Øknmiavdelingens rlle g invlvering i EUfinansierte prsjekter ved Høgsklen i Gjøvik 1
Hvem er vi? Kathrine Huke Markengbakken, øknmisk rådgiver ute på avdeling IMT. Hun er tett på EU-prsjektene. Styremedlem i Narma. Har jbbet 5 år ved HiG. J-Are Nrdli Eriksen rådgiver i sentral øknmiseksjn. Har jbbet 4 år ved HiG. Anne Hilde Ruen Nymen senirrådgiver g teamleder regnskap i sentral øknmiseksjn. Har jbbet 14 år ved HiG. 2
Høgsklen i Gjøvik (HiG) Innlandet - på vestsida av Mjøsa. En av tre høgskler rundt Mjøsa En av de minste høgsklene i Nrge 3000 studenter g 340 ansatte 3 fagavdelinger Avdeling fr helse, msrg g sykepleie Avdeling fr infrmatikk g medieteknikk Avdeling fr teknlgi, øknmi g ledelse Samlkaliserte på ett campus 3
Organisasjn Høgskledirektør Dekan Øknmidirektør Øknmi cntrller Leveringsavtale Regnskapsfunksjn Øknmistyringsfunksjn Innkjøpsfunksjn Driftsfunksjn Seksjn A Seksjn B Seksjn C Regnskap Renhld Lønn Drift av bygninger Fristasjn Kantine
EU-prsjekter ved HiG Stre g anerkjente frskningsmiljøer innen infrmasjnssikkerhet g fargevitenskap 3 aktive prsjekter i infrmasjnssikkerhet pr ktber 2013 innen rammeprgram 7. Ett av disse er på tvers av avdelinger. 2 avsluttede FP7 1 avsluttet FP6 1 Marie Curie-prsjekt (ITN) innen fargevitenskap med krdineringsansvar 1 Eurstar-prsjekt (randsne) Flere prsjekter på gang (FP7) 5
Registrerte EU-prsjekter ved HiG 263302 SuPLight 284862 FIDELITY 290154 CP7.0 312497 ELITE 312792 INGRESS 315067 REALISM 607663 ORIGINS EU-kde Tittel Søknadstidspunkt Beskrivelse HiG-kntakt Tt. budsjett Vår andel. Tt. fra EU Vår EU-andel FP7-ICT- Trusted Revcable Bimetric Dette er Christph 216339 TURBINE FP7 Active 9,9 mill E 836.434 E 6,35 mill E 644109 E 2007-1 Identities avsluttet Bush CIP-ICT- BEST Bimetric Eurpean Stakehlder Christph 238955 PSP-2008- CIP* Active Avsluttes 478.000 E 16.000 E 478.000E 16.000 E NETWORK Netwrk Bush 2 FP7-NMP- 2010- SMALL-4 FP7-SEC- 2011-1 FP7- PEOPLE- 2011-ITN FP7-SEC- 2012-1 FP7-SEC- 2012-1 FP7-SME- 2012 FP7-SEC- 2013-1 FP7 FP7 FP7 FP7 FP7 FP7 FP7 Active Active Active Oppstart nå Oppstart nå Negtiatin ** Negtiatin *CIP: The Cmpetetiveness and Innvatin Framewrk prgramme **: frhandlinger m gjennmføring, ansvarsfrhld, øknmi mm. Sustainable and effective prductin f leight weight slutins Fast and trustwrthy Identity delivery and check with epassprts leveraging Traveler Privacy Clr Printing 7.0 : Next generatin Multi-channel Printing Elicit t learn crucial pst-crisis lessns Innvative tecnlgies fr fingerprint live scanners REAL-time In-Situ Mnitring f Tlware in Precissin Engineering Applicatins Recmndatins fr Reliable Breeder Dcuments Restring e- Passprt Cnfidence and Leveraging Extended Brder Security Her er vi krdinatr Katrin Franke Christph Bush, Bian Yang Jn Yngve hardeberg 4,27 mill E 332.800 E 3,096 mill E 242.600 E 18,2 mill E 1.574.721 E 13 mill E 1.214.481 E 2,45 mill E 871.335 E 871.335 E Stewart Kwalsky 1,19 mill E 127.093 E 940.418 E 113.323 E Christph Bush 4,25 mill E 554.272 E 3,234 mill E 452.404 E Kristian Martinsen Christph Bush 1,3 mill E 8.350 E Søkt 995.185 E 8.350 E 2,26 mill E 251.310 E Søkt 1,73 mill E Søkt 224.085 E 6
Midler fra EU FP7 til SH g VH, 2012+2013 «Delprsjektrapprt m UH-sektren», tabell 1, utkast 27/09/2013 HiB HiFm NIH NMH NVH HiB HiG HiHe HiFm HiH HiL HiÅ HiM AHO NHH HiG HiOA HiST HiV HiSF HiVe HiØ HiØ HiV HiVe HiÅ AHO HiST HiSF HiM NIH NHH NMH HiOA HiH NVH HiL HiHe 7
«En suksesshistrie» Stlte av evalueringen av Marie Curie 8
Administrasjn av EU-prsjekter (rammeprgrammer) Suksessfaktrer fr administrasjn av EU-prsjekter: Samarbeide g samspill både mellm administrasjnen på de ulike avdelinger g mellm frskere g administrasjn er suksessfaktr nummer 1. Infrmasjnsflyt mellm de ulike grupper av ansatte. Kmpetanse m EU-finansierte prsjekter, fr eksempel rundt revisjn av prsjektene. 9
Øknmiseksjnens rlle i EU-prsjekter Øknmiseksjnen sin rlle er viktig helt fra søknad til avslutning av prsjekt. Dette gjelder øknmiansatte både på avdeling g sentralt. Beregninger i budsjett I henhld til både høgsklens regnskap g tillatt fra EU-kmmisjnen Øknmiske knsekvenser fr høgsklen (egenandeler) Bilagsbehandling Lønnsberegning (frutsetning at timelistene er krrekt utfylt) Rapprtering Revisjn 10
Tiltak ved HiG EU-team er i gang Kmpetanseheving deltagelse på kurs Øknmirådgiver fagavdeling inne i søknadsprsessen fr å ivareta budsjettet Timelister Egen BOA-timesats Hjelpeprsjekter fr å hlde styr på merverdiavgift på kstnader i prsjektene Skjema fr refusjn av utlegg Skjema fr reiser Beregning g bkføring av indirekte kstnader Beregning g bkføring av egenandeler Øknmirådgiver fagavdeling rapprterer i EU-prtalen 11
EU team HiG Øknmirådgivere fagavdeling Øknmirådgivere FA Studiekrdinatr fagavdeling Sekretær EU-prsjekt Rådgiver fr skriving av prsjektsøknader Studie/frskningsrådgivere FA Kmmunikasjn utveksling av inf Kmpetanse m prsjektprteføljen Kmpetanse m regelverk Frum fr prblemstillinger/spørsmål Kntaktpunkt til EU /krdinatr Fkus på revisjn Utvikling av timelister Bilagshåndtering
Kmpetanse m øknmi i EU-prsjekter Har deltatt på flere kurs g wrk-shps fr å øke kmpetansen Kurs hs Finance Helpdesk g Yellw Research Kurs hs NFR Wrk-shps i EU-nettverket Deltagerne har vært fra både øknmi- g studieseksjnen sentralt ved HiG g fra fagavdelingene Samtaler med Prject Officer i EU Gjelder ved krdinatrrlle 13
Budsjettprsessen Må inn i søknadsprsessen fr å ivareta budsjettet Lønnsbudsjett «Man-mnth rate» Beregn ttal lønn pr ansatt i prsjektet g divider på 10 Ta høyde fr ansatte i høyere lønnstrinn enn planlagt, lønnsøkning, valutasvingning, m.m. Reiser g andre kstnader Indirekte kstnader HUSK å få med revisjnskstnader (etter mttatt EUR 375 000/325 000 i Hrizn 2020) Passe på at satsene er ufrandret etter frhandlingene 14
Lønn i EU-prsjekter Lønnskstnader skal være faktisk lønnskstnad til den enkelte sm jbber i prsjektet Kan først regnes ut etter minimum12 måneders føring av timelister Ansatte sm jbber 100% på prsjektet føres direkte på prsjektnummer i SAP Vi har beregnet en egen BOA-timepris fr å kmme så nær pp til virkelig kstnad sm mulig Timer føres månedlig ut fra timeliste med denne BOA-timeprisen. Dette gir en freløpig lønnskstnad sm justeres til faktisk lønnskstnad etter 12 måneder. 15
Prduktive timer Basert på Heitmannutvalgets utredning m ttale kstnader i frskningsprsjekter så har vi beregnet et gjennmsnitt fr antall prduktive timer pr år ved HiG. HiG hadde 4,95% sykefravær i 2012. Dette gir 11 dager på Illness/thers g 1613 prductive hurs i stedet fr 1628. 16
Timepris på BOA-prsjekter Laget egen BOA-timepris fra 1.1.13. Brukes på alle BOA-prsjekter. DET KGL. FORNYINGS-, ADMINISTRASJONS- OG KIRKEDEPARTEMENT Freløpig hvedlønnstabell Lønninger fr arbeidstakere i staten gjeldende fra 1. mai 2013 Brutt- Overtids- Lønns- lønn 1) Bruttlønn - OU 2) gdtgjørelse 4) trinn Pr. år Pr. år Pr. mnd. 50 % 100 % Timesats BOA HIG 19 279 700 279 400 23 283,40 226,80 302,40 228,89 20 283 200 282 900 23 575,00 229,60 306,20 231,76 21 286 800 286 500 23 875,00 232,50 310,10 234,70 22 290 400 290 100 24 175,00 235,50 313,90 237,65 63 528 700 528 400 44 033,40 428,70 571,60 432,66 64 538 700 538 400 44 866,70 436,80 582,40 440,85 65 548 700 548 400 45 700,00 444,90 593,20 449,03 66 558 600 558 300 46 525,00 452,90 603,90 457,13 67 569 000 568 700 47 391,70 461,40 615,10 465,64 68 578 800 578 500 48 208,40 469,30 625,70 473,66 69 590 000 589 700 49 141,70 478,40 637,80 482,83 70 601 600 601 300 50 108,40 487,80 650,40 492,32 71 616 000 615 700 51 308,40 499,50 665,90 504,10 17
Timepris på BOA-prsjekter A-tabellen Dividert på 1613 timer Påplusset 32% ssiale kstnader Må justeres fr 2014 Sykefravær 2013 Økte ssiale kstnader (pensjn) 18
Timelister Alle sm skal lønnes på EU-prsjekt MÅ skrive timelister fr minimum 12 måneder. Timelistene må vise: Antall timer per prsjekt per dag frdelt på arbeidspakke g aktivitet I tillegg viser den blant annet Undervisning Fravær Sykdm Ttalt antall timer per dag Signeres av arbeidstaker g av seksjnsleder NB! Timelister virker tilsynelatende veldig enkelt, men byr på stre utfrdringer samtidig sm det er det mest essensielle å få krrekt. 19
Beregning av faktisk lønnskstnad Faktisk lønn i prsjektet beregnes slik: Beregn ttal lønnskstnad pr ansatt i prsjektet Lønn Ssiale kstnader Eventuelle gder sm er avtalt i arbeidskntrakt g medberegnet i budsjettet Beregn ttalt antall prduktive timer ut fra timelisten Beregn en timepris ved å dele ttal lønn på ttalt antall prduktive time Lønn per ansatt i prsjektet: Kalkulert timepris x antall timer på prsjektet Juster den freløpige lønnskstnaden slik at bkført lønn blir lik beregnet faktisk lønn 21
Bilagshåndtering EU dekker ikke merverdiavgift g skatter til sentrale myndigheter Lkale skatter sm flyplassavgift dekkes I Hrizn 2020 kan det se ut til at merverdiavgift vil bli dekket. Opprettet hjelpeprsjekter (interne)fr føring av merverdiavgift Lettere å hlde versikt ver hvilke bilag merverdiavgiften er trukket ut g hvilke bilag der den ikke er trukket ut Laget eget skjema fr refusjner fr å skille ut merverdiavgift SAP lite egnet fr refusjner av utlegg I Basware Invice splittes kstnadene ved attestasjn 22
Refusjnsskjema 23
Bilagskvalitet Underbilag skal vise Beløp Hva sm er kjøpt At pengene faktisk er utbetalt Dat Navn på firma/leverandør 24
Gdkjente kstnader Sjekk hvilke kstnader sm er gdkjent i budsjettet PC er er ikke lenger en gdkjent kstnad (unntak er i Marie Curie) Lunsj i frbindelse med møter er k, men middager etter møter gdkjennes sjelden Kstnader sm vanligvis er indirekte kstnader ved høgsklen skal dekkes av indirekte kstnader i prsjektet gså Økte kstnader ved Sub-cntracting må gdkjennes av EU (unntak er revisjn) Vanlig praksis ved høgsklen er viktig fr å si m en kstnad blir gdkjent eller ikke Interne kstnader Kan bare belastes EU-prsjekter i samme grad sm vi bruker internfakturering til vanlig. Hvis vi ikke bruker det til vanlig, kan heller ikke EU-prsjekter belastes med interne kstnader. 25
Reiser Krav til underbilag sm ver. Ikke nk med utskrift av htell-/billettbestilling på nett. Må ha kvittering fra htell sm viser at den ansatte har vært der. Merverdiavgift må vises på kvittering Bare teammedlemmer (sm jbber på prsjektet) kan få dekket reiser på EU-prsjekt Det skal vises at reisen faktisk er gjennmført. Bardingkrt hektes ved bilag. Før reise: Prsjektleder må lage en versikt sm viser Hvem skal reise Hvr de skal reise Dater fr reisen Hvrfr de skal reise, hva vil de ppnå med reisen Vedlagt til reiseregning må freligge signerte deltagerlister fra møter, etc. 26
Rapprtering Rapprtering til EU skjer på arbeidspakke g aktivitetsnivå Vurderer å ta i bruk en egen dimensjn i Agress fr arbeidspakke g aktivitet Kathrine vil vise et hjelpeark fr å rapprtere reiser 27
Oversikt reiser Date Destinatin Purpse NOK VAT Eligible NOK Eligible EUR WP Categry apr.13 Germany Frest Fire Wrkshp 7768,2-173,78 7594,42 937,14 2 SUPP aug.13 Osl-FFI Preparatin Wrkshp 1070-57,04 1012,96 125,00 5 MNG 29.mai Osl-FFI Meeting with partner 1077-128,41 948,59 117,05 5 MNG jun.13 Germany Earthquakes wrkshps 8151,85-265,44 7886,41 973,17 2 SUPP jan.13 San Sebastian Kick ff ELITE 9526,08-1613,34 7912,74 976,42 2 SUPP Currency rate 8,1038
Indirekte kstnader Indirekte kstnader g egenandeler Flat sats i rammeprgram 7 på 60% (Marie-Curie unntak med 10%) Beregnes 60% på lønn g andre direkte kstnader, men ikke på Subcntracting slik sm revisjn Det beregnede beløpet bkføres på prsjektet I Hrizn 2020 blir satsen antagelig 25% Egenandeler EU-midler dekker fte 75% av kstnaden (varierer i henhld til ppgave) Fører inn egenandeler fr resten (knt 8905) I Hrizn 2020 blir det antageligvis 100 % kstnadsdekning (gså dekker mva) g det blir dermed ingen egenandel 30
Til slutt Vi ppfrdrer dere til å engasjere dere EU prsjekter gir spennende utfrdringer til øknmiavdelingen Skjerper fkus mt Revisjn fra EU 31