ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møteromet Hasund 1. etasje. Dato: 03.02.14 Tid: 08.30 10.30 Faste medlemmer som møtte: Funksjon Representerer Jan Einar Helseth Ottar Kaldhol Berit Lyngstad Leiar Nestleiar Medlem Annelise Kleven Godø Medlem Kåre Johan Lynge Medlem Møtte under sak 8. Faste medlemer som ikkje møtte: Varamedlemer som møtte: Møtte for Representerer Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Halldis Moltu Oppdragsansvarleg finansiell revisjon Frå kommunen- /kommuneadministrasjonen møtte: Kari Riise Administrasjonen. Ho møtte på vegne av rådmannen. Jan Berset Ordførar 1
SAKLISTE Saksnr Tittel 01/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 02/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE 03/14 MELDINGAR 04/14 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2013 05/14 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2014 06/14 MØTEPLAN 2014 07/14 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2013 08/14 ORIENTERING VED RÅDMANNEN 09/14 TILSYNSRAPPORT GJENNOMGANG AV NASJONALE PRØVER 10/14 ADMINISTRATIV SELSKAPSKONTROLL 2012 ----------o---------- 2
SAK 01/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN. 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Saklista vert endra slik: Sak 1, 2, 8 og saklista deretter. 2. Til å skrive under møteboka saman med leiaren vert vald Berit Lyngstad. SAK 02/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den 09.12.13 vert godkjent. SAK 03/14 MELDINGAR Vedlegg: 1 E-post av 10.12.13 med vedlegg. Frå ordføraren. 2 Kommunestyret: Utdrag frå kommunestyreprotokoll frå 12.12.13. Munnleg melding: 3. Revisor Halldis Moltu orienterte om problem med å få tilgang på saksbehandlingssystemet Ephorte, og då særleg B-saker. Nødvendige tilgangar er no gitt. Ordføraren supplerte til melding 2 i møtet. Ordføraren lova å fylgje opp melding 3 i høve rådmannen. Meldingane 1 3 vert tekne til vitande. SAK 04/14 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2013 Flg. møteprotokollar var til gjennomgang: 1. Kommunestyret: 12.12 4. Teknisk utval: 04.12 5. Levekårsutvalet: 04.12 7. Ungdomsrådet 21.10, 27.11 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møtebøker. SAK 05/14 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2014 Flg. møteprotokollar var til gjennomgang: 2. Formannskapet: 28.01 3. Formannskapet som klageorgan: 28.01 4. Teknisk utval: 22.01 5. Levekårsutvalet: 21.01 3
Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møtebøker. SAK 06/14 MØTEPLAN Kontrollutvalet sin møteplan vert vedteken i samsvar med vedlegget, med slik endring/presisering: Møtet vert 26. mai og ikkje 27. mai. Det vert møte enten 05.05 eller 27.05, alt etter når rekneskapen kan behandlast. SAK 07/14 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2013 Samrøystes innstilling: Kommunestyret tek til vitande kontrollutvalet si årsmelding for 2013. SAK 08/14 ORIENTERING VED RÅDMANNEN Orientering, jf. k-sak 12/2012 og 13/06. Del III. Kari Riise frå administrasjonen møtte på vegne av rådmannen. Orienteringa frå Riise var: 1. Introduksjon av kommunens styrings- og kvalitetssystem målet med det og innhaldet i det pr. i dag. 2. Status for kommunens internkontrollprosjekt, og med særleg fokus på delprosjektet knytt til arkiv- og sakshandsamarsystemet. Ho orienterte spesielt om styringssystemet Risk Manager, der ho tok for seg avvikssystemet. (Varsle, behandle og lukke.) Rådmannen skulle også orientere om (jf. pkt. 3 i notatet av 24.01.14): Administrativt delegasjonsreglement, vidaredelegasjon frå kommunalsjefar. Denne er ferdig, og samla i eitt dokument. Dette vert gjort i neste møte. 1. Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen v/kari Riise til vitande. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen orientere om pkt. 3 i neste møte. SAK 09/14 TILSYNSRAPPORT GJENNOMFØRING AV NASJONALE PRØVER Tilsynsrapport angåande gjennomføring av nasjonale prøver vert teken til vitande. SAK 10/14 ADMINISTRATIV SELSKAPSKONTROLL 2012 Kontrollutvalet tek administrativ selskapskontroll for 2012 til vitande. 4
Jan Einar Helseth Berit Lyngstad Utskift til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte 5