ikke å oppdrive, NKF besøk og plakater der ble en fiasko. Må vurdere en ny stand på skolen i løpet av uken for en ny og siste søknadsrunde på skolen. Oppfordrer alle å oppsøke studentene dere vet o mom å søke som grafisk. - Desember-utgaven vurderes å kun gies ut på PDF og blogg, da den neste utgaven lar vente på seg, så vil vi komme sterkere tilbake på alle fronter i Januar. - Jobber en del med å skape stabilitet i redaksjon og andre aktiviteter som konkurranser og diverse.
Spørsmål: SA: Hard ere noen tall med hvor magne som har besøkt bloggen? Redaktør: På det meste rundt 1000 lesere. Studentaksjonen: Bull Invest: - Lars Reitås innsatt som ansvarlig for analyse - Hallvard Longva Kvendset og Stian Darell erstatter Mikkel Presterud og Geir Haugan. Venture Cup: - Eirik Fjell er nå med i Venture Cup komitèen, og skal være med i oppstart av StartBI. - Det er skrevet søknad ifht oppstart av StartBI trainee lag. Venter ikke til etter VCKO, tar det så fort som mulig. - Booking av foredragsholdere og energishotter er under arbeid. - Stillingsutlysning VC/StartBI - Promotering VC - på etterskudd. Plakter under arbeid. - Bed.utvikling på fredag - informere. - Intervju med Fredric og Marius er nå på bloggen. Kommer også i BISSi. Revy: Unnagjort alle auditions Hatt møte med band Fått på plass alle underverv, bilde er tatt til presentasjon på bis.no Grupper på facebook for skuespill og band Trekning av TV2SUMO gavekort Mange liker siden 11. November får ejg bli med på workshop med teater. SAK x234-11 Orienteringssak/ Informasjon til styre/ledelsen om KVK's rolle. Som KVK så er man et "eksternt kontrollorgan". Vi ønsker med dette å informere om hvordan vi ser for oss at dere kan komme til oss og motsatt. Hvis det er noen som unlater å gjøre jobben sin etter stillingsinstruksen så tar vi en prat med vedkommende på to mannshånd. Vi har taushetsplikt så dere kan komme med spørsmål eller noen dere føler ikke gjør jobben sin. Så tar vi dette videre. Vi begge som sitter i KVK har ledererfaring og kan bistå dere som har undergruppen og utfordringer der. En mal for arrangement ligger nå ute på servermappen til KVK. Dette er en
enkel NU: skal dette lages gor bedriftspresentasjoner? KVK: ja helst. Det gjør så neste års styret kan se hva vi gjort og sette seg bedre mål ut fra dette. Man kan også benytte denne malen I planleggingsfasen og plotte inn etterhvert. SAK x235-11 Orienteringssak/ Kalender/planleggingsverktøy Har lenge sett et behov for en intern planleggingsportal/kalender. Har utformet et forslag som vi jeg ønsker at vi skal begynne å bruke. Intern planlegging kalender. Legger det ut på dropbox som blir kontinuerlig oppdatert og vi kan oppfordre studenter til å legge inn dette. Dette ble ikke en behandlingssak, anbefaler vi at dere selv bli enige om å innføre det. L: Det er viktig at jeg har oversikt og alle dere andre også. MA: Da må vi være hard fra første stund. KVK: Tror det er en stor fordel at det ligger tilgjengelig på dropbox. Det er et program hvor filene ligger tilgjengelig til en hver tid på nettet. MA: Eventuelt Google Docs? MA: Veldig bra, det gir BIS videre mer profesjonelt og strukturert. SAK x236-11 Orienteringssak/ Gensere/t-skjorter til alle undergrupper v/ KA Det ble nevnt flere ganger under LEF at undergruppene er interessert I å synes mer på skolen. Kommunikasjonsutvalget har diskutert dette kort og ønsker å høre hva andre i styret og ledelsen synes har å si om saken. En mulighet er å jobbe for å skaffe hver undergruppe en sponsoravtale, er dette gjennomførbart? SA: Snakket med Håkon og anders leder SL, Bergen er skolen vi kan assosiasjoners nærmest med tanke på antall. Der legger de ut for t-skjortene selv. Men da må vi ha en mal på hvordan det skal se ut. MA: Alle bærer hovedsamarbeidslogo? KVK: Hvis vi vet kostnadene på dette så kan vi handle etter det.
KA: Men kostandene trenger ikke bli like høye som fadder t-skjortene. Her er antall farger, trykkstørrelse og antall trykk avgjørelsen. SA: ØA a vi har midler i år med kanskje ikke i neste år. MA: Det kan være god mulighet for en samarbeidsavtale med en aktør vi har i dag. Det virker som undergruppenes motivasjon øker. De VK: Hvis vi går fra 20 til 100 gensere, dette kan vel selges inn hos sponsor, mer reklame? MA: BIS har bundet seg til visse avtaler så det kan bli vanskelig å hente inn separate sponsorer til hvert utvalg. KVK: Salgsargument 80 studenter går med logoen 2 ganer i uken. VK: BIS kan dekke noe av summen, sponsor noe og den engasjerte studenten litt. SA: Vi blir en enda større gjeng og BIS oppfattet som enda mer ovenpå? L: Vi hadde samme diskusjonen i fjor. Jeg skjønner ikke hvorfor dette skal være definerende for motivasjon. NU: Synes ikke vi skal legge for mye i dette og jeg ser ikke hvordan dette skal virke mer negativt og ekskluderende. VK: Flere som går med gensere, flere representere BIS. Vi utvider nettverket. SA: Tilbakemelding fra en student: hvis man går med det hele tiden så blir det en sterke e følelse av en gjeng, hvorfor ikke gå med det den ene dagen spør bis dagen. Dette kan da også gjelde for alle undergrupper. KVK: Slik jeg ser det for meg for den enkeltes student, hadde jeg vært engasjert i en undergruppe hadde jeg vært stolt over mitt arbeid og ønske å vise seg litt mer frem og vise at de bidrar. SA: Alle får vist seg men at vi begrenser det. Ved å gå med det en dag. MA: Ved å gå med det oftere får vi promotert BIS mer og samarbeidspartner. Vi må også jobbe oss nedover fra toppen. Mer aktiv, vær med på møter til andre undergrupper og bli kjent med disse. L: Spørsmålet er om vi i BIS eller sponsor skal dekke det? Det står om å kjøre på eller ikke. Men det blir først på nyåret for å få frem hovedsamarbeidspartner. Dere som har undergrupper tar dette videre til dem og hør på stemningen. Hvis det er enstemmig henter vi inn prisanslag og tar det som en behandlingssak der. VK: Har ikke stemningen allerede vist seg på LEF? L: jo, men vi kjører en felles bekreftlse på det. SAK x237-11 Behandlingssak/ Temakveld v/ FA Temakveld skal avholdes den 3 november og i den forbindelse ønsker jeg å gi
studentene tilbud om å kjøpe alkohol. Det er en "tradisjon" at det serveres alkohol under temakveld i Trondheim, og jeg ønsker fortsatt å gi samme tilbud. Har fått godkjent skjenkebevilling fra Trondheim kommune for salg av alkohol under 22%. Forslag til vedtak: Styret godkjenner salg av alkohol under temakveld 3. november 2011. Vedtak: Enstemmig godkjent. SAK x238-11 behandlingssak/ Standardisert layout for brev v/ma Ønsker å innføre standardiserte layout for brev, utsendelsesark osv. som viser BIS Trondheim fra en mer profesjonell side enn før. Blir mer struktur og kvalitet på det vi gjør og sender ut. Forslag til vedtak: Styret godkjenner bruk av utarbeidet forsalg, i enhver sammenheng. MA: Litt inn på det med profesjonalitet. Jeg har utarbeidet et forsalg med oppsett. Organisasjonsnummer, adresse osv. Vedtak: Enstemmig godkjent. SAK x239-11 behandlingssak/ Innkjøp av mapper/foiler v/ MA Markedsansvarlig ønsker å innføre bruk av mapper til møtevirksomhet der vi kan overlevere et produkt med oversikt over hvilke tjenester og produkter BIS Trondheim kan tilby næringslivet og andre relevante aktører. Har innhentet et prisforslag fra Netprint på 2500,- - 4500,- eks mva, Pris er avhengig av antall produserte. Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkjøp av mapper og foliere. MA: Her gjelder også profesjonaliteten utad Som brukes til innsalg eller møte med bedrifter. Med oversikt over kommunikasjonskanalen vi kan tilby. Jo flere opplag, jo billigere. Dette er noe vi kan ha i årene som kommer fremover med bare BIS logo og adresse. L: har du sett på noen andre prisforsalg enn Netprint? Jeg synes dette er noe vi bør ha, men at vi innhenter flere prisforsalg før vi tar en avgjørelse. Forsalg til vedtak: Vedtaket godkjennes ikke. Godkjenner innkjøp av mappe og
foldere, men det må hentes inn flere prisforsalg før saken blir behandlet. SAK x240-11 Behandlingssak/ Kommunikasjon internt i BIS Trondheim/ MA Ved promotering av ulike arrangement, samarbeidspartnere osv. skal dette gå gjennom kommunikasjonsansvarlig/kommunikasjonsutvalget. Opplever litt uklarhet og forsinkelser da det ikke er innført noen rutiner på dette. Burde være klare retningslinjer på hvem som gjør hva, og hvem som skal motta oppdraget. Forslag til vedtak: Kommunikasjonsutvalget utarbeider en klar mal på hvilke rutiner og retningslinjer BIS Trondheim skal forholde seg til ved intern kommunikasjon. MA: Dette blir litt oppå det KVK nevnte tidligere. Jeg ønsker en tydelig mal på hvem jeg skal kontakte for hvor ting skal. Jeg ønsker at kommunikasjon. KVK: Det må gis beskjed på god tid i forhånd, så vedkommende kan gjøre det i løpet at de kommende dagene. Både for KA og våres sin del så er det viktig KVK: KA skal egentlig ikke være ansvarlig fordi facebook-ansvarlig må ha 24 timer til å legge det ut. L: Vedkommende som skal ha ting lagt ut må også få tilbakemelding på KVK: KA tar det som en orienteringssak ved neste styremøte. SAK x241-11 Eventuelt 243-11 Eventuelt v/ MA I morgen skal DNB Nor ha stand her. Jeg ønsker at dere skal ha på dere gensere og være aktiv. Spre det til undergruppene og oppfordre dem til å være aktiv. Dette kan ha positiv Hensikten til standen: Aksjeseminar på samfundet.