Tinn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Tinn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 01.03.2011 Møtested: Møteleder: Formannskapsalen Ingar Hovden Forfall: Medlem Jorunn Elnes Meldt forfall Varamedlem for Elnes Brynjulf Einungbrekke Meldt forfall Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Ingar Hovden Grete Vestby Kjell Jarl Midtlyng Berit Rongsjord Marianne Lundeberg Elizabeth Kasin Telemark Berit Dalvik sak: 8/11 18/11 kommunerevisjon IKS selskapskontroll Telemark Inger Lognvik sak: 12/11 kommunerevisjon IKS forvaltningsrevisjon Rådmann Rune Lødøen sak: 8-9-10/11 Enhetsleder Grete Olesrud 8 10/11 Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte 19.01.2011 ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 8,10,9,11-18/11 Ingar Hovden Leder Marianne Lundeberg Sekretær Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 8/11 11/105 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 19.01.2011 9/11 11/117 EIERSKAPSSTRATEGI I TINN KOMMUNE 10/11 11/115 GAVER OG ARV I HJEMMETJENESTEN I TINN KOMMUNE 11/11 11/116 RENOVASJONSORDNINGEN I TINN KOMMUNE ØKONOMISK OG PRAKTISK HÅNDTERING 12/11 11/142 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 726010 - GJENNOMFØRINGSEVNE I TEKNISK ENHET I TINN KOMMUNE 13/11 10/444 SELSKAPSKONTROLL TINN ENERGI AS 14/11 11/107 ORIENTERING FRA REVISOR 01.03.2011 15/11 11/106 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET 16/11 11/110 STYREVERVREGISTERET 17/11 11/73 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 18/11 11/111 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 01.03.2011 Side 2 av 9
Sak nr. 8/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 19.01.2011 Møteprotokollen fra 19.01.2011 godkjennes. Møteprotokollen fra 19.01.2011 ble lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen fra 19.01.2011 godkjennes. Sak nr. 9/11 EIERSKAPSSTRATEGI I TINN KOMMUNE Saken tas til orientering. Rådmann Rune Lødøen orienterte utvalget om arbeidet med eierskapsstrategien i Tinn kommune. Det skal gjøres endel justeringar på det generelle strategi dokumentet. Det er ikke utarbeidet egen eierskapsstrategi på det enkelte selskap. Dette kommer på plass snart. Fast generalforsamling i Juni hvert år. Eierskapsstrategi møte hvert år i oktober. I forbindelse med nytt kommunevalg utarbeides det rutiner for styreopplæring. Habilitets rutiner er på plass til oktobermøtet. Det skal være fokus og kontinuitet på dette arbeidet fra administrasjonen. Saken tas til orientering. Sak nr. 10/11 GAVER OG ARV I HJEMMETJENESTEN I TINN KOMMUNE Enhetsleder Grete Olesrud orienterte utvalget om rutiner ved mottak av gaver og arv i hjemmetjenesten i Tinn kommune. Kommunen har gode rutiner for dette i organisasjonen. Etiske retningslinjer blir fulgt opp via enhetsledere til de ansatte, så vel nåværende ansatte Side 3 av 9
som nyansatte. Så langt Olesrud er kjent med så har det ikke vært noen saker hvor arv eller gaver er gitt til ansatte i kommunen. Brudd på regler får konsekvenser. Sak nr. 11/11 RENOVASJONSORDNINGEN I TINN KOMMUNE ØKONOMISK OG PRAKTISK HÅNDTERING Saks kommer opp i neste møte 10.05.2011 i kontrollutvalget. Rådmann Rune Lødøen møtte i saken da personell fra Teknisk var forhindret å møte. Kontrollutvalget ba rådmann ta med den nye økonomiske avtala for renovasjon for å vise til kontraktshåndteringen i renovasjonsordningen. Er selvkostprinsippet fulgt? Saken settes opp på nytt i n møtet 10.05.2011. Kontrollutvalget sender spørsmål til saken til sekretariatet som videre sender disse samlet til rådmann før møtet. Sak nr. 12/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 726010 - GJENNOMFØRINGSEVNE I TEKNISK ENHET I TINN KOMMUNE Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmann redgjøre for kontrollutvalget i møtet 27.09.2011 for hva som er gjort med anbefalingene i rapporten. For å bedre evnen til å iverksette og å følge opp politiske vedtak anbefales følgende: MÅL: I budsjett for Tinn kommune bør det etableres klare mål for teknisk enhet og andre kommunale enheter som samsvarer vedtatte politiske tiltak for kommende budsjetter og økonomiperioden. STYRING: Enheten bør etablere relevant styringsverktøy og i større grad benytte skriftlige fremdriftsplaner/prosjektplaner. Side 4 av 9
KONTROLL: Tertialrapportene bør vurdere bruk av midler i forhold til mål for enheten og årsmeldinger bør inneholde resultatevaluering av målene. Avvik bør dokumenteres spesielt. ARBEIDSGIVERROLLEN: Enheten bør etablere personalplaner/bemanningsplaner slik intensjonen er i arbeidsgiver politisk plattform og det må sørges for opplærings- og kompetanseutviklingsplaner. Kontrollutalget viser ellers til forvaltningsrevisjonsrapporten. Forvaltningsrevisor Inger Lognvik la fram forvaltningsrapport nr: 726010 gjennomføringsevne i teknisk enhet Tinn kommune i møtet. Lysark ble gjennomgått i møtet og arkivers i saken. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmann redgjøre for kontrollutvalget i møtet 27.09.2011 for hva som er gjort med anbefalingene i rapporten. For å bedre evnen til å iverksette og å følge opp politiske vedtak anbefales følgende: o Mål for teknisk enhet bør vedtas i sammenheng med tiltakene som innvilges i budsjettet for kommende år. o Enheten bør bruke tidsfrister i arbeidsprogram, fremdriftsplaner og avtaler. o Risikovurdering av komplikasjoner i anskaffelsesprosesser bør inngå i saksutredning forut for vedtak om tidsfrist. Tidsfrister bør ha et realistisk ambisjonsnivå. o Kommunen bør etablere system for klarering av ansvar og roller der flere avdelinger/enheter er involvert i en sak. o Enheten bør anskaffe relevant styringsverktøy og i større grad benytte fremdriftplaner / prosjektplaner. o Enheten bør sikre leveranser fra eksterne leverandører med skriftlige kontrakter, for eksempel ved å ta i bruk Tinn kommunes oppdragsavtale. o Det bør etableres et system der fremdriftsplaner / prosjektplaner blir fulgt opp. o Tertialrapportene bør vurdere bruk av midler i forhold til mål for enheten. o Årsmeldingen bør inneholde resultatevaluering av målene. o Enheten bør rapportere på alle mål som er vedtatt for enheten. o Enheten bør sørge for å rapportere på det grunnlaget som er vedtatt i arbeidspolitisk plattform. o Det bør sikres at alle budsjettendringer innarbeides i regnskapssystemet. o Enheten bør etablere personalplaner / bemanningsplaner slik intensjonen er i arbeidsgiverpolitisk plattform. o Enheten bør sørge for opplærings - og kompetanseutviklingsplaner. Kommunen bør vurdere om egen praksis omkring lederutvikling er god nok. Side 5 av 9
Sak nr. 13/11 SELSKAPSKONTROLL TINN ENERGI AS Saken tas til orientering. Berit Dalvik fra Telemark kommunerevisjon IKS la fram ressursbruken og framdriftsplan for selskapskontrollen for utvalget i møtet. Notat med aktuelle spørsmålsstillinger ble utdelt i møtet og arkiveres i saken. Rapporten er ferdig til møtet 10.05.2011. Ingen forslag. Sak nr. 14/11 ORIENTERING FRA REVISOR 01.03.2011 Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin orienterte om revisjonen sitt arbeid i kommunen samt momskompensasjon ved Rjukanbadet. Årsregnskapet er levert til rett tid. Sak nr. 15/11 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget i Tinn kommune åpner sine møter, med virkning fra og med mai 2011. Møtene annonseres sammen med øvrige møter i Tinn kommune. Ku ber sekreteriatet kontakte kommunens servicetorg/it -avd for å etablere Ku på kommunens hjemmeside med mulighet for å kunne melde inn saker. Kontrollutvalget velger å holde sine møter åpne for publikum. Utvalget ønsker mer synlighet for sitt arbeid også på kommunens nettside.de bør ha et punkt under politisk møteplan. Ku ber sekreteriatet kontakte kommunens servicetorg/it -avd for å etablere Ku på kommunens hjemmeside med mulighet for å kunne melde inn saker. Side 6 av 9
Kontrollutvalget i Tinn kommune åpner sine møter, med virkning fra og med mai 2011. Møtene annonseres sammen med øvrige møter i Tinn kommune. Sak nr. 16/11 STYREVERVREGISTERET Kontrollutvalget henstiller om at Tinn kommune registrer alle sine ledere og politikere i Styrevervregisteret.no I Styrervervregisteret legger folkevalgte og administrative ledere selv inn sine verv og interesser. Ikke bare styreverv, men også verv i organisasjoner og ulike eierinteresser er relevant å registrere. Målet er å legge til rette for allmenhetens innsyn i hvilke roller og interesser beslutningstakerne kan ha. Åpenhet bidrar til å styrke innbyggernes tillit til lokalforvaltningen. Tillit er avgjørende for et velfungerende lokaldemokrati. Det er gratis for kommuner, fylkeskommuner og KS Bedrifter å benytte Styrevervregisteret. Det må inngås en avtale mellom kommunen/fylkeskommunen/bedriften og Kommuneforlaget før registeret kan tas i bruk. Registrering av opplysninger er basert på frivillighet og er en mulighet for den enkelte til å bidra til åpenhet og innsyn. Kontrollutvalget henstiller om at Tinn kommune registrer alle sine ledere og politikere i Styrevervregisteret.no Sak nr. 17/11 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Tinn kontrollutvalg bestiller plan for selskapskontroll 2012-2015 fra Telemark kommunerevisjon IKS. Planen skal inneholde en oversikt over de selskaper kommunen har eierandeler i med datterselskap og tilknyttede selskap. Kommunelovens 77 nr 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kap. 6. Selskapskontroll 13. Selskapskontroll Side 7 av 9
Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15. Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Telemark kommunerevisjon IKS tilbyr å lage plan for selskapskontroll for 2012 2015 for kr: 6100,- inkludert presentasjon i første møte 2012. Tinn kontrollutvalg bestiller plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS. Planen skal inneholde alle selskaper med datterselskap og tilknyttede selskap. Sak nr. 18/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 01.03.2011 Sakene tas til orientering. vurdering av oppdragsrevisors uavhengighet forvaltningsrevisjon. Eventuelt Kontrollutvalget ønsker en orientering om vedlikeholdsplanen fra tekninsk på kommunaleboliger i Tinn kommune. Kontrollutvalgsboken sendes som pdf fil til medlemmene og revisor frå sekretariatet. Side 8 av 9
Sakene tas til orientering. Side 9 av 9