KONKURRANSEGRUNNLAG Leie av Grimstad gjestehavn 2014-2017 Foto: Jan Skaregrøm
Innholdsfortegnelse: 1. INNLEDNING... 4 2. ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER... 4 3. BESKRIVELSE AV OPPGAVEN... 5 3.1 DRIFTENS INNHOLD... 5 3.1.1 Beskrivelse av anlegget... 5 3.1.2 Publikumskontakt... 6 3.1.3 Havneavgiften... 6 3.1.4 Arbeidsgiveransvar... 6 3.1.5 Markedsføring / Media kontakt... 7 3.1.6 Rapportering... 7 3.1.7 Blått Flagg... 7 3.1.8 Renovasjon... 7 3.1.9 Renhold / Vedlikehold... 8 3.2 DRIFTENS OMFANG... 8 3.2.1 Gjestehavnsesong... 8 3.2.2 Bemanning og arbeidstid... 9 3.2.3 Priser/satser... 9 3.2.4 Kontraktsperioden... 9 3.2.5 Vektertjenester... 9 3.2.6 Erfaringstall... 9 3.3 KRAV TIL LEIETAKER... 10 3.3.1 Ansvarlig for driften av Grimstad gjestehavn... 10 3.3.2 Medarbeidere... 10 3.4 LEIETAKERS LOKALITETER, TEKNISK UTSTYR... 10 3.5 ANNEN AKTIVITET... 10 3.6 KOMMUNIKASJON... 11 3.7 MISLIGHOLD... 11 3.8 TVISTER... 11 4. UTARBEIDELSE AV TILBUD... 11 5. FORBEHOLD OG AVVIK... 12 6. EVALUERINGSKRITERIER... 12 6.1 MINSTEKRAV... 12 6.2 KVALIFIKASJONSKRAV... 12 6.3 TILDELINGSKRITERIER VEKTING... 12 7. FORUTSETNINGER... 13 8. PRISING... 13 9. TILBUDSPRIS OG OPPGJØR TIL EIER... 13 9.1 LEIE TIL EIER... 13 VEDLEGG 1 OMRÅDER FOR INNKREVING AV DØGNLEIE... 14 VEDLEGG 2 PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE... 15 PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE (ARKIVKODE P52)... 15 VEDLEGG 3 KONTRAKTSFORMULAR... 16 s. 2 av 29
LEIE AV GRIMSTAD GJESTEHAVN... 17 SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER... 18 ARTIKKEL 1 KONTRAKTEN... 18 ARTIKKEL 2 - ANSVAR... 18 ARTIKKEL 3 OPPFYLLELSE AV KONTRAKT... 18 ARTIKKEL 4 - PRIS... 18 ARTIKKEL 5 - BETALING... 18 ARTIKKEL 6 - FORCE MAJEURE... 18 ARTIKKEL 7 - REKLAMASJON/GARANTI... 19 ARTIKKEL 8 - AVVIK-ENDRINGER... 19 ARTIKKEL 9 - OPPSIGELSE... 19 ARTIKKEL 10 - KONTRAKTSADMINISTRASJON... 19 ARTIKKEL 11 - OPSJON... 19 ARTIKKEL 12 MISLIGHOLD... 19 ARTIKKEL 13 TVISTELØSNINGSORGAN... 20 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON:... 21 1 GJESTEHAVNDRIFTENS INNHOLD... 21 2 BESKRIVELSE AV ANLEGGET... 21 3 PUBLIKUMSKONTAKT... 22 4 HAVNEAVGIFTEN... 22 5 ARBEIDSGIVERANSVAR... 22 6 MARKEDSFØRING / MEDIA KONTAKT... 23 7 RAPPORTERING... 23 8 BLÅTT FLAGG... 23 9 RENOVASJON... 23 10 RENHOLD / VEDLIKEHOLD... 24 11 GJESTEHAVNSESONG... 24 12 BEMANNING OG ARBEIDSTID... 24 13 PRISER... 25 14 IVERKSETTELSE AV OPSJON... 25 15 VEKTERTJENESTER... 25 16 KRAV TIL LEIETAKER... 25 17 LEIETAKERS LOKALITETER, TEKNISK UTSTYR... 25 18 ANNEN AKTIVITET... 26 19 KOMMUNIKASJON... 26 VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN:... 27 1 PRIS... 27 2 LEIE OG OPPGJØR TIL EIER... 27 3 BETALINGSPLAN... 27 VEDLEGG 3 KART OVER HAVNEOMRÅDET:... 28 VEDLEGG 4 PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE... 29 s. 3 av 29
1. Innledning Grimstad havn skal innhente tilbud på leie av gjestehavnanlegget for sommerdrift av Grimstad gjestehavn i perioden 2014-2017. Konkurransen henvender seg til næringsliv og registrerte lag og foreninger som kan tenke seg å drive gjestehavnen i henhold til etterfølgende prinsipper. Det legges opp til at denne kontrakten gjennomføres som en tjenestekonsesjonskontrakt etter lov om offentlige anskaffelser. En tjenestekonsesjonskontrakt er i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, FOR-2006-04-07-402, 4-1 bokstav e) jfr. d) en tjenestekontrakt hvor vederlaget for tjenesten som skal utføres består av retten til å utnytte tjenesten eller i en slik rett sammen med betaling. Dette innebærer at leverandøren har risikoen for vederlaget og vederlagets størrelse. Tjenestekonsesjonskontrakter omfattes ikke av lov om offentlige anskaffelser jfr. FOR-2006-04-07-402 1-3 (2) bokstav j. Basert på dette konkurransegrunnlag og forhandlinger med tilbyder, vil avtalen formaliseres i kontrakt. Kontraktsformularet er vedlagt som del av konkurransegrunnlaget. 2. Administrative opplysninger Administrative opplysninger i forbindelse med utarbeidelse av tilbud er som følger: Kontaktperson i tilbudsperioden: Adresse for fremsendelse av tilbud: Tilbud skal merkes: Endelig frist for fremsendelse av tilbud: Inger Aaseby Skorstad Telefon: 37 25 01 69 / 91 63 13 27 E-post: havnekontoret@grimstad.kommune.no Grimstad kommune, Postboks 123 4891 Grimstad Leie av Grimstad gjestehavn, sak 2013/nnnn Mottatt innen torsdag 20.2.2014 kl. 12:00 Vedståelsesfrist: Til og med 1. juni 2014 Tilbud skal utarbeides på: Henvisning til kunngjøring: Anbudsåpning: Norsk Grimstad Adressetidende, Agderposten, Lillesandsposten og Grimstad kommunes hjemmeside Det vil bli lukket anbudsåpning som gjennomføres med to offentlige tjenestemenn tilstede. s. 4 av 29
3. Beskrivelse av oppgaven Grimstad havn ønsker tilbud på leie av gjestehavnanlegget for drifting av Grimstad gjestehavn i sommersesongene 2014-2017. Sommerdriften er perioden 1. juni 31. august. Kontrakten inngås for sommersesongen 2014 med opsjon på leie i sommersesongene i henholdsvis 2015, 2016 og 2017. Prinsippet for kontrakten er at tilbyder gis rett til å leie gjestehavnanlegget, og eier stiller anlegget til leietakers disposisjon mot en leie. Gjestehavnanlegget er fast eiendom og ligger som sådan utenfor avgiftsområdet. Tilbyder skal tilby en pris til eier for leie av anlegget, og drive gjestehavnen i henhold til prinsippene beskrevet i dette konkurransegrunnlaget for egen regning og risiko. 3.1 Driftens innhold Grimstad gjestehavn er blant landets beste gjestehavner. Leietaker skal gjennom sin drift bidra til at gjestehavnens gode renommé i markedet opprettholdes. Leietaker skal ha ansvar for å drive gjestehavna i Grimstad sentrum, samt innkreving av avgift fra fritidsbåter ved andre kommunale brygger iht nærmere spesifisering. Anlegget som inngår i leien er gjestehavnen som består av servicebygget på Dampskipskaia, flytebryggene langs og i forlengelsen av Dampskipskaia samt flytebryggen som går ut fra Smith Petersens brygge. Områder det skal kreves inn havneavgift for er; gjestehavnen, deler av Torskeholmen, Jernbanebrygga, Kong Haralds brygge, Waarums brygge, Gundersholmen og langs promenaden i Saulebukt. Området kan bli justert i avtaleperioden. Kart over området er vedlagt, se vedlegg 1. Det skal ikke fortøyes båter langs bryggen hvor septiktømming foregår. Gjestehavnen er for fritidsbåter, og av hensyn til anlegget settes grensen til maks 65 fot. Båter opp mot denne størrelse må allikevel vurderes om de heller skal legges ved andre kaier. Dersom større båter henvises til andre kaier, skal det avklares med kaieier i forkant. Det er markert sikkerhetssoner langs landsiden av gjestehavnanlegget. Her skal det ikke fortøyes båter. Som del av avtalen ligger innkreving av døgnleie for bobiler som parkerer innenfor havneområdet på Gundersholmen. 3.1.1 Beskrivelse av anlegget Gjestehavnanlegget består av bryggeanlegg inklusive flytebrygger og fasiliteter knyttet opp mot gjestehavnaktivitetene. Begge parter skal være kjent med hele anleggets standard og det overtas slik det er ved inngåelse av denne avtalen. Leietaker må tilfredsstille gjeldende regelverk og myndighetskrav som er relevant for driften. Før sesongåpning utplasserer eier vannslanger, griller, markiser, brannslukningsapparat og 3 flaggstenger. Det samme blir ryddet etter sesongslutt av eier. I flaggstengene skal henge s. 5 av 29
norske vimpel, Blått Flagg og kommuneflagget. Grimstad havn leverer disse. Grimstad gjestehavn har eget mobilnummer. Mobiltelefon stilles til rådighet for leietaker, men kostnadene belastes leietaker. Eier holder vann og strøm. Det skal settes opp statusrapport ved tidspunkt for overtakelse av anlegget. Anlegget tilbakeleveres ved avtaleperiodens slutt i samme stand som ved overtagelse, bortsett fra vanlig slitasje. Partene skal ha en felles befaring ved sesongens begynnelse og slutt. Utvendig og innvendig vedlikehold av bygning og anlegg påhviler eier, men leietaker har, uten ugrunnet opphold, plikt til å varsle om skader/mangler som måtte oppstå eller avdekkes i avtaleperioden. Leietaker er innforstått med at eier, og den eier bemyndiger, til enhver tid skal ha uhindret adgang til anlegget. I den grad det er praktisk mulig skal leietaker varsles dersom eier må foreta reparasjoner og/eller vedlikehold. Det gjøres for ordens skyld oppmerksom på at fra sesongen 2014 vil det blir avsatt sikkerhetssoner innerst i gjestehavnen der det ikke skal fortøyes båter. Sonene vil bli skiltet av eier. 3.1.2 Publikumskontakt Bistå de besøkende med anvisning av båtplass og eventuelt fortøyning. Besvare henvendelser fra de besøkende. Informere alle besøkende om havnens sikkerhetsopplegg og ordensregler, dele ut gjestehavnens visittkort til gjestene. 3.1.3 Havneavgiften Stå for innkreving av havneavgiften og oppgjør av denne. Salg av polletter til dusj. Tømming av myntinnkast for vaskemaskiner og tørketromler daglig. Båter som fortøyer etter kl 15.00 skal betale døgnavgift Områder hvor havneavgiften skal innkreves, er vist på eget kart jfr. vedlegg 1. Innkreving skal skje ved at båter, etter behov, blir oppsøkt i tidsrommet kl 8.00 til kl 22.00, 7 dager i uken. Båter som ligger utenfor selve gjestehavnområdet om natten, skal registreres på samme måte som de som ligger i gjestehavnen, men døgnprisen her er lavere, se pkt. 3.2.3. Innkreving av døgnleie for bobiler som står på Gundersholmen. Antall bobiler skal registreres og rapporteres på samme måte som båtene. Leietaker skal være klar over at Gundersholmen er et havneområde som blir sperret for publikum ved skipsanløp. Området kan også bli sperret ifm annen aktivitet på området. Det er Grimstad havn som står for stengingen/utleien av området. I den grad det er mulig, varsles leietaker i forkant av stenging. 3.1.4 Arbeidsgiveransvar Ansette og ha arbeidsgiveransvar for medarbeidere. Forsikring av personell iht gjeldende lovverk og partene i arbeidslivet. Gjennomføre opplæring av medarbeidere, herunder samarbeid med Grimstad brannvesen om brannforebyggende tiltak og kursing. s. 6 av 29
Sikkerhetsdrill av personell. Alle ansatte i havnen skal være informert om det sikkerhetsutstyret som forefinnes i havnen, hvordan det brukes og hvordan de skal opptre dersom en hendelse/ulykke skulle oppstå. HMS/beredskapsplan 3.1.5 Markedsføring / Media kontakt Grimstad Gjestehavn skal markedsføres og drives under Grimstad kommunens navn og logo, og havnen skal fremstå som en av landets beste gjestehavner der hovedfokus legges på service og sikkerhet. Bekjentgjøringer foretas under kommunevåpenet og kommunens ingress. I eventuell omgang med media, presentere gjestehavna og Grimstad på en positiv måte. Distribuere brosjyrer og informasjonsmateriell. Distribusjon av markedsføringsmateriale skal skje i samarbeid med Grimstad turistkontor. Leietaker skal opprette kontakt med daglig leder av turistkontoret. 3.1.6 Rapportering Ukentlige rapporter over antall båter pr priskategori, pollettsalg, vask, tørk, omsetning, bobiler skal leveres elektronisk til Grimstad havn hver onsdag. Alle rapporter skal være signert av ansvarlig for driften av gjestehavna. Eventuelle avvik skal rapporteres og kommenteres. Etter sesong skal leietaker, innen 1. november, fremlegge årsrapport, statistikk for sesongen basert på ukerapportene, miljøloggbok (ref pkt 3.1.7) samt revidert regnskap. Krav til statistikk og rapportering for bobiler er som for havneavgiften og gjestehavndriften ellers. 3.1.7 Blått Flagg Grimstad gjestehavn er miljøsertifisert med Blått Flagg, og leietaker forplikter seg til å følge kravene som stilles gjennom denne sertifiseringen, så som: (Listen er ikke uttømmende) Blått Flagg heisingsarrangement på åpningsdagen Miljøstasjon, se også pkt 3.1.8 Renovasjon Føring av miljøloggbok Sikkerhetsarrangement i samarbeid med brannvesenet Rydde-gjestehavnen-dag Andre miljøarrangement Mer informasjon om Blått Flagg finnes på hjemmesiden www.fee.no. Her er veileder som viser hvilke krav som stilles til marinaer, og leietaker skal være proaktiv i forhold til innføring av nye miljøaktiviteter og sørge for at Grimstad gjestehavn fremstår som en attraktiv miljøhavn. Miljøaktivitetene skal føres i egen miljøloggbok. 3.1.8 Renovasjon Miljøstasjonen skal være inngjerdet og plasseres på anvist sted. Eier fremskaffer gjerde. Miljøstasjonen skal holdes ryddig, og alle kostnader forbundet med stasjonen skal dekkes av leietaker. Det stilles følgende krav til renovasjon: Miljøstasjon som tilfredsstiller kravene til Blått Flagg. Stor, lukket container(e) for restavfall plasseres innenfor miljøstasjonen. s. 7 av 29
Containeren(e) og avfallsbeholdere skal tømmes ved behov. I høysesongen kan det bli flere tømminger i uken. Tømming av søppelbeholdere på Dampskipsbryggen og langs parkeringsplassen ved Smith Petersens brygge. Generell rydding i området, også utenfor selve gjestehavnområdet. 3.1.9 Renhold / Vedlikehold Det skal vaskes daglig i alle rom som er åpne for båtgjestene. I uke 28, 29 og 30 skal det vaskes to ganger pr dag. Vaskelister skal henge synlig i alle rom. Det skal foretas nedvask før sesong inklusive boning av gulv. Grimstad gjestehavn har egen prosedyre for å hindre legionellasmitte. Leietaker skal gjennomføre tiltakene i prosedyren i starten og slutten av sesongen. Prosedyren er vedlagt i vedlegg 2. Utvendig og innvendig vedlikehold av bygning og anlegg påhviler eier, men leietaker har, uten ugrunnet opphold, plikt til å varsle om skader/mangler som måtte oppstå eller avdekkes i avtaleperioden. Leietaker skal holde alt av utstyr som er nødvendig for god og sikker drift. Leietaker skal besørge planting av sommerblomster i anleggets blomsterpotter. Leietaker skal sørge for at anlegget og nærområdene holdes ryddig, utemøbler vedlikeholdes, vanning av blomster, etc. Utvendige vegger og vinduer skal holdes fri for reklame og oppslag. Oppslagstavlen skal benyttes til slikt. Service av utstyr knyttet til anlegget, så som reparasjon av vaskemaskiner og tørketromler, dusjanlegg, toaletter, beredere etc. er leietakers ansvar begrenset oppad til kr 3000 pr reparasjon. Dersom det er grunn til å anta at slik service/reparasjon vil beløpe seg til mer enn kr 3000, skal eier kontaktes og godkjenne før reparasjonen bestilles. Alt av reparasjon og vedlikehold skal utføres av kvalifisert personell. Der kommunen har inngått rammeavtaler med leverandører, skal disse benyttes. 3.2 Driftens omfang 3.2.1 Gjestehavnsesong Gjestehavnsesongen er fra og med 1. juni til og med 31. august, og det er i dette tidsrommet det skal kreves inn havneavgift. I det samme tidsrom skal det innkreves døgnleie fra bobiler som parkerer på Gundersholmen. Leietaker skal være klar over at Gundersholmen er et havneområde som blir sperret for publikum ved skipsanløp. Området kan også bli sperret ifm annen aktivitet på området. Det er Grimstad havn som står for stengingen/utleien av området. I den grad det er mulig, varsles leietaker i forkant av stenging. Leietaker skal være innforstått med at det de siste årene har vært arrangert båtmesse i Grimstad der gjestehavnens brygger og fasiliteter benyttes. Dersom dette arrangementet faller innenfor gjestehavnsesongen, skal leietaker stille gjestehavnen til rådighet for messen uten annet vederlag enn direkte kostnader som for eksempel papir, renhold etc. Andre arrangement som benytter parkeringsområdet ved Smith Petersens brygge skal kunne få tilgang til sanitæranlegget i gjestehavnen dersom kommunen tillater dette. Det skal i så fall stilles krav til arrangøren slik at leietaker blir minst mulig skadelidende. Det er kommunen som gjør avtaler med mulige arrangører, og leietaker skal trekkes med i diskusjonene i den grad det er relevant. s. 8 av 29
3.2.2 Bemanning og arbeidstid Gjestehavna bemannes med en ansvarlig, samt et nødvendig antall medarbeidere slik at god service kan ytes gjestene. Som utgangspunkt skal gjestehavnen være bemannet i perioden 8.00 22.00. I begynnelsen og slutten av sesongen, vil det ikke være behov for bemanning hele dagen. I toppsesongen derimot, må det påregnes flere personer på vakt samtidig i gitte tidsrom på dagen. Hvordan ressursbruken er tenkt fordelt pr dag gjennom sesongen skal påføres tilbudsdokumentet. 3.2.3 Priser/satser Døgnsatsene i gjestehavnen fastsettes av eier. For 2014 er døgnsatsene som følger: Båter under 30 : Kr 200 Båter på 30 39 : Kr 250 Båter på 40 49 : Kr 325 Båter på 50 65 : Kr 450 I perioden 1. juni 21. juni og 10. august 31. august innkreves kr 150 i døgnleie pr båt uansett størrelse. Det kan inngås langtidsleie med en døgnavgift på kr 100 pr båt i denne perioden. Døgnpris for båter som ligger utenfor selve gjestehavnområdet er kr 150. Leien inkluderer tilgang til gjestehavnens fasiliteter. Polletter til dusj: Kr 40 pr pollett (ca 5 min) Vasekemask./tørketrommel: Kr 40 pr vask/tørk Døgnpris for bobiler på Gundersholmen: kr 150. Leien inkluderer tilgang til gjestehavnens fasiliteter. (Se forøvrig punkt 3.1.3 og 3.2.1). Det gjøres oppmerksom på at prisene kan bli justert av eier hvert år. 3.2.4 Kontraktsperioden Kontrakten inngås for 2014 med opsjon på ytterligere 1 + 1 + 1 år. Leietaker skal innen 1. november gi skriftlig beskjed til eier om han ønsker opsjonen iverksatt eller ikke, kommende år. Tilsvarende skal eier innen 1. desember gi skriftlig beskjed til leietaker om opsjonen for leie kommende sesong ønskes iverksatt eller ei. 3.2.5 Vektertjenester Grimstad havn skal inngå ny rammeavtale med vaktselskap om vektertjenester i småbåthavner. Som del av forespørselen vil det legges opp til at vaktselskapet skal låse dører til sanitæranlegg og vaskerom i gjestehavnen om kvelden, ca kl 23.00 og åpne igjen om morgenen, ca kl 6.00. Vaktselskapet skal ha sikkerhetsrunde i forbindelse med dette. Dersom det ikke oppnås enighet med vaktselskap om slik låsing/åpning, må leietaker selv besørge dette. 3.2.6 Erfaringstall Antall båter og bobiler som besøkte gjestehavna i 2012 og 2013 var: Uke nr Ant. båtdøgn 2012 Ant. bobiler*) 2012 Ant. båtdøgn 2013 25 336 13 549 3 26 175 207 Ant. bobiler*) 2013 s. 9 av 29
27 314 296 8 28 648 74 526 50 29 820 46 767 73 30 645 20 625 18 31 329 397 32 32 197 150 16 33 81 5 38 34 118 6 35 35 85 349 24 Sum 3748 164 3939**) 224 *): Antall bobiler varierer etter hvor mange døgn Gundersholmen er åpen for parkering, se pkt 3.1.3 og 3.2.1 **): Av det totale antall båtdøgn i 2013 var 608 båter mindre enn 30 fot, 1191 båter mellom 30-39 fot, 627 båter mellom 40 49 fot, mens 229 båter var større enn 50 fot. I tillegg var det 1284 båter hvor størrelsen ikke ble registrert. Det vises til punkt 3.1 siste avsnitt der det er beskrevet sikkerhetssoner i gjestehavnen. Dette er nytt, og blir innført fra og med 2014 sesongen, og leietaker må ta hensyn til at dette reduserer kapasiteten i havnen. 3.3 Krav til leietaker 3.3.1 Ansvarlig for driften av Grimstad gjestehavn Den personen som er ansvarlig for driften av gjestehavna skal ha følgende kvalifikasjoner: Dokumentert erfaring fra lignende drift og/eller servicerelaterte yrker Erfaring med ledelse. Språkkunnskaper; skal minimum beherske norsk og engelsk Skaffe seg generell kjennskap til Grimstad-regionen og de reiselivstilbud som finnes. 3.3.2 Medarbeidere De personene som skal arbeide som havneverter skal ha følgene kvalifikasjoner: Språkkunnskaper; skal som et minimum beherske norsk og engelsk Det er en fordel at de ansatte skaffer seg generell kjennskap til Grimstad-regionen. 3.4 Leietakers lokaliteter, teknisk utstyr Leietaker må selv holde teknisk utstyr m.m. Kontor i anlegget kan benyttes, men leietaker er selv ansvarlig for å forsikre sitt utstyr. Det er gratis trådløst internett for gjester i gjestehavnen. Leietaker skal utlevere brukernavn og passord på forespørsel. 3.5 Annen aktivitet Leietaker, eller de ansatte ved driften av Grimstad gjestehavn, skal ikke, uten forhåndsgodkjenning av Grimstad havn, drive med noen annen aktivitet i gjestehavnen, kommersiell eller av annen karakter, i kontraktsperioden. s. 10 av 29
3.6 Kommunikasjon All kommunikasjon og rapportering skal rettes til eiers kontaktperson. Partene skal i kontrakten oppgi hvem som er kontaktperson og stedfortreder med telefonnummer, e- postadresser osv. 3.7 Mislighold En part kan heve kontrakten dersom den andre parten vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Alle handlinger som kan medføre tapt renommé for Grimstad gjestehavn regnes som vesentlig mislighold av kontrakten. Leietaker er erstatningsansvarlig for påregnelig tap som skyldes feil, forsømmelser og/eller bevisst omgåelse av avtalen og dens intensjoner fra leietakerens side eller en tredjeperson leietakeren bruker til å utføre tjenesten. 3.8 Tvister Tvister om fortolkning av denne avtale skal søkes avklart i minnelighet. Dersom dette ikke fører frem, behandler havnestyret saken. Endelig tvistebehandling foregår ved voldgift der Aust-Agder Tingrett oppnevner formann mens partene oppnevner ett medlem hver. Tvist om elementer eller deler av kontrakten, fritar forøvrig ikke partene fra å oppfylle de deler av kontrakten som ikke berøres eller har sammenheng med tvistespørsmålet. 4. Utarbeidelse av tilbud I tilbudet skal følgende inkluderes som et minimum: Pris for godtgjørelse til eier, dvs leie av gjestehavnanlegget, basert på dette konkurransegrunnlag. En utdyping av tilbyders kvalifikasjoner relatert til leieavtalen, jfr også punkt 3.3. Utdypende beskrivelse av hvordan tilbyder vil drive Grimstad gjestehavn i 2014-2017, herunder hvordan innkreving av døgnavgift skal skje og kontrolleres. Miljø- og sikkerhetsaktiviteter iht krav fra Blått Flagg. Beskrivelse av innhenting/registrering av data som skal danne grunnlag for statistikk og rapportering. Ressursbruk. Informasjon om hvilke regnskapskontor som vil føre regnskapet. Det oppfordres til at gjestehavnen befares før tilbudsfristen utløper. Det vil bli arrangert felles befaring for alle tilbydere. Det er satt av en dato til felles befaring; tirsdag 21.1.2014 kl 10.00 11.00. Det må gjøres avtale om fremmøte i forkant med kommunens kontaktperson referert til i punkt 2. I tilbudet skal følgende vedlegges: Bekreftelse fra bank om bankgaranti for hele leiebeløpet. Tilbyders kompetanse og erfaring. Skatteattest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 mnd. Egenerklæring i forbindelse med HMS. Kopi av de to siste års regnskap, dersom slike foreligger. Dersom de ikke foreligger, skal det gis en forklaring på hvorfor. s. 11 av 29
5. Forbehold og avvik Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6. Evalueringskriterier For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbud som er mangelfulle vil kunne bli avvist. Grimstad havn vil ved kontraktstildeling velge den tilbyder med det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbudet (hvilket betyr at også andre kriterier enn pris vil bli lagt til grunn). Kriterier som vil bli lagt til grunn ved evalueringen er: 6.1 Minstekrav Skatteattester (mva og skatt; ikke eldre enn 6 mnd) HMS erklæring Eier skal ha en godtgjørelse, dvs leiepris, på minimum kr 500.000 ekskl. mva. Dette er et absolutt minimumskrav, godtgjørelse under dette beløp medfører at tilbudet forkastes. 6.2 Kvalifikasjonskrav Bankgaranti Krav iht pkt 4 Utarbeidelse av tilbud 6.3 Tildelingskriterier vekting a) Tilbudt leiepris pr år 60 % b) Tilbudt kvalitet 40 % Nærmere om tildelingskriteriet tilbudt leiepris : Evalueringen baseres på beløpet som tilbys utover minstekravet, dvs. utover kr 500.000. Den som tilbyr høyest leie utover kr 500.000 gis 5,00 poeng. Leie som er inntil 100 % lavere, gis lineær poengsetting fra 5,00 inntil 0 poeng. Poengsum oppgis med 2 desimaler. Tilbud med leie som er under minstekravet på kr 500.000 blir forkastet, ref punkt 6.1 over. Nærmere om tildelingskriteriet tilbudt kvalitet : Tilbyders kompetanse: Den tilbyder som etter eiers vurdering tilbyr best kompetanse for oppdraget, vil få størst uttelling. Tilbyders erfaring: Den tilbyder som etter eiers vurdering tilbyr best erfaring som er relevant for oppdraget, vil få størst uttelling. s. 12 av 29
Tilbyders opplegg og gjennomføring av driften: Den tilbyder som etter eiers vurdering tilbyr best opplegg og gjennomføring av driften, vil få størst uttelling. Poeng for kvalitet fastsettes etter skjønn på en skala fra 0-5 hvor 5 er høyeste score. Den tilbyder som vurderes som best på tildelingskriterium b) gis 5 poeng. Øvrige tilbydere gis en poengsum relativt til beste tilbyder på tildelingskriterium b). Poengsummen oppgis med 1 desimal. 7. Forutsetninger Tilbyder skal legge følgende forutsetninger til grunn for tilbudet: Tilbyder må selv: Holde teknisk utstyr for å administrere driften. Oppebære alle inntekter, og drive for egen regning og risiko Tegne ansvars- og tingsskadeforsikring relatert til tilbyders driftsansvar. Bære kostnader i forbindelse ordinær drift. Tegne og bære kostnaden for bankgaranti. 8. Prising Tilbyder skal prise leien til eier for gjestehavnanlegget iht. beskrivelsene i konkurransegrunnlaget. Leien skal være fast, og vil ikke bli justert for prisglidning i perioden. Imidlertid, hvis eier velger å justere døgnsatsene i pkt 3.2.3, skal 50 % av omsetningen som økningen representerer tilkomme eier. De resterende 50 % tilkommer leietaker. Oppgjør for slik justering er beskrevet i pkt 9 nedenfor. 9. Tilbudspris og oppgjør til eier Tilbyders godtgjørelse til eier, dvs leiesum for leie av gjestehavnanlegget, gis i punkt 9.1 nedenfor. Grimstad havn sender fakturaer til leietaker for avtalt leiebeløp: 10 % forfaller til betaling 30. juni, 80 % forfaller til betaling 31. juli, og de resterende 10 % forfaller til betaling ved sesongslutt 31. august. Beløpet er ekskl. mva. Faktura for tilleggsomsetning som følge av justerte døgnsatser, forfaller til betaling 15. oktober. Eier sender faktura på beløpet. Beløpet er ekskl. mva. Som sikkerhet for eier skal leietaker, for leietakers kostnad, fremskaffe bankgaranti før sesongstart for hele leiebeløpet. 9.1 Leie til eier I henhold til konkurransegrunnlaget tilbys godtgjørelse til eier pr år for leie av Grimstad gjestehavn, for sommerdrift, i perioden 2014 2017 som følger: (Leien oppgis uten mva). Kr... pr år (ekskl mva). Dato / Underskrift tilbyder s. 13 av 29
Vedlegg 1 områder for innkreving av døgnleie s. 14 av 29
Vedlegg 2 prosedyre for tiltak mot legionellasmitte PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE (Arkivkode P52) BAKGRUNN: Denne prosedyre er utarbeidet for å forebygge mulig legionellasmitte i dusjanleggene i Grimstad Gjestehavn. Prosedyren er utarbeidet med utgangspunkt i Veileder for forebygging og kontroll av legionellasmitte fra VVS-anlegg, Smittevern 8, utgitt av Folkehelseinstituttet. Det er ikke avklart om spesielle tiltak er et lovpålagt krav for anlegg av denne art. HANDLING: Sjokkbehandling med varme foretas to ganger i året: Temperaturen i varmtvannsberederen heves til 70-80 grader C i tre dager. Tappestedene rengjøres Hvert tappested gjennomspyles i 5 minutter. Temperaturen ved tappestedet skal være minimum 65 gr C. REGISTRERING: Behandlingen skal dokumenteres med dato og signatur av den som har utført handlingen. Dokumentasjonen arkiveres ved havnekontoret. Dato Beskrivelse av tiltak / observasjoner Utført av Signatur s. 15 av 29
Vedlegg 3 kontraktsformular KONTRAKT Leie av Grimstad gjestehavn 2014-2017 Mellom Grimstad havn og Leietaker Foto: Jan Skaregrøm s. 16 av 29
LEIE AV GRIMSTAD GJESTEHAVN Denne kontrakt er inngått mellom: Grimstad kommune havn, foretaksnummer 864 964 702 (HERETTER KALT EIER) og leier Navn, Foretaksnr. xx mva (HERETTER KALT LEIETAKER) KONTRAKTEN GJELDER: Leie av fast eiendom, gjestehavnanlegget, i forbindelse med drift av Grimstad gjestehavn som beskrevet i VEDLEGG 1 - Kravspesifikasjon. Kontrakten inngås for perioden 1.6.2014 til 31.8.2014 med opsjon på tilsvarende periode i 1+1+1 år KONTRAKTEN UNDERTEGNET Grimstad havn Leietaker Ordfører Grimstad, den Daglig leder Grimstad, den s. 17 av 29
SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER ARTIKKEL 1 KONTRAKTEN Ved motstrid i kontraktsdokumentene skal følgende prioritet gjelde: 1. Avtaledokumentet 2. Dokumenter fra forhandlingene: a. Møtereferat, revidert tilbud, og lignende. (Listes opp her) 3. Tilbud datert xx 4. Tilbudsgrunnlag datert xx Ved motstrid gjelder yngre dokumenter foran eldre dokumenter. ARTIKKEL 2 - ANSVAR 1. LEIETAKER er ansvarlig for å gjennomføre alle forpliktelser som følger av denne kontrakt og forutgående konkurransegrunnlag. 2. LEIETAKER er ansvarlig for at forpliktelsene under denne kontrakt er utført iht gjeldende lovverk og partene i arbeidslivet. ARTIKKEL 3 OPPFYLLELSE AV KONTRAKT 1. LEIETAKEREN er ansvarlig for at kontraktfestede betingelser blir gjennomført slik som beskrevet i denne kontrakt og spesielt i VEDLEGG 1 - KRAVSPESIFIKASJON 2. Kontrakten er å anse og ha blitt oppfylt når kontraktfestede betingelser er levert og akseptert. ARTIKKEL 4 - PRIS 1. Leieprisen er spesifisert i VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN. 2. Som sikkerhet for eier skal LEIETAKER, for LEIETAKERS kostnad, fremskaffe bankgaranti før sesongstart for hele leiebeløpet. ARTIKKEL 5 - BETALING 1. EIER sender faktura på beløpet som spesifisert i VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN. 2. LEIETAKEREN kan ikke overdra noen deler av sine rettigheter eller plikter under denne kontrakt til tredjemann uten EIERS skriftlige godkjenning. Det presiseres at dette også gjelder factoringavtaler. ARTIKKEL 6 - FORCE MAJEURE 1. For forståelsen av force majeure legges norsk rettspraksis til grunn. s. 18 av 29
ARTIKKEL 7 - REKLAMASJON/GARANTI Det vises til Artikkel 1 - Ansvar ARTIKKEL 8 - AVVIK-ENDRINGER 1. Alle avvik/endringer fra denne kontrakten må, for å være gyldig, være fremsatt i skriftlig form og undertegnet av partene. 2. Bekreftet e- post godkjennes som skriftlig avtalt avvik/endring. ARTIKKEL 9 - OPPSIGELSE 1. Ved mislighold av kontrakten kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. EIER kan si opp kontrakten med øyeblikkelig virkning hvis LEIETAKEREN ikke tilfredsstiller de krav som er forutsatt i denne kontrakten. ARTIKKEL 10 - KONTRAKTSADMINISTRASJON 1. All korrespondanse som berører denne kontrakt, skal sendes til: Grimstad havn Postboks 123 4891 Grimstad v / Inger Aaseby Skorstad 2. Kontaktperson EIER er Inger Aaseby Skorstad som har: Telefon: 37 25 01 69 / 91 63 13 27 E-post: havnekontoret@grimstad.kommune.no 3. Kontaktperson LEIETAKER er navn som har: Adr.: Telefon: E-post: ARTIKKEL 11 - OPSJON 1. Partenes rett til å innfri opsjoner er beskrevet i vedlegg 1, pkt. 14 Iverksettelse av opsjon. ARTIKKEL 12 MISLIGHOLD En part kan heve kontrakten dersom den andre parten vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Alle handlinger som kan medføre tapt renommé for Grimstad gjestehavn regnes som vesentlig mislighold av tjenestekonsesjonskontrakten. s. 19 av 29
LEIETAKER er erstatningsansvarlig for påregnelig tap som skyldes feil, forsømmelser og/eller bevisst omgåelse av avtalen og dens intensjoner fra LEIETAKERs side eller en tredjeperson leietakeren bruker til å utføre tjenesten. ARTIKKEL 13 TVISTELØSNINGSORGAN Tvister om fortolkning av denne avtale skal søkes avklart i minnelighet. Dersom dette ikke fører frem, behandler havnestyret saken. Endelig tvistebehandling foregår ved voldgift der Aust-Agder Tingrett oppnevner formann mens partene oppnevner ett medlem hver. Tvist om elementer eller deler av kontrakten, fritar forøvrig ikke partene fra å oppfylle de deler av kontrakten som ikke berøres eller har sammenheng med tvistespørsmålet. s. 20 av 29